Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Primula

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Primula"

Transkript

1 0(79) Version Datum Dnr Avdelning Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet

2 Innehållsförteckning Översiktsbild samtliga processer Hantera person- och anställningsuppgifter relaterat till lön Nyanställning Ändring av anställning Skyddade personuppgifter Ny/ändrad bilförmån Övriga förmåner Löneväxling Särskilt högriskskydd Rekvirera arbetsgivarstöd Skatt och jämkning Intyg Avslut av anställning Avslut av anställning sjukersättning heltid Delpension Rapportera löneunderlag Timlön och ersättningar Arvoden Utmätning Sjukfrånvaro Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell Arbetslivsintroduktion vid sjukdom Ledighet Resor och utlägg Intresseavdrag Lönebearbetning Lönekörning Extra utbetalning Återkrav av för mycket erhållen lön Förvalta och underhålla systemet Administration av användare /79

3 4.2 Administration av behörigheter och attestanter Mindre omorganisation Uppbyggnad av Webb samt för nya Årsrutiner Nya/ändrade uppgifter i styrtabeller Nya/ändrade uppgifter i kodplan /79

4 Versionshantering Version Beskrivning Datum Upprättad av 0.85 Första version skapad Cecilia Löfquist 0.9 Uppdaterad version Mona Sandström Marie Wikström 0.95 Uppdaterad version Mona Sandström 1.0 Beslutad Mona Sandström Beskrivning av använda begrepp i denna dokumentation Klientdelen av lönesystemet där i första hand lönehandläggare och systemadministratörer arbetar benämns. Den webbaserade delen av lönesystemet där medarbetare och attestansvariga registrerar och attesterar uppgifter benämns Webb. Då texten avser lönesystemet i allmänhet oavsett webb eller klient så benämns det lönesystemet. Kundmyndighet benämns i detta dokument. Statens servicecenter benämns i detta dokument SSC. När det står en * vid siffran i ett processteg (5*) innebär det att i detta steg utför lönesystemet automatiska kontroller. Tryck på * för att komma till den underrubrik där dessa kontroller beskrivs. 3/79

5 Översiktsbild samtliga processer 4/79

6 1. Hantera person- och anställningsuppgifter relaterat till lön 1.1 Nyanställning Följande typer av anställningar hanteras inom denna process. Undantaget är arvodister där personuppgifter erhålls i samband med löneunderlaget. Nyanställning, månads- och timanställda (även provanställning) Nyanställning, tidsbegränsad anställning Chefsavtal Nyanställning med arbetsgivarstöd från AF Nyanställning, URA-avtal Nya arvodister/styrelseledamöter Grafisk beskrivning av processen Nyanställning 5/79

7 Beskrivning av aktiviteter i processen Nyanställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Anställa medarbetare 2 Skicka underlag till SSC skickar anställningsbeslut till SSC för registrering. SSC Kundwebb ansvarar för att underlaget är korrekt och attesterat. För att garantera att lön utbetalas innevarande månad måste beslutsunderlaget vara SSC tillhanda senast den 7:e. 3 Registrera uppgifter i lönesystemet Person- och anställningsuppgifter enligt anställningsbeslut. 4 Gör provlön Görs för att säkerställa att korrekta uppgifter registrerats. 5 Arkivera beslutet Här avses korttidsarkivering. 6 Skicka A-skattsedel till SSC 7 Registrera skatteuppgifter i lönesystemet 8 Arkivera A- skattsedel 9 Registrera uppgift om närmast anhörig Vid utebliven skattsedel används skattetabell där huvudarbetsgivaren har sitt säte + 10 %. Här avses korttidsarkivering. 10 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning 11 Efterkontroll enligt IK-plan Kontrollperiod enligt beslutad IK-plan SSC Medarbetare Medarbetare SSC Kundwebb Webb Kan även gälla uppgift om jämkning eller blankett för skolungdom. A-skattesedel ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. 6/79

8 1.2. Ändring av anställning Följande typer av ändring av anställning hanteras inom denna process. Ändring av uppgifter där nytt anställningsbeslut krävs (till exempel ändrad omfattning, omplacering, anställningsform) Ändring av uppgifter där nytt anställningsavtal inte krävs (till exempel, adress, namn Ändring av kodsträng eller fördelning av lön mellan olika enheter Nytt/ändrat lönetillägg Anställning fortsätter efter pensionsavgång, månadsavlönad Anställning fortsätter efter pensionsavgång, timavlönad Förlängning av tidsbegränsad anställning Anställd som får utlandsreseavtal (URA) Grafisk beskrivning av processen Ändring av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Ändring av anställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 1 Beslut om ändring i anställning Kan även gälla andra typer av ändringar som till exempel ändrad lön eller kontering. 2 Ändrar uppgifter T.ex. namn, adress, telefonnummer, närmast anhörig. Medarbetare Webb 7/79

