SSC Statens servicecenter

Transkript

1 SSC - Lönetjänster

2 SSC Statens servicecenter Finansdepartementet SSC Uppdrag: Statens servicecenter ska bidra till en effektivare administration inom statsförvaltningen. Vi levererar tjänster inom löneadministration och ekonomiadministration och vi har ett särskilt uppdrag att utforma en myndighetsgemensam e-arkivtjänst. Vår verksamhet syftar till att generera skalfördelar inom den statliga administrationen. Genom att arbeta tillsammans med myndigheter kan vi samordna behov och skapa volymfördelar och kostnadseffektivitet. Mål 2017: 40% av statliga myndigheter Antal anställda: 400 Orter: Gävle, Östersund, Eskilstuna, Göteborg, Stockholm Bildades: Juni 2012

3 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter Den 30 mars 2016 tecknade Lunds universitet (LU) en avsiktsförklaring med Statens servicecenter (SSC) om att SSC om allt går enligt plan ska ta över lönehanteringen från Lunds universitet med planerad start i början av april Anslutningsprojekt startar

4 Anslutningsprojekt Syfte: att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC att LU får en välfungerande och kostnadseffektiv lönehantering även efter överflyttning till SSC att påverka och dra nytta av den lönetjänst som SSC utvecklat för universitets och högskolesektorn

5 Fördelar med att LU ansluts 2018 Lönekontorets personal erbjuds verksamhetsövergång till SSC med organisatorisk tillhörighet till Göteborgskontoret men med placering i Lund. Vårt avtal med Evry som levererar Primula löper ut

6 Överenskommelsen Lunds universitet tecknade den 5 maj 2017 överenskommelse med Statens servicecenter för hantering av lönerelaterade tjänster. Volymmässigt innebär det cirka lönespecifikationer och reseräkningar per år.

7 Tidplan Denna tidsplan har tagits fram av SSC och följer deras standardiserade anslutningsprocess mars Avsiktsförklaring 28 mars Överenskommelse 3 april Övergång 22/ / Projekt -Gapanalyser med SSC Gå igenom rutiner och systemförvaltning för att se hur det kan fungera vid en övergång och lösa ev frågetecken. 3 april april 2018 Implementeringsprojekt med SSC Arbeta fram hur hantering som finns kvar på LU ska se ut. (rutiner och systemstöd) Informera Utbilda 4 april 15 aug 2018 Stabiliseringsfas med SSC Övervaka att övergång går enligt plan och göra ev justeringar som behövs

8 Projektorganisation Intern styrgrupp SSC Styrgrupp Hans Tynelius, SSC Karin Ekborg Persson, LU Birgitta Carlsson, LU Kristine Widlund, LU Charlotte Johansson Ahlström, SSC Intern styrgrupp LU Lokaler Susanne Gullstrand Projektledare Stefan Thoft, LU Charlotte Johansson Ahlström, SSC Utbildning Kommunikation IT Johan Ekman, LU Fredrik Rosen, SSC Tjänst - Processer, rutiner Pernilla Hylén, LU Charlotte Johansson Ahlström, SSC, Verksamhetsövergå ng Kristine Widlund, LU Märit Hagström, SSC Överenskommelse, SLA Stefan Thoft, LU Charlotte Johansson Ahlström, LU Vad blir kvar / ta emot Pernilla Hylén, LU Charlotte Johansson Ahlström, SSC Långsiktig B/I lösning Johan Ekman, LU Max Lindqvist, SSC Magnus Lindberg, SSC Margareta Palmqvist, SSC Towa Eng, SSC Malin Rundqvist, SSC Towa Eng, SSC Monica Roos, SSC Malin Rundqvist, SSC Tre arbetsgrupper tillsammans med EVRY EVRY införandeprojek Björn Fredriksson

9 Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system

10 Gapanalys (klar) Gap-analyser genomfördes i syfte att hitta avvikelser mellan de arbetsuppgifter som lönehandläggarna utför idag och det som SSC erbjuder i sina lönerelaterade tjänster. Avvikelser fanns gällande: Pensioner (de delar som inte SPV hanterar) Delpension NOR Ekonomiskt relaterade uppgifter, ex kontoavstämningar, korthantering IT drift

11 Exempel på förändringar - Lönekontoret Ny arbetsgivare Statens servicecenter, Göteborgskontoret (erbjuder tjänster till universitet och högskolor). Fysisk placering i Lund. Nya arbetssätt och förändrade arbetsuppgifter Nytt Primula (Primula SSC)

