Informationsmöte hösten 2015

Transkript

1 EKONOMIENHETEN Informationsmöte hösten 2015 Agenda Nya hanteringsregler för samfinansiering Uppföljning och kontroll av upplupna bidragsintäkter Ackumulerade överskott i uppdragsverksamhet Revisionskrav FIKA Ekonomienhetens riskanalys Bemanning support Åtgärder för att förbättra hanteringen av leverantörsfakturor Summering och avslutning

2 SAMFINANSIERING

3 Revisorernas synpunkter i bok 2014 EKONOMIENHETEN Synpunkt Redovisning av samfinansiering av bidragsprojekt Samfinansiering redovisas oberoende av kostnaderna i projekten. Samfinansieringen redovisas då inkomster inflyter från extern part samt efter internt samfinansieringsbeslut. Denna redovisning medför att oförbrukade bidrag samt upplupna bidragsintäkter redovisats med ett för högt belopp. Ovan nämnda samfinansieringsposter är inte skuld eller fordran mot extern part. Felaktigheter för EU-projekt ca 20 mnkr Från Noteringar från revisionen Påverkat intäkter bidrag och årets kapitalförändring Kommentar/Rekommendation Rekommenderas att förändra principer och rutiner för samfinansiering. GU bör vidta åtgärder för att tillförsäkra att oförbrukade bidrag och även upplupna bidragsintäkter inte omfattar samfinansiering.

4 SUHF-modellen- sid 34 EKONOMIENHETEN

5 Omvänd matchningsprincip EKONOMIENHETEN

6 EKONOMIENHETEN "Göteborgs modell" Antagande att 20% samfinansierad av intäkterna Resultaträkningen: Budget År1 Bidragsintäkt Direkta kostnader Indirekta kostnader Resultat före samfinansiering Samfinansiering, se nedan Resultat efter samfinansiering, periodiseras Periodisering, oförbrukade bidrag -300 Periodisering, upplupna bidragsintäkter Resultatavräkning, efter projektets slut Resultat efter periodisering 0 I balansräkningen bokförs, både ett externt resultat 200 samt interna medel/ samfinansiering på 100. Balansräkningen ska bara innehålla externa poster. Balansräkningen: Oförbrukade bidrag, skuld UB resp år 300 Upplupna bidragsintäkter, tillgång UB resp år

7 EKONOMIENHETEN Räkna om! %:en ändras! "Ny modell" Antagande att 16,7% samfinansierad av kostnaderna (=200/( )) Resultaträkningen: Budget År1 Bidragsintäkt Direkta kostnader Indirekta kostnader Resultat före samfinansiering Samfinansiering, se nedan Resultat efter samfinansiering, periodiseras Periodisering, oförbrukade bidrag -250 Periodisering, upplupna bidragsintäkter Resultatavräkning, efter projektets slut Resultat efter periodisering 0 I balansräkningen bokförs kvarvarande externa medel. Utav de 500 externa medel kvarstår 250 att förbruka framöver. Balansräkningen: Oförbrukade bidrag, skuld UB resp år 250 Upplupna bidragsintäkter, tillgång UB resp år

8 NY BLANKETT! EKONOMIENHETEN Nya konton från årsskiftet!

9 REVISION

10 Vilka verksamheter finns både på tillgång- o skuldsidan? Analys gjord efter fråga från revisorerna EKONOMIENHETEN Slutsats: 83 projekt finns på både tillgångs- o skuldsidan Uppblåst med 10,6 mnkr

11 OFINANSIERADE UPPLUPNA INTÄKTER

12 Ofinansierade upplupna intäkter EKONOMIENHETEN Alla verksamheter med upplupna intäkter över kronor som per den sista september saknar registrerade kontrakt/avtal i EKO (för att helt eller delvis täcka beloppen) kontrolleras. Kontrollen sker i oktober. Återkoppling sker och åtgärder vidtas i verksamheten registrera/bifoga ett avtal/kontrakt som visar att de kommer att få in medel som täcker de upplupna intäkterna samfinansiera/resultatavräkna verksamheten så att de ofinansierade upplupna intäkterna försvinner från bokföringen. Ytterligare uppföljning sker vid avslutet i november. Återkoppling sker igen till ansvariga. Efter avslut 1 i bokslutet kommer ekonomienheten resultatavräkna de verksamheter som inte åtgärdats. I bokslutet får inte finnas ofinansierade upplupna intäkter.

