Processer och IT-stöd för EFH. Dialog med institutionsekonomer 25 och 26 juni, 2014

Transkript

1 Processer och IT-stöd för EFH Dialog med institutionsekonomer 25 och 26 juni, 2014

2 Syfte och mål med mötet Syftet med mötet är att: redogöra för status kring EFH sprida information om vanligt förekommande frågor skapa tillfälle för deltagarna att ställa frågor Målet med mötet är att: deltagarna har fått svar på funderingar deltagarna förstår sin roll att stödja verksamheten på sin institution i samband med löpande förvaltning och support av EFH 30 juni

3 Agenda Inledning Status i e-handelsprojektet Status kring förvaltning och support EFH Institutionsekonomens roll Genomgång av vanligt förekommande frågor Ny funktionalitet Frågor Nästa steg 30 juni

4 Övergripande tidplan för e-handelsprojektet 2012 höst 2013 vår 2013 höst 2014 vår 2014 vår-sommar 2015 Behovsanalys Upphandling Införande, etapp 1 Införande, etapp 2 Förädling / förvaltning 1/10 Projektet startar 5/7 Avtal tecknat med Unit4 Agresso Annonsering av upphandling 7/4 EFH driftsatt Första beställning gjord i pilotdrift 28/8 Start av utrullning 30 juni

5 Status i e-handelsprojektet - 24 juni EFH har varit i drift i snart tre månader Inköpsfunktionaliteten håller på att färdigställas Avvikelser från acceptanstest håller på att justeras Leverantörsanslutningar pågår kontinuerligt, men tar tid Två institutioner, C4 och H5, har påbörjat pilotdrift i inköpslösningen Kommer att pågå under sommaren Begränsad omfattning Interaktiv inköpskurs i ping pong är klar 30 juni

6 Agenda Inledning Status i e-handelsprojektet Status kring förvaltning och support EFH Institutionsekonomens roll Genomgång av vanligt förekommande frågor Ny funktionalitet Frågor Nästa steg 30 juni

7 Status EFH-drift Funktionalitet Inläsning av leverantörsfakturor bedöms nu vara i normaltakt Fakturainläsningen från fakturaväxel ligger nu på klocka (en gång per timme) Fakturahistorik från Contempus till Agresso Efter sommaren Vikariehanteringen är införd Där godkännare och attestant på egen hand kan tilldela en ersättare under frånvaro och semester (en inst.ekonom kan ej väljas) Utbetalningar till leverantörer utförs centralt från juni Periodisk faktura införs succesivt i samband med utrullning av inköp Det gäller periodiskt återkommande fakturor såsom hyra Regelverk kan sättas upp för att underlätta hantering 30 juni

8 Status EFH-drift Förvaltning och support Support till slutanvändare fungerar ej tillfredsställande Många frågor från användare direkt till istället för till institutionsekonom Långa svarstider på frågor till Vanliga förekommande frågor och svar har samlats in och återfinns och uppdateras på intranätet Utmaningar kring prestanda - utredning pågår Långa svarstider t.ex. vid vidarebefordra faktura, söka faktura på webben 30 juni

9 Summering utredning av prestanda Tvådagarsanalys genomförd under vecka 24 Unit4 Agresso, Systemgruppen Agresso samt KI ITA resulterade i ett antal förslag till åtgärder Uppdatering (ny patch) av Agresso Uppdatera Forskarwebben 1 gång/dygn istället för 2 ggr/h Använda AppCenter Ny princip för hur temporära filer lagras Utredning av nät behöver dock fortsätta Ingen systematik i hur prestandaproblem uppkommer KI ITA tar ansvar för att säkerställa att arbetet drivs vidare och genom att involvera Teknisk förvaltningsledare från ITA och Unit4 Agresso 30 juni

10 Agenda Inledning Status i e-handelsprojektet Status kring förvaltning och support EFH Institutionsekonomens roll Genomgång av förekommande frågor Ny funktionalitet Frågor Nästa steg 30 juni

