Anvisningar för anknytningsbeslut vid Karolinska Institutet

Transkript

1 Anvisningar för anknytningsbeslut vid Karolinska Institutet Gäller från och med Ersätter tillämpningsföreskrifter, 5809/05-010

2 Anvisningar för anknytningsbeslut vid Karolinska Institutet Dnr 124/ INNEHÅLL 1 Inledning Kort information om KIMKAT Anknuten KI-person Anknytningsprocessen Roller och ansvar Etablering av anknutna personer via KIMKAT Underhåll av anknutna i KIMKAT Avsluta anknytning via KIMKAT Personuppgiftshantering i KIMKAT och offentlighetsprincipen...3 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Version: 1.0 Vid frågor om dessa anvisningar, kontakta Muj Gellvén

3 Karolinska Institutet Anvisningar för anknytningsbeslut 1(4) Anvisningar fastställda av universitetsdirektören för tillämpning från och med Inledning I dessa anvisningar beskrivs hur anknytningsprocessen ska gå till samt roller och ansvar i processen. Registrering av uppgifter om anknutna ska ske i katalogtjänsten KIMKAT - KI Metakatalog - som är ett gemensamt informationssystem för hela KI. Processer kring anställningar och kring registrering av forskarstuderande behandlas inte i dessa anvisningar. 2 Kort information om KIMKAT KIMKAT hanterar information om KI-personer. KI-personer definieras som alla de individer som på något sätt nyttjar eller behöver tillgång till resurser inom KI. I nuläget ska alla KI-personer som är anställda, forskarstudenter eller tillhör kategorin anknutna finnas i KIMKAT. Förutom dessa angivna kategorier är även studenter på grundnivå att betrakta som KI-personer men de handteras ännu inte i KIMKAT. Kategorierna anställda och forskarstuderande etableras utanför KIMKAT i sina respektive primärkällor Primula och Ladok. För anknutna utgör KIMKAT motsvarande system. En person som är anställd eller forskarstuderande kan inte samtidigt vara anknuten. Det innebär att en eventuell befintlig anknytning upphör med automatik om personen blir anställd eller registreras som forskarstuderande. 3 Anknuten KI-person Gemensamt för anknutna KI-personer är att man enligt beslut medverkar i KI:s verksamhet utan att vara anställd vid KI eller registrerad som forskarstudent vid KI. Observera särskilt vikten av att dokumentera grunden för deltagandet i KI:s verksamhet. Grund för att bli anknuten kan exempelvis vara någon av följande: Landstingsanställd med forskningsmedel på KI eller som undervisar på KI Icke anställd docent som deltar i KI:s verksamhet Gästforskare med extern finansiering Professor Emeriti som är aktiv i KI:s verksamhet Praktikant/examensarbetare Studentrepresentant eller extern ledamot i rådgivande och beslutande organ Konsult eller inhyrd personal Gäster, servicepersonal och liknande En person som besöker KI under några dagar och t ex håller en föreläsning, deltar i en konferens eller ett seminarium och under denna tid behöver tillgång till datanät är inte anknuten, utan definieras som gäst. Hantverkare, servicetekniker etc. som behöver tillgång till passerkort och vissa andra resurser under en tid ses inte heller som anknutna. Dessa personer hanteras i enlighet med andra rutiner.

