Enhetsaudit: 1-årsuppföljning personalenheten

Transkript

1 Malin Östling Enhetsaudit: 1-årsuppföljning personalenheten Följande redovisning baseras på samtal med HR-chef Kicki Nilsson den 28 augusti Vi går igenom 6-månadersrapporten, och sammanfattar därmed vad som genomförts som följd av auditrapporten som offentliggjordes i juni Nedan följer klipp från auditrapporten i kursiv text, sedan HR-chefens kommentar från 6- månadersrapporten och slutligen 1-årskommentar kring ev åtgärd i särskild ruta. HR-chefens egna idéer Då HR-chefen vid tiden för auditgruppens platsbesök hade varit på plats i endast tre veckor fanns anledning att ställa frågor kring tankar om hur enhetens kvalitetsarbete kan utvecklas. Här är några av HR-chefens idéer: Den nyligen genomförda GF-enkäten ska användas systematiskt. Kommentar 6 mån: Man har vid enheten pratat om enkätresultatet men inte prioriterat en systematisk genomgång. HR-chefen har också läst fritextsvaren, och funnit att verksamheten efterlyser att enheten besöker verksamheten mer. HR-chefen vill internt arbeta vidare med hur enhetens medarbetare ska leva upp till de begrepp/värdeord som finns i enkäten. Det var en ambition men det kommer inte att genomföras pga tidsbrist och att just enkäten känns alltmer avlägsen. Intervjuer med enhetens medarbetare ska genomföras. Kommentar 6 mån: Genomfört, endast några promenader/möten kvar. Samtalen är i princip genomförda. Pilotprojekt ska nyttjas i olika sammanhang. Utbildningar ska ge ringar på vattnet. Dvs de verksamhetsföreträdare som går en av personalenheten genomförd utbildning, ska sedan kunna utbilda fler i sin verksamhet. Kommentar 6 mån: Har ej börjat med detta än, men HR-chefen ser att nya utbildningar bör testas i liten skala först. Från september genomförs rekryteringsutbildning för personalhandläggare och administrativa chefer. De ska sedan kunna utbilda rekryterande chefer som är intresserade. Uppföljningar av insatser och projekt ska göras än mer systematiskt. Kommentar 6 mån: Även om inte en rutin för sådant arbete är fastställd kan två exempel nämnas: 1. HR-chefen kommer under våren att följa upp diskussionerna om lönebildning och lönesättande samtal (som bl a hölls på chefs- och prefektmöte i höstas). Genomfört. Dessutom påbörjas inom kort utbildning i lönesättande samtal. 1

2 2. Chefsutvecklingsprogrammet kommer att gå i reviderad form i vår. Inför förändringarna kommer HR-chefen att ringa ett antal medarbetare som gått kursen tidigare för att stämma av några planerade förändringar. Genomfört. HR-nätverken ska vässas och bli än mer proaktiva. Kommentar 6 mån: Ej igångsatt. Nu igång. HR-nätverk genomförs varje månad och deltagarna är mer delaktiga. Finns nu också arbetsgrupp som kikar på hur personalhandläggarrollen ska se ut. I arbetsgruppen finns medarbetare både från personlenheten och kärnverksamheten. En synlig HR-chef är viktigt såväl inom som utanför enheten. Kommentar 6 mån: Personalchefen har prioriterat att vara synlig utanför enheten (många möten, se även nedan), och har därför inte varit särskilt synlig inom enheten. Även många Stockholmsresor har inneburit att den egna enheten inte hinns riktigt med; en biträdande chef med ansvar för det interna arbetet och nödvändig administration hade varit önskvärt. HR-chefen vill fortsatt prioritera synlighet utanför enheten vilket stora delar av enheten är enig i. Det finns dock fortfarande behov av en bitr chef, men resurser för detta finns inte. Samtal med nyanställda och med medarbetare som sagt upp sig borde genomföras i större utsträckning på universitetet. Kommentar 6 mån: Finns ännu ingen klar plan på detta kompetens/resurs för att genomföra detta finns inte på enheten. Men åtgärden är fortfarande önskvärd. En arbetsgrupp ska sammansättas för att ta fram mall för hur uppföljningssamtal ska genomföras framförallt vid nyanställning respektive avslut vad gäller internationella rekryteringar, vilket på sikt även bör genomföras vid nationella nyanställningar och avslut. HR-chefen kommer under den närmaste tiden att träffa samtliga fakultetsledningar och prefektråd för samtal. Kommentar 6 mån: HR-chefen har varit på några fakultetsledningar och några prefektråd, men inte samtliga, pga tidsbrist. Tackar alltid ja vid inbjudan, och vid frågor eller irritation från verksamheten försöker Kicki Nilsson i första hand att besöka enheten istället för telefon- och mailkommunikation. HR-chefen har deltagit på flera prefektmöten under våren för at diskutera förändrad HR-organisation. Riktar nu in sig på enskilda möten med prefekter och dekaner. Gemensamma besök med ekonomienheten har genomförts vid några institutioner. 2