11 Rollen som institutionsekonom Utgöra första linjens support till verksamheten kring EFH Ta emot frågor och synpunkter från slutanvändare och försök att stödja användaren Om du inte kan lösa på egen hand prata med annan institutionsekonom på din institution därefter kontakta där ärendet är väl beskrivet. Informera användarna på din institution om hur EFH fungerar Se till att nya användare genomför Ping pong utbildning Bjud in till genomgångar vid behov Förklara var handbok finns och hur de kan nå er vid frågor 30 juni

12 Agenda Inledning Status i e-handelsprojektet Status kring förvaltning och support EFH Institutionsekonomens roll Genomgång av vanligt förekommande frågor Ny funktionalitet Frågor Nästa steg 30 juni

13 Process för hantering av leverantörsfaktura Leverantör Fakturor på papper Svefakturor / Interna fakturor Inrikes: Danske Bank Utrikes: SEB Utbetalning KI-Fakturor Box Stockholm Skanningscentral / Fakturaväxel KI-ID / Behörig beställare Central ekonom Institutionsekonom Attestant Faktura klar för betalning SU11 SU 07/08 (centralt from. 2/6) 30 juni

14 Rollfördelning i faktura flödet Dummy-konterad orderlös faktura Godkännare Institutionsekonom Attestant Attesterad faktura klar för betalning Granska och kontera projekt (dummykonto kan vara kvar) Bifoga underlag vid behov Periodisera faktura vid behov Godkänna faktura Granska faktura och kontrollera kontering Omkontera vid behov T.ex. rätt projekt Omkontera moms vid behov Granska Attestera Avvisa faktura till central ekonom för hantering Avvisa faktura till central ekonom om fakturabelopp eller leverantör är fel Avvisa faktura till institutionsekonom t.ex. vid behov av omkontering 30 juni

15 med målet att underlätta för attestant och att säkerställa ökad kvalitet i uppföljningen Fakturor som behöver kompletteras innan distribution till godkännare stoppas i en central hantering Central fakturahandläggare kompletterar med ev. ny leverantör Institutionsekonom kompletterar vid behov om referenskod saknas eller är felaktig Institutionsekonom granskar orderlösa fakturor innan attestant I stället för att det sker i efterkontrollen Periodisering av fakturan sker i flödet I stället för sidoordnad manuell hantering Underlättar bokslutsarbete och förbättrar uppföljning av kostnader 30 juni

16 Vikariehantering - ny funktion Under menypunkten Min anställning Egna inställningar finns funktionen Mina ersättare som möjliggör för användare i Self service att själva aktivera ersättare. Du kan välja mellan personer på din institution. En person som har rollen institutionsekonom kan inte väljas som vikarie. Om du saknar ett namn hör av dig till Ekonomisystem@ki.se så lägger de upp personen. 30 juni

17 Vikariehantering ny funktion Ange sedan vilka datumintervall personen ska vikariera. Du har möjlighet att lägga upp flera olika ersättare under den period du är borta. Beskrivning finns i handbok för EFH. 30 juni

18 Periodisera faktura Alla fakturor som överstiger 50 tkr bör bedömas för att säkerställa att kostnaden landar i rätt period. Det rör framförallt förskottsfakturor t.ex. hyror. Tänk på att beloppsgränsen 50 tkr gäller per månad, vilket innebär att om en faktura är på 51 tkr men avser två månader framåt behöver den inte periodiseras. Syftet med att periodisera kostnader till rätt period är att uppfylla grundläggande redovisningsregler och att förbättra analys av utfallet. Genom att periodisera fakturor som omfattar flera perioder direkt i fakturaflödet kommer kostnaden att landa på rätt period och bokslutsarbetet underlättas. 30 juni

