Välkommen alla Ekonomidagen nov 2013

Transkript

1 Välkommen alla

2 Ekonomidagen 25/ Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation Paus med kaffe Status E-handelsprojektet Budget 2014/Mercur Nyheter, Kontrollrapporter via IVS

3 Fakturaadress Stockholms universitet Postbox Malmö Refkod: xxx

4 November Raindanceportalen stänger 2 dec. kl Ver.typ UG/FU5807 öppet för att boka om indirekta kostnader 4-5 december.

5 Helårsbokslut Viktiga datum för helårsbokslutet 2013 finns på hemsidan under fliken Ekonomi/ Ekonomikalendern Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara Ekonomiavd tillhanda

6 Helårsbokslut Underlag ska vara komplett ifyllda, med kontering i vissa fall (KBPIEA) Underlag godkända av behörig person Ställas till avsedd person på Ekonomiavd Fax , till berörd person, internpost

7 Kundfordringar inför bokslut. Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut (hel-/halvår) tas upp som osäkra kundfordringar i bokslutet Skriva av? Om skrivs av, pref./motsv. underskrift. Över kr, ska kort motivering bifogas, förvaltningschefen godkänner. Lämna uppgift till Johan Fredricsson senast 6/12 angående de fordringar som skall skrivas av

8 Kundfordringar inför bokslut Osäkra över kr, finns på listan som ni får från Ekoavd. Specialhantering, enskild värdering om nedskrivning (hur stor del av fakturan som förväntas bli betald). Bifoga kort motivering. Svar till Johan också per 6/12. Ekonomidagen nov 2012

9 Sändningsdagar - utbetalningar Före jul: 23/12 (må) Mellan jul och nyår: 27/12 (fre), 30/12 (mån), Faktura status def senast kl (30/12) för att bokföringsdag på mottagarens konto blir år / (tors) årets första sändning

10 Kontantinsättningar senast 09/12 (mån), gäller även deponering i serviceboxen Ekonomidagen nov 2012

11 Viktiga datum (bokslutsplanering med samtliga datum finns på Ekonomikalender, fliken Ekonomi) 29 november: sista dag för fakturering andra statliga myndigheter (ff ) 12 december: sista dag för rapp. och attest löner, lönekontering mm i Primula OBS! Allt måste vara attesterat! 12 december :alla IFP97 eller Bok97 måste vara godkända 23 dec: Decemberlönen är bokfört och utbetald

12 30 dec 2013 kl stängs bokföring för 2013 för inst! Planera arbetet i förväg! Behörig attesterare och utanordnare måste vara på plats och attestera alla fakturor som är hänförliga 2013.

13 30 dec kl stängs bokföring 2013 för inst! Innan dess skall följande vara åtgärdad: -Ej godkända ver Nollställ oidentifierade medel konto inst. INGET SALDO FÅR FINNAS PER 31/12.

14 Forts 30 dec kl Leverantörsfakturor i portalen fakturor inkomna t.o.m 30/12 ska vara konterade, attesterade samt utanordnade för att hamna på Kundfakturor med status NY och PREL skall makuleras eller DEF sättas Eventuellt kvarvarande NY/PREL kundfakturor makuleras.

15 Forts 30 dec kl VIKTIGT! Att fördelning av bidragsmedel är ikapp på alla bidragsprojekt, som har underprojekt (samma kontrakt från finansiären). Titta med rapport PRDATÄ (tips:bildskärm, kalkylformat) Bokföringsorder till proj.handl Senast 30/ , Z , Z , Z Z , Z , Z

16 Om flera projekt öppnade på ett bidragskontrakt Alla projekt måste vara synkroniserade vid bokslut! Dvs.alla projekt har antingen överskott eller underskott eller 0 vid bokslut. Märkning: Z i slutet av kontraktsnummer indikerar underprojekt

17 Forts 30 dec kl Korr. om kostn.eller intäkter i fel verksamhetsgren Kontrollerat att inga fel enheter eller aktivitet förekommer Projekten är bokförda på rätt aktivitet och enhet KB per UGA och FUF Åtgärdat anläggningstillgångar Rutiner kring månadsstängning finns att tillgå på hemsidan, under fliken Ekonomi Ekonomihandboken B13

