BYGGSAMVERKAN VÄSTRA GÖTALAND

Transkript

1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR 2017

2 KONTAKT Huvudmän Länsstyrelsen Västra Götalands län och deltagande kommuner. Postadress Byggsamverkan Västra Götaland Länsstyrelsen Västra Götalands län, Göteborg Webbplats E-post Koordinator och projektledare Kajsa Reimers Michael Andersson

3 INLEDNING Då är Byggsamverkans första år tillända och vilket år det har varit! Vi hoppades på 40 medverkande kommuner och det blev 45. Vi hoppades kunna ordna två seminarier under året och det blev sex. Vi har haft en träff med kontaktpersoner från 31 av kommunerna och en chefsträff där bygglovschefer och verksamhetsansvariga från 28 kommuner deltog. Vi har allt som allt utbildat och samverkat med cirka 370 personer. Det verkar också som deltagarna överlag har varit nöjda med seminarierna, då betygen i allmänhet ligger på över fyra av fem. Du kan läsa mer om årets aktiviteter och resultat längre fram. Byggsamverkan bildades på kommunalt initiativ med inspiration från Miljösamverkan. Från kommunalt håll såg man ett stort behov av ett forum för diskussioner, gemensamma verktyg för arbetet och kompetensutveckling. Vi på Länsstyrelsen är stolta och glada över att ha fått förtroendet att samordna arbetet och hoppas kunna förvalta detta på ett bra sätt. Tyngdpunkten i Byggsamverkan ligger hos de medverkande kommunerna. Här finns både kompetens och insikt i vilka behov som behöver fyllas. Nyckeln till framgång för Byggsamverkan ligger i att vi tillsammans lär varandra och av varandra. Det kan vi konstatera redan under vårt första år. Ett stort tack till de personer inom Byggsamverkan som medverkat till att seminarierna blivit av och blivit så bra: Beatrice Udén från Göteborg, Tommy Andersson från Götene, Eveline Savik från Sotenäs, Bengt Gustavsson från Tanum och Boris Petrusic från Uddevalla. Ett stort tack även till styrgruppen för ert engagemang och allt arbete som ni har lagt ner. Väl mött i portal, projekt, träffar och utbildningar under 2018! Karin Slättberg Ordförande i styrgruppen för Byggsamverkan Västra Götaland 3

4 Verksamhetsberättelse för 2017 INNEHÅLL Organisation... 5 Deltagande organisationer... 7 Ekonomi... 9 styrgrupp Genomförda aktiviteter Framtagande av webbsida och samarbetsplattform Genomförda utbildningar Anordnade träffar Enkät - Bygglovsprocessen Samverkansplattformer Syfte med samverkansplattformen Projekt Dialogprojekt Planering och uppföljning Planering Verksamhetsstyrning: aktiviteter under ett kalenderår Uppföljning

5 ORGANISATION Syfte Byggsamverkan Västra Götaland syftar till att effektivisera bygglovsmyndigheternas arbete i länet genom organiserad samverkan. Målsättningen är att vår samverkan, utöver en effektivisering av respektive kommuns arbete, ska leda till ökad rättssäkerhet genom högre kvalitet och likartade bedömningar. Verksamhet Byggsamverkan Västra Götalands verksamhet bedrivs huvudsakligen inom ramen för olika projekt, såsom t.ex. en serie föreläsningar och/eller seminarier på ett visst tema, framtagning av planerings- och metodstöd inom ett visst område eller tillsynsprojekt där deltagande kommuner samtidigt och utifrån en gemensam mall bedriver tillsyn angående ett angivet ämne. Deltagande kommun har möjlighet att påverka vilka projekt som ska genomföras och projektens innehåll och upplägg och bestämmer själv vilka projekt som den vill delta i. Vi skapar forum för upprättande och utveckling av regelbunden kontakt mellan deltagande kommuners alla olika personalkategorier och politiker inom bygglovsområdet. Informations- och kunskapsutbyte och annan kontakt mellan deltagande kommuner inom länet sker vid olika möten och andra aktiviteter och genom vår samverkansplattform. 5