3 Efter sommaren ska sektionscheferna/ledarna ha två dagars gemensam planering då räknar chefen med att man ska kartlägga vad vi har och vart vi ska, vilket hon ser som mycket viktigt att prioritera nu. Kommentar 6 mån: Internatet genomfördes. Då bestämdes att det från 2015 ska finnas en HR-strategi (nu färdigställd) som ska gälla minst t o m till HR-strategin är förankrad hos universitetsledningen men är inte spridd i verksamheten. Även en HP/VP för har utarbetats, som bygger på HR-strategin. Båda dokumenten bör vara spridda bland medarbetarna men har huvudsakligen tagits fram av HR-chefen i samarbete med sektionscheferna. HR-strategin behöver omarbetas. HP/VP är spridd. Kommunikation HR-chefen och kommunikationschefen (i auditgruppen) var under platsbesöket överens om att det finns behov av ett ökat samarbete mellan personal- och kommunikationsenheten. Kommentar 6 mån: Ej genomfört pga tidsbrist, men viljan finns. Ej genomfört. Behovet finns fortfarande. Enhetens årshjul nämns av flera under platsbesöket som ett viktigt redskap för att kommunicera olika aktiviteter och insatser gentemot kärnverksamheten. Men mycket fattas där, menar någon, och auditgruppen vill uppmuntra till att än mer aktivt använda hjulet som en bas för utveckling av de olika kommunikationskanaler som kontinuerligt måste flyta mellan enheten och övriga universitetet. Kommentar 6 mån: Enheten vill utveckla årshjulet men har inte prioriterat detta arbete. Ej genomfört. Att utveckla en kommunikationsplan för enheten skulle också kunna vara en utvecklingsmöjlighet. Kommentar 6 mån: HR-chefen vill anlita områdeskommunikatören för detta arbete, men har inte hunnit. Kommunikationsplan finns. Ska revideras och spridas. En medarbetare arbetar med detta och områdeskommunikatören behöver fortfarande kopplas in...[viktigt] att tydliggöra en strategi för hur enheten kontinuerligt ska säkra förankring av t ex olika typer av utvecklingsprojekt och lansering av nya elektroniska stödsystem i verksamheten. Hur man ytterligare kan utveckla lyhördhet för verksamhetens behov måste också återkommande diskuteras. Kommentar 6 mån: HR-chefen har skapat en berednings- och förankringsgrupp för HR-frågor som består av två dekaner, två prefekter och en administrativ chef. Gruppen finns men har inte haft något fysiskt möte. Dock har de fått ge synpunkter på nya CUP-en samt kommer nyttjas för kommentarer på utkast vad gäller den nya kursen Nyfiken på ledarskap som lanseras under hösten. 3

4 Webb som kommunikationskanal Att personalenhetens webb-sidor behöver uppdateras och utvecklas är sektionsledare och medarbetare vid enheten väl medvetna om. Kanske finns här dessutom stora möjligheter att hämta inspiration och idéer om upplägg från t ex ekonomienhetens webb eller andra organisationers HRsidor Auditgruppen vill uppmuntra till att enhetsövergripande förbättringsarbete vad gäller webb kommer igång inom kort. Kommentar 6 mån: En medarbetare vid enheten har fått i uppgift att se över, rensa och förbättra webbsidorna. I uppdraget ingår att undersöka andra enheters webbinformation (internt) och externa organsationers HR-sidor. Någon specifik tidplan finns inte för arbetet, men det ska genomföras så fort som möjligt. Pågår. Mötesstruktur Auditgruppen rekommenderar enheten att självkritiskt och under ledning av den nya HR-chefen genomlysa syfte med och effekt av..möten. Som utgångspunkt kan med fördel utredarens övergripande analys användas. Det är samtidigt viktigt att i detta sammanhang tänka på enhetsövergripande processer och hur man därmed behöver samarbeta över enhetsgränserna i kommunikationen med verksamheten. Kommentar 6 mån: Man har inte systematiskt gått igenom listan med mötesfora och utredarens övergripande analys, men vill skapa en struktur för återkommande möten; ett kalendarium. HR-chefen känner ej till alla möten i listan, t ex Möte för LFN-handläggarna och Stödgruppen för GU. Ej skapat kalendarium, men det finns fortfarande som ambition. Dock bättre struktur på mötena generellt. HR-chefen efterlyser bättre tekniska möjligheter till att internt inom GU genomföra möten via link att man på ett mer självklart sätt ska använda webb som kommunikationskanal. Övriga styrdokument HR-chefen menar att det inom kort kan finnas anledning att genomföra en översyn, som inte enbart handlar om revidering av existerande dokument utan en granskning av vilka dokument som överhuvudtaget ska finnas och i vilken form. Auditgruppen ställer sig positiv till detta. Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen rekommendera läsning av Handläggningsordning för styrdokument Kommentar 6 mån: Detta arbete pågår. Tre medarbetare går igenom de olika dokumenten tar ställning till huruvida de helt ska tas bort, revideras eller kan kvarstå i oförändrad form. HR-chefen tror att man använder sig av handläggningsordningen. Ingen tidplan är satt för arbetet. Här har tyvärr inte mycket hänt, men HR-chefen tar tag i detta direkt. 4

