INNEHÅLL Kapitel 6 Bokslut. Ekonomiavdelningen

Transkript

1 Ekonomiavdelningen INNEHÅLL 6 BOKSLUT Allmänt om bokslut Resultaträkning Allmänt Verksamhetens intäkter Anslag Uppdrag Försäljning Bidrag Finansiella intäkter inkl. ränta Periodisering av pågående projekt Täckning avskrivning bidragsfinansierade anläggningar Avsättning bidragsfinansierade anläggningar Verksamhetens kostnader Personal, lönekostnader Förändring semesterskuld Övriga personalkostnader Doktorander Utbildningsbidrag Övriga driftskostnader Lokalkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar Transfereringar Erhållna medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Totalt/Verksamhetsutfall Årets kapitalförändring Balansräkning Allmänt Tillgångar Balanserade utgifter för utveckling Byggnader Förbättringsutgifter på annans fastighet Maskiner, inventarier m.m Finansiella anläggningstillgångar Varulager Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga fordringar Handkassa Förutbetalda kostnader Upplupna bidragsintäkter Övriga upplupna intäkter Avräkning med statsverket Likvida medel Skulder... 9 Sid 1-12

2 Ekonomiavdelningen Donationskapital inkl. resultatandel Balanserad kapitalförändring Årets kapitalförändring Avsättningar för pensioner Lån Skulder till annan myndighet Leverantörsskulder Övriga skulder Upplupna kostnader Oförbrukade bidrag Avsättning bidragsfinansierade anläggningstillgångar Övriga förutbetalda intäkter Åtgärder på institutions- och nämndnivån Saldoöverföring Bilaga 1 Resultaträkning Bilaga 2 Balansräkning Sid 2-12

3 6 BOKSLUT 6.1 Allmänt om bokslut sarbetet regleras i Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605), Förordning om myndigheters bokföring (SFS 2000:606), Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153) samt i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till dessa förordningar. et är den finansiella delen i årsredovisningen. ska ske efter räkenskapsårets slut och vid halvårsskifte görs ett halvårsbokslut. Budgetår och räkenskapsår är lika med kalenderår. Myndigheten ska senast den 22 februari varje år lämna en årsredovisning till regeringen avseende det senast avslutade räkenskapsåret och senast den 15 augusti varje år lämna en delårsrapport till regeringen. Avsteg från kravet på delårsrapport kan dock förekomma visst år. Årsredovisningen (ÅR) ska bestå av: Resultatredovisning Resultaträkning (RR) Balansräkning (BR) Finansieringsanalys (FiA) Anslagsredovisning (AR) Noter Årsredovisningen ska också innehålla en sammanställning över väsentliga uppgifter från resultaträkning, balansräkning och anslagsredovisning. Sammanställningen innehåller även uppgifter om låneram, anslagskredit samt vissa nyckeltal. I resultatredovisningen ska myndigheten redovisa och kommentera verksamhetens resultat i förhållande till de mål och de krav på återrapportering som regeringen har angett i regleringsbrev eller i något annat beslut. Delårsrapporten överensstämmer med ÅR, dock med undantag för resultatredovisning och noter. En prognos över kostnader och intäkter för räkenskapsåret ska även ingå i delårsrapporten. Resultaträkningen (RR) ger tillsammans med balansräkningen (BR) en helhetsbild av ekonomin på olika nivåer inom myndigheten (institution, avdelning, fakultet och totalt). BR visar ekonomin ackumulerat över tiden medan RR avspeglar ekonomin för del av eller hela budgetåret. I bilagor till detta kapitel visas uppställningar av resultat- och balansräkningen. 6.2 Resultaträkning Allmänt Resultaträkningen ska visa de resurser som tillförts och använts under en viss period, vilket innebär att alla kostnader och intäkter som hör till perioden ska redovisas. Detta innebär ett krav på att större inkomst-/utgiftsposter måste periodiseras. Med periodisering avses att inkomster och utgifter förs till den period som motsvarar dess prestationer (inkomster) respektive Sid 3-12