12 Exempel på förändringar - för dig som anställd Färre blanketter rapportering i Primula webb Mycket få blanketter kommer att finnas kvar, vilket innebär att verksamheten själv lägger in sina uppgifter. Nya formulär och ändrade arbetssätt: T ex Schemahantering Alla som arbetar koncentrerad deltid ska ha ett schema i Primula för att avdrag ska beräknas korrekt. Ny rutin för rapportering av sjukfrånvaro Ändrad rutin för hantering, då man redan första sjukdagen ska registrera detta i Primula. Timavlönad personal/intermittenta anställningar Hantering sker i Primula webb och det kommer behövas en förändrad rutin samt en översyn av formuläret. Ökad möjlighet att se t ex sina ledigheter genom ny rapport

13 Exempel på förändringar - för dig som arbetar med HR frågor Primulaklienten kommer inte att finnas kvar vid LU. All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU:s nuvarande version. Primula kommer inte att stängas ner vid lönekörning. Nya formulär och förändrade arbetssätt: t ex Medarbetare eller källrapporter lägger in uppgifter i Primula webb Förändrad hantering vid anställningar Anställningsbeslutet skrivs och attesteras i Primula av verksamheten. Integration med Varbi för att överföra personuppgifter Timavlönad personal/intermittenta anställningar Hantering sker i Primula webb och det kommer behövas en förändrad rutin samt en översyn av formuläret. Fler rapporter i Primula webb Över tid: Ökade möjligheter till smidigare lösningar mellan myndigheter där utveckling drivs av SSC

14 Implementationsprojekt Genomgång av samtliga processer och systemstöd (SSC Primula) Uppsättning av en testmiljö som innehåller LU:s nuvarande information från Primula som migreras till SSC Primula. Planeras färdig vecka 26. Löneartskatalogen vid LU har migrerats och mappar mot SSC lönearter för universitets- och högskolesektorn. Genomgång av samtliga flöden och behörigheter Kravhantering Bemanning samverkansmodell Information och utbildningar

15 Arbete med processer och systemstöd Förmöte introduktion styrande dokument, lagar och regelverk, övergripande riktlinjer utgångspunkt i Göteborgs universitets börläge Workshop (1-4 workshoptillfällen med ca 8 deltagare) vad, vem, hur? konsekvenser åtgärdsförslag vägval/beslut Efterarbete processkontoret ritar förslag lyfta vägval/beslut Fastställa processer Kommunikation Information Utbildning Förvaltning

16 Workshop med deltagare från institutioner och fakulteter Grupp 1 (PÄ: Anna Sjösten/Marta Santander) - Sjuk- och friskanmälan - Sjukfrånvaro - Partiell sjuk- och aktivitetsersättning - Sjukvård och läkemedel - Friskvård - Ssk högriskskydd Grupp 2 (PÄ: Lena Annerfeldt, Lena Lindell, Andreas Lundin) - Nyanställning - Kombinationsanställning - Förändring av anställning - Examina och meriter - URA-anställning - Avsluta anställning - Begära arbetsgivarintyg Grupp 3 (PÄ: Viktoria Järnegren) - Bisyssla Grupp 4 (PÄ: Viktoria Järnegren) - Övertid/OB - Beredskap - Ledigheter - Föräldrapenningtillägg - Timavlönad personal (4b) - Arvode (4b)

17 Teknik och system Integrationer LUs krav är att Evry levererar och förvaltar lösningen som omfattar framtagande och leverans av informationsfiler till LU:s integrerade verksamhetssystem Teknisk miljö Test Uppsättning av testmiljö Framtagning av testdata och test-scenarion Delprojekt B/I-lösning Ny integrationsmodell

18 Integrationer System som Primula har en integrationer med Sjukfrånvaro Adato Beslutstöd Asynja, EOS, Kuben Personal och anställda Lucat Ekonomi Raindance Rekrytering Varbi (nytt önskemål) Lösningsförslag framtaget (LU/SSC/Evry)

19 Support efter övergången En väg in Alla medarbetare kan antingen ringa ( ) till Statens servicecenters kundsupport eller lägga ärenden via deras kundwebb 1a linjen - Telefon - Ank Kundwebben 2a linjen - Sakkunniga i verksamheten 3e linjen - Kundansvariga - Systemleverantör Frågor

20 Kommunikationsplan Målgrupp Chefer på alla nivåer Berörda av ändrade processer utifrån SSC:s SLA Personalorganisationer Systemförvaltare Referensgrupper All personal Bloggen Kontaktuppgifter: Pernilla Hylén Stefan Thoft

21