4 Karolinska Institutet Anvisningar för anknytningsbeslut 2(4) 4 Anknytningsprocessen 4.1 Roller och ansvar Beslut att anknyta en person till KI sker utifrån en bedömning av den anknutnes möjlighet att bidra till KI:s verksamhetsidé. Anknytning kan endast ske till någon av de organisatoriska enheterna institution, universitetsförvaltning (UF) eller KI:s bibliotek (KIB). Beslut kan fattas av prefekt eller motsvarande för UF och KIB. Prefekt kan delegera ansvaret till AC. Ansvarig för KIMKAT på institution är den administrativa chefen eller motsvarande. I KIMKAT-sammanhang kallad KIMKAT-ansvarig. Med det ansvaret följer även det övergripande ansvaret för att förvalta anknytningarna. AC kan delegera uppgiften som KIMKAT-ansvarig till någon medarbetare. Varje organisatorisk enhet ska också ha en eller flera KIMKAT-administratörer (KIMKAT-ansvarig kan också vara administratör) vilka etablerar, underhåller och avslutar KI-personer i KIMKAT. Personer inom ITC:s supportgrupp har behörighet till samtliga institutioner i KIMKAT. Dessa har i samarbete med institutionernas KIMKAT-administratörer rätt att administrera KI-personer i KIMKAT i samtliga organisationer. 4.2 Etablering av anknutna personer via KIMKAT När beslut tagits om att anknyta en person till KI ska etablering och registrering av personen ske i KIMKAT på den institution där anknytningen sker. När personen etablerats genererar KIMKAT ett beslutsdokument som skrivs ut i två exemplar som ska undertecknas av den anknutne och prefekt/ac. Anknytningsbeslut kan antingen gälla tidsbegränsat eller tillsvidare. I samband med att beslutet undertecknas godkänner den anknutne villkoren för anknytningen. Vid anknytningen ska den anknutne kunna legitimera sig, antingen med svensk giltig ID-handling eller för personer som saknar svenskt person- eller samordningsnummer med pass eller nationellt ID-kort från schengenland. De signerade anknytningsbesluten ska arkiveras på institutionen och ingår i arkivförteckningen. Uppgifter om den anknutne som registreras i KIMKAT sparas och gallras enligt arkiveringsplanen som gäller för universitetsförvaltningen. Exempel på IT-resurser som kan tilldelas via etablering i KIMKAT är e-postkonto, KIlogin för tillgång till KI:s nätresurser, samt möjligheten att presenteras i KI:s personalkatalog. 4.3 Underhåll av anknutna i KIMKAT Den KIMKAT-ansvariga på respektive institution har det övergripande ansvaret för att uppgifterna i KIMKAT underhålls och är aktuella. KIMKAT-administratörer underhåller informationen om personer i KIMKAT. Vid namnändring ska personen visa personbevis eller giltig legitimation.

5 Karolinska Institutet Anvisningar för anknytningsbeslut 3(4) 4.4 Avsluta anknytning via KIMKAT Anknytningarna kan avslutas av följande anledningar: Tidsbegränsad anknytning upphör förnyas ej Tidsbegränsad anknytning avslutas i förtid Tillsvidare anknytning avslutas Avliden Beslut om att avsluta en anknytning fattas av prefekt eller AC. Skäl för avslutning kan vara ändrade förutsättningar, att anknytningen inte längre är aktuell eller regelbrott. Personen kan även själv begära att få sin anknytning avslutad. När en anknytning upphör gäller särskilda regler för nedtrappning och avslutning av aktuella IT-resurser, en s k graceperiod. För aktuella tidsperioder se beslut om affärsregler i KIMKAT. Om institutionen fått bekräftat att en anknuten person avlidit hanteras detta genom att KIMKAT-administratören omgående avslutar anknytningen samt kontaktar IT-supporten för omedelbar stängning av e-postkontot. 5 Personuppgiftshantering i KIMKAT och offentlighetsprincipen Som KIMKAT-administratör är det viktigt att vara medveten om och informera de anknutna om att Karolinska Institutet är en myndighet och lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att uppgifterna som hanteras i KIMKAT är allmänna handlingar och måste lämnas ut på begäran, om de inte belagts med sekretess enligt särskilt beslut. Den anknutne har möjlighet att välja om kontaktinformation till arbetet ska visas i den externa och/eller den interna personalkatalogen. Uppgifter om hemadress och närmast anhöriga är endast tillgängliga för KIMKAT-administratörer i den administrativa klienten. För personer som har hemligt hemtelefonnummer eller vill att deras hemadress, eller närmast anhöriga inte ska kunna lämnas ut rekommenderas att dessa inte lagras i KIMKAT utan hanteras i särskild ordning. Förslagsvis hanteras kontaktinformation till dessa personer på papper på institutionen. Som adress i KIMKAT anges c/o Institutionen till vilken personen är anknuten och som telefonnummer uppges institutionens.