9 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 3 Skicka underlag till SSC 4 Registrera uppgift i lönesystemet skickar nytt anställningsbeslut eller underlag för ändring till SSC. Ändringar registreras i lönesystemet. 5 Gör provlön Görs för att säkerställa att ändringarna ger önskat resultat. 6 Arkivera anställningsbeslutet/annat underlag för ändring Här avses korttidsarkivering. 7 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 8 Efterkontroll enligt IK-plan Kontrollperiod enligt beslutad IK-plan SSC SSC Kundwebb ansvarar för att underlaget är korrekt och attesterat. Vid retroaktiv lönehändelse tar systemet den tidigare kontering som gällde när till exempel löneändringen trädde i kraft om inte särskild åtgärd vidtagits av SSC Systemadministratör. 8/79

10 1.3 Skyddade personuppgifter Lönesystemet innehåller funktion för att skydda adressuppgifter med lösenord så att endast behörig handläggare som känner till lösenordet och personen själv kan se och ändra adressuppgift och telefonnummer. Övriga användare ser endast att uppgiften är skyddad. På kontrolluppgift och fil till bank skrivs myndighetens adress ut. Adressuppgifterna är skyddade till dess SSC får annan information från. Lösenordsskyddet ligger kvar även när en anställning avslutas. Lönelistor som tas fram och lämnas ut ska inte innehålla uppgift om ort eller arbetsplats för personer med skyddade personuppgifter. Detta hanteras manuellt då lönesystemet inte innehåller någon standardfunktion för att välja om man vill ta med denna typ av uppgifter på rapporter. Grafisk beskrivning av processen Skyddade personuppgifter Beskrivning av aktiviteter i processen Skyddade personuppgifter Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om skyddade personuppgifter 2 Medarbetare får beslut om skyddade personuppgifter Beslut fattas av Skatteverket Hanteringen är densamma oavsett om det gäller nyanställd eller befintlig medarbetare. 9/79

11 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3 Skicka Medarbetare underlag om skyddade personuppgifter till 4 Skicka Skickas i dubbla underlag om kuvert till den skyddade FE adress som personuppgifter till tilldelats SSC 5 Medarbetarens adressuppgift lösenordsskyddas och adress till SSC registreras SSC handläggare 6 Underlag arkiveras SSC handläggare 7 Eventuella manuella löneunderlag skickas till SSC Exempelvis timanställda, beslut om förmån, förmånsbil, skatteavdrag och jämkning. 8 Registrering eventuella manuella löneunderlag 9 Arkivera Här avses löneunderlag kortidsarkivering. 10 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 11 Meddela när skyddad personuppgift upphör samt registrera uppgift om aktuell adress 12 Kontakt tas med Skatteverket för verifiering att skyddet ej längre ska kvarstå Skickas i dubbla kuvert till den FE adress som tilldelats Skickas i dubbla kuvert till den FE adress som tilldelats. Adress registreras i Webb Medarbetaren kan även hantera detta enligt aktivitet fyra Brevet ska vara märkt med Sekretess - Särskild handläggning. ansvarar för att underlaget är korrekt och attesterat. Ange adress till det SSC kontor som handlägger. Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden för att utbetalas i innevarande månad. Brevet ska vara märkt med Sekretess - Särskild handläggning. Görs telefonnummer /79

12 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 13 Om skyddet ej ska kvarstå: ta bort lösenordsskydd Kontroller i lönesystemet gällande lösenordsskyddad identitet När en handläggare söker eller skriver in personnummer/namn på en person med skyddad adressuppgift kommer följande varning: Denna person har skyddad identitet, vill du fortsätta? Samtliga sökningar på en skyddad person loggas och lagras i ett register. Loggning sker även när handläggaren väljer att inte fortsätta efter varning om skyddad person. Adressuppgifter krypteras i databasen så att inte obehöriga personer får tillgång till dem. 11/79

13 1.4 Ny/ändrad bilförmån Grafisk beskrivning av processen Ny/ändrad bilförmån Beskrivning av aktiviteter i processen Ny/ändrad bilförmån Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Inköp av förmånsbil 2 Skicka uppgifter om SSC Kundwebb Attesterat och korrekt inköpt bil till SSC underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. 3 Beräkna förmånsvärde samt netto-/bruttolöneavdrag och registrera uppgifter samt bilkod i lönesystemet Beräkning görs manuellt. 4 Arkivera underlag Spara underlaget i pärm med aktuella bilar/förmåner.. 12/79