4 förbrukning (utgifter) och bildar då intäkter och kostnader i redovisningen. En del periodiseringar bokförs på institutionsnivån medan andra görs på fakultetsnivån eller på universitetsnivån. Resultaträkningen avslutas varje månad med början i februari för att uppföljning även ska kunna ske månadsvis. I det följande ges kortfattade förklaringar till posterna i resultaträkningen Verksamhetens intäkter Anslag Statsanslag Riksdag och regering beslutar om verksamheten vid universitet och högskolor och de medel som ställs till respektive lärosätes disposition för finansiering av verksamheten. Anslagen betalas ut via Riksgäldskontoret till myndigheterna i 1/12-delar, omkring den 25:e varje månad (ränteneutralt datum inom staten). Anslaget för grundutbildning Detta anslag erhålls i princip som ett förskottsbelopp och består av ett enda gemensamt belopp avsett för universitetets alla utbildningar på grundläggande och avancerad nivå. Den slutliga intäkten av detta anslag beror på resultatet inom utbildningen för året. Avräkning sker nämligen varje år av det utbildningsuppdrag som lärosätet fått, mot de prestationer som uppnåtts i form av antalet studenter och deras prestationer. I anslaget ingår även medel för lokalkostnader för utbildningen. Anslaget för forskning och forskarutbildning Detta anslag är av statsmakterna uppdelat i olika anslagsposter som utgörs av vetenskapsområden. Det finns även en särskild anslagspost med titeln Övriga forskningsmedel, som är gemensam för universitetet och som innehåller medel för lokalkostnader. Övriga statsanslag Dessa anslag är uppdelade på flera anslagsposter. De är ofta av tillfällig karaktär Uppdrag Det utmärkande för ett uppdrag är att tjänster köps från universitetet och att resultatet i allmänhet tillhör uppdragsgivaren. Uppdragsverksamhet kan omfatta utbildning och forskning där myndigheter, näringslivet, landsting, kommuner, organisationer etc. kan vara uppdragsgivare. Härutöver finns vissa funktioner som är avgiftsfinansierade (t.ex. uthyrning av forskningsfartyg och tillfällig uthyrning av lokaler) och som följer särskilda administrativa rutiner. Se även kapitel 7 Externt finansierad verksamhet Försäljning Intäkter i samband med försäljning av varor och tjänster till kunder utanför universitetet förekommer i viss utsträckning. Det kan ibland vara svårt att avgöra skillnaden mellan försäljning och uppdrag. Gränsdragningen är dock viktig, dels för att redovisningen av intäkter i resultaträkningen ska bli riktig, dels för att det gäller olika regler för pålägg för omkostnader. (Se kapitel 7 Externt finansierad verksamhet). Uppdragsverksamhet ska vara reglerad via avtal. Resultatet tillhör normalt uppdragsgivaren och beräkning av kostnaden görs i allmänhet vid varje enskilt uppdrag. Kravet på full Sid 4-12

