Stiftelsen Friends Rekryteringspolicy

Transkript

1 Stiftelsen Friends Rekryteringspolicy Beslutad av Styrelsen Giltig fr.o.m Revidering Årligen och vid behov Upprättande och revidering Versionsnummer Datum Fastställd av Författare/funktion Typ av revidering Styrelsen Kansliet Referens till externa och interna regelverk Externa regelverk Interna regelverk 1

2 Innehåll 1 Syfte Roller och ansvar Etik Information Ansökningar Rekrytering Om ansökningstiden gått ut till en tjänst Spontanansökningar Anställdas medarbetares ansökningar Workbuster Intervju Tester och personlighetsanalyser Referenstagning Att tacka nej Anställningsavtal Utdrag från belastningsregistret När rekryteringen görs av extern part Efterlevnad

3 1 Syfte Väl genomtänkta rekryteringar är en viktig del av Friends utveckling för att långsiktigt arbeta mot vår vision; en värld där inga barn utsätts för mobbning. Med denna policy vill vi tydliggöra och vägleda hur vi rekryterar för att säkerställa konfidentialitet, kvalitet och effektivitet, och möjliggöra mångfald för att bidra till att nå våra mål. 2 Roller och ansvar Samtliga rekryteringar ska förankras i ledningsgruppen. Rekrytering av medlemmar till ledningsgruppen ska förankras i styrelsen. Närmaste chef är ansvarig för genomförandet av rekryteringsprocessen, intervjuer, urval, anställning samt introduktion av den nyanställda. 3 Etik 3.1 Information - Ge alltid ärlig och objektiv information om företaget, arbetsuppgifter, anställnings- och arbetsförhållanden. Båda parter ska på sakliga grunder kunna bedöma om man passar för varandra. - Behandla alla rekryteringshandlingar konfidentiellt. Kandidaterna måste kunna vara helt säkra på att deras ansökningshandlingar inte läses av obehöriga eller kommer i orätta händer. - Diskutera aldrig personer som sökt en befattning eller som man intervjuat med utomstående. 3.2 Ansökningar Rekrytering - Om CV mottas per e-post i rekryteringar hänvisar vi alltid till Workbuster och ber kandidaten ansöka där. - Alla ansökningar som ändå mottagits till inkorgen ska efter avslutad rekrytering raderas från inkorgen, både under mottaget och skickat. Ansökningar vi vill spara sparar HR ned på G:\HR\Personal\Rekrytering\Sparade CVn. Endast HR har tillgång till denna mapp. Ansökan sparas i max ett år och raderas sedan under ansvar av HR. Meddela personen att vi sparar hens ansökan. - Cv:n som laddas ned från Workbuster hamnar i mappen Hämtade filer. Se till att radera filerna från mappen senast efter avslutad rekrytering. De ansökningar som skrivs ut till intervjuerna slängs direkt efter intervjun i sekretesspappersåtervinningen. - De ansökningar som inkommit till Workbuster raderas automatiskt i systemet efter ett år Om ansökningstiden gått ut till en tjänst - Om ansökningstiden gått ut till en tjänst och vi mottar en ansökan för rekryteringen, lägger HR in ansökan manuellt i Workbuster. Därefter ska ansökan raderas ur inkorgen. 3

