VÄLKOMNA till den tredje Korta redovisningsdagen 2017!

Transkript

1 VÄLKOMNA till den tredje Korta redovisningsdagen 2017! Redovisning av avgifter och uppdrag Fakturan i det optimala flödet Transfereringar Inventering/anläggningar Representation Avbryt och fråga! Bensträckare

2 Avgifter och uppdragsverksamhet

3 Redovisning av uppdragsverksamhet Verksamhetsgrupperna indelas efter finansiering (anslag, bidrag eller avgifter/inkomster av uppdrag) och uppdelat på utbildning och forskning Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Intäkter bokförs: kontogrupp 33* (framförallt) ej bidragskonton 34*- 37*

4 Bidrag Uppdrag Ansökan Bidragsbeslut/kontrakt Forskaren bestämmer arbetet Resultatet ägs av universitetet Bidrag rekvireras från bidragsgivare Vid inbetalning - inkomst av bidrag Samfinansiering får ske Får transfereras Offert Affärsavtal reglerar uppdraget Uppdragsgivaren beställer arbetet Resultatet ägs av uppdragsgivare Uppdrag faktureras uppdragsgivare Intäkt av uppdrag/avgift, fordran Full kostnadstäckning Momsregler

5 Avgifter, uppdrag och försäljning Universitetet får (enl 3 Avgiftsförordningen) sälja och ta ut avgifter för varor och tjänster bara om det följer av en lag, förordning eller särskilt regeringsbeslut. Enligt regleringsbrevet får vi ta betalt för: beställd utbildning, på uppdrag av andra lärosäten eller myndigheter uppdragsutbildning utbildning av studieavgiftsskyldiga studenter uppdragsforskning högskoleprov biljett- eller programintäkter upplåtande av bostadslägenhet i andra hand till gästforskare och studenter Krav på särredovisning i ÅR GU uppfyller ej krav ännu

6 Årsredovisning 2016

7 4 Avgiftsförordningen (1992:191) En myndighet får, om det är förenligt med myndighetens uppgift, mot avgift tillhandahålla: tidskrifter, publikationer, informations- och kursmaterial kurser och konferenser rådgivning och liknande service uthyrning av lokaler eller utrustning offentlig inköps- och resurssamordning adb-information i annan form än utskrift upplysningar per telefon utöver universitetets serviceskyldighet tjänsteexport Dessa inkomster ska vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Ej krav på att ta ut avgifter ej krav på full kostnadstäckning

8 Handläggningsordning för uppdragsverksamhet Där sägs bl a: universitetets kalkylmall för uppdrag ska användas full kostnadstäckning i förekommande fall moms avtalsförslag ska granskas av universitetets affärsjurister ska vara förenlig med, och till nytta för, institutionens verksamhet Inom uppdragsverksamheten ska ekonomin gå jämnt upp

9 forts. uppdragsverksamhet kostnader redovisas på det projekt som har orsakat kostnaden kostnads- och intäktsredovisning ska ske rättvisande per projekt för att möjliggöra styrning och uppföljning får inte samfinansieras intäkter bokförs i kontogrupp 33* via EKO och ekonomisystemet

10 Avslut av uppdragsverksamhet universitetet som helhet får inte ha ett ackumulerat överskott större än 10 procent av omsättningen inom uppdragsverksamhet avslutas och resultatföras när uppdraget är slutfört över- och underskott ska föras om till samlingsverksamhet inom uppdragsverksamhet ej föra om resultat mellan verksamhetsgrenar och verksamhetsgrupper from 2017 omföring konto

11 Noteringar från Riksrevisionens granskning Kontera på rätt konto Periodisera - använd P-slut på projektet Hittat projekt helt utan kostnader för om kostnader Mål - uppnå noll-resultat

12 Det optimala flödet för en faktura

13 Kundreskontran EKONOMIENHETEN Kundfakturans flöde Försäljning Registrera Försäljningsorder Fakturera Kunden betalar Matchning mot faktura Fakturan blir historisk i reskontran

14 EKONOMIENHETEN Kundfakturor per år Antal fakturor (jan-sept)

15 EKONOMIENHETEN Inbetalningar Vi hanterar ca poster/år. Ca 40 % är fakturainbetalningar som kan läsas in elektroniskt, resterande poster kräver manuell hantering Antal poster på 25991/ ; 39% 19937; 55% ; 6% Manuella inbetalningar Äkta rekvisitioner Inläsning på fil (jan-sept)