18 Årsbokslut -bokföringsorder Gör bokföringsorder klara! Verifikationerna måste vara signerade! Ej signerade INT/LÖN/BOK+inst.nr kommer att makuleras vid stängning. Inga BOK97 eller IFP97 får skapas efter 12/12 (tors) Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade efter 12/12 (tors) kommer att makuleras vid periodstängningen. godkänns 12/12 makuleras

19 Årsbokslut Ej definitiva (t.ex. p.g.a. ofullständig kontering) BOK97 eller IFP97 skapade till och med12/12, kommer att godkännas på konto aktivitet kb Bidragsprojekt med sista dispositionsdag kommer resultatföras.

20 Årsbokslut Leverantörsfakturor ankomna t o m brytdag (3/1) kommer att bokas som kostnad på institutionen, om de är hänförliga till Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781, aktivitet 80000, KB

21 Avstämning annan myndighet (Kund) Sista dagen att fakturera andra statliga myndigheter - 29 november (ff ) (Lev) Fakturor som avser 2013 men ankommer 30/12-3/1, kontera dessa i portalen direkt. Attest och utanordning behöver inte ske än. (transf) Vid transfereringar gäller betalningsdatum oavsett om transfereringen gäller framåt eller bakåt i tiden. Var därför noga med att sätta betalningsdatum på rätt månad!

22 Viktiga datum forts. 3 jan: Leverantörsfakturor inkomna 30dec - 3 jan tillhörande 2013, ska vara konterade. Behöver inte vara attesterade och utanordnade. 7 jan: avstämning av personförskott, konto 1573, depositioner, konto 2632 Ekonomiavd tillhanda (Johan Fredricsson)

23 Viktiga datum 3 jan : Blankett för fördelning av 8**** aktiviteter, om ni använt det under Underskrivet av prefekt. Blankett Fördelningnyckel finns : 9 jan: periodiseringunderlag lev.fakturor och kundfakturor som avser 2013, > kr (exkl.moms)

24 Exempel på periodiseringar Externa hyror Tidnings-/databasprenumeration (inst 525) Köpta/sålda tjänster som tillhandahållits 2013 men ej ännu fakturerat Ange fakturanummer om redan i portalen under januari 2013.

25 viktiga datum forts. 7 jan: Fördelning av indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs. 7/jan-09 jan kl UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på december. 13 jan Bokföringsordrar för ombokning av anslagsmedel på 2013 Johan Fredricsson tillhanda. Både digitalt (Excel) och underskriven bokföringsorder.

26 Rapportuttag Rapporter per prelim. 6/ Rapporter, final, för 2013 den 23/2 2014

27 Externa projekt som ska avslutas & passivsättas Projektstatuslistan inför helårsbokslut returneras med kommentarer samt bokföringsorder för omföring av eventuell semesterlöneskuld senast 25 november Projekt där dispositionstid t o m skall antingen avslutas, eller förlängas om finansiären godkänner en ändring av dispositionstiden. Förlängningsbeslutet från finansiärer behöver vi skriftligt, bifoga till svaret. Institutionen ansvarar för att de projekt som ska avslutas nollställs samt att anläggningar är flyttade eller utrangerade, blankett skickas till Bijan Shafeie och ska vara honom till hands senast 4 december.

28 Externa projekt Projektlistutskicket skall skrivas under av prefekt/motsvarande. Eventuellt kommer ej underskrivna projektlistor mailas prefekten. Bidragsprojekt med dispositionstid t.o.m kommer att resultatföras!

29 Nollställa projekt med överskott eller större underskott När samtliga kostnader är bokförda ska eventuellt kvarvarande överskott återsändas till bidragsfinansiären, om inget annat stipuleras i bidragskontraktet Har projekt som ska avslutas underskott > kr flyttas kostnader till andra externa bidragsprojekt eller anslag inom KB:n. (Allt inom KBn är ju samma forskning). Hela anslagsdelen täcks sedan med anslagsintäkt från FUF/UGA kostnadsbäraren beroende på vilken verksamhet KBn hade.

