Välkommen till ekonomiavdelningens informationsmöte

Transkript

1 Välkommen till ekonomiavdelningens informationsmöte

2 Agenda Inledning Support inom område Administrativt stöd Verksamhetsstruktur Löpande hantering Bokslut/uppföljning Inför nytt budgetår Övrigt

3 Göteborgs universitet förnyas ny administrativ organisation med fokus på det administrativa stödet och ekonomifunktionen Göteborgs universitet förnyas - implementering

4 Generella syften och kännetecken Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar Ändamålsenliga samordningsfunktioner Effektiva ledningsfunktioner Stöd till processorienterat arbetssätt Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser Dessa förutsättningar samt beslutad arbetsordning och delegationsordning samt rektors beslut om principorganisation gäller som checklista för resursdimensioneringar och avgränsningar mellan olika administrativa nivåer Göteborgs universitet förnyas - implementering

5 Fokus i implementeringsarbetet inom GU förnyas Ökade administrativa uppgifter för institutionsnivån Minskade administrativa uppgifter för fakultetsnivån Fler administrativa uppgifter inom den universitetsgemensamma nivå i en stödjande roll Fortlöpande verksamhetsutveckling och utveckling av ett mera processinriktat arbetssätt Erbjuda en campusbaserad serviceorganisation till verksamheten Säkerställa ett serviceinriktat, kvalitativt och effektivt samarbete mellan institutionerna och den gemensamma förvaltningens områden. Se till att den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet, när införande och övergångskostnader är tagna, utgör en minskad andel av universitetets totala resurser. Göteborgs universitet förnyas - implementering

6 Resursdimensionering 2013 Nuläge 2013 Institutioner Fakultetskanslier Gemensam förvaltning Institutioner Adm. personal Teknisk personal Totalt 2013 (nuläge) 493 (457) 127 (127) 620 (584) Fakultetskanslier 2013 (nuläge) 150 (190) 6 (61) 156 (251) Gemensam förvaltning 2013 (nuläge) 350 (348) 263 (201) 613 (549) Totalt 2013 (nuläge) 993 (995) 396 (389) (1 384) Göteborgs universitet förnyas - implementering

7 Fr o m 2013 ekonomienhet inom Administrativt stöd ag Mål

8

9 Stöd- och serviceorganisation en god och tydlig service till verksamheten En väg in per område Tillgängligt på normal arbetstid Nås via web, funktionsmail och telefon Vissa funktionsval i telefon Administrativt stöd är klart vid årsskiftet Infrastrukturstöd är till delar klart vid årsskiftet Verksamhetsstöd blir tidigast klart under våren 2013 Göteborgs universitet förnyas - implementering

10 Är allt klart den 1/1-2013? Ny administrativ organisation implementerad 1/ Ansvariga chefer fortsätter att driva verksamhetsutveckling och utveckla effektiva arbetsprocesser m.m. Fortsatt utveckling av nytt arbetssätt, rutiner, processer och systemstöd Göteborgs universitet förnyas - implementering

11 Support inom område Administrativt stöd administrativa supporten Frågor avseende personaladministration, ekonomiadministration, arkiv och registratur, miljö och hållbarhet samt juridik Hjälp till självhjälp - dock ökat stöd under en övergångsperiod En väg in - telefonnummer med förval, webformulär/funktionsmailadress samt information på web Start 1 januari 2013

12 Verksamhetsstruktur Verksamhetsstruktur i redovisningen Uppläggning av verksamhetskod

13 1 Grundläggande högskoleutbildning Anslagsfinansierad grundutbildning och utbildning på avancerad nivå. Resultatavräknas alltid. Längd: 2 pos. 10AXXXXX Anslagsfinansierad grundutbildning och utbildning på avancerad nivå, underindelad. Resultatavräknas alltid. A = nämndområde*. XXXXX=löpnr enligt institutionens önskemål. Längd: 4-8 pos är reserverad för anläggningsredovisningen. 11- Används ej ABBBBXX Anslagsfinansierad grundutbildning, projekt o.dyl. Resultatavräknas alltid. A = nämndområde. BBBB = forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos. Löpande Löpande Projekt o.dyl.

