BYGGSAMVERKAN VÄSTRA GÖTALAND

Transkript

1 Foto: Åke Josephson VERKSAMHETSPLAN FÖR 2019

2 Verksamhetsplan för 2019 INNEHÅLL Organisation... 2 Deltagande organisationer... 6 Ekonomi... 8 Aktiviteter... 9 Aktivitetsplan Samverkansplattform Nätverksforum Projekt Utbildningar Planering och uppföljning ORGANISATION Syfte Byggsamverkan Västra Götaland syftar till att effektivisera bygglovsmyndigheternas arbete i länet genom organiserad samverkan. Målsättningen är att vår samverkan, utöver en effektivisering av respektive kommuns arbete, ska leda till ökad rättssäkerhet genom högre kvalitet och likartade bedömningar. Det önskade läget är en vision och värdegrund som använts av miljösamverkan sedan några år. Styrgruppen har fått en presentation av miljösamverkans koordinator Maria Andersson och i diskussionen efteråt kom styrgruppen fram till att detta är något vi kan ställa oss bakom precis som det är. Det önskade läget handlar om syftet med vår verksamhet och hur vi behandlar andra, både medarbetare och medborgare. Verksamhetsplan för

3 Verksamhet Byggsamverkan Västra Götalands verksamhet bedrivs huvudsakligen inom ramen för olika projekt, såsom t.ex. en serie föreläsningar och/eller seminarier på ett visst tema, framtagning av planerings- och metodstöd inom ett visst område eller tillsynsprojekt där deltagande kommuner samtidigt och utifrån en gemensam mall bedriver tillsyn angående ett angivet ämne. Deltagande kommun har möjlighet att påverka vilka projekt som ska genomföras och projektens innehåll och upplägg och bestämmer själv vilka projekt som den vill delta i. Vi skapar forum för upprättande och utveckling av regelbunden kontakt mellan deltagande kommuners alla olika personalkategorier och politiker inom bygglovsområdet. Informations- och kunskapsutbyte och annan kontakt mellan deltagande kommuner inom länet sker vid olika möten och andra aktiviteter och genom vår samverkansplattform. Styrning Byggsamverkan Västra Götalands verksamhet styrs av en styrgrupp som är beslutande organ. Styrgruppen gör för varje år en utvärdering av den verksamhet som bedrivits inom organisationen och det sätt på vilket våra ekonomiska medel använts, vilken deltagande kommuner får del av redovisning av senast den sista februari året efter det år som utvärderingen avser. Styrgruppen består av minst fyra representanter från deltagande kommuner, en från varje del av länet (motsvarande respektive kommunförbunds geografiska område), vilka väljs för två år i taget (första gången väljs två av dem för ett år) och en representant från Länsstyrelsen. Deltagande kommuner har möjlighet att påverka valet av ledamöter till styrgruppen. Styrgruppen tar även beslut i principiellt viktiga frågor samt godkänner projektplan och slutrapport för gemensamma projekt. Då styrgruppen sammanträder utses en justerare. Beslut som är av stor betydelse för verksamheten, t.ex. beslut om verksamhetsplan, budget, och Verksamhetsplan för

4 avtalsändringar, ska protokollföras och justeras. Övriga beslut och diskussioner sammanfattas i minnesanteckningar som inte behöver justeras. Byggsamverkan Västra Götalands arbete leds av två koordinatorer, tillsammans motsvarande minst en heltidstjänst, som fungerar som sammanhållande kraft. Som ytterligare en del i samverkan förväntas deltagande kommun utifrån kunskap, kompetens och intresse bidra med bemanning i de arbetsgrupper eller liknande som behövs för att driva våra aktiviteter. Dessa insatser samordnas av organisationens koordinatorer. Verksamhetsplan för