16 EKONOMIENHETEN Kravhantering kundfakturor Ca 25 % av de ärenden som skickas till inkasso återkallas det innebär onödiga kostnader för universitetet. Tänk på att följa upp era fordringar i Åldersfördelat kundsaldo. Antal påminnelsefakturor Antal inkassoärenden (jan-sept) (jan-sept)

17 EKONOMIENHETEN Förbättringspunkter Fakturera mera Om det inte är möjligt att fakturera maila info om kommande betalning till Följ upp fordringar i Åldersfördelat kundsaldo Vid rekvirering på givarens egen blankett förbered order i EKO Håll koll på utredningskonto och 25992

18 Leverantörsreskontran Pappersfakturans flöde Beställning Sortering Skanning Verifiering /tolkning Inläsning Agresso Ev Fellista Attestflöde Bet.förslag Bet.bekräftelse Betalning via Danske Bank Påminnelse/ inkasso/kfm

19 E-fakturans flöde Beställning Sortering Skanning (försvinner till viss del) Verifiering /tolkning Inläsning Agresso Ev Fellista Attestflöde Bet.förslag Bet.bekräftelse Betalning via Danske Bank Påminnelse/ inkasso/kfm

20 Leverantörsfakturor per år Totalt antal fakturor (jan-sept)

21 Utbetalningar via leverantörsreskontran Totalt i SEK per månad Jan Feb Mars Apr Maj Jun Jul Aug Sept

22 Fördelning fakturor 2016 Var fjärde pappersfaktura fastnar centralt för manuell hantering Totalt antal fakturor 2016 Pappersfakturor ; 56% 64351; 44% 16440; 26% 47911; 74% Pappersfakturor E-fakturor Kräver manuell hantering Fakturor direkt ut i flödet

23 Kravhantering Kravbrev innebär onödiga kostnader och merarbete både centralt och ute i verksamheten. Tänk på att hantera era fakturor i tid Kravbrev Maj Juni Juli Augusti September Fördelning av kravbrev 2017 (maj-sept) 371; 9% 33; 1% 3757; 90% Påminnelse Inkasso Kronofogden

24 Förbättringspunkter Uppge alltid beställarid vid beställning. Uppdatera gamla beställarid:n hos leverantören Handla i första hand från ramavtalsleverantörer Kontrollera att bankuppgifterna på fakturan stämmer överens med leverantörsregistret Se till att leverantören fakturerar till korrekt adress: Göteborgs universitet Inst/motsv Box Göteborg

25 Transfereringar Överföring av medel från bidrag eller anslag utan krav på motprestation

26 Transfereringar Det måste framgå i kontraktet eller i regleringsbrevet att pengarna får transfereras. Transfereringar utgör ett eget avsnitt i Universitetets resultaträkning och måste gå ut i noll.

27 Kontering transfereringar Utbetalningen konteras i kontoklass 7. 77* Bidrag till offentlig sektor 78* Bidrag till offentliga organisationer 79* Bidrag till övriga, stipendier För att transferingeringsavsnittet ska bli noll motkonteras kostnaderna i kredit i kontoklass Anslag för finansiering av transferering 7351 Bidrag från myndighet för finansiering av transferering 74** Medel från kommun, näringsliv, övriga för finansiering av transf

28 Omföring av intäkten Kontering transfereringar 3598 debet, transferering motbokning statl. finansiär, (ej anslag) 3698 debet, transferering motbokning övr. offentlig sektor 3798 debet, transferering motbokning ej statliga finansiär

29 Inventering EKONOMIENHETEN Minst 1 gång per år enl Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska protokollföras Agresso/Egen meny/utdata/anläggningar/inventeringsprotokoll Blanketter Ekonomi Beslut avseende inventeringsförrättare Inventeringsförrättaren EJ = den som registrerar anläggningar på institutionen Pricka av, kommentera och signera varje anläggning i högerkolumnen i protokollet Om protokollet kommenteras/signeras i Excel, ska inventeringsförrättaren signera längst ner på varje blad efter utskrift 2017 års inventeringsprotokoll och beslut avseende inventeringsförrättare skickas med internpost till ekonomienheten senast

30 Avyttring av anläggningstillgång EKONOMIENHETEN Utrangering stulen eller kasserad Blanketter Ekonomi Anläggningstillgång - anmälan om avregistrering Om stort antal använd inventeringsprotokollet Anmäls löpande vänta inte till årets slut