14 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 6 Registrera i Alla bilresor körjournal registreras i Medarbetare körjournal. 7 Meddela SSC att SSC Kundwebb medarbetare har uppnått 3000 körda mil 8 Beräkna nytt förmånsvärde och registrera uppgift i lönesystemet 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 1.5 Övriga förmåner Exempel på förekommande förmåner är fri bostad, årskort på tåg eller flyg, tidningsprenumeration, medlemavgifter och bredband. Här avses både fasta förmåner och förmåner som bara förekommer vid ett tillfälle. Kostförmån i samband med utlägg eller reseräkning hanteras inom delprocessen Resor och utlägg. Grafisk beskrivning av processen Övriga förmåner 13/79

15 Beskrivning av aktiviteter i processen Övriga förmåner Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om förmån 2 Fyll i uppgifter på blankett 3 Skicka blankett till SSC Kundwebb Attesterat och korrekt SSC underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. 4 Beräkna förmånsvärde och registrera uppgift i lönesystemet 5 Arkivera blankett Här avses korttidsarkivering. 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 7 Årlig omräkning av förmånsvärde 8 Registrera nytt förmånsvärde Meddela eventuell årlig omräkning av förmånsvärde Registrera eventuellt förmånsvärde i lönesystemet 9 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 1.6 Löneväxling En anställd kan genom enskild överenskommelse göra till exempel följande löneväxling: Avstå sparade semesterdagar för högre lön Avstå lönehöjning för extra semesterdagar Avstå lönehöjning för avsättning till KÅPAN Extra Avstå övertid/beredskap med mera, för avsättning till KÅPAN Extra Avstå semesterdagar för extra avsättning till KÅPAN Extra 14/79

16 Grafisk beskrivning av processen Löneväxling Beskrivning av aktiviteter i processen Löneväxling Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Enskild överenskommelse om löneväxling sker 2 Skicka in underlag för löneväxling 3 Registrera uppgift i lönesystemet samt omräkning vid eventuell ny lön 4 Arkivera underlag Här avses korttidsarkivering. 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 6 Skapa och skicka fil Görs varje månad. till SPV för medarbetare som har avsättning till KÅPAN Extra Extern Evry SSC Kundwebb 15/79

17 1.7 Särskilt högriskskydd Särskilt högriskskydd innebär att arbetsgivaren kan få ersättning för sjuklönekostnader för medarbetare som riskerar att ha långa sjukperioder (mer än 28 dagar) eller riskerar att vara sjuk mer än 10 tillfällen under 12 månader. Medarbetaren får inte något karensdagsavdrag vid särskilt högriskskydd. Ansökan om särskilt högriskskydd lämnar medarbetaren till Försäkringskassan som sedan fattar beslut i ärendet. Grafisk beskrivning av processen Särskilt högriskskydd Beskrivning av aktiviteter i processen Särskilt högriskskydd Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om högriskskydd 2 Skicka underlag till SSC 3 Registrera uppgift i lönesystemet Efter ansökan om detta. Görs på särskild blankett till Försäkringskassan av Medarbetare. Extern Försäkringskassan Medarbetare SSC Kundwebb 16/79

18 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 5 Ansök om ersättning Görs på särskild för kostnader blankett till avseende Försäkringskassan. högriskskydd 6 Utbetala ersättning till Extern Försäkringskassan 7 Mottar ersättning /SSC Ekonomi 8 Löpande redovisning Verifikation 9 Utbetalning bokförd Bokför inbetalning. Processen finns beskriven under Ekonomiadministration. /SSC Ekonomi Ekonomisystem Rekvirering sker minst två gånger per år. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. 1.8 Rekvirera arbetsgivarstöd Arbetsgivare som anställer eller på annat sätt tar emot arbetssökande från Arbetsförmedlingen kan få ekonomiskt stöd. Ersättning begärs efter varje arbetsmånad av behörig person och betalas ut månadsvis i efterskott. 17/79

19 Grafisk beskrivning av processen Rekvirera arbetsgivarstöd Beskrivning av aktiviteter i processen Rekvirera arbetsgivarstöd Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 1 Beviljar ansökan om arbetsgivarstöd 2 Skicka beslut från Arbetsförmedlingen om beviljat arbetsgivarstöd 3 Rekvirera arbetsgivarstöd 4 Betala ut arbetsgivarstöd till Extern Arbetsförmedlingen Extern Arbetsförmedlingen 5 Mottar ersättning / SSC Ekonomi SSC Kundwebb Arbetsförmedlingens hemsida Detta görs en gång per månad. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. 18/79

