Beslutsprotokoll Styrgrupp Samordnad löneadministration vid Göteborgs universitet. Christina Nordberg, Personaldirektör

Transkript

1 Beslutsprotokoll Styrgrupp Samordnad löneadministration vid Göteborgs universitet Projektansvarig: Projektledare: Christina Nordberg, Personaldirektör Viktoria Björcke och Lars Eliason, Prové Management

2 Sida: 2 (5) Tid och plats , konferensrummet plan 4, Vasagatan 33 Beslutsfattare Christina Nordberg Personaldirektör, Gemensamma förvaltningen Ann-Christine Thor Kanslichef, Naturvetenskapliga fakulteten Christine Wackerberg Personalchef, Sahlgrenska akademin Björn Rombach Prefekt vid Förvaltningshögskolan Adjungerad Hilding Sjödén Avdelningsdirektör, Personalavdelningen Protokollförare: Viktoria Björcke Projektledare, Prové Management Lars Eliason Projektledare, Prové Management Föredragande: Viktoria Björcke Projektledare, Prové Management Lars Eliason Projektledare, Prové Management Hilding Sjödén Avdelningsdirektör, Personalavdelningen Genomgång av föregående mötesprotokoll Redovisning av resultatet av bemanningen av projektgrupp Organisation. Gruppen skall bestå av totalt 8-10 personer. Det skall finnas personer med kompetens rörande organisationsoch ledarskapsfrågor, samt personer med kompetens rörande löneadministration. Följande personer hade nominerats av dekan/kanslichef: Marianne Edshage, fakultetsekonom, Humfak Stina Sundling Wingfors, Prefekt, Samfak Jane Rannegård, löneadm., Konstfak Else-Britt Fahlin, löneadm., UB Marianne Lundh Persson, löneadm., Natfak Yvonne Pettersson, löneadm., SA att godkänna protokollet att samtliga namn som nominerats av fakultet skall ingå i Projektgrupp Organisation. Övrig bemanning i form av representanter från projektgrupp Arbetssätt skall tillsättas av projektledningen enligt förslag att Ann-Christine Thor undersöker möjligheten om Agneta Ahlberg kan ingå i projektgrupp Organisation att Christina Nordberg tar upp frågan om ITrepresentant i projektgrupp Organisation vid systemägarmötet fredagen den 1/ Intresseanmälningar från projektgrupp Arbetssätt: Gun Andersson, lönadm., Samfak Birgitta Karlsson, löneadm., Humfak Ann Svensson, ekonomiadm., Inst. för cell o molekylärbiologi Ann-Charlotte Nyrén, chefsadm,. Inst för globala studier Redovisning av resultatet av bemanningen av referensgrupp Verksamhet Följande personer av nominerats av dekan/kanslichef: Birgitta Karlsson, löneadm., Humfak Chatrine Butler, adm.chef, SA att godkänna projektledningens förslag att inbjudan till referensgruppsmedlemmar skall skickas per omgående GÖTEBORGS UNIVERSITET 2

3 Sida: 3 (5) Göran Liljedahl, Avd.chef, Samfak Dan Ekstrand, teknisk chef, IT-ledning Maximiliano Lubian Petrides, lev.arkitekt, ITS Gun Selldén, Prefekt, Inst. För geovetenskaper Ann-Sofie Olsson, Adm. Chef, Zoologiska inst. Karin Cedhagen, Adv. Dir., Företagsekonomiska inst. Håkan Berg, kanslichef, Handelshögskolan Helena Wessman, högskolerektor, Högskolan f scen o musik Karolina Landin, Personalansvarig, Högskolan f scen o musik Monika A Lindström, avd. dir., IPD Ulrika Nordberg Peterson, avd.dir., kansliet för utb. vetenskap Redovisning av resultatet av bemanningen av referensgrupp Personalorganisationer Följande personer har nominerats av respektive ordförande: OFR/S Astrid Igerud, UB kansli Peter Brandt, Konstfak SACO-S Christin de Flon, SA SEKO Annika Liljeros,, Ekonomiavd. Hilding Sjödén presenterade ett förslag för hur bemanningen av den nya samordnade löneadministrationen skall gå till. Hilding redogjorde även för tankarna beträffande kommande rekrytering av lönechef. Bemanning löneadministrationen Ett första steg är att identifiera vilka löneadministratörer vi har utifrån BESTA koden etc. Det kommer att handla om ca 25 personer. Per omgående påbörjas en dialog med respektive fakultet eller motsvarande om vilka personer, framförallt ur ett verksamhetsperspektiv, man vill ha kvar. Resultatet av denna process skall ligga till grund för bemanningen. Situationen kan uppstå där vi får för många eller för få kandidater till den nya samordnade löneadministrativa organisationen. Den frågan får hanteras när och om den blir aktuell. Samtalen med respektive fakultet eller motsvarande kan påbörjas så snart ett beslut tas i styrgruppen om det föreslagna förfaringssättet. Bemanningsförslaget innebär att tidigare tänkta att godkänna projektledningens förslag att inbjudan till referensgruppsmedlemmar skall skickas per omgående att godkänna bemanningsförfarande av löneadministratörer att godkänna bemanningsförfarande av lönechef att bemanningsarbetet skall påbörjas per omgående GÖTEBORGS UNIVERSITET 3