31 Försäljning av anläggningstillgångar EKONOMIENHETEN Extern försäljning kontera kundfakturan mot konto 6731* - ingen moms Intern försäljning för om till konto 6731* Försäljning kostnadsförda inventarier konto 3437 Läs på webben när försäljning blir aktuell! -anlaggningar-och-inventarier/

32 REPRESENTATION

33 EKONOMIENHETEN Måltid Är en i grunden privat levnadsomkostnad som den anställde ska betala själv. En måltid är en tillagad varm eller kall anrättning. Dit räknas t.ex. en sallad, smörgåstårta eller en matig smörgås eller baguette. Om universitetet betalar måltid för den anställde så är det skattepliktigt och den anställde ska förmånsbeskattas. Allt som kan ersätta den måltid som den anställde annars skulle ha betalat själv. Undantag från skatteplikt gäller bara vid intern och extern representation samt intern utbildning och intern konferens

34 EKONOMIENHETEN Intern representation Informationsmöte ett internt möte där arbetsgivaren samlar personalen och delger viktig unik information, t.ex. en omorganisation. Det ska inte gälla det löpande arbetet. Personalfest två personalfester per person och år, inklusive julbord. Gäller för hela universitetet.

35 EKONOMIENHETEN Extern representation Riktar sig utåt och syftar till att inleda, bibehålla eller utveckla förbindelser/affärsrelationer som är viktiga för verksamheten.

36 EKONOMIENHETEN Intern utbildning/konferens Utbildning för enbart anställda deltagare. Konferens för enbart anställda deltagare. Med konferens avses en större sammankomst för formell diskussion av vissa sakfrågor såsom exempelvis verksamhetsplanering. Det ska inte vara ett projektmöte eller annat möte gällande det löpande arbetet

37 EKONOMIENHETEN Krav på dokumentation Datum. Syfte vad är syftet med mötet/sammankomsten som medför representation. Namn på alla deltagare och deras organisationstillhörighet. Full text och inte förkortningar. För intern konferens/utbildning måste agenda/program bifogas som också visar på att det omfattar sex timmar eller mer per dag om det inte ska bli föremål för förmånsbeskattning. Faktiska kvitton/underlag måste bifogas. Inte bara en kontokortslip.

38 EKONOMIENHETEN Exempel på måltider som är skattepliktiga Arbetsmåltid anställda tar en lunch och pratar arbete under tiden. Professorslunch som ovan Styrelsemöte lunch i samband med styrelsemöte är inte skattefritt. Enklare förtäring räknas som intern representation. Som styrelse räknas då bara organisationens, universitetets, styrelse. Måltid vid jubileum. Det är bara Göteborgs universitet som kan ha ett skattefritt jubileum. En fakultet, institution, enhet är ingen egen juridisk enhet med eget organisationsnummer. Tar man det som en av de två personalfesterna per person och år för alla deltagare blir det inte föremål för förmånsbeskattning.

39 EKONOMIENHETEN Kollegiemöte se arbetsmåltid. Styrgruppsmöte se arbetsmåltid. Projektmöte se arbetsmåltid. Pizza efter avslutat experiment se arbetsmåltid. Kan vara skattefritt om det tas som en personalfest men då har deltagarna bara en kvar att delta i samma år. After work förmånsbeskattning om det inte tas som en personalfest, men då har deltagarna bara en kvar att delta i samma år. Workshop Gråzon. Arbetsmåltid om de inte uppfyller kraven för en intern konferens/utbildning.

40 EKONOMIENHETEN Personalvård Enklare förtäring som kaffe/te/ramlösa och kaka/tårta/ostfralla anses som personalvård och kan ges till anställda utan att bli föremål för beskattning. Även frukt ingår som personalvård. Frukost vid ett frukostmöte om det inte handlar regelbundet återkommande varje vecka eller oftare. Det ska då heller inte vara så mycket mat att det ersätter den frukost som den anställde skulle äta hemma. Då blir det en förmån.

41 EKONOMIENHETEN Momsavdrag Sedan den 1/ ska det inte göras något momsavdrag på fakturor gällande representationskostnader. Det gäller måltider, kringkostnader och gåvor. Våra maxbelopp för representation anges exklusive moms då momssatsen varierar om det bara är mat eller om det ingår öl/vin. Arbetsmåltid inget momsavdrag ska göras.

42 FRÅGOR? EKONOMIENHETEN

43 TACK FÖR OSS! EKONOMIENHETEN