Styrgruppens möte den 15 december 2016

Transkript

1 Protokoll Styrgruppens möte den 15 december 2016 Länsstyrelsen i Göteborg klockan ande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsavdelning Karin Lundborg, Länsstyrelsens Veterinär- och djurskyddsenhet Christina Marmolin, Skara/Skaraborgs kommunalförbund Daniel Eek, Göteborgs Stad Agneta Sander, Borås Stad/Sjuhärads kommunalförbund Ej närvarande Maria Bylund, Sotenäs, Munkedal och Lysekil/Fyrbodals kommunalförbund Joanna Friberg, Göteborgsregionens kommunalförbund Övriga deltagare Maria Andersson, projektledare Anna Malmros, projektledare Maria Nylén, projektledare 1. Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs. Agneta Sander utses att jämte ordföranden justera protokollet. 2. Finansiering MVG Inför den nya verksamhetsperioden som påbörjas nästa år har styrelsen skickat en förfrågan till alla kommunalförbund om utökat budgetanslag. Alla kommunalförbund har svarat positivt på förslaget om utökad finansiering. 1

2 Sjuhärads kommunalförbund har i samband med detta efterfrågat en utvärdering inför nytt beslut om finansiering Agneta återkommer med ett förtydligande om vad som efterfrågats. En annan fråga som har diskuterats tidigare är om vi ska gå ut med en förfrågan till kommunalförbunden på att de ska betala i förväg för Miljösamverkan från och med 2018? Det är inte möjligt för kommunerna att betala för en tjänst i förväg. Kommuner ska bokföra en kostnad på det år då tjänsten utförs. 3. MVG:s ekonomi 2016 Maria A redogör för ekonomirapporten som har gjorts för perioden januarinovember samt med en prognos för december. Enligt sammanställningen kommer vi att ligga inom ramarna för vår budget. Den redovisade projektledartiden ligger något under budget och även posten Övriga kostnader ligger lite under budget. Därmed kommer kommunalförbund inte debiteras hela den budgeterade kostnaden. Kommunalförbunden får rekvisition från Länsstyrelsen för sin huvudmannaavgift för 2016, vilka i sin tur fakturerar kommunerna. Styrgruppen tycker det vore intressant att se hur utfallet varit tidigare år och beslutar att fortsättningsvis presentera föregående års utfall vid ekonomiredovisningen. Ekonomiredovisningen godkänns och Länsstyrelsen kommer inom kort att skicka rekvisition till kommunalförbunden. Framöver ska föregående års utfall presenteras vid ekonomiredovisningen. 4. Uppdaterad verksamhetsplan och resurser för 2017 Verksamhetsplanen som togs fram under våren baserades på förslaget om utökad kostnadsramen. Eftersom förslaget om utökad kostnadsramen har godkänts av alla kommunalförbund behöver inget tas bort från verksamhetsplanen för utan den kan fastställas med alla projekt och aktiviteter. Det önskas förtydligande om vilka projekt som ska omprövas eller utgå i verksamhetsplanen Maria A redovisar projektledarresurser och budget för Projektledarresurserna kommer att utökas från 1,5 tjänst till 2 tjänster. Detta omfattar projektledarresurser från både Länsstyrelsens miljöskyddsavdelning och landsbygdsavdelning. Från miljöskyddsavdelningen kommer Anna och Maria A fortsätta som projektledare. Maria N kommer att vara tjänstledig från landsbygdsavdelningen från mitten av januari och kommer därför att ersättas av Emma Andersson och Beatha Björkgren. Emma kommer att vara 2

3 projektledare för livsmedelsprojektet medan Beatha i huvudsak kommer att medverka i verksamhetsplaneringen. De kostnader som utmärker sig under posten Övriga kostnader under 2017 är kontaktpersonträff, utställningsplats på miljöbalksdagarna ihop med övriga miljösamverkan samt drift av webbsidan Tillsynsutveckling i Väst (TUV). Planen är att delar av materialet på TUV-webben ska läggas över på Miljösamverkans webbsida under 2017 och därefter stängas ner. Styrgruppen diskuterar om Miljösamverkan kan stå för fika på träffar i de fall då det inte finns några andra utgifter förutom fika. Styrgruppen anser att detta är rimligt. Styrgruppen beslutar om verksamhetsplan med de synpunkter som inkommit under mötet. Fastställning sker när detta protokoll justerats. Styrgruppen beslutar att Miljösamverkan står för enklare fika så länge det ryms inom budget. 5. Uppdatering av dokument i miljösamverkan En arbetsgrupp från den gemensamma styrgruppen med Miljösamverkan Halland har uppdaterat styrdokument och kommunikationsplanen. Arbetsgruppen skickar med frågan om vi ska sträva mot att ha gemensamma dokument för Miljösamverkan Halland och MVG. Styrdokumentet: Begreppet kund behöver förtydligas. Texten som beskriver Det önskade läget behöver sättas i ett sammanhang med en kort bakgrundsbeskrivning. Om möjligt vore det bra att illustrera Det önskade lägets tillhörande text som en bild istället för löpande text. Kommunikationsplanen: Kommunikationsplanen har ändrats ganska mycket eftersom det uppdaterades senast Synpunkter ges på rubriken målgrupp, formuleringar och begreppet kund. En rubrik om sociala medier läggs till och bilaga 4 tas bort. De som har ytterligare synpunkter på dokumenten mailar dessa till Maria A senast 9 januari. Arbetsgruppen arbetar sedan in synpunkterna och dokumenten lyfts igen för beslut på nästa styrgruppsmöte. I övrigt anser styrgruppen anser att vi ska sträva mot att ha gemensamma styrdokument för Miljösamverkan Halland och MVG. Vi diskuterar även om vi ska ha kvar MVGs slogan: Miljösamverkan Västra Götaland 49 gånger bättre tillsyn? Bakgrunden är att vi har 49 kommuner och en länsstyrelse. Nu arbetar vi dock allt närmare Miljösamverkan Halland 3

