Viva IFO. Version 1.0. Handledning Viva Fakturor

Transkript

1 Viva IFO Version 1.0 Handledning Viva Fakturor

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Introduktion/Förord... 2 Handledningen... 2 Hantera fakturor i databasen Viva Fakturor... 3 Vyer i fakturadatabasen... 3 Förutsättningar för registrering av faktura... 3 Inställningar för bokföring och betalning av fakturor... 5 Registrera/Skapa faktura... 6 Registrerad/Skapad faktura

3 Introduktion/Förord Handledningen Handledningen är framtagen för att vara ett stöd vid inställning av databasen och hantering av fakturor i VIVA Fakturor. 2

4 Hantera fakturor i databasen Viva Fakturor 1. Starta Notes-klienten. 2. Öppna databasen Viva Fakturor. Vyer i fakturadatabasen Informationen i databasen kan visas i olika sorteringsvyer enligt nedan: Skapa information görs via funktionsknappar i övre blå raden Under knappen Skapa registrerar man aktuell faktura. Förutsättningar för registrering av faktura För att kunna använda Viva Fakturor för hantering och betalning av verksamhetens fakturor, måste vissa grundläggande moment vara inställda i andra databaser inom systemet. 1. Endast fakturor från Leverantörer som finns i Viva Resursregister kan omfattas. 2. På leverantörer i Resursregistret ska markeras att de är Betalningsmottagare, samt att aktuellt betalningssätt och konto (BG, PG med eller utan OCR) finns registrerat. 3

5 3. Ekonominställningar ska vara gjort för hur bokföringen av fakturor ska ske. Detta görs i Viva Inställningar och i Resursregistret. 4

6 Inställningar för bokföring och betalning av fakturor Bokföring och betalningshantering stöds med vissa automatiska funktioner i Viva. 1. Under fliken Fakturarader markeras vilka typer som ska hanteras. För närvarande finns endast stöd för Insatser, Dröjsmålsräntefaktura, Faktureringsavgift och Kostnad (enligt bokföringsmall). 2. När fakturor registrerats i Viva Fakturor, skapas automatiskt bokföringsposter för fakturorna i enlighet med de inställningar som gjorts i bokföringsmallar för olika typer av fakturor som kan vara aktuella att hantera. 3. Belopp för utbetalning hanteras i enlighet med de Inställningar som gjorts under fliken Utbetalning. a. Kan hanteras via släppfunktionen. b. Kan hanteras vid godkännande av faktura. 5

7 Registrera/Skapa faktura Klicka på knappen Skapa välj Faktura, nedanstående dialog för registrering av uppgifter för faktura öppnas. Här finns fält för att hämta in eller mata in uppgifter om fakturan. 1. Välj aktuell Leverantör som fakturan avser (en lista på möjliga leverantörer från Resursregistret finns tillgänglig). Om Leverantören saknas måste den först registreras i Resursregistret. 2. Ange Fakturanummer. 3. Ange Fakturadatum. 4. Välj ansvarig enhet. 5. Betalningssätt, uppgift hämtas in från Resursregistret och är redan ifyllt när resursen valts. 6. Mottagare, uppgift hämtas in från Resursregistret och är redan ifyllt när resursen valts. 7. Belopp, ange summa som står på fakturan. 8. Tillhandadatum, ange fakturans förfallodag. 9. Meddelande, här anges det meddelande som ska nå betalningsmottagaren. Vid betalning till konto som är OCR- anslutet, ska aktuell fakturas OCR-nummer anges. 10. Till höger på bilden ovan visas olika status för fakturan. Framför respektive status kommer systemet att markera med en grön bock utifrån hur arbetsprocessen rullar på. 6

8 Registrerad/Skapad faktura Med utgångspunkt från erhållen faktura registreras uppgifter i de olika fälten enligt nedan. När alla fält är ifyllda klicka på spara. Du får då följande fråga, samt information om att fakturan kommer att bokföras. Faktura rader ger möjlighet att fördela en faktura på flera insatser om det är en samlingsfaktura. Nu syns i statusmarkeringarna att fakturan är Registrerad och Bokförd, se ovan. Under knappen Hantera, kan man välja att Fördela fakturabelopp, Godkänna för betalning eller Makulera. 7

9 Under fördela kan man välja vad fakturan avser. Möjliga val är beroende på hur systemet är inställt. För närvarande finns stöd för fakturor avseende Insatser, Övriga kostnader och Dröjsmålsavgift. I nedanstående bild framgår av status att fakturan är Registrerad, Bokförd, Radsaldo, Godkänd för betalning. 8