5 Organisation Styrgrupp - Verksamhetsplan -Budget - Verksamhetsberättelse - Koordinatorer - sammanhållande - Handläggarträffar - Utbildningar - Förvaltning av portal Arbetsgrupp Bestående av delprojektledare Presidieträffar Berörda politiker från deltagande kommuner Nätverk - Byggchefer - Handläggare - Administratörer Delprojekt Delprojekt Delprojekt Styrgrupp sammansättning, kriterier urval mm Styrgruppen sammanträder minst en gång per kvartal. Vid årets första möte redovisas en sammanställning av föregående års ekonomi och verksamhet. Vid årets övriga sammanträden redovisas kvartals- eller delårsredovisning. Verksamhetsplan och budget fastställs innan sommaren. Ändringar i verksamhetsplan och budget kan tas vid årets övriga styrgruppsmöten. Styrgruppen består av minst fyra representanter från deltagande kommuner, en från varje del av länet (motsvarande respektive kommunförbunds geografiska område), vilka väljs för två år i taget (första gången väljs två av dem för ett år) och en representant från Länsstyrelsen. Koordinatorerna är adjungerade medlemmar i styrgruppen. Aktiviteter under året: Uppföljning av verksamhetsberättelse 2018, mars Uppföljning av verksamhetsplan 2019, mars Sållning av projekt för 2020, maj Uppföljning och utvärdering av Byggsamverkans tre första år, juni Beslut om nytt byggsamverkansavtal, juni Förslag till nytt avtal om byggsamverkan skickas till kommunerna, juni Svar på avtal från kommunerna, september Verksamhetsplan för

6 Koordinatorer roll och samverkan med styrgrupp Koordinatorerna ansvarar för framtagande av beslutsunderlag till styrgruppen och av modell/mall för respektive projekt, leder arbetet inom projekten och ansvarar för uppföljning. Till koordinatorernas uppdrag hör härutöver att verka för ytterligare ekonomiska tillskott till Byggsamverkan Västra Götaland, utöver den finansiering som redogörs för nedan, såsom t.ex. olika bidrag. DELTAGANDE ORGANISATIONER Kommuner Följande kommuners byggnadsnämnder har skrivit under avtal om att de vill delta i Byggsamverkan Västra Götaland under Ytterligare kommuner kan tillkomma efterhand. Anmärkning: Mariestad, Töreboda och Gullspång har gemensam nämnd och förvaltning. Tranemo har inte längre gemensam förvaltning med Ulricehamn utan med Gislaved och är i nuläget inte medlem i Byggsamverkan. Verksamhetsplan för

