3. För PIL finns en styrgrupp med representanter från fakulteterna, universitetsbiblioteket, studenterna och gemensamma förvaltningen.

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande Arbetsordning för PIL-enheten Dessa riktlinjer används vid Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande vid Göteborgs universitet, nedan benämnd PIL. Riktlinjerna uppdaterades vid styrgruppsmötet den och gäller fr.o.m. 1 oktober 2010 och tillsvidare. De syftar till att ge ledamöter i styrgrupp och PIL:s medarbetare vägledning om ansvarsfördelning och organisering av verksamheten. Allmänt 1. Rektor inrättade den lärosätesgemensamma PIL-enheten, inplacerade enheten vid utbildningsvetenskapliga fakulteten samt beslutade om enhetens övergripande uppdrag (RS 2007:17, 14, G /07). 2. Rektor beslutade om PIL:s verksamhet och angav enhetens budgetramar för verksamhetsåret Enligt samma beslut ansvarar dekanus vid utbildningsvetenskapliga fakulteten för arbetsmiljön och i övrigt beslutar om all annat gällande enheten än innehåll och budgetramar samt ansvarar för att det till rektor lämnas en årlig redogörelse för enhetens verksamhet (jfr RS 2008:1, 10, G /07). Styrning av verksamheten 3. För PIL finns en styrgrupp med representanter från fakulteterna, universitetsbiblioteket, studenterna och gemensamma förvaltningen. 4. Styrgruppen ska besluta om verksamhetens inriktning genom att 4.1. årligen fastställa enhetens verksamhetsplan samt följa upp enhetens resultat 4.2. fastställa kursplaner inom det högskolepedagogiska området 4.3. fastställa rutiner för utlysning av utvecklingsmedel samt dess ekonomiska ramar 5. Ärenden kan beredas inom styrgruppen, vid PIL-enheten och/eller av expert (jfr bilaga 1). Styrgruppens sammansättning 6. Styrgruppen för enheten har följande sammansättning: - en företrädare för varje fakultet (HFN, HHFN, ITFN, KFN, NFN, SA, SFN, UFN) - en företrädare för lärarutbildningsnämnden (LUN) - en företrädare för universitetsbiblioteket (UB) - två företrädare för de studerande (GUS) - en företrädare för gemensamma förvaltningen (GF) 7. Fakultetsrepresentanterna utses av dekanus på respektive fakultetsnämnd. pil_arbetsordning_ doc 1

2 8. Representant för lärarutbildningsnämnden utses av ordföranden i nämnden 9. Representant för universitetsbiblioteket utses av överbibliotekarien. 10. Representanter för de studerande utses av Göteborgs Universitets Studentkårer. 11. Representant för gemensamma förvaltningen utses av förvaltningschefen. 12. Rektor och utbildningsvetenskapliga fakultetens kansli ska årligen underrättas om styrgruppens sammansättning. 13. Ordförande för styrgruppen kan vara en av ledamöterna eller en person anställd vid Göteborgs universitet som styrgruppen utser. Val av ordförande ska beredas av styrgruppen. Val av ordförande, mandatperiod samt uppdragets omfattning och inriktning fastställs vid ett ordinarie styrgruppsmöte. 14. Chefen för PIL är föredragande i styrgruppen. Adjungerade till styrgruppen samt samordnare, administratör och webbredaktör vid PIL-enheten har närvaro och yttranderätt. Mandatperioder 15. Mandattiden för ledamot från fakulteter, universitetsbibliotek och gemensamma förvaltningen ska vara tills vidare, dock längst t o m Ledamot vald av GUS utses årligen. 16. Om ledamot i styrgruppen avgår, ska vederbörande ersättas för återstoden av mandatperioden enligt det sätt ledamoten utsetts. 17. Mandatperiod för uppdraget som ordförande i styrgruppen beslutas i särskild ordning (jfr pkt 13). Beslutförhet 18. Styrgruppen är beslutför när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Protokoll 19. Protokoll ska upprättas över de ärenden styrgruppen behandlar. Ledning och samordning 20. Chef för verksamhetsperioden har utsetts av dekanus vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten på uppdrag av rektor. 21. Stf chef utses av chefen för PIL-enheten. 22. Samordnare vid PIL-enheten utses av chefen för enheten. pil_arbetsordning_ doc 2