5 kostnadstäckning gäller här strikt. En tjänst kan sägas vara av mindre omfattning och är mer standardiserad. Kravet på full kostnadstäckning är inte lika starkt utan avsteg från detta är tillåtet. Intäkter av interna bidrag och intäkter av förvaltnings- och lokalavgifter redovisas också under denna post i RR (kontogr 340). Avsikten är dock att till budgetåret 2009 bryta ut denna grupp och skapa en egen post för dessa intäkter Bidrag Definition Bidragsmedel är medel som ställs till universitetets förfogande utan att kombineras med andra krav än att de används för avsett ändamål. Statliga myndigheter Till gruppen bidrag räknas också sådana medel som finansieras av forskningsråd även om de erhåller statsanslag för ändamålet. Även bidrag som erhållits från Arbetsförmedlingen för del av lönekostnaden för lönebidragsanställd personal räknas hit. Se även kapitel 7 Externt finansierad verksamhet, avsnittet Bidragsfinansierad verksamhet. Icke statliga myndigheter Hit räknas alla forskningsbidrag från icke-statliga givare såsom ideella organisationer, företag, stiftelser och kommuner etc. Se även kapitel 7 Externt finansierad verksamhet Finansiella intäkter inkl. ränta Universitetets medel är placerade på räntebärande konto i Riksgäldskontoret. Den ränta som uppkommer efter förändringarna av de likvida medlen under året, tillfaller universitetet och redovisas som finansiell intäkt. Ränteintäkten beräknas gentemot Riksgäldskontoret för universitetet som helhet, men genom en särskild intern rutin kan räntan härledas till de ansvarsställen och verksamheter där den genererats. Rutinen räknar även fram vilka verksamheter som genererat negativ ränta. Ränteintäkten fördelas månadsvis och disponeras av respektive fakultetsnämnd. Varje nämnd avgör om den ska fördelas vidare till institutioner och enheter. En annan finansiell intäkt är dröjsmålsränta på kundfakturor Periodisering av pågående projekt För projekt som ännu är pågående kan ett resultat inte tas fram. Det kan ske först när projektet är slutfört och samtliga intäkter och kostnader redovisats i projektet. Det man avläser under tiden som projektet pågår, är den upplupna intäkt eller det oförbrukade bidrag som svarar mot saldot i periodavslutet. Ett negativt saldo innebär en upplupen intäkt och utgör en fordran på anslagsgivaren på balansräkningen medan ett positivt saldo innebär ett oförbrukat bidrag och utgör en skuld till givaren på balansräkningen. Periodiseringen av projektet kan beskrivas som en korrigering av inkomsten så att den svarar mot de utgifter som hittills redovisats under perioden. Om det t.ex. under perioden bokförts inkomster till ett större belopp än utgifterna, kommer periodiseringen att bli en debetpost som minskar inkomsten till en intäkt som motsvarar utgifterna. Sid 5-12

6 Vid ett periodavslut måste en bedömning göras om projektet (verksamheten) är pågående eller inte. I samband med att redovisningsperioden stängs, avslutas resultaträkningen för varje projekt och saldot motbokas till balansräkningen. Pågående projekt avslutas mot oförbrukat bidrag (vid plussaldo) eller mot upplupen bidragsintäkt (vid negativt saldo). Då ett projekt avslutas bokförs resultatet (=återstående saldo) som ett över- eller underskott och förs till Årets kapitalförändring i balansräkningen. Se även avsnittet Årets kapitalförändring nedan Täckning avskrivning bidragsfinansierade anläggningar Denna post tillsammans med Avsättning bidragsfinansierade anläggningar är periodiseringsposter som behövs för att resultaträkningen ska påverkas av att en utgiftsbelastning (avsättning) skett vid bidragsfinansierade anläggningar. I de fall där avsättning för en anläggning skett och resultaträkningen således belastats med hela anskaffningsutgiften, täcks anläggningens avskrivningskostnader upp av en motsvarande intäkt under posten Täckning avskrivning bidragsfinansierade anläggningar. Intäkten hämtas från den avsättning som gjorts på balansräkningen. Avsättningen kan därför sägas vara en finansiering av kommande avskrivningar. Denna post visar alltså hur mycket som, i takt med avskrivningarna, upplöses av gjorda avsättningar för bidragsfinansierade anläggningar (konto 39942, kredit). Motbokning sker mot Avsättning bidragsfinansierade anläggningar i balansräkningen (konto ) Avsättning bidragsfinansierade anläggningar Denna post visar hur mycket som löpande avsätts till bidragsfinansierade anläggningar (debitering av konto 39941). Avsättning innebär att hela anskaffningsutgiften för en anläggning belastar en verksamhet direkt. Avsättning kan få ske då finansieringen görs med bidragsmedel. Motbokning sker mot Avsättning bidragsfinansierade anläggningar på balansräkningen (konto 27394). Observera att avsättningarna är en utgiftspost under Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal, lönekostnader Lönekostnader redovisas inkl. löneomkostnadspålägg (LOP). Utöver löner, arvoden, uppdragstillägg m.m. ingår här skattepliktiga förrättningsarvoden/lönetillägg vid tjänsteresor Förändring semesterskuld Dessa kostnader visar den månadsvis beräknade förändringen av semesterskulden. Semesterskulden definieras som skillnaden mellan upparbetade/intjänade och uttagna semesterdagar för varje arbetstagare. Förändringen av semesterskulden bokförs på konto 4081 och på den verksamhet där vederbörande är lönekonterad. För en person som tar ut hela sin årssemester kommer ingen kostnad att uppstå i bokslutet. Outtagna semesterdagar däremot kommer att medföra en kostnad och uttag av sparade dagar från tidigare år ge en negativ kostnad. Uttag av semester under året sker inte i takt med intjänade dagar, vilket får till följd att kostnadsbelastningen är högre första halvåret, negativ under juli-augusti och sedan successivt jämnas ut resten av året. Man måste alltså vara medveten om detta när resultatet avläses under året och kostnaderna följs upp. Sid 6-12