4 och riktar oss därmed till 55 kommuner och två länsstyrelser, varvid nuvarande slogan ger fel signal. Styrgruppen enas om att ta bort den. Synpunkter på styrdokument och kommunikationsplan mailas till Maria A senast 9 januari Arbetsgruppen gavs i uppdrag att bearbeta styrdokument och kommunikationsplan i enlighet med vad som sagts ovan samt tillsammans med eventuella synpunkter från Miljösamverkan Hallands styrgrupp. Vi ska vi sträva efter gemensamt styrdokument och kommunikationsplan i för MVG och Miljösamverkan Halland. Vår nuvarande slogan Miljösamverkan Västra Götaland 49 gånger bättre tillsyn tas bort. 6. Referensgrupp för länsmöten Från och med 2017 kommer länsmötena att organiseras i Länsstyrelsens regi. För att arrangera dessa på ett bra sätt behöver Länsstyrelsen en referensgrupp. Länsstyrelsen föreslår att den består av personer från kommunerna som kan representera olika delar av länet, gärna både stora och små kommuner och även någon med chefsposition. Styrgruppen tycker det låter som ett bra förslag. Maria N mailar ut en konkret förfrågan, inklusive tidsåtgång, till styrgruppsrepresentanterna för kommunalförbunden. Alla tar med frågan till sina kommunalförbund/ chefsnätverk för att se om det finns några som är intresserade att delta i referensgruppen. 7. Inspel till Mötesplats Goda exempel 2017 En projektgrupp har bildats och börjat diskutera upplägg för Mötesplats Goda exempel (MGE) Vi diskutera kort om styrgruppen har några medskick till projektgruppen i dagsläget. Bland annat nämns att det är många frågor på gång inom enskilda avlopp, dagvatten, vattenverksamhet och att det efterlyses goda exempel på samverkan inom fysisk planering. Chefssamverkan har diskuterat att försöka ha en röd tråd på det som tas upp på chefsmötena och MGE Styrgruppen tycker det låter klokt. På mötet med den gemensamma styrgruppen den 22 februari kommer förslag om ramar att presenteras. Kom gärna med inspel innan dess. Projektgruppen MGE kommer ha två möten innan dess för att diskutera bl.a. mål och syfte. 4

5 8. Styrgruppsmöten 2017 Förslag till mötestider har skickats ut med kallelsen. Möten för 2017 blir: 8 februari kl via Skype 14 juni kl på Länsstyrelsen i Göteborg 21 september kl via Skype 14 december kl på Länsstyrelsen i Göteborg 9. Övrigt Välkommen Christina Marmolin representant i styrgruppen för Skaraborgs kommunalförbund. Maria A informerar om vad som händer med Tillsynsportalen. I nuläget försöker vi få in alla kommuner som inte kommer in. Det behövs fler deltagare till projektet Äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler. Planerad start är januari Alla tar med sig frågan till sina kollegor i sina delregioner. Verksamhetsberättelse för 2016 presenteras i början av året på det första styrgruppsmötet. Det är otydligt vad som är fadderns roll för att följa upp Det önskade läget i projekten. Vi tar upp denna fråga på mötet med den gemensamma styrgruppen. Fler faddrar behövs till projekten redlighet kött, asylboende och äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler. Christina anmäler sig som fadder till asylboendeprojektet, Daniel till redlighet kött och Agneta till äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler. Styrgruppen tackar Maria N för sin tid som projektledare i Miljösamverkan. 10. Mötet avslutas Styrgruppens ordförande avslutar mötet. Ulrika Samuelsson Ordförande Agneta Sander Justerande Anna Malmros Sekreterare 5