4 3.2.3 Spontanansökningar - Hänvisa i första hand de som sänder in spontanansökningar till att lägga in sitt CV via kandidatbanken på hemsidan/workbuster. Radera sedan direkt e-postet samt de svar som skickats. Spontanansökningar sparas i Workbuster i ett år och raderas efter det per automatik. Vill vi spara ansökan längre sparas den i mappen beskrivet ovan Anställdas medarbetares ansökningar - Administrativ chef ansvarar för att CV:n för de personer vi anställer, hanteras och sparas digitalt i Visma lön. Alla ansökningar som skrivits ut i pappersform slängs i sekretesspappersåtervinningen. När medarbetare slutar rensas CV:t från Visma inom 3 månader efter slutdatum Workbuster - Administrativ chef är huvudansvarig för Workbuster. Administrativ chef och HR har befogenhet att ge andra personer tillgång till programmet. De som har tillgång till programmet är Ledningsgruppen, Regionansvariga och arbetsledande roller i de rekryteringar de berörs. Vissa övriga roller, som medverkar i rekrytering för tjänster inom deras avdelning, får tillfällig tillgång till ansökningarna för den specifika tjänsten/rekryteringen. 3.3 Intervju - Vänlig neutralitet är ett bra förhållningssätt under intervjun. Visa respekt var opartisk, professionell och vänlig. Bli inte för personlig med kandidaten. Håll dina åsikter för dig själv och gå inte in i diskussioner om sakfrågor som inte är relevanta för arbetet. - Om kandidaten lämnar intim information om sig själv, som inte är arbetsrelaterad, kan personen lätt känna sig obekväm och utlämnad efteråt. Ställer man känsliga frågor måste man alltid kunna motivera varför. Det betyder att man själv alltid måste veta varför man ställer en viss fråga, annars bör man inte använda denna frågeställning. 3.4 Tester och personlighetsanalyser - Om kandidaten vid ett intervjutillfälle ska genomgå ett test så informeras kandidaten i förväg om vilket test vi använder; syfte, tillvägagångssätt, tidsåtgång, hur resultatet kommer att användas och vilka som kommer att få ta del av resultatet. - Då teståterkopplingen gjorts ska eventuella utskrifter eller skriftliga underlag som använts i testet slängas. - Kandidaten skall alltid få återkoppling vid eventuella tester, antingen per e-post eller personligen. 3.5 Referenstagning - Vid referenstagning görs detta på av slutkandidat/slutkandidater angivna personer. Dessa sla vara två till tre till antalet. Referenstagning genomförs av HR, rekryteringsstöd eller chef. Minst en av referenterna skall vara en tidigare chef 4

5 3.6 Att tacka nej - Ge kandidaten svar inom avtalad tid om denne gått vidare i rekryteringsprocessen eller inte. - Tacka alltid nej personligen eller per telefon om kandidaten är intervjuad. Vill kandidaten ha en motivering ska detta ges med utgångspunkt i kravprofilen. Motiveringen ska vara relevant och saklig och får ej vara diskriminerande. - Om det inte är möjligt att nå kandidaten personligen skickas ett personligt utformat brev. 3.7 Anställningsavtal - Anställningsavtalet scannas in i Visma lön och originalet förvaras i pärmen i kassaskåpet som Administrativ chef, HR samt GS har tillgång till. - Anställningsavtalet sparas i Visma så länge man är anställd och rensas bort digitalt inom ett år efter man slutat. Originalen i kassaskåpet sparas i 7 år efter avslutad anställning. 3.8 Utdrag från belastningsregistret Innan anställningsstart ska kandidaten inlämna utdrag från belastningsregistret för arbete inom skola eller förskola. Vi erbjuder aldrig anställning till någon som har en anmärkning i registret. Godkänt utdrag tas emot av chef eller HR på plats, alternativt e-postas direkt till Ekonomiassistent. Mottaget utskrivet utdrag överlämnas sedan till Administrativ chef eller Ekonomiassistent som i sin tur registrerar att utdraget mottagits i separat fil och senare i Visma lön ifall att personen anställs. Mottaget e-post raderas från inkorgen, samt utskrivna exemplar slängs, direkt efter registrering. 3.9 När rekryteringen görs av extern part När rekrytering görs av en extern part upprättas biträdesavtal med rekryteringsbolaget. Om vi mottar ansökningar från rekryteringsbolag via e-post raderas ansökan från e-posten, både mottaget och skickat, efter rekryteringen är avslutad eller tidigare om möjligt. Utskrivna ansökningar slängs då rekryteringen är avslutad eller tidigare om möjligt. Behöver vi förvara dessa ansökningar under rekryteringsprocessen förvaras dessa i låst kassaskåp. 4 Efterlevnad Uppföljning av efterlevnad av denna policy ska ske av GS samt av samtliga rekryterande chefer. 5