Beslutsprotokoll Styrgrupp Samordnad löneadministration vid Göteborgs universitet. Christina Nordberg, Personaldirektör

Transkript

1 Beslutsprotokoll Styrgrupp Samordnad löneadministration vid Göteborgs universitet Projektansvarig: Projektledare: Christina Nordberg, Personaldirektör Viktoria Björcke och Lars Eliason, Prové Management

2 Sida: 2 (5) Tid och plats , konferensrummet plan 4, Vasagatan 33 Beslutsfattare Christina Nordberg Personaldirektör, Gemensamma förvaltningen Ann-Christine Thor Kanslichef, Naturvetenskapliga fakulteten Christine Wackerberg Personalchef, Sahlgrenska akademin Björn Rombach Prefekt vid Förvaltningshögskolan Adjungerad Hilding Sjödén Avdelningsdirektör, Personalavdelningen Protokollförare: Viktoria Björcke Projektledare, Prové Management Lars Eliason Projektledare, Prové Management Föredragande: Viktoria Björcke Projektledare, Prové Management Lars Eliason Projektledare, Prové Management Hilding Sjödén Avdelningsdirektör, Personalavdelningen Genomgång av föregående mötesprotokoll Projektet föreslog att namnet på enheten skall vara Löne- och pensionseneheten. Projektet föreslog att syftet med enheten är: Att via ett serviceinriktat och universitetsgemensamt löne- och pensionsarbete underlätta för fakulteter och institutioner att genomföra en effektiv och attraktiv forsknings- och utbildningsverksamhet att godkänna protokollet att enhetens namn endast skall vara Löneenheten (Olyckligt med dubbelnamn. Erfarenheten visar att namnet bör bestå av ett ord. I annat fall är risken uppenbar för ett smeknamn eller en olycklig förkortning). att syftet saknar ordet Rättssäkerhet vilket utgjort ett av de mest tungt vägande skälen till projektets genomförande. Projektledningen redogjorde för förslaget till ny organisation som framarbetats av arbetsgruppen. Löneenheten ryms som en del inom Personalavdelningen vid Gemensamma förvaltningen. Det är en processbaserad arbetsorganisation i vilken den löneadministrativa processen samt processen för pensionshandläggning utgör fundamentet. Viktiga komponenter för enheten är de enskilda medarbetarnas arbetsuppgifter och kompetens, samarbete och samspel, utnyttjande av stödjande IT-system, tydlig ledning samt mål för styrning och uppföljning av arbetet. Då Löneenheten utgör en stödjande funktion för GU: s verksamhet är också service till och kommunikation med den lokala verksamheten en grundläggande del av enheten. att projektledningen förtydligar namnet på kompetensområdet Systemförvaltning och utveckling att samt reviderar organisationsbilden i enlighet med nedanstående kommentarer Systemförvaltning skall begränsas till Palasso lön. Sahlgrenska t.ex. måste ha minst en dedikerad löneadministratör. Avseende kontaktytor mot organisationen så känns det underligt GÖTEBORGS UNIVERSITET 2

3 Sida: 3 (5) Projektledningen redogjorde för syfte, innehåll, arbetssätt, arbetsuppgifter, kontaktytor samt uppskattad resursåtgång för varje föreslaget kompetensområde: Egenrapportering Systemförvaltning och utveckling Palasso Lön Blankett- och dokumenthantering Reserapportering att man skall vända sig till ett kompetensområde. Någon annan benämning bör övervägas när man informerar om kontaktvägar på hemsidan etc Byt plats på kompetensområdena i bilden. Ordningen bör vara: Systemförvaltning och utveckling Palasso Lön, Egenrapportering, Resebestämmelser, Blankett- och dokumenthantering att syftet för Egenrapporteringen bör ändras från mindre fel till färre fel att syftet för Systemförvaltning och utveckling för Palasso Lön i likhet med Egenrapporteringen bör ses över i syfte att få rätt fokus avseende utveckling kontra användande. Att bilden över arbetssätt och kontaktytor bör kompletteras med systemleverantören att namnet på kompetensområdet Resebestämmelse ändras till Reserapportering samt att syftet marginellt omfomuleras för att undvika känslan av att kännas tidslimeterat Projektledningen redogjorde för framtagna rollbeskrivningarna. Dessa skall inte betraktas som definitiva utan som ett underlag för ledningen i arbetet med att vidareutveckla och implementera den nya organisationen och det nya arbetssättet. Följande roller har identifierats: Lönechef Löneadministratör Pensionshandläggare Kompetensområdesansvarig att rollen löneadministratör skall benämnas lönehandläggare Projektledningen redovisade hur den uppskattade resursåtgången för den samordnade organisationen arbetats fram av projektgruppen. En detaljerad redovisning bifogades i separat presentation. Totalt ser den uppskattade resursåtgången (heltidsekvivalenter) ut som följer: GÖTEBORGS UNIVERSITET 3

4 Sida: 4 (5) Löneadministration 10 (9,7) Kompetensområden Egenrapportering 3 Systemförvaltning 4 Blankett-/dokumenthantering 0,75 Resebestämmelser 1-1,5 Pensionshandläggning 2,5 Resursfrågan diskuterades i förhållande till resultatet av delprojekt Bemanning. Hilding Sjödén gav en statusrapport: Chefsrekrytering Avslutad Övrig bemanning Steg 1 (förinventering) I princip skall all personal som definitionsmässigt sysslar med löneadministrativa frågor ingå i den nya organisationen I slutet februari startades samtal med arbetsgivarrepresentanter på fakultetskansli för att få en initial bild över aktuella personer och av den omfattning löneadministration utgjorde av resp. personens tjänst. I dessa samtal utreddes kansliernas fortsatta verksamhetsbehov efter den 1 september Därefter har samtal genomförts med i stort sett samtliga de personer vilkas arbetssituation direkt kommer att beröras av den planerade förändringen. Övrig bemanning Steg 2 och 3 I avvaktan på styrgruppens beslut har vi ett preliminärt bemanningsläge som, exklusive lönechefen, innebär 18 personer motsvarande 17 heltidsekvivalenter. Av dessa kommer 13,5 från fakultet och 3,5 från personalavdelningen. Initialt kommer resurser motsvarande ca 0,5 heltidsekvivalenter att köpas tillbaka av fakultet/motsv. Så snart styrgruppen tagit ställning uppstart av avlutande personliga samtal i syfte att fastställa bemanning GÖTEBORGS UNIVERSITET 4

5 Sida: 5 (5) Refererande till redovisningen av projektgruppens förslag till organisation och bemanning av den nya organisationen ställde projektledningen följande frågor till styrgruppen: Kan styrgruppen godkänna projektets förslag till organisation för den samordnade Löneenheten? Kan styrgruppen godkänna projektets uppskattade resursåtgång för Löneenheten? Kan projektet fortsätta enligt plan för fas 3a? Datum för avslutande styrgruppsmöte Styrgruppen beslutar att godkänna förslaget till organisation under förutsättning att föregående faställanden avseende korrigeringar beaktas att godkänna den uppskattade resursåtgången för Löneenheten, med reservation för att den inte får innebära ökade kostnader för fakultet. att projektet fortsätter enligt plan för fas 3a. Styrgruppen beslutar att avslutande styrgruppsmöte hålls 15 september kl GÖTEBORGS UNIVERSITET 5