6 Organisation Styrgrupp - Verksamhetsplan -Budget - Verksamhetsberättelse Koordinatorer - sammanhållande - Handläggarträffar - Utbildningar - Förvaltning av portal Arbetsgrupp Bestående av delprojektledare Presidieträffar Berörda politiker från deltagande kommuner Nätverk - Byggchefer - Handläggare - Administratörer Delprojekt Delprojekt Delprojekt Styrgrupp sammansättning, kriterier urval mm Styrgruppen sammanträder minst en gång per kvartal. Vid årets första möte redovisas en sammanställning av föregående års ekonomi och verksamhet. Vid årets övriga sammanträden redovisas kvartals- eller delårsredovisning. Verksamhetsplan och budget fastställs innan sommaren. Ändringar i verksamhetsplan och budget kan tas vid årets övriga styrgruppsmöten. Styrgruppen består av minst fyra representanter från deltagande kommuner, en från varje del av länet (motsvarande respektive kommunförbunds geografiska område), vilka väljs för två år i taget (första gången väljs två av dem för ett år) och en representant från Länsstyrelsen. Koordinatorerna är adjungerade medlemmar i styrgruppen. Koordinatorer roll och samverkan styrgrupp Koordinatorerna ansvarar för framtagande av beslutsunderlag till styrgruppen och av modell/mall för respektive projekt, leder arbetet inom projekten och ansvarar för uppföljning. Till koordinatorernas uppdrag hör härutöver att verka för ytterligare ekonomiska tillskott till 6

7 Byggsamverkan Västra Götaland, utöver den finansiering som redogörs för nedan, såsom t.ex. olika bidrag. DELTAGANDE ORGANISATIONER Kommuner Följande kommuners byggnadsnämnder har skrivit under avtal om att de vill delta i Byggsamverkan Västra Götaland under Under året anslöt sig Uddevalla och inför nästa år har Färgelanda, Härryda och Kungsbacka skrivit under. Ytterligare kommuner kan tillkomma efterhand. Anmärkning: Mariestad, Töreboda och Gullspång samt Ulricehamn och Tranemo har gemensam nämnd och förvaltning. Grästorp, som tidigare samarbetade med Lidköping, har sedan en tid egen förvaltning. 7

8 Länsstyrelsen Västra Götaland Länsstyrelsen är arbetsgivare åt de båda koordinatorerna och tar arbetsgivaransvar för dessa. Länsstyrelsen ansvarar för att upprätta, upprätthålla och uppdatera samverkansplattformen med möjlighet för deltagande kommuner att själva ta del av och dela med sig av information. Länsstyrelsen tillhandahåller i mån av resurser de lokaler som behövs för möten och andra aktiviteter inom ramen för Byggsamverkan Västra Götaland. Länsstyrelsen utför förekommande administrativa arbetsuppgifter i anslutning till verksamheten och står för all hantering av våra ekonomiska medel och för upprättande av årsredovisning. Länsstyrelsen bidrar med arbetsplats med mera åt koordinatorerna och dessutom med medel som motsvarar en 1/3 tjänst som en del av Länsstyrelsens uppdrag att vägleda kommunerna inom tillsyn och ge råd och stöd inom tillämpningen av plan- och bygglagen. Länsstyrelsen åtar sig att verka för uppnående av det angivna syftet med, och utveckling av, Byggsamverkan Västra Götaland och för spridning av information och kunskap till och mellan deltagande kommuner och Länsstyrelsen. Roller inom Byggsamverkan Västra Götaland Byggsamverkan Västra Götaland är en självständig verksamhet inom Västra Götalands län utifrån ett samverkansavtal med medlemmarna. Verksamhetens inriktning bestäms av en styrgrupp som består av en representant från respektive kommunalförbund. De deltagande kommunerna leder samverkan genom att tillsätta representanter i styrgruppen. De deltagande kommunerna, som står för huvuddelen av finansieringen av verksamheten, har på så sätt det huvudsakliga inflytandet över samverkan. Länsstyrelsen medverkar i styrgruppen med en representant och den eller de koordinatorer som anställts för uppdraget. Deras uppdrag är att ta fram den verksamhetsplan och budget som beslutas av byggsamverkans styrgrupp och att leda arbetet enligt dessa dokument. Koordinatorn är även sammankallande och adjungerad till styrgruppen, och ansvarar för rapportering av verksamheten till styrgruppen. Länsstyrelsens medverkan i styrgruppen ska vid behov prioritera samordningsvinster och helhetssyn utifrån regionens och/eller gemensamma behov, i de fall då enskilda kommuners intresse tagit överhanden. Länsstyrelsen ansvarar för anställningen av den eller de koordinatorer som verksamheten använder. Finansieringen av tjänsten står de deltagande kommunerna huvudsakligen för. Varje medlemskommun i Byggsamverkan utser en kontaktperson som ansvarar för att ta emot och sprida information från byggsamverkan till den eller de som informationen berör på förvaltningen, samt att informera koordinatorerna om förändringar av personal och politiker. Den information som berör nätverkens arbete och träffar sprids via samverkans webbportal, där samtliga deltagare i nätverket ska finnas med. 8