4 Sida: 4 (5) intresseanmälningar inte blir aktuellt. Chefsrekryteringen Principiellt blir det frågan om en extern rekrytering. Det finns idag ett framtaget utkast till rekryteringsannons. I syfte att ge delprojekt lokaler ett tydligare uppdrag framtogs följande uppdragsunderlag: Inriktningen skall vara att finna en lokal som tillsammans rymmer den nya Samordnade löneadministrationen och dagens centrala personalavdelning på Vasagatan 33 Principiellt är den centrala personalavdelningen flyttbar om så krävs Lokalerna skall vara centrala. Finns ingen definition på vad som är centralt. Centrala Göteborg är förhållandevis stort. Delprojekt Lokaler/flytt får ta fram förslag för styrgruppen att ta ställning till Lokallösningen behöver inte ta höjd för en eventuell framtida sammanslagning av löneadministrationen och övrig personaladministration. Vad avser kostnadsramar så finns det inga sådana specificerade. Dock skall lokallösningen sträva mot att vara kostnadseffektiv. Lokallösningen behöver inte ta speciella hänsyn till arkivproblematiken. Arkivfrågan skall lösas utifrån rådande förutsättningar med landsarkiv samt närarkiv. att delprojektledningen för lokaler utifrån uppdragsunderlaget skall presentera ett antal förslag som styrgruppen tar ställning till vid styrgruppsmötet den 3/ att Christina Nordberg vänder sig till universitetsledningen för att få riktlinjer och direktiv avseende placering av den nya Samordnade löneadministrationen I enlighet med det beslut som togs vid föregående styrgruppsmöte gjorde projektledningen en återkoppling till projektriskanalysen. Syftet var att ge senaste status och redogöra för de risker som eventuellt tillkommit, förstärkts eller eliminerats sedan frågan senast var uppe för diskussion. Riskbilden är i princip intakt med undantag av att: Risken för resultatets kvalitet har ökat på grund av en bristfällig kompetenssituation vad avser bemanningen i Projektgrupp Organisation. Trots att inbjudan till att nominera två personer till projektgrupp Organisation har gått ut till dekanus på samtliga fakulteter så har vi i dagsläget för få deltagare med organisations- och ledarskapkompetens. Vi saknar dessutom representation från IT-ledning eller IT- service. Risken för resultatets kvalitet har även ökat på grund av att arkivfrågan vuxit sig till att bli en central frågeställning som blir svår att lösa inom nuvarande tidsram. Arkivfrågeställningen försvårar även att inom fastställd tidplan hitta lämpliga lokaler. Ett framarbetat önskat arbetssätt för den nya löneorganisationen att riskerna skall i enlighet med tidigare beslut tas upp vid varje styrgruppsmöte att projektgrupp Organisation skall om möjligt kompletteras med prefekt samt representation från IT att den nya löneorganisationen måste ha tillgång till arkiv, t ex landsarkivet och närarkiv, men att arkiven inte behöver ligga i samma lokaler GÖTEBORGS UNIVERSITET 4

5 Sida: 5 (5) organisationen kommer att få konsekvenser för arbetet på fakulteter och institutioner. Detta ökar risken för att tillräckligt informations- och förankringsarbete ej ryms inom nuvarande tidplan. Med anledning av att styrgruppen gett sitt godkännande till förslaget avseende bemannings- och rekryterings process av medarbetare samt chef till den nya organisationen ökar möjligheten att lösa bemanningsfrågan inom ramen för nuvarande tidplan. Med hänsyn taget till projektets ansträngda tidplan vill projektledningen försäkra sig om att arbetet inte försenas på grund av för få beslutstillfällen i form av styrgruppsmöten. Därför föreslog projektledningen en utökning av antalet styrgruppsmöten. att styrgruppen skall träffas vid följande tillfällen: Vecka 10, 3 mars, kl Vecka 14, datum och tid ej fastställt Vecka 23, 4 juni, kl Vecka 26, datum och tid ej fastställt Vecka 35 vi avvaktar att fastställa datum för detta möte (hela styrgruppen) att hela styrgruppen inte behöver samlas vid varje tillfälle att beslutsmandatet delegerades till Christina Nordberg vad avser mötena i vecka 14 respektive 26 En effektdiskussion påbörjades vid styrgruppsmötet den 14 november Målet idag var att fortsätta arbetet med att fastställa en effektkarta för projektet Samordnad löneadministration. I syfte att identifiera sluteffekter respektive möjliggörare utgick från utkastet som tidigare arbetats fram. att de effekter som önskas uppnås med projektet framgår av rektors beslut och skall inte definieras ytterligare av styrgruppen. GÖTEBORGS UNIVERSITET 5