Granskning av bisyssleredovisningen

Transkript

1 Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Björn Utberg Dnr B5 296/09 Granskning av bisyssleredovisningen Bakgrund UNIVERSITY OF GOTHENBURG Internal Audit Bakgrund Besöksadress Vasagatan 33 Postadress Box 100, SE Göteborg, Sweden Telefon +46(0) Fax +46(0) E-post

2 Inledning I revisionsplanen för 2009 ingår granskning av bisyssleredovisningen vid universitetet. Granskningen syftar till att undersöka om universitetets rutiner vid hantering av bisysslor är ändamålsenliga och bidrar till en god intern styrning och kontroll. Med bisyssla menas varje syssla eller verksamhet som en statsanställd har vid sidan av sin anställning och som inte kan hänföras till privatlivet. Bisysslor i form av politiska uppdrag och förtroendeuppdrag i ideella organisationer är i princip tillåtna för alla anställda. I många situationer är det positivt att universitetets anställda har uppdrag vid sidan av ordinarie verksamhet, men det är samtidigt viktigt att anställda vid Göteborgs universitet inte utövar bisysslor som till innehåll och omfattning kan skada universitetets intressen och anseende. Enligt högskoleförordningen är lärare skyldiga att hålla arbetsgivaren underrättad om samtliga bisysslor som har anknytning till anställningens ämnesområde. Också övriga anställda är på arbetsgivarens uppmaning skyldiga att redovisa eventuella bisysslor. Regelverket kring bisysslor Regler om anställdas bisysslor finns bl.a. i Lagen (1994:260) om offentlig anställning, Högskolelagen (1992:1434), Högskoleförordningen (1993:100) och i ALFA (statligt kollektivavtal). Man brukar dela in otillåtna bisysslor i tre kategorier; förtroendeskadliga, konkurrerande och arbetshindrande. Förtroendeskadliga bisysslor utgörs av verksamhet som kan rubba förtroendet för den anställdes egen eller någon annan anställds objektivitet eller på annat sätt kan skada universitetets anseende. Det är inte tillåtet för en anställd att som bisyssla utöva en verksamhet som äventyrar tilltron till forskningens objektivitet eller ger intryck av att universitetet medverkar i verksamheten, auktoriserar verksamheten eller på annat sätt garanterar innehållet i densamma. Konkurrerande bisysslor föreligger om en anställd vid universitetet utövar verksamhet som konkurrerar med universitetets verksamhet. Arbetshindrande bisyssla kan föreligga om den anställde hindras att utföra sitt ordinarie arbete på önskvärt sätt, t.ex. genom trötthet. En bisyssla kan också vara arbetshindrande om en anställd hänvisar till bisyssla som skäl att utebli från sin arbetsplats viss del av dagen eller för att avstå från att utföra vissa arbetsuppgifter. Kontrollsystemet Regeringen (proposition 2000/01:147) pekar ut fyra element som bör ingå i ett effektivt och tydligt kontrollsystem: 1. En skyldighet för arbetsgivaren att informera sina arbetstagare om vad som är tillåtet. 2. En skyldighet för arbetstagaren att på begäran lämna arbetsgivaren uppgifter om sina bisysslor. 2(7)