9 EKONOMI Kommentarer OH-kostnader: I denna kostnad ingår OH-kostnader i form av ledning, ärendehanteringssystem, kalkylerade kapitalkostnader för eventuella verksamhetssystem, telefoni, konsultkostnader, avgifter för kurser och utbildning m.m. Årets överskott beror till största delen på att Byggsamverkan var inte var fullt bemannat förrän i augusti månad. 9

10 STYRGRUPP Byggsamverkan Västra Götalands verksamhet styrs av en styrgrupp som är beslutande organ. Styrgruppen gör för varje år en utvärdering av den verksamhet som bedrivits inom organisationen och det sätt på vilket våra ekonomiska medel använts, vilken deltagande kommuner får del av redovisning av senast den sista februari året efter det år som utvärderingen avser. Styrgruppen tar beslut i principiellt viktiga frågor samt godkänner projektplan och slutrapport för gemensamma projekt. Styrgruppen består av minst fyra representanter från deltagande kommuner, en från varje del av länet (motsvarande respektive kommunförbunds geografiska område), vilka väljs för två år i taget (första gången väljs två av dem för ett år) och en representant från Länsstyrelsen. Deltagande kommuner har möjlighet att påverka valet av ledamöter till styrgruppen. Styrgruppen för 2017 Karin Slättberg, ordförande från Länsstyrelsen Västra Götaland. Per-Ola Johannesson, Lerums kommun, Göteborgsregionen. Daniel Holdenmark, Lidköpings kommun, Skaraborgsregionen. Anna Stenlöf, Lilla Edets kommun, Göteborgsregionen. Pier Andersson, Svenljunga kommun, Boråsregionen. Boris Petrusic, Uddevalla kommun, Fyrbodalregionen. På styrgruppsmötena har även koordinator och projektledarna Kajsa Reimers och Michael Andersson deltagit. Under 2017 har åtta möten hållits den 13 januari, 10 februari, 20 mars, 12 maj, 19 juni, 29 september, 11 november och 28 november. Minnesanteckningar och har lagts ut i Byggsamverkans portal under Om byggsamverkan. Per-Ola Anna Pier Karin Boris Kajsa 10