19 Frågor och svar Fråga Jag har fått en debet och en kreditfaktura av en leverantör. Vad ska jag göra? Behöver förfallodatumet på kreditfakturan tidigareläggas? Svar Fakturorna godkänns och attesteras var för sig. De kommer att bli reglerade med automatik i samband med att fil med betalningar skapas. Förfallodatum behöver ej ändras. Alla attesterade kreditfakturor betraktas som förfallna när betalningsfil skapas. Tänk även på att alltid använda samma konto och projektnummer på kreditfakturan som du använde på debetfakturan för att uppföljningen ska bli korrekt. Jag som godkännare har fått en faktura som ska godkännas av en kollega på min institution. Vad gör jag? När ska jag som godkännare avvisa en faktura till central fakturahandläggare? Du vidarebefordrar fakturan till din kollega genom att först välja åtgärdsknappen Vidarebefordra och därefter söka ut person genom att ange t.ex. inledande bokstäver i namnet. Du ska inte avvisa fakturan. En faktura ska vanligen inte avvisas till central fakturahandläggare. Men om fakturan är felaktigt ställd till annan organisation/myndighet/företag än Karolinska Institutet bör den avvisas. En faktura kan också avvisas om den ska makuleras t.ex. om en faktura felaktigt kommit in dubbelt. Tänk på att alltid skriva en förklarande kommentar i samband med att du avvisar en faktura. En faktura ska inte avvisas till central fakturahandläggare i andra fall, t.ex. om du saknar utlovad leverans av en leverantör. Då kontaktar du leverantören som antingen fullgör sitt åtagande eller skickar en kreditfaktura. 30 juni

20 Frågor och svar Fråga Jag har ett dokument som jag skulle vilja bifoga till fakturan. Hur gör jag? Jag råkade bifoga fel dokument till fakturan. Hur får jag bort den? Svar Du klickar på ikonen Dokument placerad längst upp till vänster när du är inne på en faktura. Fönstret Dokumentarkiv öppnar sig. Det är viktigt att du markerar rätt mapp Bilaga till leverantörsfaktura. Se i övrigt Handboken som återfinns på intranätet. Om du har bifogat ett dokument till en faktura kan du inte ta bort den. Skriv en kommentar att bilagan är felaktigt bifogad och bifoga den korrekta bilagan. Jag har bifogat ett dokument till en faktura men dokumentarkivet lysen inte gult? Är verkligen dokumentet bifogat? Vad är det för skillnad mellan Central fakturahandläggare och en institutionsekonom? Ja, om du ser dokumentet i dokumentarkivet i rätt mapp så är dokumentet bifogat. Ikonen Dokument kommer att lysa först när fakturan når nästa person i fakturaflödet. Central fakturahandläggare har bl.a. ansvar för att ta hand om fakturor som fastnar i flödet t.ex. hantera en faktura som har felaktig referens. De har behörighet att hantera fakturor på hela KI. Institutionsekonom kan ha ansvar för en eller flera institutioner. En institutionsekonom har ansvar att kontrollera fakturorna som passerat en godkännare t.ex. kontrollera att korrekt bilaga är bifogad. Institutionsekonomen har inte behörighet att göra aktiviteter förknippat med förkontroll. 30 juni

21 Frågor och svar Fråga Jag vet aldrig när man skall tabba eller om man måste ställa markören i respektive fält vid inmatning av t.ex. konto eller projekt. Vad gäller? Det är krångligt att förstora fakturabilden, speciellt i samband med e-fakturor. Vad kan göras åt det? När en faktura ska konteras på flera rader skulle jag vilja kunna ange ett procentbelopp för att underlätta konteringen. Kan detta ordnas? Jag ska åka bort på semester i två veckor. Hur gör jag om jag vill utse en vikarie till mig? Jag lyckas inte se var en faktura är i fakturaflödet d.v.s. vilken person som har fakturan. Hur gör jag? Svar Tab är den tangent som vanligen används i Agresso för att förflytta markören framåt. Att använda tab istället för att klicka sig fram går dessutom ofta snabbare. Ja, det kan upplevas mer besvärligt än i Contempus. Ett tips här är att införskaffa dubbla bildskärmar för de användare som hanterar stora volymer fakturor. Då kommer fakturan visas i den ena skärmen vilket brukar upplevas positivt. Nej tyvärr inte i fakturaflödet. Att ange procent i samband med kontering av rekvisition kommer dock att finnas i inköpssystemet i takt med att utrullning av inköp sker. Det finns en vikariefunktion i Agresso som nu är införd. Ett sätt är att i rapporten Mina historiska fakturor, som finns i mappen Globala rapporter, klicka i kolumnen Status arbetsflöde. Om du klickar på en faktura med status Under attest visas en grafisk bild vilka personer som har hanterat fakturan och var den ligger just nu. 30 juni