3 23. Chefen ansvarar för den dagliga ledningen av enheten och har beslutanderätt i alla löpande och operativa ärenden. 24. Samordning sker för de högskolepedagogiska kurser respektive utvecklingsprojekt som enheten planerar, genomför och utvärderar. Chefens rapporteringsskyldighet 25. Chefen för enheten ska fortlöpande hålla enhetens styrgrupp, rektor samt utbildningsvetenskapliga fakultetens kansli informerad om omständigheter som är av väsentlig betydelse för PIL-enhetens verksamhet. Förvaltningsansvar 26. Chefen för enheten ansvarar för att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Utöver vad som regleras i lagar och författningar har chefen ansvar för att riktlinjer, anvisningar, instruktioner eller andra bestämmelser som utfärdats av universitetsstyrelsen, rektor eller dekanus vid utbildningsvetenskapliga fakulteten följs. Ekonomiskt ansvar 27. Chefen för enheten ansvarar för enhetens ekonomi. Ansvaret innefattar samtliga ekonomiska åtaganden som görs vid enheten, oavsett finansiering. 28. Chefen för enheten ansvarar för att den ekonomiska styrningen tydliggörs i verksamhetsplaneringen samt att budget upprättas ekonomisk uppföljning sker varvid väsentliga avvikelser motiveras och rapporteras till enhetens styrgrupp och till utbildningsvetenskapliga fakulteten samt till rektor attestordning upprättas och efterlevs beslutade rutiner för intern kontroll efterlevs 29. Chefen för enheten ansvarar för att medel disponeras på det sätt som är motiverat av verksamheten samt tillsammans med rektor och dekanus att det finns disponibla medel för ändamålet. Personalansvar 30. Chefen har ansvar för att bemanna enheten med samordnare, administratör och webbredaktör. 31. Det är chefens ansvar att utveckla ett gott ledarskap som gynnar arbetstillfredsställelse och engagemang ge medarbetare möjligheter till den utveckling och de resurser de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter väl skapa en god arbetsmiljö vid enheten pil_arbetsordning_ doc 3

4 Arbetsmiljöansvar och delegationer 32. Arbetsmiljöansvaret, som är delegerat från dekanus vid utbildningsvetenskapliga fakulteten, omfattar att chefen för enheten i egenskap av arbetsgivare ska följa gällande regler vid Göteborgs universitet. 33. Chefen för enheten får delegera till stf chef och samordnare vid enheten att fatta beslut i visst ärende eller grupp av ärenden, eller att i övrigt vidta de åtgärder som chefen bestämmer, om inte rektor eller dekanus beslutat annat. Beslut om delegation, liksom beslut om återkallelse av sådan, ska vara skriftligt och tidsbegränsat. Uppdrag som chef för PIL-enheten 34. Dekanus vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten och chefen för PIL-enheten har undertecknat en överenskommelse om ansvar och befogenheter för chefsuppdraget (jfr bilaga 2). Arbetsbeskrivning för samordnare av kurser respektive utvecklingsprojekt 35. För enhetens samordnare för högskolepedagogiska kurser respektive utvecklingsprojekt finns arbetsbeskrivningar där huvuduppgifterna framgår (jfr bilaga 3 och 4) Arbetsbeskrivningar för administratör respektive webbredaktör 36. För enhetens administratör respektive webbredaktör finns en arbetsbeskrivning där huvuduppgifterna framgår (jfr bilaga 5 och 6). pil_arbetsordning_ doc 4

5 Ärendehantering Bilaga 1 Styrgruppen kan anvisa ärenden till beredningsgrupper för beredning. Styrgruppen fattar beslut om vilka beredningsgrupper som behövs. Den föreslagna gången för ärendehantering beskrivs i figuren nedan. PIL:s styrgrupp Beredningsgrupper Strategi Utbildning Utveckling Chef Ordförande PIL-enheten En beredningsgrupp får vid behov anlita expertkompetens. Enhetens chef handlägger hur dessa personer ska ersättas. pil_arbetsordning_ doc 5