11 GENOMFÖRDA AKTIVITETER 2017 var ett uppbyggnadsår, där många saker skulle falla på plats. Det var prioriterat att få fram en samverkansplattform, gemensamma former för uppföljning och samla in information och goda exempel för spridning på plattformen. Därutöver skulle ett grundutbildningspaket tas fram, riktat främst till nya handläggare. En eller ett par arbetsprojekt skulle kunna startas, där intresse och behov finns. Länsstyrelsen gjorde en förfrågan hösten 2015 om vilka områden som skulle vara mest intressanta att få vägledning kring. De tre mest önskade var rättssäkra beslut, olovlig byggnation och ovårdade tomter och förfallna byggnader. Under första året har vi hållit utbildningar om bland annat detta. I början av 2017 hade fyrtiofyra kommuner tecknat avtal, ytterligare en anslöt sig under året och inför 2018 skrev ytterligare tre kommuner på avtal. Under året tog Byggsamverkan kontakt med Boverket och hade ett möte om framtida samverkan och vi har också ordnat en utbildning tillsammans. Vi har även presenterat Byggsamverkan på SKL:s träff för samhällsbyggnadschefer. Vi har också medverkat i utbildningar i tillsyn i olika sammanhang i Halmstad, Höör och Stockholm. Framtagande av webbsida och samarbetsplattform Våren 2017 planerade vi att handla upp en samarbetsportal. Det visade sig dock att Länsstyrelsen har en sådan tjänst internt som också skulle gå att använda för externa användare. Miljösamverkan Väst använder den, och bortsett från vissa inkörningsproblem fungerar den bra. Vi valde denna plattform då den var väsentligt mycket billigare, använder känd teknik och supporten finns inom Länsstyrelsen. Även Byggsamverkan har drabbats av vissa inkörningsproblem, vilket gjort att lanseringen har försenats i förhållande till planeringen. Det är inte alltid som våra system pratar så bra med varandra och det kan vara motigt att försöka komma tillrätta med problemen. Vid årsskiftet hade drygt hälften av kontaktpersonerna kommit in i portalen och under 2018 fortsätter vi att släppa in kontaktpersoner, handläggare och politiker. I början av december publicerades portalen, tillsammans med en extern websida som kan läsas av alla, även icke medlemmar. Webbsidan innehåller allmän information, kalender med kommande arrangemang och kvalitetsgranskat handläggarstöd. 11

12 Förstasidan för samverkansportalen för Byggsamverkan Västra Götaland Samverkansplattformen kan endast användas av handläggare och politiker i medlemskommunerna. Portalen innehåller, utöver det som också finns på den externa webbplatsen, arbetsytor för projekt, material som är på remiss och möjlighet att diskutera och ställa frågor till varandra i två olika chatforum, ett för handläggare och ett för politiker. Här kommer att finns stöd för nämndepolitiker under Nämndverksamhet och under Om byggsamverkan finns information, verksamhetsdokument och styrgruppens minnesanteckningar. Vi kan också dela med oss av exempel på checklistor, tillsynsplaner och mallar under respektive sakområden. Extern webbsida för Byggsamverkan Västra Götaland 12

13 Genomförda utbildningar Under 2017 har fem olika utbildningar anordnats, varav en fortfarande pågår. Utbildningarna har generellt varit välbesökta och uppskattade av deltagarna. Utvärderingarna har överlag gett betyget drygt fyra på en fem-gradig skala. Vid de större utbildningarna har handläggare från grannlänen Halland och Värmland också bjudits in och deltagit I samverkan med Boverket: utbildning Att arbeta med PBL Målgruppen var i huvudsak nya handläggare och antalet deltagare var begränsat till cirka 30 personer för att få en god dialog. Inför utbildningen skulle man ha gått igenom Boverkets webbutbildning Att arbeta med PBL och diskussionerna fortsatte kring det Seminarium och work-shops om Rättssäkra och tydliga beslut En solig höstdag samlades 70 handläggare från hela länet för en dag där vi varvade föreläsningar med work-shops och där vi gick igenom processen från första kontakt till slutbesked. Medverkade gjorde Tommy Andersson, bygglovshandläggare i Götene kommun med lång erfarenhet och Eveline Savik, samhällsbyggnadschef i Sotenäs kommun, jurist med erfarenhet från domstol och Strandskyddsdelegationen. Därutöver hade vi grupparbeten kring olika beslutsexempel och övning på motivering utifrån verkliga fall. Det fina vädret gjorde att vi kunde ha grupparbeten i residensets trädgård 13