22 Frågor och svar Fråga När jag har valt en faktura att hantera så utnyttjas inte hela arbetsytan. Kan det förbättras? Varför kan inte attestanten ändra projektnummer? Vi som ekonomer upplever det som negativt att vi på vår egen institution inte kan lägga om fakturor från en användare till en annan användare, utan godkännaren själv måste vidarebefordra fakturan. Detta kunde vi göra i Contempus - varför inte i Agresso? Systemet är segt och långsamt. Vad beror det på? Svar Det stämmer och är något som flera användare har poängterat. Tyvärr inget vi kan göra något åt men synpunkter har framförts till leverantören. Förhoppningsvis kommer ytan nyttjas bättre i framtida systemversioner. Att attestanten inte kan ändra projekt har varit i strävan att göra det så enkelt som möjligt för attestanten. D.v.s. målsättningen är att faktura inkl. kontering är korrekt och kontrollerad när den når attestanten. Det är därför viktigt att sträva efter att redan vid beställning ta reda på vilket projekt som ska belastas. Det har sin grund i att det i Agresso bara är en klient, ett s.k. systemföretag. Alla fakturor, för alla institutioner, ligger på samma ställe. I Contempus hade varje institution som ett eget företag vilket gjorde det enklare. Det stämmer att flera användare har upplevt systemet som långsamt. Datorernas prestanda har förbättrats men vissa problem kvarstår. Därför håller en åtgärdsplan på att utarbetas mellan leverantören och vår IT-avdelning. 30 juni

23 Frågor och svar Fråga När jag loggar ut från Agresso tycks jag ändå inte vara riktigt utloggad. Vad beror det på? Jag får mystiska fel som mina kollegor ej råkar ut för. Vad kan detta bero på? Jag skulle behöva få behörighet att arbeta i Agresso. Hur gör jag då? Svar Det har att göra med single-sign-on (SSO) påloggning. Det är därför viktigt att säkerställa att du stänger browsern/webbläsaren ordentligt (inte bara den flik eller det fönster där du körde Agresso utan HELA webläsaren) förutom att logga ut från systemet. Detta är speciellt viktigt om du använder en dator som används av andra användare. En orsak kan vara att du använder en webläsare som inte stöds av Agresso. Följande webläsare rekommenderas att använda i kombination med Agresso: Internet Explorer v9, Mozilla Firefox (senaste officiella release), Google Chrome (senaste officiella release). Kontakta i första hand administrativ chef på din institution. Det finns ett formulär i Excel som innehåller olika uppgifter såsom KI-ID, namn, institution, vilken roll man ska ha i systemet. Formuläret upprättas och skickas sedan via e-post till systemgruppen för upplägg i systemet. Adressen är: ekonomisystem@ki.se. 30 juni

24 Agenda Inledning Status i e-handelsprojektet Status kring förvaltning och support EFH Institutionsekonomens roll Genomgång av förekommande frågor Ny funktionalitet Frågor Nästa steg 30 juni

25 Agenda Inledning Status i e-handelsprojektet Status kring förvaltning och support EFH Institutionsekonomens roll Genomgång av vanligt förekommande frågor Ny funktionalitet Frågor Nästa steg 30 juni

26 Uppföljningsmöten med ekonomer Vi önskar ha en fortsatt dialog med er och kommer att bjuda in till två möten under hösten 2014 Syftet är att sprida info samt fånga era synpunkter 30 juni

27 Ny utbildning för inköpsflödet i Ping Pong Ny utbildning med fokus på inköp är utformad i Ping Pong Målgruppen är Behöriga beställare Attestanter Efter varje kursavsnitt kommer ett test 30 juni

28 Utbildningen i Ping Pong är rollbaserad och innehåller ett antal texter som förklarar olika moment och begrepp i systemet. Några korta filmer visar rent praktiskt hur du arbetar i systemet. Varje kurs täcker olika utbildningsmål och avslutas med ett test. 30 juni

29 Tack för att ni kom hit 30 juni