6 Bilaga 2 Överenskommelse om uppdrag som chef för PIL-enheten Chefen för enheten är en del av gemensamma förvaltningens och utbildningsvetenskapliga fakultetens ledningsstruktur och representerar enheten i samarbetet med dekanus. Uppdraget som chef för enheten är en huvuduppgift som ska hanteras parallellt med eget akademiskt arbete. A. Uppdrag och ansvarsområde Chefen för enheten har det övergripande ansvaret för den högskolepedagogiska grundutbildningen och ansvarar för den dagliga ledningen av enheten. Chefen har beslutanderätten i alla löpande och operativa ärenden, och har ett samlat ansvar för verksamheten och ska i egenskap av chef företräda arbetsgivaren inom enheten, bland annat när det gäller arbetsmiljöområdet. Verksamheten ska bedrivas enligt gällande lagstiftning och fastställda verksamhetsdokument. Sammanhållande strategisk ledning, samordning och uppföljning av enhetens verksamhet är chefens viktigaste uppgifter. Chefen för enheten ska se till - att det inom givna ramar tas fram mål för enhetens verksamhet - att det finns system för uppföljning och utveckling av verksamheten - att enheten har kompetens i linje med verksamhetens krav och utveckling - att såväl intern som extern information fungerar väl - att det finns en positiv social miljö samt en god infrastruktur inom enheten B. Befogenheter Rektor delegerar till chefen för enheten att besluta om de åtgärder, inom gällande budgetram, som krävs för att genomföra enhetens verksamhetsplaner. I beslut av principiell natur eller beslut som av andra skäl är av särskild betydelse för ansvarsområdet, ska samråd först ske med rektor. Chefen ska som arbetsgivare, inom sin verksamhet, svara för att kraven och intentionerna i arbetsmiljölagen med tillhörande föreskrifter och anvisningar uppfylls, liksom att det lokala arbetsmiljöavtalet (motsvarande) samt Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy, inklusive rektors uppgiftsfördelning, efterlevs och genomförs. Saknas erforderliga resurser för fullgörande av arbetsmiljöansvaret ska detta anmälas. Chefen för enheten får delegera till stf chef och samordnare vid enheten att fatta beslut i visst ärende eller grupp av ärenden, eller att i övrigt vidta de åtgärder som chefen bestämmer, om inte rektor eller dekanus beslutat annat. Beslut om delegation liksom återkallelse av sådan ska protokollföras. Delegation i enstaka ärenden dokumenteras genom anteckning på handling. Förteckning över delegationsbeslut ska hållas aktuell. Kopia av delegationsbeslut ska sändas till rektors kansli och till utbildningsvetenskapliga fakultetsnämndens kansli. pil_arbetsordning_ doc 1

7 C. Begränsningar av befogenheter Chefen för enheten får inte - besluta i frågor som får vittgående konsekvenser utanför den egna enheten - teckna kollektivavtal - ingå avtal om in- eller uthyrning av fast egendom - besluta om åtgärder avseende fast egendom - besluta om ledighet, ersättning eller i annan fråga som rör chefen själv Chefen för enheten får i övrigt inte besluta i frågor av extraordinär karaktär eller omfattning med avseende på verksamheten. Detta uppdrag avser perioden till och med Göteborg den 7 februari 2008 Dekanus Chef för enheten pil_arbetsordning_ doc 2

8 Samordnare för högskolepedagogiska kurser Bilaga 3 Detta är en arbetsbeskrivning för samordnare av högskolepedagogiska kurser vid enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL) och gäller fr.o.m och tillsvidare. Ansvaret för samordning av kurser sker på delegation från PIL-enhetens chef. Samordnaren rapporterar direkt till chefen för enheten. Det kan finnas en eller flera samordnare vid enheten. Samordning är en del av PIL-enhetens stödverksamhet. En samordnare representerar enheten i samarbetet med kollegor från fakulteter, institutioner och motsvarande. Samordnaren har ett övergripande ansvar för information, planering, koordinering och uppföljning av högskolepedagogiska kurser. Samordnaren ansvarar bl.a. för att kursledare och examinatorer informeras om gällande anvisningar för dessa uppdrag. Exempel på förekommande arbetsuppgifter är att ha löpande kontakt med kursledare, vid behov ha kontakt med fakulteterna i frågor som rör de högskolepedagogiska kurserna samt diskutera resultat från kursvärderingar med berörda samt ta aktiv del i systematiskt förbättringsarbete av högskolepedagogiska kurser. Samordnare ansvarar vidare för att aktuell information om kurser publiceras på PIL:s webb samt bevakar att inaktuell information tas bort. Samordnaren deltar aktivt i enhetens breda uppdrag att bevaka högskolepedagogiska frågor i omvärlden genom att delta i konferenser och sprida information vidare, bl.a. vid seminarier och som underlag till PIL-webben. Samordnaren ska vara beredd att delta vid styrgruppens ordinarie möten och förekommande beredningsgruppsmöten inom det aktuella ansvarsområdet. Uppdraget som samordnare är en arbetsuppgift som ska hanteras parallellt med eget akademiskt arbete. Samordnaren kan medverka i högskolepedagogiska kurser, seminarier, workshopar mm där genomförandeansvar ligger på PIL eller på någon annan enhet. Dessa arbetsuppgifter ingår då inte i uppdraget som samordnare vid PIL-enheten. pil_arbetsordning_ doc