20 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 6 Löpande redovisning Bokför inbetalning / SSC Ekonomisystem Verifikation Ekonomi 7 Inbetalning bokförd För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. 19/79

21 1.9 Skatt och jämkning Grafisk beskrivning av processen Skatt och jämkning Beskrivning av aktiviteter i processen Skatt och jämkning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om jämkning Extern Skatteverket 2 Skicka beslut om jämkning alternativt för studerande intyg från Skatteverket Medarbetare 3 Registrera uppgift i lönesystemet 4 Arkivera underlag Här avses korttidsarkivering. 5 Registrera nytt/ändrat avdrag för frivillig skatt 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. Medarbetare SSC Kundwebb Webb Uppgift ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. 20/79

22 1.10 Intyg Följande typer av intyg tas fram: Arbetsgivarintyg Tjänstgörings-, anställnings- inkomst-, och frånvarointyg Intyg för medarbetare som omfattas av Trygghetsstiftelsen Grafisk beskrivning av processen Intyg Beskrivning av aktiviteter i processen Intyg Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare på begär intyg av SSC 2 Skriv ut intyg Vissa uppgifter kan behöva kompletteras manuellt i intyget. 3 Leverera intyg till medarbetare 4 Anställd tar emot intyg Ska levereras inom 16 arbetstimmar efter beställning. Medarbetare SSC Kundwebb SSC Arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg är standardrapporter. Övriga är blanketter som skapas i. SSC Arbetsgivarintyg vid avslut av anställning levereras efter sista anställningsdag. Medarbetare Beskrivning av relaterade dokument, information, blanketter och mallar för processen Material Beskrivning Ägandeskap Dokumenttyp 21/79

23 Material Beskrivning Ägandeskap Dokumenttyp Användarhandledning del 2, Utskrift av intyg Extern Evry PDF/online hjälp i Manual för Ska tas fram i början av SSC lönehandläggare Arbetsgivarintyg Blankett Extern Arbetslöshetskassornas samorganisation Övriga intyg Enligt dokumentmall. SSC 1.11 Avslut av anställning Följande typer av avslut av anställning hanteras inom denna process.. Provanställning avbryts Tidsbegränsad anställning, avslut Egen uppsägning, avslut Pensionsavgång år (förtida uttag) Pensionsavgång från 65 år Anställning upphör vid 67 års ålder Avslut av anställning på grund av dödsfall Uppsägning på grund av personliga skäl Uppsägning på grund av arbetsbrist 22/79

24 Grafisk beskrivning av processen Avslut av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Avslut av anställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare säger upp sig eller blir uppsagd 2 Skicka kopia av uppsägning till SSC Medarbetare / SSC Kundwebb 3 Registrera avslut i lönesystemet 4 Ta bort eventuella behörigheter 5 Arkivera kopia på uppsägning Slutlön utbetalas månaden efter anställningens upphörande. För användare som är attestant eller handläggare. Här avses korttidsarkivering. Användare tas inte bort användarintegrationen. Roller och behörighet tas bort av med automatik när en användare tas bort. 23/79

25 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 6 Ta fram Avser medarbetare bevakningslista som slutat föregående månad och ska få slutlön utbetald. 7 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. Används för utbetalning av slutlön. 24/79

26 1.12 Avslut av anställning sjukersättning heltid Grafisk beskrivning Sjukersättning heltid, avslut av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukersättning heltid, avslut av anställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om Beslut fattas av sjukersättning heltid Försäkringskassan. 2 Lämna beslut om sjukersättning på Medarbetare heltid till 3 Skicka kopia av SSC Kundwebb beslut från Försäkringskassan samt besked att anställning upphör med anledning av hel sjukersättning till SSC. 25/79

27 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Avslut av anställning Se beskrivning under process Den anställde har rätt att överklaga beslut om sjukersättning på heltid inom två månader från beslut Delpension En medarbetare kan tidigast få delpension från 61 år och som längst till man fyller 65 år. När en medarbetare får delpension innebär det att man går ner i arbetstid och får en utbetalning från SPV. Som mest kan man gå ner i arbetstid med 50 procent. Grafisk beskrivning av processen Delpension Beskrivning av aktiviteter i processen Delpension Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om delpension 2 Skicka beslut om delpension 3 Återsänd förifylld ansökan till Skickas till SPV Extern SPV 26/79