13 ÖVERSKOTT I UPPDRAGSVERKSAMHET

14 Regleringsbrevet Ger rätt att bedriva verksamhet mot avgift och dessa får disponeras Full kostnadstäckning gäller punkt 1 5 men inte 6 9: 1. Försäljning av beställd utbildning 2. Utbildning inom yrkeshögskolan (ej aktuellt för GU) 3. Uppdragsutbildning 4. Utbildning av studieavgiftsskyldiga studenter 5. Uppdragsforskning 6. Högskoleprov 7. Biljett- eller programintäkter 8. Inträde till museum (ej aktuellt för GU) 9. Upplåtande av bostadslägenhet EKONOMIENHETEN

15 EKONOMIENHETEN Generellt bemyndigande enligt Avgiftsförordning 4 Mindre omfattning Tillfällig natur Eget beslut om storleken av avgifterna, upp till full kostnadstäckning. Får disponera avgifterna. 1. Tidskrifter och andra publikationer 2. Informations- och kursmaterial 3. Konferenser och kurser 4. Rådgivning och annan liknande service 5. Lokaler 6. Utrustning 7. Offentlig inköps- och resurssamordning 8. Automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift 9. Upplysningar per telefon utöver serviceskyldigheten 10. Tjänsteexport

16 Rätten att disponera avgiftsintäkterna EKONOMIENHETEN Avgiftsförordningen 25 a : Om det ackumulerade överskottet uppgår till mer än 10 procent av den avgiftsbelagda verksamhetens omsättning under räkenskapsåret, ska myndigheten lämna ett förslag till regeringen om hur hela överskottet ska disponeras Med omsättning avses de totala avgiftsinkomsterna under räkenskapsåret i dessa avgiftsbelagda verksamheter.

17 Redovisning av avgiftsfinansierad verksamhet i Årsredovisningen EKONOMIENHETEN I årsredovisningen, not 41, ska den avgiftsfinansierade verksamheten särredovisas enligt följande tabell (Bilaga 4 till Regleringsbrevet) Utdrag från universitetets Årsredovisning 2014 för uppdragsutbildning: Verksamhet Över / underskott tom 2012 Över / underskott 2013 Intäkter Kostnader Över/ underskott 2014 Ack. över / underskott utgående 2014 Uppdragsutbildning 21,5 2,6 64,8 62,7 2,1 26,2

18 Krav på redovisning av uppdragsverksamheten på institutionen EKONOMIENHETEN Kalkylera kostnaderna för att beräkna avgiften kalkylmallen används. Nedsättning av universitetsgemensamma kostnader ingår i mallen. Kostnader som uppkommit i uppdraget ska bokföras löpande på verksamheten. Senast i bokslutet ska årets kostnader vara bokförda. Kostnader som inte bokförts på uppdragsverksamheten ska omföras dit. Över- eller underskott på avslutade uppdragsverksamheter omförs med konto 2070 Balanserat kapital då beloppet finns på kontot; blir året efter avslutning. Omföring får bara ske inom respektive verksamhetsgren (utbildning och forskning). Omföring får inte göras med ett resultatkonto, t.ex. ett 570*-konto. Gör man det så syns inget resultat på verksamheten.

19 Uppdragsverksamhet per institution EKONOMIENHETEN Sammanställning över fakultetens institutioner med redovisning av intäkter och kostnader med över-/underskott per år för samt ackumulerat över-/underskott. Andel ack över-/underskott av 2014 års inkomster. Alla kostnader ingår. Genomgång ska göras av de olika verksamheterna och omföring av kostnader ske för dessa år om det krävs för att få en korrekt kostnadsredovisning. Har överföring av över-/underskott bokats till andra verksamheter? Hur? OBS! Ack över-/underskott är inte samma som disponibla medel per om överföring skett med balanserat kapital, konto 2070 Ny sammanställning med 2015 års siffror görs efter bokslut. Återkoppling sker till institutioner med större över- eller underskott.

20 VERIFIERINGSKEDJAN OCH ETT HJÄLPMEDEL: FUNKTIONEN OMKONTERING I AGRESSO EKONOMIENHETEN

21 EKONOMIENHETEN Förordning om myndigheters bokföring: Verifieringskedjan!

22 Hur ser det ut i Agresso? EKONOMIENHETEN (år 2014, vt=oh) Omfattning antal Antal verifikationer Antal rader Bristande text/hänvisning Korr 2 timmar Ord grundutb CCUG Saknar antal text/hänvisning Antal verifikationer 339 Antal rader Samma text på debet/ kreditposterna korr lön jan 2014 OMF VERNR Skiftande och i vissa fall bristande kvalitet. Revisionen på KI har granskat ovan och gjort påpekande

23 Hur gör man? Omkontera! EKONOMIENHETEN

24 Fyll i verifikationsnummer och sekvenvensnummer! EKONOMIENHETEN Sekvensnummer = #

25 Allt ursprungligt kontering vänds! EKONOMIENHETEN Skriv bra text på omkonteringen. Förklara varför omkontering görs. Period, verifikationsnummer och radnummer anges automatiskt.