7 Övriga personalkostnader Här ingår bl.a. ersättning i form av traktamente (ej skattepliktig del), kurs- och konferensavgifter, kostnader för intern representation samt kostnader för friskvård Doktorander Lönekostnader för doktorander bokförs på konto Utbildningsbidrag Utbildningsbidragen bokförs på konto I bidragen ingår inte LOP Övriga driftskostnader Här ingår exempelvis förbrukningsvaror såsom böcker, papper, kemikalier m.m. samt vissa tjänster, t.ex. biljetter, konsulttjänster, serviceavtal och reparationer. Förvaltnings- och lokalavgifter ingår även här och också lämnade interna bidrag (kontogrupp 570). Avsikten är att till 2009 bryta ut de här kostnaderna och bilda en egen post för dessa interna kostnader Lokalkostnader Lokalkostnader innehåller direkta hyreskostnader, lokalvård, el, värme, reparationer och underhåll av fastigheterna samt avfallshantering och larm och bevakning. Lokalhyrorna betalas av fastighetsavdelningen till berörda fastighetsägare och vidarefakturerar sedan kostnaderna till fakultetsnämnderna Finansiella kostnader Finansiell kostnad är framför allt dröjsmålsränta på leverantörsfakturor Avskrivningar Utgifter för anskaffning av anläggningar fördelas (periodiseras) under deras ekonomiska livslängd och redovisas som avskrivningskostnader i RR. Som framgått ovan redovisas även avskrivningskostnader för de anläggningar som utgiftsbelastat en verksamhet Transfereringar Erhållna medel för finansiering av bidrag Visar finansiering av lämnade bidrag Lämnade bidrag Avser förmedling (transferering) från universitetet av bidrag. Lämnade bidrag ska beloppsmässigt motsvara Erhållna medel för finansiering av bidrag. Även stipendier bokförs här Totalt/Verksamhetsutfall På denna rad visas netto av verksamhetens intäkter, verksamhetens kostnader och transfereringar löpande. Beloppet motsvarar Årets kapitalförändring (se nedan) Årets kapitalförändring Denna post utgörs av periodens över- och underskott på resultatpåverkande verksamheter. Bokföring sker månadsvis. Sid 7-12