28 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Skicka beslut om SSC Kundwebb delpension samt uppgift om arbetstidens förläggning till SSC 5 Registrera ledighet pga delpension samt ändra arbetstidsschema i lönesystemet 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning 7 Skicka förfrågan om uträkning av inkomstbortfall 8 Räkna ut inkomstbortfall 9 Skicka uppgift om inkomstbortfall Gäller bortfall av pensionsgrundande lönetillägg. Gäller bortfall av pensionsgrundande lönetillägg 10 Ta emot uppgift om inkomstbortfall 11 Komplettera den förifyllda ansökan från SPV med inkomstbortfall och skicka till SPV 12 Mottar ansökan SPV SSC Kundwebb SSC Kundwebb SSC Kundwebb Skickas till som skickar uppgift vidare till SPV. 27/79

29 2. Rapportera löneunderlag Maskinella kontroller vid rapportering av löneunderlag i innehåller ett antal inbyggda kontrollfunktioner som varnar vid registrering av lönehändelser både i Webb för medarbetare, källrapportörer och attestanter samt klient där lönehandläggare arbetar. Dessa kontroller finns beskrivna i användarhandledning del 1 under respektive ärendetyp. Nedan följer en beskrivning av de kontroller som utförs vid registrering. Frånvaro Kontroll av omfattning sker vid registrering av frånvaro som totalt överstiger 100 %. Lönesystemet ger en varning till den som registrerar lönehändelsen. Ärendet kan inte avslutas innan korrigering utförts. Lönesystemet varnar när registrering av en lönehändelse görs avseende exempelvis semester, arvode eller utlägg om det redan finns ett ärende för personen som är avslutat och det nya ärendet har samma datumintervall. Semester och kompledighet Det finns ackumulatorkontroller som varnar när en medarbetare ansöker om fler ledighetsdagar/timmar än ackumulatorn innehåller. Till exempel vid registrering i Webb av fler semesterdagar än medarbetaren har så ges en uppmaning att välja annan typ av ledighet för de överskjutande dagarna. Årets betalda semesterdagar uppdateras löpande i lönesystemet om frånvaro som påverkar antalet betalda semesterdagar registreras. Det gäller även i det fall avvikande semesterrätt registreras under semesteråret. Vid registrering av semester sker kontroll att medarbetaren har minst en semestergrundande anställning under den period som semestern avser. Ersättningar Det går inte att avsluta ärenden som registreras framåt i tiden. Lönesystemet ger en varning i detta läge. Detta gäller arvoden. Lönesystemet varnar när registrering av en lönehändelse görs avseende exempelvis semester, arvode eller utlägg om det redan finns ett ärende för personen som är avslutat och det nya ärendet har samma datumintervall. Resor och utlägg Lönesystemet kontrollerar mot ett totalbelopp vid till exempel registrering av utlägg för friskvårdsbidrag. Kontrollen om totalbelopp för friskvårdsbidrag uppnåtts görs vid inrapportering. En varning ges till både medarbetare och attestant men ärendet går ändå att skicka och attestera. Beloppet justeras i lönekörningen till totalbeloppet och en varning skrivs på kontrollistan till lönehandläggaren. Undantaget är när en medarbetare registrerar två delbelopp som tillsammans överstiger totalbeloppet. I detta fall ges enbart en varning på kontrollistan i lönekörningen för åtgärd av lönehandläggare. Vid registrering av sjukvårdsersättning ges en varning till både chef och medarbetare om högre belopp än tillåtet gränsvärde enligt kollektivavtal anges. Signal ges även på kontrollista till lönehandläggare och lönesystemet betalar bara ut ersättning upp till gränsvärdet. Traktamenten och resetillägg räknas fram med automatik av lönesystemet utifrån definierade regler och värden. Det går inte att avsluta ärenden som registreras framåt i tiden. Lönesystemet ger en varning i detta läge. Det gäller resor, utlägg och arvoden. 28/79

30 Kontering Vid registrering av felaktig kontering eller när kontering saknas ger lönesystemet en varning och komplettering måste göras innan lönehändelsen kan avslutas. Korrigering Om lönehändelsen avser en korrigering kontrolleras att korrigeringspostens belopp eller antal inte är större än den ursprungliga transaktionen som korrigeringen avser. Övrigt Vid registrering av lönehändelser görs också en kontroll att angivna datum är riktiga datum samt att de ligger inom personens anställningstid. Kontroller görs för att se om lönestyrande anställningsuppgifter exempelvis omfattning eller kontering har förändrats under den inrapporterade perioden. I de fall lönesystemet inte kan hantera förändringen uppmanas användaren att dela upp lönehändelsen i flera inrapporteringsrader. Lönesystemet innehåller en flaggfunktion i form av rapporter vilken underlättar för vid bevakning av exempelvis längre ledigheter som går ut. Dessa rapporter skickas med automatik ut epost till utsedda personer på. Det finns även möjlighet för lönehandläggare att prenumerera på olika typer av flaggor för bevakning av exempelvis olika tidsgränser. Ett meddelande ges vid inloggning när det finns en bevakning att hantera. 29/79

