Frukostmöte Maj Välkomna!

Transkript

1 Frukostmöte Maj 2018 Välkomna!

2 Presentation av nya medarbetare och förändringar på ekonomiavdelningen

3 Formulär direktupphandling Kontoförändringar Agenda Donationer Interna konton och utdebiteringar Lönekontering Primula jmf UBW Samfinansiering Bensträckare Orgip ORGANISATIONSSTRUKTUR STODGR PROJEKTLEDARE REKOMMENDATIONER FRAMÅT Delårsbokslut Avstämningslista Periodisering av brytdag Manuella utbetalningar ny rutin från 30 maj Övrigt

4 Formulär direktupphandling 4

5 Direktupphandlingsformulär Nuvarande rutin: Beställaren fyller i en excel-fil och skickar in den till Inköp och upphandlingsenheten Ofta ofullständigt ifylld Kommande rutin: Formulär i UBW Kommer granskas av inköpssamordnare och attestant Efter attest till Inköps och upphandlingsenheten Fördelar med formuläret: Säkerställa attest Möjlighet till bättre uppföljning Alla begäran sparade på samma ställe. Petter Linderborg

6 Donationer

7 Information om donationer Ett arbete inom UF pågår med att förtydliga regler och anvisningar kring donationer. Donation Bidrag Uppdrag Ingen motprestation som krav Ingen motprestation som krav Krav på motprestation Beslut om samfinansiering (om inte Full kostnadstäckning (Kalkyl för uppdragsforskning) full kostnadstäckning ges av finansiären) Gåvobrev/Avtal Gåvobrev/Avtal Uppdragsavtal Rekvireras oftast men ibland faktura Faktureras mestadels Mervärdesskattelagen (moms) Kontogrupp 35 Kontogrupp 35 Kontogrupp 33 Verksamhetskod 3* Verksamhetskod 5*, 6* Diarieförs i W3D3 Diarieförs i W3D3 Syftet med arbetet är att få en samlad bild av mängden donationer KI får och från vilka finansiärer. Behov av nya konton som kan kombineras med begreppet FIN. Nya donationskonton blir följande enligt nedan. Konto 3516 Donationer, svenska Konto 3525 Donationer, inom EU Konto 3526 Donationer, utom EU Konto 3566 Vidareförmedling av donation Helena Derby Johansson

8 Fortsättning donationer Enhetlig rutin/process för samtliga donationer. Samordnad central hantering av donationer hos UK donationen betalas in på bankgiro hos UK och inte på institution. I en övergång till nytt arbetssätt skickar institutionen vidare eventuella inbetalda donationer till UK, som bokar in den på aktuellt projekt.? Hur ofta kommer donationer direkt till institution? Implementering av nya konton och förändrat arbetssätt kommer att ske successivt under hösten Dock kan ni redan nu informera om att inbetalning av donation kan styras till UK men bokas då på befintliga konton vi har för bidrag tills nya konton är implementerade. Helena Derby Johansson

9 Interna konton

10 Framtagna riktlinjer - internkonton Huvudregel = transaktionen hanteras så som den inkommit till KI d.v.s. som intäkt eller kostnad intäkts- eller kostnadsreducera vid bokning mellan projekt eller institutioner. Användning av kontopar endast vid internförsäljning av förädlad vara eller mer omfattande tjänst som innehåller annat än arbetad tid, som exempelvis djurstallning eller någon corefacilitet (analystjänst, biobank eller liknande). Gällande kontopar är: 34118/57918 alt alt /57919 alt alt OBS! I försäljningspriset ska INDI inkluderas, vilket innebär att dessa kostnadskonton inte triggar INDI. Dock gäller detta inte hyresdebiteringar som är undantagna INDI. Finns behov av ytterligare kostnadskonton mailas redovisning@ki.se. Vid felaktig kontering eller missad delning av extern leverantörsfaktura används kostnadsreducering på externt kostnadskonto och aktuella institutionsprojekt med intern bokföringsorder. Helena Derby Johansson

11 Förändringar av internkonton Vad gäller t o m Q2 ( )? Lönekostnader hanteras med lönekontering i Primula annars kostnadsreducering på konto Internhyran och övriga lokalkostnader kostnadsreducering på konto och centralt projekt med stödgrupp I820. Övriga varor/förbrukning kostnadsreducering på konto Övriga tjänster kostnadsreducering på konto Vad gäller fr o m Q3 ( )? Lön- och personalkostnader hanteras med lönekontering i Primula annars kostnadsreducering på konto Lokalkostnader kostnadsreducering på konto och centralt projekt med stödgrupp I820 Övriga varor/förbrukning kostnadsreducering på konto Övriga tjänster kostnadsreducering på konto OBS! Tänk på att alla kostnadsrader i en intern bokföringsorder måste attesteras så att de hanteras i flödet. Helena Derby Johansson

12 Lönekontering Primula jmf UBW

13 Lönekontering Primula jmf UBW Huvudregel kontinuerlig kontering via primula Primula ska spegla arbetsinsatsen i så stor utsträckning som möjligt INDI justeras efter primula kontering Konteringsändringar via blankett konteringsändring Görs av huvudinstitution (där den anställde finns) Gå igenom era interna löneavtal så att de lirar med uppsättningen Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

14 Samfinansiering Teamwork

15 Samfinansiering Vad har hänt sen sist Ny funktionalitet i UBW, med samfinansierings % och $ i avtalsreskontra Tekniska rutiner för reskontra och rapporter är utskickade Informationskomplettering av ja avtal ska ske innan Q2 Hur ser det ut i systemet låt oss se! Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