8 6.3 Balansräkning Allmänt Balansräkningen (BR) visar tillgångar och skulder samt det egna kapitalet vid varje periodavslut och kan tas ut för ett eller flera ansvarsställen. I balansräkningen kan även utläsas ställningen vid årets början (ingående balans/ib), årets utfall samt ställning vid årets slut (utgående balans/ub). I universitetets bokslutsunderlag ingår specifikationer per konto av samtliga poster i BR. I vissa fall utgörs specifikationen av listor från reskontror, t.ex. kundfordringar ur kundreskontran och leverantörsskulder ur leverantörsreskontran. I andra fall finns manuellt framtagna specifikationer, t.ex. gällande periodiseringar, varulager och reseförskott. I det följande ges kortfattade förklaringar till posterna i balansräkningen Tillgångar Balanserade utgifter för utveckling Innehåller bokfört värde av de immateriella anläggningstillgångarna, dvs. anskaffningsvärde minskat med ackumulerad värdeminskning (kontogrupp 10). För närvarande bokförs här utvecklingskostnader för större administrativa projekt som genererar ett värde i flera år, speciella licenser och dataprogram Byggnader Universitetet äger två fastigheter: Ågrenska villan och Studenternas hus Förbättringsutgifter på annans fastighet Här redovisas ny-, till- och ombyggnationer på annans fastighet, dvs. på alla fastigheter utom de egna. Även mark- och byggnadsinventarier samt installationer på annans fastighet redovisas under denna balanspost Maskiner, inventarier m.m. Innehåller bokfört värde av maskiner, datorer, inredning m.m., dvs. materiella anläggningstillgångar (kontogrupp 11 och 12) Finansiella anläggningstillgångar Innehåller bokfört värde av universitetets (fondförvaltningens) innehav av obligationer och andra värdepapper Varulager Visar värdet av varulager och boklager. Redovisas bara vid några enstaka enheter Kundfordringar Visar summan av obetalda kundfakturor med undantag för fordringar på statliga myndigheter (se nedan) Fordringar hos andra myndigheter Visar utestående kundfordringar på statliga myndigheter. Här redovisas också ingående moms för universitetet som helhet. Denna moms rekvireras månadsvis av ekonomiavdelningen från Skatteverket. Sid 8-12

9 Övriga fordringar Avser reseförskott och övriga förskott. Övriga förskott består av konto 1573 Annat förskott och 1584 Fordran utlägg; vidarefakturerat. Vidarefakturerat Utlägg för annans räkning redovisas på balansräkningen som en fordran på den som ska stå för kostnaden. Konto 1584 debiteras när utlägget/leverantörsfakturan registreras, för att senare krediteras när kundfakturan konteras och skickas till den som ska betala. Saldot på kontot ska hållas nere, dvs. fakturering ska ske så snart som möjligt. Eventuella saldon vid bokslut ska specificeras. Har ett utlägg bokförts med en vanlig kostnadskontering från början, måste korrigering av konteringen göras i efterhand med debitering av 1584 innan fakturering sker. Vid intern vidarefakturering ska inte 1584 användas utan säljande institution använder samma kontering som vid utgiften Handkassa Posten visar storleken på handkassan på konto Handkassa ska numera bara finnas i ett fåtal fall eftersom de ersatts av inköpskort Förutbetalda kostnader En förutbetald kostnad är en utgift som ägt rum innan resursförbrukningen skett, t.ex. hyror som betalas i förskott Upplupna bidragsintäkter Upplupna bidragsintäkter är ännu ej erhållna inkomster och utgör en fordran på givaren. Beloppet består av minussaldon på pågående projekt med icke-statliga givare (konto 1637) och med statliga givare (konto 1636). Projekt med minussaldo har i princip förskotterat utgifter Övriga upplupna intäkter Motsvarar innehållet i föregående post men avser uppdragsfinansierade pågående projekt Avräkning med statsverket Här redovisas universitetets avräkning av alla anslag gentemot staten. Ett exempel utgör avräkningen av grundutbildningsuppdraget. Bokföring sker endast centralt Likvida medel Beloppet räknas fram som skillnaden mellan Tillgångar och Skulder och visar då de likvida medlen vid aktuellt datum för ansvarsstället. Denna post utgör för institutionen dess andel av universitetets saldo i Riksgäldskontoret och den utgör underlag för ränteberäkning för universitetet gentemot Riksgäldskontoret Skulder Donationskapital inkl. resultatandel Består av kapital motsvarande universitetets fastigheter, dvs. Studenternas hus och Ågrenska villan. Dessutom ingår resultatandelar från Holdingbolaget vid GU och dess dotterföretag Balanserad kapitalförändring Beloppet för ingående balans visar disponibelt överskott (minustecken på BR) eller underskott och som överförts från föregående år. Redovisning sker på konto 2070 på resultatpåverkande verksamheter. Sid 9-12

