BYGGSAMVERKAN VÄSTRA GÖTALAND INSTRUKTION FÖR SAMVERKANSPORTALEN HUR KOMMER MAN IN PÅ SAMVERKANSPORTALEN? VÄLKOMMEN!

Transkript

1 INSTRUKTION FÖR SAMVERKANSPORTALEN Den här handboken är tänkt att hjälpa alla att använda portalen på ett strukturerat och trevligt sätt. Vi är 48 kommuner och bortåt 300 handläggare av olika slag och lika många byggnadsnämndspolitiker. Vi behöver ha någon slags ordning om vi inte ska gå vilse i pannkakan. Välkommen med synpunkter på innehållet! HUR KOMMER MAN IN PÅ SAMVERKANSPORTALEN? 1. Kontrollera att du är anmäld till portalen, det vill säga att din kontaktperson har angivit att du ska ha tillgång till portalen. Då ska en inbjudan ha skickats till din mail. 2. Om du inte fått något mail, hör först med din kontaktperson så att du är anmäld. 3. Din inbjudan kan ha hamnat i skräpposten, det är inte helt ovanligt att kommuners skräpfilter sorterar bort inbjudan. Kolla alltså i skräpposten som nästa steg. 4. Stämmer inget av ovanstående? Skicka en felanmälan med en skärmdump på felmeddelandet till byggsamverkan@lansstyrelsen.se. Vi hjälper dig genom att anmäla det till IT som felsöker och sänder en ny inbjudan om det behövs. Om andra fel uppstår, ta en skärmdump på felmeddelandet och skicka till byggsamverkan@lansstyrelsen.se, så hjälper vi dig till rätta. VÄLKOMMEN! 1

2 SYFTE MED SAMVERKANSPLATTFORMEN Byggsamverkans webbportal ska vara en mötesplats för att samverka mer strukturerat mellan länets kommuner. Genom samverkan kan vi dela med oss av våra kunskaper, erfarenheter och inspirera varandra. Samverkansportalen är klar för samarbete, nu ska den befolkas och fyllas med information och handlingar som skapar värde i vårt arbete och i vår verksamhet. Vissa delar av materialet är tillgänglig för alla på en extern webb, exempelvis kalender, färdigt material och Länsstyrelsens vägledning, medan andra ska vara tillgängliga för handläggare på medverkande kommuner efter inloggning till portalen, exempelvis forum, pågående projekt och arbetsmaterial. Portalen ska fungera som ett byggnadsnämndernas intranät för handläggare och politiker, där man kan ställa frågor, få svar och hjälpa andra. Kontaktpersonerna i kommunerna ansvarar för att se till att alla på byggnadsnämnden har tillgång till portalen. Extern webb för Byggsamverkan Västra Götaland På den externa webben för Byggsamverkan, läggs färdigt material och här visas aktuella utbildningar och seminarier. Den är öppen för alla och uppdateras av koordinatorerna. Här finns en länk till samverkansportalen för medlemmar i byggsamverkan. 2

3 SÅ FUNKAR SAMVERKANSPORTALEN Förstasidan innehåller ingångar till allt material på två olika sätt, antingen via ämne (länkar överst) eller via typ av material (boxar till höger). Om du är intresserad av allt som finns om tillsyn, klickar du på rubriken överst och kommer till en sida med allt material som finns om tillsyn, alltifrån handläggarstöd, kommunala tillsynsplaner och andra exempel. Om du vill se allt handläggarstöd klickar du på boxen till höger. Vi vill göra det lättare att dela med sig av och ta del av andras arbetsmaterial, mallar och exempel. Här hittar du Länsstyrelsens handläggarstöd samlat och du kan diskutera frågor med andra handläggare eller politiker i våra diskussionsforum. Du kan också delta i och följa de projekt som pågår inom Byggsamverkan. Om byggsamverkan innehåller kontaktuppgifter, styrdokument, presentation av byggsamverkan och minnesanteckningar från styrgruppsmöten. Indelning via ämne Överst på sidan görs en indelning via ämne; lov, bygg och tillsyn. Här finns också en sida som heter nämndverksamhet som kommer att handla om nämndens övergripande arbete. Under Om Byggsamverkan finns information om Byggsamverkan, vår verksamhet och en lista över alla kontaktpersoner. Boxarna till höger Handläggarstöd På sidan Handläggarstöd samlar vi allt det handläggarstöd som erbjudes och det som vi tillsammans tar fram i projekten. På remiss När ett material är färdigt och vi vill ha synpunkter på det, lägger vi det här. På sikt skulle det också kunna innehålla remisser från Boverket eller regeringen som vi ombeds yttra oss om. 3