14 Grundutbildning i PBL för nya handläggare Just nu pågår en grundutbildning i plan- och bygglagen för trettiotvå nya handläggare från hela länet under ledning av de erfarna handläggarna Simon Sällström, Eveline Savik, Bengt Gustavsson och Boris Petrusic från Orust, Sotenäs, Tanum och Uddevalla i Fyrbodal. De båda första tillfällena avhandlades lokalisering och byggprocess och under vintern kommer vi att gå igenom tillsyn, myndighetsutövning, jäv och motivering av beslut. Utbildningen är ursprungligen en del av Bygglovhandläggarutbildningen på yrkeshögskolan i Partille. Under 2018 ska grundutbildningen utvärderas och eventuellt anpassas efter behoven I samverkan med SKL: Bygglovsjuridik Under dagen pratade Johan Larsson, förbundsjurist på SKL, bland annat om kommunallagen och byggnadsnämnden, rättsprinciper och förvaltningsrätt samt offentlighet och sekretess. Genom exempel från verkligheten gavs underlag för vidare diskussioner. Juridik på hög nivå, intressanta diskussioner och lite teknikstrul präglade dagen som samlade drygt 90 handläggare, chefer och politiker Tillsyn Niklas Fridén och Rickard Westling från Gävle kommun berättade om hur man gått från kaos till struktur i tillsynen och visade mallar, flödesschema och rättsutredningar som de tagit fram och som de delade med sig av. Karl Evald från Länsstyrelsen Blekinge redogjorde för intressanta domar om tillsyn från Kajsa Reimers gick igenom ett uppdaterat handläggarstöd för ovårdade fastigheter som ligger på den externa webben och på samarbetsportalen. 14

15 Anordnade träffar Träff för kontaktpersoner Syftet med träffen var att skapa delaktighet och engagemang i Byggsamverkans arbete. Kontaktpersonerna är de lokala ambassadörerna för Byggsamverkan. Därför samlades vi för att diskutera det som händer i Byggsamverkan och få träffas och lära känna varandra. Under dagen fick vi höra hur kontaktpersonerna arbetar inom Miljösamverkan Väst från Annthonia Nilsson, miljö- och hälsoskyddsinspektör från Halmstads kommun och Maria Andersson, koordinator för Miljösamverkan Väst. Vi diskuterade hur vi vill utföra uppdraget och hur vi kan vara bra ambassadörer, informera om vad är på gång i Byggsamverkan samt uppdatera oss om pågående och kommande projekt. 33 personer från 30 kommuner deltog denna dag. Annthonia Nilsson berättade hur hon arbetar som kontaktperson och i projekt Forum för chefer och verksamhetsledare På denna träff ville vi ge såväl erfarna som nya chefer inspiration och motivation till att utveckla sig själva och sin verksamhet. Vi diskuterade hur dessa träffar kan utvecklas och utformas framöver. Vi pratade om hur statistik kan bidra till ökad effektivitet och hur vi kan kompetensförsörja och samverka. 28 chefer och verksamhetsansvariga från 26 kommuner var med. 15

