Handlingsplan för fas 2b

Transkript

1 Sida: 1 (6) Kommunikationsplan projekt samlokalisering Handlingsplan för fas 2b

2 Sida: 2 (6) Att göra När Innehåll Till Avsändare, ansvarig Diskussionsmöte med 14 nov Om Konst 2025 Anställda vid alla anställda Diskussionsmöte med 15 nov Samlokalisering tekniker Tekniker och Chefer, tekniska teknisk och administrativ Samlokalisering admin administratörer och administration personal vid Informationsmöte 13 jan Inriktningsbeslutens innehåll. Anställda vid Dekan och s personal E-post till all personal, bilaga inriktningsbeslut och underlag (pdf) Tidplan 14 jan Sammanfatta informationsmötets innehåll till dem som inte var där Möte fakultetsstyrelsen 1 mars Beslut Inriktningsbeslut E-post till gemensamma arbetsgruppen Info om beslutet 1 mars att det är uppskjutet Anställda vid Gemensamma arbetsgruppen prefekter Dekan Fakultetsstyrelsen Projektledare E-post till all personal Info om beslutet 1 mars Dekan, med hjälp Not Hur informerat prefekter och gemensamma arbetsgruppen? Gemensamma arbetsgruppen är en nyckelgrupp som ska hållas löpande informerad om det mesta i projektet. engelska, ej svenska Möte prefektråd 28 mars Lokalplan. Diskutera arbetet framöver. Genomgång av kommunikationsplan inkl. aktivitetsplan, budskap och ansvarsfördelning kommunikation. Prefekter Kanslichef och dekan Frågor och svar ska skapas input från prefekter behövs.

3 Sida: 3 (6) E-post till alla chefer 29 mars Återkoppling chefsmöte 28 feb. Info om Beslut om lokalplan uppskjutet. Gem. arb. gruppen förlängt uppdrag med lokalplanen. Fakultetsstyrelsens beslut i mars och april. Planeras förankringsrunda på enheter. Konst 2025, om prefekternas uppdrag i nästa steg. Enhetschefer Projektledare Med anledning av att Mark är på semester skickas detta innan KFS. Möte KFS 5 april Beslut datum och projektets styrning/form framöver Inte gjort det här beslutet tas på LG E-post till prefekter 5 april Om beslutet i KFS Prefekter Projektledare Inte gjort, E-post till kommunikatörer 5 april Hur har information spridits och vad sprids i nästa steg? Kommunikatörer på Carina K se ovan.

4 Sida: 4 (6) E-post, dekanbrev 6 april Om beslut sammanslagning HDK, Valand. Om inriktningsbeslut, uppskjuten tidplan, att mer info kommer på enhetsmöte (chef vet datum). Vad ska hända nu och hur kan du engagera dig. All personal och studenter Dekan E-post, dekanbrev 12 april Historik hur hamnade vi här Fakultetsstyrelsens inriktningsbeslut + beslut om fortsättningen. (mars) Beslut om sammanslagning (april) Vad händer som nästa steg? Studenter inom Dekan Inte oroa/göra utan bara hålla informerade. Samt uppmana till att engagera sig i arbetet via Konstkåren. Inte gjort Möte, information och dialog 27 april Om lokalplanen. Admin-personal hela Personal inom kollegierna Möte KFS 3 maj Beslut om lokalplan. Framskjutet till 7 juni Beroende på beslut i 3 maj Info, dialog om beslut i KFS Prefekter Projektledare KFS: Delta på möte prefektråd eller e-post till prefekter E-post till alla chefer 3 maj Beror på ev beslut i KFS Chefer Projektledare E-post, dekanmail 4 maj Info om beslut lokalplan 7 juni, om infobesök i Anställda inom Dekan med hjälp. Översättare.

5 Sida: 5 (6) Sätta upp en särskild hemsida för projektet på s webb enheter/kollegierna, riskanalysarbetet och grupp som tar fram organisation för HDK/Valand. 10 maj Kontinuerligt publicera dokument och annan info. Anställda och studenter Göra en Frågor och svar 10 maj Kan fyllas på efter hand. Alla anställda och studenter. Kommunikatör kansliet Kommunikatör, projektledare, samt med frågor från alla involverade. Möte KFS 7 juni Beslut Beslut om lokalplan Beroende på beslut i 7 juni Info om beslutet i KFS Prefekter Projektledare KFS: Delta på möte prefektråd eller e-post till prefekter E-post till alla chefer 7 juni Info om beslutet i KFS Chefer Projektledare E-post, dekanmail Ett gemensamt mail eller ett till personal och ett till studenter. 8 juni Kortfattat om styrelsens beslut gällande lokalplanen. Mer information på institutionernas personaldagar. Anställda och studenter hela Möte, delta vid personaldagar på respektive institution: juni HSM juni Beslutad lokalplan Hur kommer arbetet nu att gå vidare? Anställda inom Dekan, med hjälp. Översättare. Dekan, kanslichef och prefekt vid inst. Påbörjad Påbörjad Möte kick-off för nyckelpersoner Augustiseptember Skapa gruppkänsla. Alla engagerade i projekt måste ha samma ingång. Varför gör vi det här, vad är förutsättningarna? Vad har ni för roller och ansvar? Delprojektledare + dekan + prefekter + projektledare Projektledare med hjälp. Datum måste bokas och kallelser skickas tidigt.

6 Sida: 6 (6)