9 Bilaga 4 Samordnare för utvecklingsprojekt Detta är en arbetsbeskrivning för samordnare av utvecklingsprojekt vid enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL) och gäller fr.o.m och tillsvidare. Ansvaret för samordning av utvecklingsprojekt sker på delegation från PIL-enhetens chef. Samordnaren rapporterar direkt till chefen för enheten. Samordning är en del av PIL-enhetens stödverksamhet. En samordnare representerar enheten i samarbetet med kollegor från fakulteter, institutioner och motsvarande. Samordnaren har ett övergripande ansvar för information, planering, koordinering och uppföljning av högskolepedagogiska utvecklingsprojekt. Samordnaren ansvarar bl.a. för att projektledare informeras om gällande anvisningar för dessa uppdrag. Exempel på förekommande arbetsuppgifter är att medverka vid utarbetande av anvisningar för utlysning av utvecklingsmedel, leda möten med projektledare, ha löpande kontakt med samt följa, stödja och informera om projekten under genomförandefas, diskutera erfarenheter utifrån projektrapporter samt stödja publicering och spridning av projektresultat. Samordnare ansvarar vidare för att aktuell information om utvecklingsprojekt publiceras på PIL:s webb samt bevakar att inaktuell information tas bort. Samordnaren deltar aktivt i enhetens breda uppdrag att bevaka högskolepedagogiska frågor i omvärlden genom att delta i konferenser och sprida information vidare, bl.a. vid seminarier och som underlag till PIL-webben. Samordnaren ska vara beredd att delta vid styrgruppens ordinarie möten och förekommande beredningsgruppsmöten inom det aktuella ansvarsområdet. Uppdraget som samordnare är en arbetsuppgift som ska hanteras parallellt med eget akademiskt arbete. Samordnaren kan medverka i högskolepedagogiska utvecklingsprojekt, kurser, seminarier, workshopar mm där genomförandeansvar ligger på PIL eller på någon annan enhet. Dessa arbetsuppgifter ingår då inte i uppdraget som samordnare vid PIL-enheten. pil_arbetsordning_ doc

10 Administratör Bilaga 5 Detta är en arbetsbeskrivning för administratör vid enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL) och gäller fr.o.m och tillsvidare. Administratör av högskolepedagogiska kurser, bl.a. arbete med studieadministrativa system (GUBAS, LADOK), lärplattform (GUL), korrespondens med lärare och deltagare för de aktiviteter som PIL ansvarar för samt dokumenthantering av kursplaner, kursbudgetar och kursvärderingar för dessa kurser. Sekreterare inför och vid enhetens styrgruppsmöten samt tillhörande administrativ hantering och arkivering, bl.a. av mötesprotokoll. Handläggare för in- och utgående ärenden samt tillsynsansvarig för att diariehantering och arkivering av dokument sker vid enheten i enlighet med gällande regler. Konferensvärd/värdinna som innefattar att tillsammans med chef och samordnare vid enheten planera arrangemang i anslutning till styrgruppsmöten, arbetskonferenser, seminarier mm. Övriga arbetsuppgifter innefattar att vara chefen för enheten behjälplig i allmänna kontorsgöromål, personalärenden, lokalbokning, årsredovisning samt viss ekonomihantering, så som beställningar, uppdragsarvoden och fakturahantering. Det senare genomförs med stöd av UFN:s kansli (se nedan). Vissa av administratörens arbetsuppgifter delas mellan fakultetskansliet och PIL-enheten. Kansliet vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten är behjälplig med vissa frågor som rör ekonomi, information och personal. pil_arbetsordning_ doc

11 Webbredaktör Bilaga 6 Detta är en arbetsbeskrivning för webbredaktör vid enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande (PIL) och gäller fr.o.m och tillsvidare. Att i dialog med chef, samordnare och administratör vid PIL förbereda och genomföra publicering av webbinformation, nyhetsbrev och annan skriftlig och grafisk information till PIL-enhetens målgrupper. Att agera ansvarig redaktör för PIL-enhetens webbplats ( Att stärka PIL-enhetens förmåga att nå ut till berörda genom att kontinuerligt anpassa innehåll och form efter målgruppernas behov. Att samarbeta med informationsavdelningen och personalavdelning vid gemensamma förvaltningen och med andra webbredaktörer vid fakulteterna i syfte att anpassa format och innehåll efter GU:s gemensamma grafiska koncept samt att effektivisera informationsflödet i enlighet med GU gemensamma överväganden och policies. Att vara PIL-enhetens artikelförfattare behjälplig vid utformning av text och bildmaterial på svenska och engelska språket. pil_arbetsordning_ doc