10 Under året överförs föregående års kapitalförändring (konto 2090) till balanserat kapital Årets kapitalförändring Beloppet avser periodens över- eller underskott på resultatpåverkande verksamheter (konto 2090) Avsättningar för pensioner Visar värdet av de pensionsförmåner som universitetet åtagit sig att bekosta. Bokförs endast på centralt ansvar Lån Innehåller värdet av de lån som universitetet (internbanken) tagit upp hos Riksgäldskontoret för finansiering av anläggningstillgångar Skulder till annan myndighet Visar leverantörsskulder till statliga leverantörer Leverantörsskulder Visar leverantörsskulder till andra än statliga svenska leverantörer samt till utländska leverantörer Övriga skulder Avser exempelvis preliminär skatt samt skulder till anställda (personligt utlägg) m.m. Kassaproformor (konto 25995) bokförs också under denna post samt inbetalda depositioner för nyckel-/kodkort Upplupna kostnader Avser kostnader som kan hänföras till den aktuella perioden men som inte hunnit utbetalas, t.ex. arvoden som avser undervisning i december men som utbetalats i januari året efter Oförbrukade bidrag Består av positiva saldon (kreditsaldon) på pågående projekt (konto 2736, statliga finansiärer resp. 2737, icke statliga finansiärer) Avsättning bidragsfinansierade anläggningstillgångar Avser det kapital som är avsatt för att användas till avskrivningar på bidragsfinansierade anläggningstillgångar (konto 27394). Se även avsnitt Övriga förutbetalda intäkter Förutbetald intäkt är en inkomst som hör till kommande period. Här ingår exempelvis oförbrukade uppdragsmedel avseende utbildning respektive forskning. 6.4 Åtgärder på institutions- och nämndnivån På ekonomiavdelningens hemsida under Uppföljning återfinns checklistor med anvisningar som beskriver i detalj vad som behöver göras innan de olika periodavsluten. 6.5 Saldoöverföring Saldoöverföringen från föregående sker efter att årsredovisningen lämnats i slutet av februari. Utgående balanser förs över som ingående balanser på ansvars-, konto- och verksamhetsbegreppen i konteringssträngen. Ingen överföring sker däremot till fritt fält-koden. Sid 10-12

11 BILAGA 1 RESULTATRÄKNING Anslag Uppdrag Försäljning Bidrag Finansiella intäkter Periodisering pågående projekt Avsättning bidragsfinansierade anläggningar Intäkter Lönekostnader Förändring semesterskuld Övriga personalkostnader Doktorander Utbildningsbidrag Övriga driftskostnader Lokalkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar Kostnader Erhållna medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Transfereringar Årets kapitalförändring vid senaste avslut av resultaträkning Sid 11-12

12 BILAGA 2 BALANSRÄKNING Balanserade utgifter för utveckling Byggnader Förbättringsutgifter annans fastighet Maskiner, inventarier m.m. Finansiella anläggningstillgångar Varulager Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga fordringar Handkassa Förutbetalda kostnader Upplupna bidragsintäkter Övriga upplupna intäkter Avräkning med statsverket Motplacering internt Kassa, plusgiro och bank Likvida medel Tillgångar Donationskapital inkl. resultatandel Balanserad kapitalförändring Årets kapitalförändring Avsättningar för pensioner Lån Skulder till annan myndighet Leverantörsskulder Övriga skulder Upplupna kostnader Oförbrukade bidrag Avsättning bidragsfinansierade anläggningar Övriga förutbetalda intäkter Skulder Sid 12-12