16 Enkät - Bygglovsprocessen Under november och december gjordes en enkät om bygglovsprocessen i kommunerna. Vi frågade bland annat vilka kommuner som delar upp bygglovsprocessens två delar mellan handläggarna. Den ena delen är lovprocessen fram till bygglovsbeslutet (arkitekter/handläggare) och den andra delen är byggprocessen från startbesked till slutbesked (inspektörer/ingenjörer)? Vilka för- och nackdelar ser de med uppdelning? Hur många jobbar med bygglov och i vilka roller? Det var totalt trettio kommuner som svarade. Tretton kommuner delade upp bygglovsprocessen, fem hade delvis uppdelning medan nio inte hade någon uppdelning (det vill säga, samma handläggare hade ärendet från ansökan till slutbesked). De flesta stora kommuner delar upp bygglovsprocessen medan små kommuner, med färre ärenden och personal, låter samma handläggare hantera hela processen. Den största fördelen med att dela upp byggprocessen verkar enligt svaren vara att man blir specialiserad på ett område och det möjliggör högre kvalitet. Komplexa lagkrav gör det svårt att kunna allt och därför är bättre med uppdelning. Fördelen med att handlägga hela ärendet är att den sökande har en och samma kontakt genom hela ärendet. Man förlorar ingen tid vid överlämnandet, bygglovshandläggare till byggnadsinspektör. Handläggaren får ett varierande arbete genom att följa processen från början till slut, och kan återföra kunskap från byggprocessen in i nästa lovärende. Nackdelen är att det krävs bredare kunskap. Hela enkäten med utförliga svar och diagram har lagts upp på samverkansplattformen. SAMVERKANSPLATTFORM Syfte med samverkansplattformen Samverkansplattformen är en väsentlig del i Byggsamverkan, och är en sak som skiljer oss åt från många av de andra nätverk på bygglovssidan som finns. Plattformen ger möjlighet till kontinuerligt erfarenhetsutbyte i de konkreta ärenden som man som handläggare eller politiker befinner sig i just för tillfället. Vi kan hjälpa varann med tolkningar av den vägledning som finns, tolkningar av krav och alternativa lösningar på bör och skall. Idag är det uppenbart att byggnadsnämnderna och kollegorna över gränserna inte riktigt är överens över hur tolkningarna skall göras och resultatet är att byggherren får olika svar på en liknande fråga. För att underlätta det dagliga arbetet och att ge byggherrarna likvärdiga svar behöver vi hitta en samsyn över kommungränserna. Portalens syfte är att vi delar med oss av vår kunskap, vår erfarenhet och vårt arbete. Vi delar med sig av handlingar och goda exempel i strävan om att bli bättre och mer enhetliga. Alla kommuner, stora som små, har alla erfarenheter och idéer att bidra med. Vissa delar av portalen är tillgänglig för alla, exempelvis kalender, färdigt material och Länsstyrelsens vägledning, medan andra är tillgängliga för handläggare och politiker hos medverkande kommuner efter inloggning, exempelvis forum och arbetsmaterial. 16

17 Projekt Som del i byggsamverkan ingår att handläggare i medlemskommunerna jobbar med olika frågor i projektform. Under 2017 gjordes en enkätundersökning bland kommunerna om vilka frågorställningar som var intressanta som projekt. Femton kommuner* kom in med förslag. Förslagen som kom in delades upp av styrgruppen i kategorierna Utbildningar, Projekt och Seminarier. Omröstningen skickades sedan ut till alla kommuner och resultat blev följande: *Alingsås, Bengtsfors, Götene, Herrljunga, Hjo, Kungälv, Lilla Edet, Lysekil, Mellerud, Partille, Tidaholm, Trollhättan, Uddevalla, Ulricehamn/Tranemo, Vänersborg Styrgruppen gjorde sedan en utvärdering och sammanvägning av omröstningen. Man beslutade att slå ihop några förslag med likartade ämnen. Projekt som planeras att startas under 2018: 1. Utredning och tolkning (våningstal/byggnadshöjd, altaner, utvändiga ändringar, Attefallsåtgärder). 2. Samverkan av tillsyn (handläggarstöd). 3. Gemensam information på hemsidan, processkartläggning (exempelritningar m.m.). Utbildningar och seminarier som planeras att genomföras under 2018: 1. Lokalisering 2. Enkelt avhjälpta hinder. 3. Tillgänglighet i lov- och byggnadsprocessen. Inbjudan till att delta i projekten kommer att skickas ut under februari 2018 Dialogprojekt Att samverka mot gemensamt uppsatta mål kräver att det finns tydliga mötesplatser där grupper inom samverkan kan dela och sprida information, erfarenhet och idéer på ett effektivt sätt. 17