31 2.1 Timlön och ersättningar Exempel på ersättningar är övertid, beredskap, jour, kvälls-, natt- eller helgersättning. Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Manuell registrering utförs i undantagsfall av SSC för exempelvis arvodister och timanställda som inte har åtkomst till Webb och saknar källrapportör. Grafisk beskrivning av processen Timlön samt ersättningar, Webb Beskrivning av aktiviteter i processen Timlön samt ersättningar, Webb Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare arbetat Medarbetare 2* Registrera timmar, Registrera även Webb eller lönetillägg i avvikande Medarbetare lönesystemet kontering vid behov. 3 Attestera Webb 4 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. Automatisk kontroll sker om anställning är över 20 % och därmed pensionsgrundande. 30/79

32 Grafisk beskrivning av processen Timlön samt ersättningar, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Timlön samt ersättningar, manuell hantering Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare arbetat Medarbetare 2 Fyll i blankett för timlön eller Medarbetare ersättningar 3 Attestera underlag Manuell attest. 4 Skicka attesterat underlag till SSC 5* Registrera i uppgifter i lönesystemet 6 Kontrollera antal timmar mot underlag och signera Enligt beslutad IKplan SSC 2015 förebyggande kontroll. 7 Arkiverera underlag Här avses korttidsarkivering. SSC Kundwebb Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad. 31/79

33 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 8 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 2.2 Arvoden Grafisk beskrivning av processen Arvoden Beskrivning av aktiviteter i processen Arvoden Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Fyll i blankett för Arvodist Egenrapportering kan arvode göras. 2 Attestera underlag Manuell attest. Attest av egenrapporterat underlag kan göras. 32/79

34 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3 Skicka attesterat underlag till SSC SSC Kundwebb Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad. 4* Registrera uppgifter i lönesystemet 5 Arkivera underlag Här avses korttidsarkivering. 6 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 2.3 Utmätning Grafisk beskrivning av processen Utmätning 33/79

35 Beskrivning av aktiviteter i processen Utmätning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om utmätning Extern KFM (Kronofogden) 2 Skicka beslut om Extern KFM utmätning till SSC 3 Registrera utmätning och eventuellt förbehåll i lönesystemet 4 Arkivera beslut Här avses korttidsarkivering. 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 6 Meddela KFM utmätningsbelopp som inte kunnat dras från lön 7 Skicka utbetalningsunderlag till /SSC Ekonomi 8 Redovisa och utbetala avdraget belopp 9 Löpande redovisning Verifikation 10 KFM erhåller avdraget belopp Meddela KFM utmätningsbelopp samt belopp som inte kunnat dras från lön Redovisas och betalas till KFM. Bokför utbetalning. Processen finns beskriven under Ekonomiadministration. /SSC Ekonomi /SSC Ekonomi KFM Webb Ekonomisyste m För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. 2.4 Sjukfrånvaro Följande typer av sjukfrånvaro hanteras inom denna process. Sjukdom Förebyggande sjukpenning Rehabiliteringspenning Sjukadministration URA, manuell hantering 34/79

36 Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Grafisk beskrivning av processen Sjukfrånvaro 1-14 kalenderdagar Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukfrånvaro 1-14 kalenderdagar Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare blir sjuk Medarbetare 2 Anmäl sjukfrånvaro till Medarbetare 3 Ta emot sjukanmälan 4 Skicka kopia av läkarintyg till Medarbetare vid frånvaro över sju kalenderdagar 5 Ta emot och arkivera kopia på läkarintyg 6* Registrera sjukperiod i lönesystemet efter återkomst till arbete Vid frånvaro upp till 14 kalenderdagar räknat från första sjukdag. Medarbetare Webb Bevakar och påminner om läkarintyg. Sjukperiod och omfattning ska registreras vid återkomst till arbetet. 35/79

37 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 7 Bekräfta sjukperiod i lönesystemet Webb Sjukärenden attesteras inte utan skickas bara för kännedom till attestansvarig. 8* Avsluta sjukperiod i lönesystemet Kontrollera att omfattning är korrekt enligt Villkorsavtalets regler. 9 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. SSC Löne- Handläggare Grafisk beskrivning av processen Sjukfrånvaro över 14 kalenderdagar 36/79