14 ABBBBXX 15ABBBBXX ABBBBXX 17ABBBBXX ABBBBXX 19ABBBBXX Bidragsfinansierad högskoleutbildning. Slutdatum kan anges. A = nämndområde. BBBB = forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos används för anläggningsredovisningen. Används även för anställda med lönebidragsfinansiering tillhörande grundutb, , där man konterar den del av kostnaden som externfinansieras. Beställd utbildning (uppdragsutbildning för högskolor och andra myndigheter; studenter antagna enligt ordinarie antagningsregler av uppdragsgivaren) Slutdatum kan anges. A = nämndområde. BBBB = forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos. Uppdragsutbildning. Deltagare utsedda av uppdragsgivaren, ej antagna enligt ordinarie antagningsregler. Slutdatum kan anges. A = nämndområde. BBBB = forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos används för anläggningsredovisningen. Löpande och projekt Löpande och projekt Löpande och projekt

15 20 Anslagsfinansierad forskning Resultatavräknas alltid. Längd: 2 pos. 20AXXXXX Anslagsfinansierad forskning, underindelad. Resultatavräknas alltid. A = nämndområde. XXXXX=löpnr enligt institutionens önskemål. Längd: 4-8 pos är reserverad för anläggningsredovisningen 21 Anslagsfinansierad forskarutbildning. Resultatavräknas alltid. Längd: 2 pos. 21AXXXXX Anslagsfinansierad forskarutbildning, underindelad. Resultatavräknas alltid. A = nämndområde. XXXX=löpnr enligt institutionens önskemål. Längd: 4-8 pos. Används ej. 23ABBBBXX Anslagsfinansierade forskning, projekt o.dyl. Resultatavräknas alltid. A = nämndområde. BBBB=forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos. Löpande Löpande Löpande Löpande Projekt o.dyl.

16 ABBBBXX 25ABBBBXX Bidragsfinansierad forskning. Slutdatum kan anges. A = nämndområde. BBBB=forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos används för anläggningsredovisningen. Används även för anställda med lönebidragsfinansiering tillhörande forskning, , där man konterar den del av kostnaden som externfinansieras ABBBBXX Samverkan med Västra Götalandsregionen (VGR) Slutdatum kan anges. A = nämndområde. BBBB=forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos. 27 Används ej ABBBBXX 29ABBBBXX Uppdragsforskning. Slutdatum kan anges. A = nämndområde. BBBB=forskarkod. XX = löpnr. Längd: 9 pos används för anläggningsredovisningen. Löpande och projekt Löpande och projekt Löpande och projekt

17 AAXXX Utgift för universitets- och fakultetgem Löpande kostnader och kreditering av kärnverksamhetens indirekta kostnader. Längd: 3 eller 8 pos. AA = nämndområde**. XXX = löpnr Nollställning av stödverksamheten mot Löpande kärnverksamheten AAXXX Ledning. Längd: 3 eller 8 pos. Löpande AAXXX Utbildnings- respektive Löpande forskningsadministration. Längd: 3 eller 8 pos AAXXX Ekonomi- och personaladministration. Löpande Längd: 3 eller 8 pos AAXXX Infrastruktur och service. Längd: 3 eller 8 Löpande pos AAXXX Bibliotek. Längd: 3 eller 8 pos. Löpande AAXXX Nivåspecifikt/övrigt. Längd 3 eller 8 pos. Löpande AAXXX Utgift för lokalhyror och kreditering av Löpande kärn- och stödverksamhetens lokalkostnader. Längd: 3 eller 8 pos AAXXX Utgift för övriga lokalkostnader. Längd: 3 Löpande eller 8 pos AAXXX Utgift för IT-infrastruktur och kreditering av kärn- och stödverksamhetens ITinfrastruktur. Längd: 3 eller 8 pos. Löpande

18 Verksamhetsregistrering Upplägg av verksamhet (verksamhet ny/ändring) Upplägg av projektledare (projektledare ny/ändring) Sök på begreppsvärde Lathund på ekonomiavdelningens hemsida: Lathundar och manualer/agresso/6. Gemensamt, upplägg begreppsvärde

19 Löpande hantering Transfereringar Uppgifter som tidigare hanterats via kansli

20 Transfereringar När ursprunglig finansiär eller mottagaren är en statlig myndighet När belopp överförs till en mottagare utan med krav på motprestation När universitetet är koordinator i ett projekt När forskare flyttar, byter huvudman Stipendier När samverkan framgår av regleringsbrev/motsvarande Redovisas under ett särskilt avsnitt resultaträkningen, i kontoklass 7, skilt från verksamhetens intäkter och kostnader. I transfererings-avsnittet redovisas utgiften för det överförda bidraget i debet och hur bidraget finansierats i kredit. Saldot i transfereringsavsnittet ska alltid vara 0. En förutsättning för att utföra en transferering av är att det framgår av kontrakt, avtal eller regleringsbrev/motsvarande

21 Transfereringar Praktiskt exempel forskare flyttar och har finansiärens godkännande att ta medel, 250 tkr, med sig till annat lärosäte Konto Belopp 3721 Bidrag från övriga Transferering motbokning -250 Bidrag redovisade på GU Medel från övriga för transferering Bidrag till statlig myndighet -250 Saldo transfereringsavsnitt 0 för både teori och detaljerad rutinbeskrivning

