Anvisningar anställning och huvudanställning vid Karolinska Institutet i Primula

Transkript

1 Anvisningar anställning och huvudanställning vid Karolinska Institutet i Primula Fastställd av HR-direktören, Gäller från och med Bilagor Detta dokument har följande bilagor kopplade till sig: Nr Beskrivning

2 Anvisningar: hantering av flera anställningar i Primula 2 Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 Bakgrund Syfte med dokumentationen Målgrupp för dokumentationen Referenser Rutiner vid registrering av anställningar i Primula Anställning vid KI Placeringar vid KI Förenad anställning... 5

3 Anvisningar: hantering av flera anställningar i Primula 3 1 Inledning Bakgrund Idag kan en medarbetare ha en eller fler typer och varianter av anställningar vid Karolinska Institutet (KI). Det kan exempelvis vara två anställningar på två olika organisatoriska enheter eller samma organisatoriska enhet osv. KI har som mål att alla personer ska ha en anställning vid KI och att detta speglas på ett korrekt sätt i våra systemstöd. Detta dokument har arbetats fram av HR-avdelningen för att förtydliga vad som gäller för ett anställningsärende och när ytterligare anställningsärenden måste skapas i Primula. 1.2 Syfte med dokumentationen Syftet med dokumentet är att: Tydliggöra vilket underlag som ska upprättas av verksamheten Tydliggöra hur underlaget ska hanteras i lönesystemet dvs. när man ska skapa ett nytt/inte nytt anställningsärende i Primula 1.3 Målgrupp för dokumentationen Målgruppen för dokumentationen är: Medarbetare som arbetar med att registrera anställningsärenden i Primula Medarbetare som upprättar anställningsbeslut vid förändringar av en anställning eller nyanställning Medarbetare med chef- eller ledarbefattning 1.4 Referenser Relaterat till dokumentet: Regler och riktlinjer huvudanställning vid Karolinska Institutet, dnr 1-168/2017 Anställningsavtal tidsbegränsat Anställningsavtal tillsvidare Placeringsbeslut för intern rekrytering

4 Anvisningar: hantering av flera anställningar i Primula 4 2 Rutiner vid registrering av anställningar i Primula 2.1 Anställning vid KI Följande hantering gäller: Vid nyanställning upprättas ett nytt avtal och ett nytt anställningsärende i Primula. I de fall en medarbetare redan har anställning på deltid vid KI och får ytterligare en deltidsanställning så ska ett nytt anställningsavtal upprättas mellan KI och medarbetaren avseende den nya deltidsanställningen. I de fall en medarbetare har anställning på KI men erbjuds ett nytt arbete utanför arbetsskyldigheten upprättas ett nytt anställningsavtal. 2.2 Placeringar vid KI En medarbetare kan ha en eller flera placeringar vid KI. Följande hantering gäller: I det fall en medarbetare får en ny placering (är verksam) vid KI så ska ett placeringsbeslut upprättats av KI om placeringen ryms inom medarbetarens arbetsskyldighet. Möjlighet till delad kontering på anställningen utifrån upprättat placeringsbeslut finns i Primula. Se Regler och riktlinjer huvudanställning. Placeringen registreras i PA-webben av HR-handläggare. När placeringen registreras i PA-webben sker följande: - Information ges till bibliometrisystemet - Det kommer att synas på webben att medarbetaren tillhör flera organisationer. - Medarbetaren får behörighet till den enhets mapp som finns tillgänglig på den gemensamma filservern I det fall en medarbetare får en ny placering vid KI som inte ryms inom medarbetarens arbetsskyldighet så ska ett nytt anställningsavtal upprättas.

5 Anvisningar: hantering av flera anställningar i Primula Förenad anställning En medarbetare kan ha en förenad anställning, även kallad för kombinationsanställning, vilket innebär att en anställning vid KI är kombinerad med en klinisk anställning inom hälso- och sjukvården. Följande hantering gäller: Ett anställningsavtal ska finnas upprättat mellan KI och medarbetaren. I anställningsavtalet ska omfattningen vara angiven till faktisk arbetad tid vid KI. Grundomfattningen ska vanligen vara angiven till 70 procent. Annan arbetstidsfördelning kan förekomma efter överenskommelse mellan KI och berörda sjukvårdshuvudmän. På upprättat anställningsavtal från KI ska det under Övrigt framgå att Anställningen är förenad med en anställning inom SLL/SLSO, fördelningen är initialt x % på KI och y % på SLL/SLSO. Angiven lön avser KI-delen. Enligt lokalt kollektivavtal tillämpas schablonsemester. I Primula ska det skapas ett anställningsärende utifrån uppgifter i upprättat anställningsavtal där omfattningen anges vanligen till 100 procent och grundomfattningen anges vanligen till 70 procent.