38 Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukfrånvaro över 14 kalenderdagar Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare fortsatt sjuk efter 14 dagar Medarbetare 2 Skicka original på läkarintyg till Medarbetare Försäkringskassan och kopia till 3 Ta emot och arkivera kopia på läkarintyg 4 Skicka uppgifter enligt läkarintyg 5 Anmäl till Försäkringskassan och arkivera anmälan samt informera SSC lönehandläggare 6* Registrera sjukperiod i lönesystemet Vid frånvaro över 14 kalenderdagar räknat från första sjukdag. Görs efter 14 kalenderdagar. Här avses korttidsarkivering. Lägg ärendet för bevakning i lönesystemet. 7 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 8 Vid avvikelse mot läkarintyg meddela SSC datum för återkomst i arbete Exempelvis när en medarbetare börjar arbeta tidigare än uppgift enligt läkarintyg. Bevakning av rehabilitering hanteras av. SSC Kundwebb Ange namn, epostadress, organisatorisk enhet, sjukperiodens första dag samt omfattning. SSC Servicedesk 9 Avsluta sjukärende SSC Löne- 10 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. SSC Kundwebb När ingen uppgift om förlängning av läkarintyg inlämnats avslutas sjukärendet automatiskt. handläggare Utbetalning av sjukpenningtillägg vid sjukpenning på normalnivå även efter dag 364 i sjukperioden Den som har en allvarlig sjukdom kan ansöka hos Försäkringskassan om att få behålla sjukpenning på normalnivå även efter 364 dagars sjukdom. Enligt Villkorsavtalet ska medarbetare vilka erhållit ett sådant beslut och som har lön över basbeloppstaket få sjukpenningtillägg utbetalat baserat på sjukpenning på normalnivå istället för fortsättningsnivå. 37/79

39 Vid beslut om sjukpenning på normalnivå från dag 365 från Försäkringskassan ska medarbetaren skicka kopia av beslutet till SSC. Därefter registrerar SSC uppgift i lönesystemet om att sjukpenningtillägg ska utbetalas baserat på normalnivå. 38/79

40 2.5 Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell Personer som är under 30 år och har varit sjukskrivna minst ett år kan ansöka om aktivitetsersättning. Försäkringskassan beslutar om och betalar ut ersättningen. Personer som har en stadigvarande sjukdom och är mellan år kan ansöka om sjukersättning. Försäkringskassan beslutar om och betalar ut ersättningen. Grafisk beskrivning av processen Sjuk och aktivitetsersättning, partiell Beskrivning av aktiviteter i processen Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Beslut om sjuk- eller Extern aktivitetsersättning Försäkringskassan 2 Ta emot beslut om sjuk- eller aktivitetsersättning. 3 Lämna original av beslut till Medarbetare Medarbetare SSC Kundwebb 39/79

41 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Skicka kopia av SSC Kundwebb beslut till SSC med uppgift om arbetstidens förläggning 5 Ta emot kopia av beslutet 6* Registrera sjuk-eller aktivitetsersättning samt ändra schema i lönesystemet 7 Arkivera beslut Här avses SSC Lönekorttidsarkivering. Handläggare 8 Lönekörning 2.6 Arbetslivsintroduktion vid sjukdom Arbetslivsintroduktion erbjuds av Försäkringskassan till de som har haft sjukpenning maximal tid. Arbetslivsintroduktion kan pågå i högst tre månader och under denna period får den anställde aktivitetsstöd av Försäkringskassan. Grafisk beskrivning av processen Arbetslivsintroduktion vid sjukdom 40/79

42 Beskrivning av aktiviteter i processen Arbetslivsintroduktion vid sjukdom Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Initiering av arbetslivsintroduktion Medarbetare 2 Fyll i och skicka Använd blankett ansökan om för Medarbetare tjänstledighet ledighetsansökan. 3 Attestera ansökan och Manuell attest. SSC Kundwebb skicka till SSC 4* Registrera tjänstledighet i lönesystemet 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning 6 Arbetslivsintroduktion Tjänstledighet upphör upphör. 7 Meddela SSC om nästa steg efter arbetslivsintroduktion 8 Mottag information om nästa steg efter arbetslivsintroduktion och åtgärda Vid utebliven information om nästa steg så upphör tjänstledighetsavdraget och lön utbetalas. SSC Kundwebb 41/79