3 3. En skyldighet för vissa arbetstagare med anställningar som ställer särskilt stora krav på förtroende för innehavaren att självmant anmäla sina bisysslor till arbetsgivaren. 4. En skyldighet för arbetsgivaren att reagera när denne får kännedom om otillåtna bisysslor. Men det framhålls också att kontrollen av anställdas bisysslor inte får vara så omfattande eller närgången att den blir överdrivet byråkratisk eller integritetskränkande. Det är dock viktigt att arbetsgivarens och arbetstagarnas ansvar och skyldigheter framgår tydligt. Föreskrifter om anställdas bisysslor vid Göteborgs universitet Inom Göteborgs universitet regleras de anställdas bisysslor av ett rektorsbeslut från (Dnr F /07). I beslutet redogörs kortfattat för de bisysslor som är otillåtna; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande. Där finns också ett avsnitt Övrigt om bisyssleverksamhet där följande fastslås: En bisyssla får inte föranleda affärstransaktioner mellan universitetet och arbetstagaren (eller dennes företag). Om en sådan transaktion likväl skulle framstå som motiverad, måste den undantagslöst underställas universitetets rektor för godkännande. Detta är en skärpning jämfört med rektorsbeslut ( 8), där rektor beslutade att inom respektive nämndområde i förekommande fall pröva affärstransaktioner mellan, å ena sidan universitetet och, å andra sidan, en arbetstagare vid universitetet eller ett företag i vilket arbetstagaren har ekonomiskt intresse så att inte opartiskhet kan ifrågasättas. Bestämmelsen gäller sådan affärstransaktion som beräknas uppgå till högst särskilda dragningsrätter (sdr), exklusive mervärdesskatt. Nämnda belopp motsvarar f.n. ca. 1,4 miljoner kronor. Innan beslutet togs, skulle alla beslut om anställdas transaktioner med universitetet tas av rektor, vilket bl.a. framgår av Ekonomihandboken Beslutet 2002 togs med anledning av rapport från internrevisionen gällande granskning av lärares bisysslor vid Göteborgs universitet. Vid denna granskning framkom bl.a. att ytterst få transaktioner skickades till rektor för prövning. Med anledning av internrevisionens rapport, gjorde också rektor följande uttalande: Internrevisionens granskning av lärares bisysslor ger vid handen att lärarna vid Göteborgs universitet följer gällande regler. Internrevisionen har dock identifierat avvikelser från dessa regler i ett fåtal fall. Dessa fall är inte acceptabla. Avvikelserna har diskuterats med chefer för de aktuella medarbetarna och arbete med att förhindra att regelöverträdelser upprepas i framtiden har startat. Dock beslutades om nya bisyssleregler redan och där framgår återigen att alla transaktioner med anställdas företag undantagslöst skall underställas universitetets rektor för godkännande. Ingen hänvisning gjordes i beslutet till rektors beslut 2002, utan endast en hänvisning till att bestämmelserna träder i kraft den 1 oktober 2004 då rektors bestämmelser om bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet skall upphöra att gälla. Internrevisionen kan inte bortse från möjligheten att rektors beslut helt enkelt missades vid uppdateringen av regelverket kring bisysslor. 3(7)

4 Rutinbeskrivning I beslutet ingår även ett separat dokument; Rutiner för redovisning och registrering av bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet. I denna rutinbeskrivning framgår att efter bedömning och beslut av lärares FoU-bisysslor, så skall inkomna redovisningar förvaras på respektive kansli, inklusive att uppgifterna läggs in i bisyssleregistret i PA-systemet. Efter rektors beslut finns nu tre stycken centralt framtagna blanketter för redovisning av bisysslor: Blankett A: Lärares FoU-bisysslor. Denna blankett skall lämnas in av lärare (professorer. lektorer, adjunkter, forskarassistenter, gäst- och timlärare) på eget initiativ, om de har bisysslor med anknytning till anställningens ämnesområde. Blankett A inlämnas till prefekt eller motsvarande. Blankett B: Chefskretsen. Denna blankett skall lämnas in av befattningshavare tillhörande den s.k. chefskretsen (undantaget rektor som redovisar till regeringen), dvs. prorektorer, förvaltningschef, dekaner, överbibliotekarie samt personaldirektör. Även rektorsråden har anmodats inkomma med bisyssleredovisning för chefskretsen. Samtliga bisysslor skall redovisas, även planer på att åtaga sig sådana skall anmälas. Finns inga bisysslor eller planer på sådana, skall detta anges på blanketten. Blankett B inlämnas till rektor. Blankett C: Lagen om offentlig anställning. Denna blankett skall lämnas in på uppmaning från arbetsgivaren. Gäller samtliga kategorier av anställda och alla bisysslor. Finns inga bisysslor skall detta anges på blanketten. Blankett C inlämnas till prefekt eller motsvarande. Av ovanstående följer att prefekter lämnar sina blanketter till dekanus, avdelningschefer vid gemensamma förvaltningen lämnar till förvaltningschefen och enhetschefer vid universitetsbiblioteket lämnar sina blanketter till överbibliotekarien. Handläggningen Efter att redovisning inkommit så skall närmaste chef (se ovan) bedöma om de eventuella bisysslorna är förenliga eller inte med anställningen vid GU. Chefen skall sedan signera beslutet. Bedöms bisysslan ej förenlig med anställningen, så skall separat motivering göras. Inkomna redovisningar skall sedan skickas till respektive fakultetskansli för registrering i universitetets PA-system (Palasso) och slutligen arkivering. Vissa fakulteter kräver in anmälningar av bisysslor av samtliga anställda. Finns inga bisysslor skall detta anges (blankett C). Trots detta lämnar inte alla in blankett. Uppföljning av varför görs ofta inte. Varför inte uppföljning görs förklaras både med resursbrist och att sådana förfrågningar inte är populära. På andra fakulteter utformas utskicken som påminnelser till lärarna att anmäla FoU-bisysslor om sådana finns (blankett A). Den senare metoden är lättare att administrera, men det blir svårare att avgöra om lärare glömt att anmäla eller faktiskt inte har några bisysslor. 4(7)