4 Ställ din fråga för handläggare respektive politiker Har du ett ämne som du skulle vilja diskutera med flera kollegor? På portalen finns diskussionsforum där vi kan diskutera Det finns ett diskussionsforum för handläggare och ett för politiker. Vi är måna om att alla som kommunicerar på sidan håller en god ton. Alla frågor är i första hand ett tecken på att vi vill lära oss mer. Av svaren bör det framgå vad vi har för motivering eller stöd, till exempel lagstöd eller rättspraxis. Vi kommer att moderera och ta bort inlägg eller kommentarer som omfattas av sekretess, innehåller sådant som strider mot lag eller på annat sätt är stötande, kränkande eller olämpligt. De frågor som är angelägna och verkar svåra att få svar på, kan vi se till att de utreds vidare. Det går att lägga in dokument eller länkar i frågan genom att klicka på fliken Infoga överst till höger, och sedan välja Ladda upp fil eller Länk. Övrigt Delta i eller följ våra projekt Inom Byggsamverkan Västra Götaland sker kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte bland annat i projektform. På vår portal kommer det finnas arbetsrum för våra projekt. Aktuellt på förstasidan På förstasidan finns också nyheter och en kalender med kommande utbildningar och regionala träffar. Både koordinatorer och kontaktpersoner kommer kunna lägga upp nyheter. Vi planerar att lägga upp nyheter en gång i månaden under

5 Aviseringar Du kan själv ställa in om och hur du vill bli aviserad om att det händer saker på portalen. Vi rekommenderar att du åtminstone har avisering om nyheter och dina egna frågor i Ställ din fråga. Gör så här för att ställa in aviseringar: klicka på Nyheter och sedan på Avisera mig till höger. Välj vilken inställning du vill ha i listorna som kommer upp. Du kan också välja hur ofta du vill ha uppdateringar. När du ställt en fråga, kan du klicka på de tre prickarna till höger om Redigera och välja Avisera mig där. Då kommer du få ett mail när någon svarat på ditt inlägg. Inställning av avisering för Ställ din fråga och flera andra aviseringar görs så här: Se till att du står på startsidan Klicka på SIDA längst upp till vänster (bredvid BLÄDDRA ) En meny ramlar ner, klicka på Avisera mig och välj Hantera mina aviseringar Klicka på Lägg till avisering så kommer du till en lista med allt som går att få aviseringar om Välj vad du vill ha avisering om, till exempel Ställ din fråga Handläggare genom att klicka på den lilla ringen till vänster om texten Klicka på rutan Nästa nere till höger Välj sedan hur du vill ha aviseringar genom att bocka i de olika alternativen och klicka sedan på rutan OK Upprepa för de områden du vill ha aviseringar för. Ni som deltar i projekt vill säkert ha aviseringar om det händer något i ert projekt. 5

6 Dela med dig av arbetsmaterial Har du arbetsmaterial eller andra dokument du vill dela med dig av? På portalens ämnessidor (lov, bygg, tillsyn och nämndverksamhet) överst på startsidan kan du dela med dig av relevanta dokument för just det ämnet. När du laddar upp ett dokument, ger du det ett namn, fyller i vilken typ av dokument det är och vilket arbetsområde det hör till. För sådant som ska bli handläggarstöd gäller att ange typ och ämnesområde följt av ett suffix som markerar i vilken version dokumentet är. Till exempel: Typ Ämne Version Checklista förhandsbesked 1.0 Suffix a (eller inget) b Innebär Ej granskat På remiss Granskat Mindre ändringar Större ändringar Det finns en mängd möjliga typer av dokument som man väljer när man lägger in det. Det gör att man enkelt kan sortera på olika kategorier. Typ av dokument är: Beslut, Bilaga, Blankett, Checklista, Dagordning, Dokumentation från föreläsning/seminarium, Flödesschema, Förslag till beslut, Instruktion, Kallelse, Mall, Manual, Minnesanteckning, Nyhetsbrev, Presentation, PM, Protokoll, Projektdokument, Rapport, Remiss, Remissvar, Riktlinje, Ritning, Rutin, Verksamhetsberättelse, Verksamhetsplan, Övrigt. När man lägger in handlingar, väljer man också en kategori, beroende på vilket ämnesområde de tillhör: Lov, Bygg, Tillsyn, Projekt, På remiss, Nämndverksamhet, Om byggsamverkan och Övergripande. Ämne till namnet kan man välja under respektive kategori, under lov finns exempelvis bygglov, förhandsbesked och handläggning. I namnet kan man specificera närmare vilket ämne det handlar om: till exempel förhandsbesked, bygglov, kontrollplan, slutbesked, lekplatser eller olovlig byggnation. Till en början kan ni skicka dokument till byggsamverkan.vastragotaland@lansstyrelsen.se så hjälper vi till att namna det och lägga det på rätt ställe. 6