26 EKONOMIENHETEN Går inte att rätta samma verifikation två gånger!

27 Så ser huvudboken ut! EKONOMIENHETEN Här är den ursprungliga verifikationen! Den omkonterade verifikationen!

28 Sammanfattning EKONOMIENHETEN Uppfyller verifieringskedjan Går att söka i textfältet på verifikationsnummer dvs lätt att hitta rättelsen Går inte att rätta samma ursprungliga post två gånger. Är hela verifikationen fel REVERSERA! Går inte att reversera en omkontering. (Systemet har sas redan tänkt en gång)

29 Fikapaus EKONOMIENHETEN

30 EKONOMIENHETEN Ekonomienhetens verksamhetsplan med aktiviteter för 2016 och Riskanalys för 2016 Förutsättningar: Vision2020 samt universitetsledningens handlingsplan GF:s handlingsplan och verksamhetsplan Gällande förutsättningar för enheten och pågående förändringsarbete Riskanalysen ska stämmas av med verksamheten vid nätverksmöten

31 EKONOMIENHETEN Sju mål i GF:s handlings och verksamhetsplan Mål 1 Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision2020 uppnås genom att stödja universitetsledningens, fakulteternas, institutionernas och de nationella enheternas prioriteringar och mål. Mål 2 Gemensamma förvaltningen är en attraktiv och sammanhållen arbetsplats som kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö och en ändamålsenlig organisation med aktiva ledare och initiativtagande medarbetare som har en helhetssyn på sitt uppdrag. Mål 3 Gemensamma förvaltningen erbjuder kärnverksamheten ett verksamhetsanpassat stöd som bidrar till att utveckla internationellt ledande forskningsmiljöer och en grund och forskarutbildning som kännetecknas av hög vetenskaplig och konstnärlig kvalitet och pedagogisk exellens. Mål 4 Gemensamma förvaltningens interna kvalitetsarbete säkerställer en både flexibel och långsiktig utveckling av verksamheten som skapar en tydlighet kring arbetsuppgifter som ingår i uppdraget och en stark samsyn kring utbud och leverans

32 EKONOMIENHETEN Sju mål i GF:s handlings och verksamhetsplan Mål 5 Gemensamma förvaltningen bistår fakulteterna och institutionerna med relevanta och kostnadseffektiva servicetjänster samt expertkunskap och samordning i det vardagliga administrativa arbetet och inom särskilt utpekade områden. Mål 6 Gemensamma förvaltningen sörjer för att universitetet har ändamålsenliga stödsystem som förenklar och effektiviserar arbetet i verksamheten. Mål 7 Gemensamma förvaltningen bidrar till att universitetet agerar professionellt och fullgör sina åtagande som statlig myndighet och arbetsgivare.

33 EKONOMIENHETEN Prioriterade aktiviteter i enhetens verksamhetsplan 2016 Mål 1 Stödja universitetsledningen m.fl. Stödjer universitetsledningen i planering och uppföljning av verksamheten och utför givna utredningsuppdrag Mål 2 Attraktiv och sammanhållen arbetsplats med en inspirerande arbetsmiljö mm Rimlig och hållbar arbetsmiljö och arbetsbelastning för medarbetarna inom enheten Utveckla påbörjat arbete med grupprocesser inom enheten

34 EKONOMIENHETEN Prioriterade aktiviteter i enhetens verksamhetsplan 2016 Mål 3 Erbjuda kärnverksamheten ett verksamhetsanpassat stöd etc. Slutföra påbörjade utredningar som berör grundutbildningen Stöd till investeringar i dyrbar forskningsutrustning Gemensam hantering av strategisk samfinansiering Mål 4 Flexibel och långsiktig utveckling av verksamheten Förbättra dokumentation och utveckla en professionell ekonomienhet Aktivt använda synpunkter och råd från enhetsaudits

35 EKONOMIENHETEN Prioriterade aktiviteter i enhetens verksamhetsplan 2016 Mål 5 Bistå med relevanta och kostnadseffektiva servicetjänster, expertkunskap och samordning Utveckla och resursanpassa supportfunktionen och reskontrafunktioner Effektivisera och förbättra uppföljningar av verksamhet och ekonomi Vidareutveckla och effektivisera ekonomikompetensutbildningar Förvalta och kontinuerligt förbättra ekonomiwebben Fler ramavtal för att stödja verksamhetens inköpsbehov och utökad användning av inköpssystemet Mål 6 Ändamålsenliga stödsystem Förstudie av nytt budgetverktyg Uppgraderingar och kompletteringar i AGRESSO m fl.