5 Det görs inte heller några uppföljningar av kvaliteten i de anmälningar som kommer in, dvs. om lämnade uppgifter är korrekta och fullständiga. Internrevisionen bedömer att det är nödvändigt att göra uppföljningar för att säkerställa att den interna styrningen och kontrollen fungerar. Iakttagelser per fakultet Blankett B för chefskretsen hanteras centralt av Personalavdelningen. För övrigt har följande noterats, för respektive fakultet: Naturvetenskapliga fakulteten. Ingen hantering av bisyssleredovisningen sker på fakultetsnivå, utan hänvisning görs till institutionsnivån. Ingen inläggning av uppgifter i PA-systemet. Regelverket var delvis okänt på fakultetsnivån. Sahlgrenska akademin. Begränsad hantering av bisyssleredovisningen på fakultetsnivå, utan hänvisning görs till institutionsnivån. Ingen inläggning av uppgifter i PA-systemet. På Sahlgrenska akademins hemsida hänvisades till universitetets bestämmelser från september Institutionen för neurovetenskap och fysiologi använder sig av egen framtagen blankett. Handelshögskolan. Utskick sker från fakultetsnivån. Lärare och övrig personal fyller i blankett A eller C. Inläggning i PA-systemet har ännu inte påbörjats. Dekanus skriver inte under prefekternas blanketter. På Institutionen för kulturgeografi och ekonomisk geografi skrev ställföreträdande prefekt under prefektens bisyssleredovisning. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Utskick sker från fakultetsnivån. Blankett A och C används. Ingen aktiv uppföljning av anställda som inte skickar in blankett. Utbildningsvetenskapliga fakulteten. Senaste utskick från fakultetsnivån var i augusti Lärare fyllde i blankett A och övrig personal fyllde i blankett B, med chefer överstruket. Bisyssleredovisningar kommer löpande in och enligt prefekten på Institutionen för pedagogik och didaktik så informeras alla nyanställda om regelverket. Konstnärliga fakulteten. Enligt fakultetens regler skall alla nyanställda fylla i blankett C, även lärarna. Lärarna skall fylla i blankett A varje år och övrig personal skall fylla i blankett C vartannat år. Sker förändringar av bisysslor skall ny blankett skickas in. Inläggning i PA-systemet har påbörjats. Humanistiska fakulteten. Få inlämnade bisyssleredovisningar. Sedan 2007 har dessa främst kommit från Institutionen för religionsvetenskap och teologi samt Institutionen för tyska och nederländska. Vissa lärare på dessa institutioner skickar både in blankett A och C. Administrativ personal skickar in blankett C. Inläggning i PA-systemet sker. För övrigt är det ett begränsat aktivt arbete på fakultetsnivån gällande bisyssleredovisningarna. IT-fakulteten. Utskick sker från fakultetsnivån årligen. Ingen aktiv uppföljning av de personer som inte lämnar in någon redovisning. Inläggning sker i PA-systemet. Viss hantering sker också av Chalmers-anställdas bisyssleredovisningar. 5(7)