43 2.7 Ledighet Bland annat följande ledigheter hanteras inom denna process: Semester Barns födelse eller adoption Examen eller tentamen Fackligt uppdrag Flyttledighet Föräldraledighet Kompensationsledighet Närståendevård Offentligt uppdrag Partiell tjänstledighet (enskild angelägenhet) Släktangelägenhet Studieledighet Tjänstgöring inom totalförsvaret Tjänstledighet för att prova annan anställning Vård av sjukt barn Ledighet med lön, tjänstebefriande Ledighet utan lön Ledighet när en arbetstagare uteblir från arbetet Grafisk beskrivning av processen Ledighet Beskrivning av aktiviteter i processen Ledighet Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Initiera ledighet Medarbetare 2* Ansök om ledighet Medarbetare 3 Bevilja eller avslå ledighet Webb Webb Vid partiell ledighet anges ledighetens förläggning. 42/79

44 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 4 Registrera schema vid partiell ledighet 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 6 Föräldraledighet Gäller högsta med föräldrapenning nivån. Medarbetare vid barns födelse eller adoption 7 Skicka besked från Försäkringskassan till SSC som visar utbetald föräldrapenning 8* Registrera föräldrapenningtillägg i lönesystemet 9 Arkivera Här avses utbetalningsbesked korttidsarkivering. 10 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. Medarbetare SSC Kundwebb 43/79

45 2.8 Resor och utlägg Följande slag av resor och utlägg hanteras inom denna process. Resor, inrikes och utrikes traktamenten och förrättningstillägg Restidsersättning Bilersättning, egen bil Bilersättning, förmånsbil Utlägg Friskvårdsbidrag Läkemedelsersättning Sjukvårdsersättning Representation Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Manuell registrering utförs i undantagsfall av SSC för exempelvis arvodister och timanställda som inte har åtkomst till Webb och saknar källrapportör. Grafisk beskrivning av processen Resor och utlägg Webb Beskrivning av aktiviteter i processen Resor och utlägg Webb Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare har rest och/eller har Medarbetare utlägg 2* Registrera resa och/eller utlägg Medarbetare Webb 44/79

46 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3 Vid utlägg skicka reseräkning och Medarbetare originalkvitton till 4 Granska reseräkning Skicka tillbaka till Webb medarbetare för korrigering eller godkänn för attest. 5* Eventuell korrigering Webb av reseräkning Medarbetare 6 Attestera Webb reseräkning 7 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. Grafisk beskrivning av processen Resor och utlägg, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Resor och utlägg, manuell hantering Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Medarbetare har rest och/eller har Medarbetare utlägg 45/79

47 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 2 Fyll i blankett för reseräkning och Medarbetare skicka originalkvitton till 3 Granska och Manuell attest. attestera reseräkning 4 Skicka attesterad reseräkning till SSC Skicka attesterad reseräkning och eventuella originalkvitton till SSC 5* Registrera uppgifter i lönesystemet 6 Vid Enligt beslutad IKplan kostnadsersättning SSC över 5000:- förebyggande kontrollera kontroll. registrering mot underlag och signera. 7 Arkiverera underlag Här avses korttidsarkivering. 8 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad. 46/79

48 2.9 Intresseavdrag Grafisk beskrivning av processen Intresseavdrag Beskrivning av aktiviteter i processen Intresseavdrag Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Behov av löneavdrag uppstår 2 Administrera Finns även underlag för möjlighet att skicka intresseavdrag och fil för import i skicka till SSC lönesystemet. 3 Registrera uppgifter i lönesystemet 4 Arkivera underlag Här avses korttidsarkivering. 5 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3. Lönebearbetning. 7 Utbetala avdraget Uppgift om belopp avdraget belopp tas fram rapport Medarbetare /SSC Ekonomi SSC Kundwebb För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. 47/79

49 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 8 Löpnade redovisning Bokför /SSC Ekonomisystem Verifikation utbetalningen. Ekonomi Processen finns beskriven under Ekonomiadministration. 9 Belopp överfört För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. 48/79

50 3. Lönebearbetning 3.1 Lönekörning Varje månads lönekörning regleras av en tidplan framtagen av SSC för respektive månad, baserad på utbetalningsdagar enligt Villkorsavtalet. Grafisk beskrivning av processen Lönekörning 49/79

51 Beskrivning av aktiviteter i processen Lönekörning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Attesterade löneunderlag från Webb 1 Manuellt registrerade underlag 2 Schemalagd löneberäkning varje natt Se beskrivning under huvudprocess 2 Rapportera löneunderlag. Se beskrivning under huvudprocess 2 Rapportera löneunderlag. Kompletta och attesterade underlag ska ha inkommit senast 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad. