Logga in på:

Transkript

1 I det här dokumentet har vi samlat generell information, övergripande frågeställningar och diverse bra att ha. Dokumentet KIMKAT på institution som finns på KIMKAT-sidorna på intra ger en bra överblick över arbetet med KIMKAT. Inloggning Logga in på: KIMKAT på intra Relationer till KI i KIMKAT Ärendekorgen Här hittar man aktuell information om KIMKAT, Lathundar, uppdateringar, mötesprotokoll mm En KI-person kan ha tre olika typer av relationer till KI: Anställd Forskarstuderande Anknuten Man kan vara både anställd och forskarstuderande samtidigt, men man kan inte vara anknuten och anställd eller forskarstudent samtidigt. Symboler i Ärendekorgen Meddelanden som kräver åtgärd Meddelanden som aktivt måste tas bort när frågan är behandlad Informationsmeddelanden som saknar symbol försvinner när tiden passerats Version: 1.1, (5)

2 Anteckningsfältet Det är viktigt att institutionen bestämmer hur man önskar använda fritextfältet Anteckning. Det finns inga regler som styr vad man kan skriva in, så vill man spara specifika uppgifter där bör institutionens KIMKAT-administratörer komma överens om det. Det finns ett anteckningsfält per relation personen har till KI. Exempelvis har en person som är både anställd och forskarstuderande ett anteckningsfält för var och en av dessa relationer. Närmast anhörig För att spara information om närmast anhörig i KIMKATs databas krävs information till och godkännande av den person vars uppgifter ska lagras i databasen. Om ni inte är säkra på att den närmast anhöriga vet om och har godkänt att få sina uppgifter sparade i en databas på KI ska ni inte lägga in dessa uppgifter. Vid införandet av Mina Sidor kommer detta att lösas genom att KI-personen själv lägger in uppgifterna och då också bekräftar att personen i fråga är informerad och har godkänt lagringen. Anställd När en person blir anställd i Primula läses följande in i KIMKAT Namn, ID-handling, adress, koppling till institution på toppnivå, funktion Uppdateringar i Primula påverkar endast KIMKAT för anställningsförändringar När personen byter institution eller anställningen förlängs eller upphör FO-studenter När person registreras som FO-student i Ladok läses följande in i KIMKAT Namn, ID-handling, adress, koppling till institution på toppnivå, funktionen forskarstuderande Endast avslut i Ladok påverkar KIMKAT När FO-student disputerar eller när ett avbrott registreras, avslutas personen som FOstudent i KIMKAT Anknutna All hantering sker i KIMKAT Om man så önskar kan man använda AnkForms Vid namnändring ska personen visa personbevis/id-handling Avslutas Vid angivet slutdatum när det passeras När slutdatum saknas, efter prefekts/administrativa chefens beslut genom att uppdatera med slutdatum i KIMKAT Manuell hantering För personer som finns i Primula och Ladok Namnändringar Adressändringar För personer som finns i Primula Ändringar av placering i organisationsträdet Version: 1.1, (5)

3 Kontouppgifter och lösenordshantering Alla kontouppgifter skriver man ut från KIMKAT För nya anställda och FO-studenter kontouppgifter För anknutna kontouppgifter + anknytningsbeslut Vid behov samma uppgifter på nytt KIMKAT-administratörer kan byta lösenord för sina KI-personer. Det nya lösenordet skrivs ut från KIMKAT Alla KI-personer kan själva byta lösenord på kid.ki.se, exempelvis för att man önskar något annat än det som automatgenererats. Namnbyte Vid namnbyte gäller samma regler i KIMKAT som i Primula och Ladok, det vill säga att man måste kunna visa upp personbevis eller nytt ID-kort. Vid namnbyte kan man också byta mejladress. När det nya namnet finns i KIMKAT kontakta IT-supporten som tillsvidare sköter detta och också ser till att den gamla adressen blir kvar som ett alias. Person byter institution När en anställd byter institution läses det in från Primula Ingen åtgärd krävs i KIMKAT för själva bytet. Informationsmeddelanden kommer i Ärendekorgar för de inblandade institutionerna. Man bör kontrollera att övriga uppgifter stämmer. När en FO-student byter institution (ämne) Om registreringen ändras i Ladok läses det in till KIMKAT Om inga ändringar sker i Ladok kommer personen fortsätta att vara kvar på sin ursprungliga institution. Angående IT-fakturan, måste den ursprungliga institutionen själva internfakturera den nya institutionen. När en anknuten ska byta institution Uppmana gärna personen att få ett anknytningsbeslut på sin nya institution innan den avslutas på den gamla institutionen. Observera att en person kan vara anknuten på fler än en institution som då delar på kostnaderna för IT-fakturan Vad händer när relationer försvinner? En person som är både anställd och FO-student Anställningen upphör, kopplingen som FO-student finns kvar. Ingen åtgärd krävs i KIMKAT men ett meddelande kommer i Ärendekorgen. Personen disputerar eller avbryter sina forskarstudier, anställningen finns kvar. Ingen åtgärd krävs i KIMKAT men ett meddelande kommer i Ärendekorgen. Både anställningen och kopplingen som FO-student upphör Om personen ska vara kvar i verksamheten måste denna anknytas Anknuten person som blir anställd eller FO-student Anknytningen upphör automatiskt Version: 1.1, (5)

4 Aktiv Grace Limbo Karantän Regler och anvisningar KIMKATs affärsregler styr tider för stängning och avslutning av konton. Personens konto sägs vara i olika status. För mer detaljer se dokumenten om affärsregler. Aktiv är kontot så långe personen har en aktiv relation till KI som anställd, FO-student eller anknuten När sista relationen upphör, anställning/anknytning upphört, FO-studier har avslutats ändras status enligt följande: Grace (31 dagar) Kontot är öppet och fullt brukbart, ingen åtgärd krävs vid återaktivering Limbo (1 år efter Grace-periodens slut) Kontot låst, annars ingen åtgärd (ingen rensning av mejl e d). Vid återaktivering måste användaren få nytt lösenord Karantän (e-postadress 2 år, KI-ID 10 år efter Limbo-periodens slut) Mejl rensas. Vid återaktivering kommer personen att få nya inloggningsuppgifter Information kring regler mm hittar man på intras KIMKAT-sidor under Dokument och anvisningar exempelvis: Dokumentation kring anknytningar och anknytningsbeslut Information angående KIMKATs affärsregler Andra bra dokument finns på intra under KIs regler, riktlinjer och råd, exempelvis: Personuppgiftslagen, PUL. IT-säkerhet, regler och riktlinjer, ITC:s ansvarsförbindelse Övriga Lathundar Administrera person, Anställda och FO-studenter Administrera person, Anknutna Administrera organisation AnkForms Sammanslagning av konton Kontoavslut Generera rapport Startuppgifter Kontaktuppgifter Hjälp hos IT-supporten: Tel: E-post: it-support@ki.se Förslag och övriga frågor: kimkat@ki.se Version: 1.1, (5)

5 Felanmälan Har du hittat ett fel i systemet som bör åtgärdas? Fyll i formuläret Felanmälan som finns på Internwebben Under fliken IT & Tele, välj Felanmälan IT i menyn till vänster. Ange följande uppgifter för att underlätta felsökning: Vilket operativsystem har din dator? (T.ex. Windows XP) Vilken webbläsare använde du? (T.ex. Internet Explorer 6) Vid vilken tidpunkt inträffade felet? (gärna så exakt som möjligt) Går det att upprepa felet och i så fall; vilka steg skall tas för att upprepa felet? Version: 1.1, (5)