7 Länsstyrelsen Västra Götaland Länsstyrelsen anställer och är arbetsgivare åt de båda koordinatorerna och tar arbetsgivaransvar för dessa. Länsstyrelsen upprättar, upprätthåller och uppdaterar samverkansplattformen med möjlighet för deltagande kommuner att själva ta del av och dela med sig av information. Länsstyrelsen tillhandahåller i mån av resurser de lokaler som behövs för möten och andra aktiviteter inom ramen för Byggsamverkan Västra Götaland. Länsstyrelsen utför förekommande administrativa arbetsuppgifter i anslutning till verksamheten och står för all hantering av våra ekonomiska medel och för upprättande av årsredovisning. Länsstyrelsen bidrar med arbetsplats med mera åt koordinatorerna och dessutom med medel som motsvarar en 1/3 tjänst som en del av Länsstyrelsens uppdrag att vägleda kommunerna inom tillsyn och ge råd och stöd inom tillämpningen av plan- och bygglagen. Länsstyrelsen åtar sig att verka för uppnående av det angivna syftet med, och utveckling av, Byggsamverkan Västra Götaland och för spridning av information och kunskap till och mellan deltagande kommuner och Länsstyrelsen. Andra tänkbara samarbetsparter Kontakter söks med tänkbara samarbetsparter, främst Boverket och SKL men även kommunförbund och intresseorganisationer såsom FSBS och FSBI. Roller inom Byggsamverkan Västra Götaland Byggsamverkan Västra Götaland är en självständig verksamhet inom Västra Götalands län utifrån ett samverkansavtal med medlemmarna. Verksamhetens inriktning bestäms av en styrgrupp som består av en representant från respektive kommunalförbund. De deltagande kommunerna leder samverkan genom att tillsätta representanter i styrgruppen. De deltagande kommunerna, som står för huvuddelen av finansieringen av verksamheten, har på så sätt det huvudsakliga inflytandet över samverkan. Länsstyrelsen medverkar i styrgruppen med en representant och den eller de koordinatorer som anställts för uppdraget. Deras uppdrag är att ta fram den verksamhetsplan och budget som beslutas av byggsamverkans styrgrupp och att leda arbetet enligt dessa dokument. Koordinatorn är även sammankallande och adjungerad till styrgruppen, och ansvarar för rapportering av verksamheten till styrgruppen. Länsstyrelsens medverkan i styrgruppen ska vid behov prioritera samordningsvinster och helhetssyn utifrån regionens och/eller gemensamma behov, i de fall då enskilda kommuners intresse tagit överhanden. Länsstyrelsen ansvarar för anställningen av den eller de koordinatorer som verksamheten använder. Finansieringen av tjänsten står de deltagande kommunerna huvudsakligen för. Varje medlemskommun i Byggsamverkan utser en kontaktperson som ansvarar för att ta emot och sprida information från byggsamverkan till den eller de som informationen berör på förvaltningen, samt att informera koordinatorerna om förändringar av personal och politiker. Den information som berör nätverkens arbete och träffar sprids via samverkans webbportal, där samtliga deltagare i nätverket ska finnas med. Verksamhetsplan för

8 EKONOMI Byggsamverkan finansieras i huvudsak genom en årlig avgift från de deltagande kommunerna. Länsstyrelsen bidrar med medel motsvarande en tredjedels tjänst samt tillhandahåller arbetsplats åt koordinatorerna samt ansvarar för driften av samverkansplattformen. En ungefärlig budget presenteras nedan. Budget Kostnader 2019 Koordinator/Projektledare -795 Information (broschyrer m.m.), informationsplattform, ersätttning till tillfälliga resurser, -175 omkostnader för möten och kurser samt övriga kostnader huvudsakligen till projekten Extern föreläsare* -40 OH-kostnader -278 Utbildningar -300 Informations- -10 /samverkansplattform** Summa kostnader Intäkter 2019 Deltagaravgift 920 Deltagarutgifter för utbildningar 300 Bidrag till informationsplattform 0 Länsstyrelsens bidrag 278 Bidrag, Boverket 0 Bidrag SKL 0 Överskott från *** 1044 Summa intäkter Nettobudget 944 * För ett intressant tema, till exempel tillgänglighet ** Avgift från IT för att administrera samverkansportalen *** Överskott från , främst på grund av mindre kostnader för löner och portal. OH-kostnader tas ut av Länsstyrelsen som en andel på 32% av lönekostnaderna i projektet. I avgiften ingår OH-kostnader i form av ledning, ärendehanteringssystem, kalkylerade kapitalkostnader för eventuella verksamhetssystem, telefoni, konsultkostnader, avgifter för kurser och utbildning m.m. Tanken är att Länsstyrelsen väger upp OH-kostnaderna genom att finansiera lönen för koordinatorn med motsvarande summa. Redovisningen för utbildningarna har fått en egen rubrik för att det ska vara lättare att följa upp. Verksamhetsplan för

9 AKTIVITETER Under 2018 låg fokus på att dra igång planerade samarbetsprojekt och att fylla samverkansplattformen med användare och material. Därutöver har ett antal utbildningar och forum anordnats. Aktivitetsplan 2019 Projekten redovisas mer i detalj i en beskrivning för respektive projekt. Planerade aktiviteter 2019 PRELIMINÄRA AKTIVITETER 2019 ANSVAR MÅLGRUPP NÄR FORUM BYGGNADSNÄMNDSPOLITIKER En träff och utbildning för byggnadsnämndens politiker Koordinator Politiker och chefer Feb REGIONALA FORUM Medverka på regionala träffar (sammanlagt 8 st) Koordinator Handläggare Jan-dec FORUM CHEFER Två gemensam träff för länets alla bygglovschefer och verksamhetsansvariga. Tema för en av träffarna är utvärdering av Byggsamverkan så här långt och temat för en annan träff är effektiviserad handläggning/digitalisering Koordinator Chefer Maj Aug/sept UTBILDNING Webbseminarium om portalen inför politikerinsläpp UTBILDNING Tillgänglighet i lov-och byggprocessen UTBILDNING Enkelt avhjälpta hinder PROJEKT 2018 Projekt 2018:1, Utredning och tolkning Projekt 2018:2, Samverkan av tillsyn (handläggarstöd) Projekt 2018:3, Gemensam information på hemsidor Bygglov Koordinator Kontaktpersoner April Koordinator Handläggare Maj Koordinator Handläggare Sept Koordinator Handläggare Jan Koordinator Handläggare Jan-dec Koordinator Handläggare Jan-dec Verksamhetsplan för

10 Fortsättning preliminära aktiviteter 2019 Ansvar Målgrupp När PROJEKT 2019 Projekt 2019:1 Effektiviserad handläggning Koordinator Handläggare Jan-dec Projekt 2019:2 Ärende komplett Koordinator Handläggare Jan-dec Projekt 2019:3 Regionala forum för adm, chefer och handläggare PROJEKT Förfrågan om förslag till projekt för 2020 PROJEKT Sållning av projekt för 2020 PROJEKT Omröstning om förslag till projekt för 2020 Koordinator Handläggare Jan-dec Koordinator Handläggare Mar-apr Styrgrupp Handläggare Maj Koordinator Handläggare Maj Verksamhetsplan för

11 SAMVERKANSPLATTFORM Syfte med samverkansplattformen Syftet med samverkansplattformen är att på ett enkelt sätt dela med sig av handlingar, idéer och ansluta sig till kollegor över kommungränserna. För att underlätta det dagliga arbetet och att ge kunderna likvärdiga svar behöver vi en gemensam samordning över våra kommungränser. Syftet är också att kommunerna delar med sig av sin kunskap, sin erfarenhet och sitt arbete. Vi delar med oss av material och goda exempel i strävan om att bli bättre och mer enhetliga. Kommuner, stora som små, har alla resurser att bidra med. Resurser såsom kunskap, erfarenhet och nya idéer. Det finns nu en samarbetsyta för samarbete klar, som håller på att befolkas och fyllas med information och handlingar som skapar värde i vårt arbete och i vår verksamhet. Vissa delar av materialet ska vara tillgänglig för alla på en extern webb, exempelvis kalender, färdigt material och Länsstyrelsens vägledning, medan andra ska vara tillgängliga för handläggare på medverkande kommuner efter inloggning till portalen, exempelvis forum, pågående projekt och arbetsmaterial. Portalen ska fungera som ett byggnadsnämndernas intranät för handläggare och politiker, där man kan ställa frågor, få svar och hjälpa andra. Verksamhetsplan för