6 UFL, Gemensamma förvaltningen och Universitetsbiblioteket har, undantaget chefskretsen, en närmast obefintlig bisyssleredovisning. Generella iakttagelser Vid granskningen gjordes vissa allmänna iakttagelser. Brister som fanns på flera ställen är t.ex. ingen angiven omfattning, missade underskrifter och uteblivna dateringar. Ett antal blanketter är slarvigt ifyllda och närmast oläsliga. Emellanåt fyller (felaktigt) exempelvis prefekter och enhetschefer i blankett B. Mycket vanligt är att t.ex. forskare och doktorander fyller i blankett A (för lärare), men detta är i sammanhanget inget större problem. TA-personal behandlas olika, beroende på var någonstans i organisationen de arbetar. Tillhör de en fakultet som begär in redovisningar av alla anställda, så lämnar de in uppgifter (blankett C), annars berörs de inte alls av universitetets bisyssleredovisning. Som tidigare nämnts berörs lärarpersonal i olika omfattning, beroende på vilken fakultet de tillhör. I Regler för bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet slås fast att arbetsgivaren har rätt att begära in bisyssleredovisning enligt lagen om offentlig anställning och att sådan redovisning bör begäras in åtminstone en gång per kalenderår. Internrevisionen konstaterar att detta bara delvis efterlevs vid universitetet. Förslag till förbättringar Internrevisionen har fått information om att en uppdatering av regler och riktlinjer för bisyssleredovisningen planeras. Internrevisionen har följande synpunkter och förslag till förbättringar: Göteborgs universitet borde ta fram tydligare riktlinjer för en mer enhetlig hantering av bisyssleredovisningen. Exempelvis så har en institution inom Sahlgrenska akademin tagit fram en egen bisyssleblankett. Internrevisionen framhåller att samma blanketter borde användas över hela universitetet. Förbättra de centralt framtagna blanketterna, så att omfattningen av de redovisade bisysslorna bättre kan anges och därmed på ett enklare sätt kan föras över till PA-systemet. Undersök om det är möjligt för universitetets personal att framöver anmäla bisysslor via den elektroniska egenrapporteringen. Enligt uppgift pågår redan ett sådant arbete, där Högskolan i Kristianstad samordnar insatserna. Vid anmälning av bisysslor som bedrivs i bolagsform bör såväl namn som organisationsnummer anges för att underlätta jämförelser mot andra register, som exempelvis universitetets leverantörsreskontra. Universitetet bör mot bakgrund av att många anmälningar är gamla och ofullständiga, undersöka möjligheten att årligen begära in uppgifter om samtliga anställdas bisysslor. 6(7)

7 Det bör göras en stickprovsmässig uppföljning på fakultetsnivå (eller motsvarande) av att lämnade uppgifter är korrekta och man bör upplysa arbetstagarna om detta för att få en preventiv verkan. Avslutande kommentar Ett förslag som internrevisionen stött på under granskningen är att alla anställda skall lämna in bisyssleredovisning i samband med de årliga medarbetarsamtalen. Detta anser internrevisionen vara ett steg i rätt riktning. Det noteras att Sahlgrenska akademin efter internrevisionens granskning, har uppdaterat sin hemsida med rektors beslut från januari En rättvisande bisyssleredovisning är viktig, bl.a. för att särskilt beslut måste fattas beträffande affärstransaktioner mellan GU och företag/organisationer i vilka GU:s anställda har ett bestämmande inflytande. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Björn Utberg Internrevisor 7(7)