5 Enhetens interna organisation och kommunikation Enligt flera sektionsledare och medarbetare saknas en naturlig dialog och ett informationsflöde mellan sektionerna. Några yttryckte att detta dock fungerade bättre för några år sedan. Auditgruppen vill förstås uppmuntra till en diskussion kring hur man ånyo kan skapa denna anda. Kommentar 6 mån: Arbete är påbörjat. Två sektioner har slagits ihop till en. Därutöver arbetar man nu mycket mer och bättre över sektionsgränserna. Kompetensutveckling av enhetens medarbetare För enhetens kontinuerliga utveckling är det viktigt att medarbetarnas kompetens upprätthålls. Därför vill auditgruppen slå ett slag för en systematisk genomgång av eventuella kompetensutvecklingsbehov. Kommentar 6 mån: Har påbörjat, men ej systematiskt ännu. Sektionscheferna kartlägger detta under medarbetarsamtalen. Omvärldsanalys och externa nätverk Enhetens sektionsledare och medarbetare säger sig, i den mån man hinner, delta i olika nationella nätverk inom och utom universitetsvärlden. Auditgruppen ser positivt på detta och vill uppmuntra till att nätverk och konferenser utnyttjas systematiskt. Man kan t ex dokumentera vad man lärt sig (inklusive spontana associationer och idéer) och hur man kan omvandla det till förbättringar i den egna verksamheten. Kommentar 6 mån: Enhetens medarbetare åker fortfarande på många nätverksträffar (inkl ett internationellt), men det finns inte något krav på dokumentation och återkoppling. Det finns ej krav på skriftlig redovisning, men borde införas. Dock genomförs muntlig återföring på interna möten. Detta angreppssätt kan och bör också i vissa fall leda till en systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte eller annan organisation. Kommentar 6 mån: Något benchmarkingprojekt har inte genomförts vid enheten. Dock inleds inom kort ett samarbete med Uppsala universitets HR-enhet. För GU i stort görs också en åtgärd i benchmarking-anda, då det i det reviderade chefsutvecklingsprogrammet kommer att ingå skuggning av chefer i andra organisationer. Samarbetet med Uppsala har inte utvecklats. Nationellt nätverk för HR-specialister ska träffas i december. Skuggning av chefer genomförs än så länge inom GU, ännu ej i andra organisationer men det är fortfarande ambitionen. 5

6 Tips till en ny personalchef Planera och datumsätt höstens enhetsmöten redan nu! Kommentar 6 mån: Detta genomfördes genom att besluta att enhetsmöten hålls första onsdagen i varje månad, vilket fortsätter. Fortsätter. Delta gärna på sektionsmöten..mycket i början regelbundet därefter. Kommentar 6 mån: Har ej gjort. Har påbörjat att delta på sektionsmöten. Arbeta också över enhetsgränserna vad gäller kvalitetsarbete och inspireras av andra enheters förbättringsarbete. Kommentar 6 mån: Har inte gjorts ännu enheten behöver arbeta mer med sitt interna förbättringsarbete först menar HR-chefen. Inte minst görs detta genom värdegrundsarbete som bl a handlar om att öka samarbetet, att hjälpa varandra med knepiga frågor. HR-chefen har försökt ta initiativ till att utbyta idéer om verksamhetsutveckling inom området administrativt stöd men utan resultat Slutligen kommenterar vi enhetens negativa inställning till 4040 som framkom på auditens återföringsmöte. HR-chefen menar att irritationen orsakas av att man blir låst då telefonen inte får kopplas till en mobil (då uppföljning av statistik därmed försvinner), och att denna inställning förvärras av att det är förhållandevis få frågor som kommer till Om koppling till mobil hade varit tillåten hade inställningen helt förändras, enligt HR-chefen. Ingen förändring. 6