12 Extern webb för Byggsamverkan Västra Götaland Det finns också en extern webb för Byggsamverkan, där färdigt material läggs och aktuella utbildningar och seminarier visas. NÄTVERKSFORUM Syfte och upplägg för dialogforum Att samverka mot gemensamt uppsatta mål kräver att det finns tydliga mötesplatser där grupper inom samverkan kan dela och sprida information, erfarenhet och idéer på ett effektivt sätt. Inom regionen finns idag redan etablerade forum för handläggare och chefer i olika former. Exempelvis så har miljöcheferna (som många gånger också är bygglovschefer) genom miljösamverkan Västra Götaland skapat chefsträffar som anordnas två gånger per år. I Sjuhärad har miljöcheferna, men också miljöpresidierna, sedan länge träffats en till två gånger per år för att diskutera gemensamma frågeställningar. Det finns dock ingen kartläggning över samtliga forum och grupper som finns inom regionen. Eftersom 2017 och 2018 var byggsamverkans första verksamhetsår finns i nuläget ingen färdig modell för hur, när och i vilket syfte dialogmöten ska genomföras. Det finns därför ett stort behov av att under 2019 driva detta som ett projekt där kartläggning av de olika forumen görs. Därefter kan vi i samråd med de olika grupperna besluta om hur modellen för nätverk och dialogmöten ska se ut. Utöver projektet föreslås träffar enligt följande rubriker: Verksamhetsplan för

13 Regionala forum I dagsläget finns det nätverk som anordnar delregionala träffar främst för byggnadsinspektörer, i Skaraborg och Boråsregionen (Sjuhärad), där man anordnar träffar mellan två till fyra gånger per år. Det förekommer mer eller mindre sporadiskt även i Göteborgsregionen (där även Kungsbacka medverkar) och Fyrbodal. Kommunerna turas om att vara värd för träffarna och programmet brukar vara en mix av föreläsningar, information, studiebesök och diskussioner. Byggsamverkan ska medverka till att träffarna anordnas i hela länet och att Byggsamverkan avser att vara med och bidra med information till träffarna. Inriktningen på de delregionala träffarna ska vara att kommunerna i respektive delregion ansvarar för att de anordnas mellan två till fyra gånger per år enligt ett rullande schema. Även andra verksamma inom byggnadsnämndens område än inspektörer, tex bygglovshandläggare, administratörer och nämndsekreterare bör ges möjlighet till träffar. Under året kommer det drivas ett projekt i Byggsamverkan med syftet att skapa hållbara strukturer och rutiner för att dessa träffar ska frodas och leva över tid. Forum byggnadsnämndspolitiker Årliga träffar för byggnadsnämndspolitiker som inleds med en utbildning under februari. Kommande träffar samordnas med fördel med miljösamverkan Väst. Forum chefer Två gemensamma träffar för länets alla byggchefer. En av dem skulle kunna samordnas med miljösamverkan då chefsträffar inom MVG redan äger rum två gånger per år. Kontaktpersonsträff Träffar med kontaktpersonerna i länet om vad som är på gång, om hur plattformen fungerar och vad vi kan förvänta oss av varandra. Syftet är att skapa delaktighet och engagemang i byggsamverkans arbete. Handläggarträffar Träffar för länets alla bygglovhandläggare, byggnadsinspektörer och assistenter. Dessa träffar kan samordnas med länsstyrelsens delregionala träffar. Kund -forum Det skulle vara önskvärt att på något sätt etablera regelbunden dialog med representanter (privatpersoner, näringsidkare och byggföretag) för de som byggnadsnämnderna betjänar i sin myndighetsutövning. Detta bör ligga som ett lägre prioriterat projekt då dialogmodellen för byggsamverkan måste prioriteras. Ett första steg kan vara att ta reda på vilka olika nätverk som finns och vilka olika utvärderingsmetoder som används. PROJEKT Under 2019 kommer två projekt från 2018 att fortsätta, de handlar om tillsyn och om information till allmänheten. Därutöver kommer tre projekt att startas om effektiviserad handläggning, komplett ärende och organisation av regionala forum. UTBILDNINGAR Vi planerar en utbildning under våren om tillgänglighet i lov- och byggprocessen. Under hösten planeras ett seminarium om enkelt avhjälpta hinder. Verksamhetsplan för