22 Uppgifter som tidigare hanterats via kansli Uppgifter som övergår från kansli till institution Betalningar till utredningskonton (25995, m fl) Inkasso Uppgifter som övergår från kansli till ekonomiavdelningen Kontroll stora utbetalningar Kortansökningar Transaktioner mellan institutioner Insamling inventeringsprotokoll Behörighetsansökningar

23 25995 Intäkter avseende externa medel bokförs på konto på respektive institutions ansvar, främst medel avseende oäkta rekvisitioner. Inom Sahlgrenska akademin bokförs intäkterna på respektive institutions huvudansvar. Institutionen omför intäkten från till korrekt konto, ansvar och verksamhet. Godkännandet i EKO av den oäkta rekvisitionen sker i samband med denna omföring, (ev. ändra datum) Ingen omföring utan registrerat kontrakt i EKO.

24 Bokslut/uppföljning Checklista Balanskonton/dokumentation Periodiseringar

25 Checklistan Uppdaterad checklista publiceras i vecka 49 (3/12-7/12) Checklistan ska till fakultetskansliet som tidigare Texter ändrade (kontroll anläggningar och öresdifferenser etc.) Periodiseringar ska göras på institutionerna beskrivning hur i EkonomiNytt december specifikationer på gjorda periodiseringar till ekonomiavd Specifikationer av balanskonton till ekonomiavdelningen (Per Sjöberg) Övriga specifikationer (parkerade lev fakturor etc.) till ekonomiavd

26 Specifikation balanskonton Specifikationer enligt checklistans flikar: Interna poster, t ex anläggningar, internfakturor mfl Balanskonton enligt avstämningsfunktionen, t ex 1584, 25995, mfl Agresso/Avstämning av interimskonton/kontoavstämning/ kontoavstämning exkl IB Periodiseringskonton, t ex 2719, 16192, mfl Saldon enligt rapporten Spec balanskonto per ansvar och verksamhet Agresso/Egen meny/utdata/uppföljning/checklista-kontrollrapporter

27 Checklistans specifikationer

28

29 Periodiseringar

30 Periodiseringar, forts Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2012, leverans/nyttjande Fakturering i förskott, exvis licenser, hyror, prenumerationer - Kredit periodiseringskonto i RR/Debet BR ( konto16xxx) Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2013, leverans/nyttjande Uppskattad beräkning om faktura ej kommit, exvis konsultkostnader - Debet periodiseringskonto i RR/Kredit BR (27XXX) Upplupna intäkter - En intäkt som hör till bokslutsåret, men där universitetet inte fakturerat för tjänsten/varan före bokslutsdagen. - Kredit periodiseringskonto i RR/Debet BR ( konto16xxx) Förutbetalda intäkter - En intäkt som universitetet fakturerat under räkenskapsåret men som helt eller delvis hör till kommande räkenskapsår. - Debet periodiseringskonto i RR/Kredit BR (27XXX)

31 Inför nytt budgetår Budgetprocessen Samfinansiering Begäran om nytt eller förändrat ansvarsställe

32 Budgetprocessen 14/12 fakultetskanslierna lämnar fakultetens budget till ekonomiavdelningen 18/1 pålägg och budget för institutionsgemensamma kostnader till ekonomiavdelningen från fakulteterna 20/2 universitetets budget fastställs i styrelsen

33 Systemstöd för samfinansiering Beskrivning i EkonomiNytt december Två metoder: Bidragsmetoden» Blankett A gamla regler om indir kostn/lokaler» Blankett B nya modellen Kostnadsmetoden» Blankett C gamla regler om indir kostn/lokaler Blanketter senast 15 feb till ekonomiavd (Hans-Göran Gustafsson)

34 Nya eller förändrade ansvarsställen Nytt ansvarsställe - underlag för borttag, upplägg och översättning till nytt ansvar Observera att samtliga fält är obligatoriska Gammalt ansvar Nytt Ansvar/ gammalt ansvar översätts till 1) Benämning (max 30 pos) Postadress Telnr för upplysning Nämndområde till leverantör Institution 2) 3) Kontaktperson för kundkrav samt telefonnummer 1) Översättning: När ett ansvarsställe upphör måste för det för historikens skulle översättas till ett befintligt eller nytt ansvarsställe. 2) Institution: Här anges om ansvaret avser en egen institution eller om den igår i en institution. Det är institutionens institutionsbegrepp som anges, normalt de första tre positionerna i ansvaret 3) Nämndområde: Här anges ansvarets nämndtillhörighet. För uppgift om kod för nämndområde. Datum Namn

35 Frågor?