18 Inom regionen finns idag redan etablerade forum för handläggare och chefer i olika former. Exempelvis så har miljöcheferna (som många gånger också är bygglovschefer) genom Miljösamverkan Västra Götaland skapat chefsträffar som anordnas två gånger per år. I Sjuhärad har miljöcheferna, liksom miljöpresidierna, sedan länge träffats en till två gånger per år för att diskutera gemensamma frågeställningar. Det finns dock ingen kartläggning över samtliga forum och grupper som finns inom regionen. Eftersom 2017 var byggsamverkans första verksamhetsår och det var mycket som skulle falla på finns i nuläget ingen färdig modell för hur, när och i vilket syfte dialogmöten ska genomföras. Det finns därför ett stort behov av att under 2018 driva detta som ett projekt där kartläggning av de olika forumen görs. Därefter kan vi i samråd med de olika grupperna besluta om hur modellen för nätverk och dialogmöten ska se ut. PLANERING OCH UPPFÖLJNING Planering Planeringen sker enligt en löpande planeringcykel över året. Den syftar till att fånga in deltagande kommuners tankar och idéer om prioriterade frågor och säkra en kompetensförsörjning till delprojekt och aktiviteter under verksamhetsåret. För att lyckas med detta sker planeringen i tre delsteg med sikte på årlig verksamhetsplan: Under kvartal fyra före verksamhetsår går förfrågan till deltagande kommuner om angelägna samverkansprojekt och aktiviteter. Styrgrupp ansvarar för en gallring bland inkomna förslag med stöd av koordinator. Styrgruppen skickar sedan på våren ut till deltagande kommuner: - Vilka delprojekt och aktiviteter avser ni att medverka i? Svar lämnas i form av en poängsättning av angelägenhetsgrad som stöd för prioritering. - I vilka av dessa kan ni bidra med kompetens/personal till arbetsgrupper? - Vilka förslag har ni på andra frågor att jobba med? Resultat samlas in. Styrgrupp beslutar utgående från resultaten om en prioritering av kommande års delprojekt i juni. Deltagande kommuner informeras om kommande års verksamhetsplan. Deltagande kommuner ges med detta upplägg möjlighet att planera in sitt deltagande i verksamhetsårets delprojekt och aktiviteter. Varje kommuns bygglovskontor/byggnadsnämnd kan då avsätta tid och övrig resurs i sin planering för det kommande året. Det ger en stabilitet för verksamheten - varje delprojekt och aktivitet - i och med att byggsamverkan kan räkna in både bidrag till arbetsgrupper och insatser i övrigt som informationsinsatser, deltagande i tillsynskampanjer, m. m. Planeringscykeln ger också möjlighet till att på sikt bygga upp en flerårig planering och styrning, för att ytterligare öka förutsägbarhet och därmed kommuners möjligheter att både bidra aktivt i delprojekt och delta på övriga sätt. Verksamhetsplan för nästkommande år presenteras av styrgruppen i juni. 18

19 Byggsamverkan har en rullande treårig planering för verksamheten som uppdateras årligen, där det närmaste året är mest detaljerat. Verksamhetsstyrning: aktiviteter under ett kalenderår Förslag till delprojekt samlas in. Verksamhetsberättelse förbereds. Q4 Q1 Verksamhetsberättelse Förslag på delprojekt gallras och enkät skickas ut till kommunerna under våren. Uppföljning och delrapportering av de uppstartade projekten. Q3 Q2 Beslut om VP i juni Uppföljning Styrgruppen ansvarar för uppföljning och redovisning av resultat. Uppföljningen sker som en årscykel som synkas så att resultat kan användas som underlag vid framtagande av kommande års planering. Resultat sammanställs vid två tillfällen. Tertial ett och helår. Tertialresultat visar läget efter årets första fyra månader och är underlag i prioritering av kommande års delprojekt och aktiviteter. Årsresultat sammanställs och analyseras av styrgrupp i februari och presenteras för deltagande kommuner. Utvärderingen är underlag i prioritering av förslag på idéer på delprojekt och aktiviteter som presenteras för deltagande kommuner i enlighet med årscykel för planering enligt ovan. Uppföljningen baseras på nyckeltal för verksamheten som tas fram av styrgrupp och koordinator. Dels för hela verksamheten och dels för varje delprojekt och aktivitet. 19