14 Tillsynsaktiviteter Länsstyrelsen kommer att anordna tillsynsprojekt i samverkan med hela landets länsstyrelser och Boverket som baseras på behov och uppdrag från regeringen. Dessa planeras inom ramen för Länsstyrelsens verksamhetsplanering och presenteras i Länsstyrelsens tillsynsvägledningsplan. PLANERING OCH UPPFÖLJNING Planering Planeringen sker enligt en löpande planeringcykel över året. Den syftar till att fånga in deltagande kommuners tankar och idéer om prioriterade frågor och säkra en kompetensförsörjning till delprojekt och aktiviteter under verksamhetsåret. För att lyckas med detta sker planeringen i tre delsteg med sikte på årlig verksamhetsplan: Under kvartal fyra före verksamhetsår går förfrågan till deltagande kommuner om angelägna samverkansprojekt och aktiviteter. Styrgrupp ansvarar för en gallring bland inkomna förslag med stöd av koordinator. Styrgruppen skickar sedan på våren ut till deltagande kommuner: - Vilka delprojekt och aktiviteter avser ni att medverka i? Svar lämnas i form av en poängsättning av angelägenhetsgrad som stöd för prioritering. - I vilka av dessa kan ni bidra med kompetens/personal till arbetsgrupper? - Vilka förslag har ni på andra frågor att jobba med? Resultat samlas in. Styrgrupp beslutar utgående från resultaten om en prioritering av kommande års delprojekt i juni. Deltagande kommuner informeras om kommande års verksamhetsplan. Deltagande kommuner ges med detta upplägg möjlighet att planera in sitt deltagande i verksamhetsårets delprojekt och aktiviteter. Varje kommuns bygglovskontor/byggnadsnämnd kan då avsätta tid och övrig resurs i sin planering för det kommande året. Det ger en stabilitet för verksamheten - varje delprojekt och aktivitet - i och med att byggsamverkan kan räkna in både bidrag till arbetsgrupper och insatser i övrigt som informationsinsatser, deltagande i tillsynskampanjer, m. m. Planeringscykeln ger också möjlighet till att på sikt bygga upp en flerårig planering och styrning, för att ytterligare öka förutsägbarhet och därmed kommuners möjligheter att både bidra aktivt i delprojekt och delta på övriga sätt. Verksamhetsplan för nästkommande år presenteras av styrgruppen i juni. Byggsamverkan har en rullande treårig planering för verksamheten som uppdateras årligen, där det närmaste året är mest detaljerat. Verksamhetsstyrning: aktiviteter under ett kalenderår Verksamhetsplan för

15 Förslag till delprojekt samlas in Verksamhetsberättelse förbereds Q4 Q1 Verksamhetsberättelse Förslag på delprojekt gallras och enkät skickas ut till kommunerna sammanställs under våren Q3 Q2 Uppföljning och delrapportering av de uppstartade projekten. Beslut om VP i juni Uppföljning Styrgruppen ansvarar för uppföljning och redovisning av resultat. Uppföljningen sker som en årscykel som synkas så att resultat kan användas som underlag vid framtagande av kommande års planering. Resultat sammanställs vid två tillfällen. Tertial ett och helår. Tertialresultat visar läget efter årets första fyra månader och är underlag i prioritering av kommande års delprojekt och aktiviteter. Årsresultat sammanställs och analyseras av styrgrupp senast i februari och presenteras för deltagande kommuner. Utvärderingen är underlag i prioritering av förslag på idéer på delprojekt och aktiviteter som presenteras för deltagande kommuner i enlighet med årscykel för planering enligt ovan. Uppföljningen ska baseras på nyckeltal för verksamheten som kommer att tas fram av styrgrupp och koordinator. Dels för hela verksamheten och dels för varje delprojekt och aktivitet. Relevanta nyckeltal skulle kunna vara jämförelse av rättssäkerhet, handläggningstid, ärendebalans och nöjd-kund-index. Det finns också information att hämta från länsstyrelsens och Boverkets uppföljning av byggnadsnämndernas verksamhet. Verksamhetsplan för