30 Nollställa projekt med mindre över eller underskott Konto 5790 används enbart då externa projekt har överskott/underskott under 1.000kr. Bokningen sker då med intern motpart (institutionens eget) till över/underskottsprojektet. Endast konto 5790 får användas vid bokningar på över/underskottsprojektet 19******.

31 Gamla uppdrag, tecknade före 1jan 2009 vid avslut Vid nollställning av gamla uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats: Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHFmodellen( ) (konto 5809) + bokförda avlyft avseende perioden t.o.m (konto ) - avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd = Differens

32 Gamla uppdrag, tecknade före 1jan 2009 vid avslut Vid avslut av gamla uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats: Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHF-modellen: Konto 5809 år bokförda avlyft avseende perioden t.o.m Konto XXX XXX - avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd YYYY = Differens (X-Y)

33 gamla uppdrag fortsättning Differensen ombokas från projektet till anslagsaktivitet: K 5809 Projekt D 5809 Anslagsaktivitet Om det finns utrymme att täcka de indirekta kostnaderna ska detta ske. Man får alltså inte flytta indirekta kostnader i sådan omfattning att projektet visar överskott Beräkningen på Excel,ställt som ovan, utdrag ur HBL samt bokföringsorder ska skickas till projekthandläggarna/ekonomiavdelningen

34 Vid nollställning av externa projekt Se upp med: - Löner - SU Butikens debiteringar - Semesterlöneskuldens vändning Observera: - När projektlistan returneras ska projekt som avslutas vara nollställda och anläggningarna flyttade eller utrangerade. Halka inte efter med detta Glöm inte: - Att flytta semesterlöneskulden när lönen omkonteras

35 Anläggningar vid projektavslut När ett projekt ska avslutas måste eventuell anläggning flyttas, alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk skall finnas kvar på projektet. Utrangering kan ske av tre anledningar: stöld, utrangering, försäljning En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie Ekonomiavdelningen. Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader. konto 3703 på flyttblanketten. I övriga fall är det en förhandlingsfråga om hela restvärdet, del av detsamma alternativt inget ska flyttas med.

36 Bidragsprojekt Det är inte tillåtet att fakturera på bidragsprojekt! Korrigera om proj.kostnader bokats på flera enheter. Varje projekt kopplat till endast en enhet. ->Kan bli resultatförd, eftersom int.avr endast på rätt enhet.

37 Bidragsprojekt: Kontraktsenlig OHavlyft för indirekta kostnader OH-avlyft enligt kontrakt kan ske på två olika sätt: a) Institutionen beräknar och bokför manuellt b) Institutionen meddelar Ekonomiavd. OH-procenten, därefter sker automatiska avlyft månadsvis OBS! Procentpåslaget sker på totala direkta kostnader på projektet. Institutioner väljer själv om de använder a eller b.

38 Bidragsprojekt: Avslut Vid avslut av bidragsprojekt med b) automatiska avlyft enl. kontrakt gäller följande: Vid nollställning av projektet beräknas sista avlyftet alltid manuellt av institutionen och bokförs även av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Meddela därefter er projekthandläggare vid Ekonomiavd. att projektet är klart för avslut.

39 Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 31/ ska definitivsättas senast 31/ med ver.datum senast 31/ Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samliga institutioner. Pågående (ej def.satt= ej tagits i bruk)får finnas endast om anl.tillg. ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Förklara anledningen på blankett(se nästa sida). Returnera till Bijan Schafeie

40 Anläggningar Avskrivning av anläggningstillgångar från den period de tas i bruk. Därför viktigt: Anläggn. tagna i bruk t o m 31 december ska vara definitivsatta till bokslutet => genererar avskrivningar =>kostnaderna belastar rätt period Vid definitivsättning: anskaffn.datum = datum anläggn. tas i bruk

41 Anläggningar Felkällor vid def-sättning: Avskrivningstyp får aldrig ändras, kommer automatiskt vid angivande av anl.typ Fria fält får inte ändras; Enhet, Projekt, Aktivitet, Kostnadsbärare Meddela Bijan om något behöver ändras