Representation och förmåner regler och undantag. Kerstin Larsson Hanna Mörtberg HfR-konferens 10 nov 2017

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Representation och förmåner regler och undantag. Kerstin Larsson Hanna Mörtberg HfR-konferens 10 nov 2017"

Transkript

1 Representation och förmåner regler och undantag Kerstin Larsson Hanna Mörtberg HfR-konferens 10 nov 2017

2 Man undrar ju lite

3 Syfte och Mål Gemensam tolkning av regelverk och skatteregler Kartlägga olika (alla) varianter av problemställningar inom området Gemensam tolkning av ESV och Skatteverket avseende bokföring, förmånsbeskattning och momskompensation Presentera rekommendationer SUHF:s vårmöte

4 Konto Intern representation Personalfester Informationsmöten ESV skriver: Kostnader för representation mot anställda i samband med informationsmöten och personalfester. S-kod 4181.

5 Övriga personalkostnader Personalvårdande, konto 4xxx t.ex: Kaffe, te m.m. som tillhandahålles hela personalen Serviceavtal och hyra av dryckesautomat, vattenmaskiner Fredagsfika, veckofika, månadsfika Fruktkorg Infomöte hela personalen, enklare förtäring Kickoff om det rör sig om lite fika Värktabletter i mindre mängd för akut behov Massage, hyra av massagestol Terminalglasögon ESV skriver: Kostnader för övrig verksamhet i personalvårdande syfte som uppgår till obetydliga belopp. S-kod 4181.

6 Extern representation Bokförs måltider som marknadsföring i något fall? Dricks?, undantag för dricks i utlandet för att det måste vara så? Kan en gäst både få arvode och bli bjuden på måltider Kan både gåva och måltid ges till extern mottagare eller kan det bara vara antingen/eller? ESV: Representation ska ha direkt samband med myndighetens verksamhet. Kostnaderna ska ingå som en naturlig del i myndighetens utåtriktade verksamhet och vara ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Kan avse mat, dryck, gåvor, hotellrum, biljetter och dylikt.

7 Enklare förtäring Enklare förtäring vid möte för externa deltagare? Syftet avgör Enklare förtäring av mindre värde till externa representanter i samband med förhandlingar av olika slag, eller för att inleda eller upprätthålla goda förbindelser med externa parter bokförs som extern representation (ingen momskompensation) Enklare förtäring av mindre värde som ges till externa deltagare i samband med arbetsmöten ses inte som extern representation eftersom det inte finns något representationssyfte i ett arbetsmöte ESV uttalar sig inte om hur det ska bokföras (full momskompensation)

8 Akademiska högtider Vilka tillfällen och hur bokförs det? Som representation eller verksamhetskostnad? Professorsinstallation Doktorspromovering Kransbindningsfest? Disputationsmottagning? Examensmottagningar för studenter?

9 Interna kurser och konferenser Svårt att hitta tydlig definition Exempel: Kurs eller konferens arrangerad av Lunds universitet i våra lokaler eller köpt paket på en konferensanläggning där vi står för innehållet och deltagarna i huvudsak är interna.

10 Externa kurser och konferenser Köpt paket där mat och ev logi ingår, kursavgift betalas av arbetsgivaren. Oproblematiskt ur bokföringssynvinkel, deltagaren förmånsbeskattas. Konferens arrangerad av lärosätet men med både interna och externa deltagare som vanligtvis erlägger en avgift för att delta. Ska detta betraktas som intern eller extern konferens? Blir det någon skillnad om konferensen är finansierad av bidragsgivare?

11 Förmånsbeskattas? Momskompensation? Förmånsbeskattninkompensation Moms- Kontoklass Extern rep: Måltider 5xxx nej nej Extern rep: Gåvor till externa mottagare 5xxx nej nej Intern rep: Informationsmöten och personalfester 4xxx nej nej Intern rep: Interna kurser och konferenser 5xxx nej ja Intern rep: Personalvård 4xxx nej ja Intern rep: Övriga måltider 4xxx ja nej Kringkostnader 4xxx/5xxx nej nej Akademisk högtid, måltider 5xxx nej ja Intern kurs och konferens, måltid 5xxx nej ja Extern konferens, måltid 5xxx ja ja Reklamgåva 5xxx nej ja

12 Förmåner, praktisk hantering Ibland ger förtäring upphov till kostförmån Hur hanteras det på era lärosäten? Vem ansvarar för inrapportering till löneenhet? Alla som fått en måltid eller den som är ansvarig för ett evenemang

13 Alkoholförtäring Är det OK med endast alkohol vid representation? Vid vilka tillfällen förekommer det alkohol på era lärosäten? 1. Intern rep 2. Extern rep 3. Interna kurser/konferenser 4. Internt arrangerade konf med externa deltagare 5. Akademiska högtider 6. Personalvårdande aktiviteter 7. Mingel, disputation, födelsedagar, avtackningar etc 8. Studentsammanhang

14 Underlag som styrker aktiviteten Program bör/ska bifogas till olika typer av aktiviteter ställer ni även krav på protokoll? När behövs en deltagarlista? Mingel, vid enklare förtäring, vid möten

15 Gåvor Endast två skattefria gåvor får ges under en persons anställning i staten utan att förmånsbeskattning utlöses Hur hanteras det på ert lärosäte?

16 Lunchmöten, seminarier och annan förtäring Lunchmöten interna deltagare Lunchmöten/seminarier/nätverk med interna och externa deltagare, regionen/olika lärosäten osv Definition av olika typer av lunchmöten? Bjuds studenter på olika slags förtäring? Bjuds försökspersoner på förtäring? Externt finansierade projekt med flera lärosäten där deltagare träffas för att planera och diskutera arbetet. Ex styrgruppsmöten, rapportering, avstämning av löpande arbete i projektet. Måltider, ibland lunch eller middag eller både och ibland även flera dagar i rad. Hur hanterar ni detta?

17 Beloppsnivåer Extern representation kr inkl moms Intern representation kr inkl moms Kringkostnader: kr inkl moms Gåvor till anställda generellt lägre än Skatteverkets maxbelopp Julgåva och jubileumsgåva oftast enl Skatteverkets maxbelopp Blommor varierar men Skatteverket hävdar enklare slag utan att ange exakt gräns

18 Utmaning Även om vi vet vilket syfte en aktivitet har så är det inte alltid självklart hur det ska bokföras Det är det vi vill ska bli tydligare!