36 EKONOMIENHETEN Prioriterade aktiviteter i enhetens verksamhetsplan 2016 Mål 7 Agera professionellt och fullgöra myndighetsuppgifter Förtydliga regelverk och stärka det systematiska uppföljningsarbetet Uppföljning av inköp utanför ramavtal Förteckning över enhetens myndighetsuppgifter

37 EKONOMIENHETEN Verksamhetsplan 2016 för ekonomienheten Prioriterade utvecklingsprojekt under 2016 Förbättrad funktionalitet av AGRESSO Ny version av EKO Uppföljning av effektmål kopplat till ELIAS projektet Förstudie inleds om ett nytt verktyg för budget, kalkyl och uppföljning Implementering av nytt stipendiesystem

38 EKONOMIENHETEN Riskanalys 2016 för ekonomienheten Sammankopplad med verksamhetsplanen för Högst riskvärde har (6 eller högre, max 16) o Arbetsmiljön inom enheten balans i arbetsuppgifter (risk 8) o Leverantörs och kundfakturor eftersläpning (risk 8) o Samverkan med Riksrevisionen (risk 6) o Förbättrat arbete med intern kontroll (risk 6) o Vidareutveckla ekonomikompetensutbildningar (risk 6) o Inköp från leverantörer utan ramavtal och uppföljningar (risk 6) o Kontaktvägar till institutioner m fl (risk 6) o Öka användandet av inköpssystemet (risk 6) o Nytt budgetverktyg och investeringshanteringen (risk 6)

39 EKONOMIENHETEN Enhetens verksamhetsplan och riskanalys för 2016

40 EKONOMIENHETEN PERSONAL Ny personal Supporten Lev.kontra

41 EKONOMIENHETEN Hantering av leverantörsfakturor Omfattande volym kräver löpande översyn av arbetssätt och hantering Exempel på vidtagna åtgärder: - Resursförstärkning på ekonomienheten - Utreda möjligheter till egen skanning - Övergång till e-faktura, starkt ökad andel de senaste åren - Kontakter med leverantörer och särskild uppföljning av värstinglistan

42 EKONOMIENHETEN Hantering av leverantörsfakturor Synpunkter efter institutionsbesök våren -15 Centralisera uttag av betalningsbekräftelser Upplevs inte tillföra något värde. Skulle i s f medföra att ett arbetsmoment försvinner för institutionen. Frågan behöver utredas vidare bl a för att säkerställa att tillräckliga kontroller skulle komma att göras samt för att ytterligare klargöra för- och nackdelar. Centralisera hantering av fakturor för kravkostnader

43 EKONOMIENHETEN Ev centralisering av hantering av fakturor för kravkostnader Problem Det tar för lång tid innan kravbreven når rätt mottagare Samlingsunderlag avseende påminnelser, inkasso och dröjsmålsränta, ibland med en avgift För knapphändiga/otydliga uppgifter på underlagen Utskick av reskontrautdrag (blandning fft/ej fft), risk för fel belopp vid omskanning

44 EKONOMIENHETEN Ekonomienheten hanterar alla underlag avseende krav Fördelar Minskad hantering för institutionen Förbättrad möjlighet till minskade kravkostnader för GU totalt Nackdelar Incitamentet att betala i tid blir otydligare Ansvar för levskulden och kontakt med leverantör inte lika tydligt för institutionen Ekonomienheten har ingen kontroll över vad som bör betalas eller ej, risk för dubbel- och felbetalningar (tvister, inst bet på påminnelse och ekonomienheten på inkassokrav osv) Kraftigt ökad arbetsbelastning för ekonomienheten

45 EKONOMIENHETEN Förslag: räntefakturor och inkassokrav i fil från Recall Fördelar Underlagen når institutionen snabbare Minskad tid till betalning (ej ytterligare runda via Recall) Mindre volym i återskick, bättre möjlighet att åtgärda dessa fortare Nackdelar Ökad mängd poster på EFH-listan Kan kombineras med möjlighet för inst att hantera sina poster på EFH-listan samt att flytta fakturor i flödet. Kommer att utredas vidare!

46 EKONOMIENHETEN Hantering av leverantörsfakturor Det finns också viktiga insatser som institutionen (motsv.) kan göra för att bidra till minskad risk för dröjsmål i hanteringen av leverantörsfakturor: - Handla endast av avtalsleverantör när sådan finns - Handla produkter via inköpssystemet om det som efterfrågas finns där - Se till att alla beställare av varor och tjänster inom institutionen har kunskap om att beställar-id (korrekta!) ska uppges i de fall inköp ej görs via inköpssystemet - Kontakta leverantörer som inte anger beställar-id på fakturorna eller anger felaktiga beställar-id - Använda inköpskort i stället för personliga utlägg

47 Frågor? EKONOMIENHETEN

48 Tack för idag! EKONOMIENHETEN