16 Samfinansiering grupparbete Målet att hitta ett arbetssätt för KI på sikt, låt oss diskutera Diskussionsfråga (10min) Hur skulle vi kunna ytterligare harmonisera den praktiska samfinansieringsrutinen för KI? Exempel på frågor som kan besvaras/diskuteras: Har vi en tydlig rutin idag på vår institution och är de lika med de som de andra institutionerna gör? Var ska samfinansiering ske ifrån projekt; inom gruppen, från prefekt eller finns det andra projekt, vad tycker ni? Ska det vara specifika projekt för samfinansiering, varför eller varför inte? Vad ska ske om man inte har fått eller det tar slut på fria medel, ska samfinansieringsbokningar göras/fortsätta, vad tycker ni? Vad ska finnas för flexibilitet, om något, mellan institutionerna att göra egna bokningsrutiner och i så fall vilka skillnader skulle kunna legitimera detta? Vad mer behöver tas hänsyn till? Etc. Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

17 Dags för bensträckare!

18 Organisationsstruktur Primula i UBW Projektets avslut

19 Organisationsstruktur Speglas från Primula Skapas bara i UBW Proj kopplas i UBW Primula UBW XX - Institution XX - Institution XX Avdelning XX Enhet XX Team PROJEKT 4 XX.NN - Avdelning XX NN - Avdelning XX NN - Enhet XX NN - Team PROJEKT 3 XX.NN.12 - Enhet XX NN 12 - Enhet XX NN 12 - Team PROJEKT 5 XX.NN.12.BB - Team XX NN 12 BB - Team PROJEKT 1 PROJEKT 2 Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

20 Hitta struktur i UBW Klienten Webben Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

21 Bra att veta om rutiner UBW speglar Primula Ändring, öppning och stängningar speglas Ska gå filer varje torsdag för avläsning vilket sköts av Support Systems Uppdatering i UBW från Team för övriga objekt 4 gånger/dag Vid nyupplagt eller ändring av Team på projekt Vid större förändringsjobb (Team, Projled etc.) kan ni vända er till support systems eller redovisning och controlling för Excelinläsning Månaden efter kvartalet sker kontroll av saldo på stängda objekt Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

22 Begrepp Projektledare (PROJLED) Är en anställd eller anknuten som nödvändigtvis inte har formell delegation som ledare eller liknande inom KI men ansvarar för uppföljning och/eller rapportering av ett/flera specifika projekt Ersätter en eventuell sekundär struktur (ex. projekt för anknutna, pensionärer som fortfarande är verksamma men utan formellt ledarskapsansvar etc.) Underhålls av Institutionen direkt i UBW Möjliga projektledare är användare (ANV) som kommer från IDAC/IKAT Tekniskt koppling kvarstår, därmed sker manuell uppdatering av PROJLED värden, kommer förhoppningsvis åtgärdas innan Q2 Primulakod (Beteckningskod i siffror) Är Primulas koden för en enskild organisatorisk enhet (Team, Enhet, Avd, Inst) Ännu inte upplagd i UBW men är på gång, teknisk uppsättning diskuteras fortfarande Gemus (STODGR) Är KIs gemensamma uppföljningsstruktur Innefattar i nuläget INDI och Faciliteter på Scilife samt lite annat Kommer kunna nyttjas framöver för institutionsöverskridande uppföljning/rapportering Hör gärna av er om ni har förslag på vilka koder som skulle behövas (bör kunna nyttjas av flera inst) Grupp (GRP/GRUPP) Grupp och Grp som begrepp kommer att försvinna från UBW Tekniken diskuteras forstfarande Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

23 Rekommendation från Projektet Attest- och delegationsordning Resurs Få in resurs i lönekonteringen för att kunna mappa befattning Tvingande på konton för löne- och övriga personalersättningar Korrigering av lönekontering bakåt Att särredovisa period Har överlämnats till HR för vidare arbete Grunddatatillgänglighet och upprepning Information upprepas väldigt ofta mellan projekt, kontering och avtalsreskontra samt excelfiler Projektmodul tillsammans med fastslagning/definiering av källa Rapporter KI gemensamma avrapporteringsmallar (största finansiärerna) Arbetet kommer kunna påbörjas efter implementation av resurs och beslut om projektmodulens införande är tagen Institutionscentralt bör omdefinieras eller definieras bättre Det är något rörigt vad som är institutionscentralt och hur det kan nyttjas som nyckeltal på bästa sätt Leverantörstrohet Hur trogna är vi gentemot våra leverantörer För stort arbete med att ta avtalstrohet i första skede Övrigt Finns fler övrigt punkter av större och mindre karaktär, så som kontering på Team, verksamhetskodsöversyn etc. Eva Tegelberg/ Cecilia Modig 29 maj

24 Tidsplan Q2 o julibokslut.

25 Q2-bokslutet och planering av det Inga bokslutsspecar behövs Inga detaljerade sidor med sidhänvisning på 1632/1672 utan vi gör stickprov. Längre tid innan stängning för utrymme att hinna Skicka fakturor o rekvisitioner alternativt boka upp intäkter Hantera leverantörsfakturor och boka upp kostnader ny rutin för Analysera och reflektera Rutin för brytdagsuppbokning kommer i början av juni. Julibokslutet Bokföring av bankhändelser Avräkningskonton Ingen Intrastat-rapportering Frågor kring boksluten???

26 Manuella utbetalningar i UBW

27 Manuella utbetalningar i UBW Syfte: att digitalisera attestflödet, säkerställa & effektivisera processen Ny registreringsingång och ny ver.typ Ekonom registrerar utbetalning till attestant utifrån attestregelverket Ny rutin från 30 maj Viktigt att ni informerar om detta; ex attestanter Namn Efternamn 29 maj

28 Övriga frågor eller synpunkter?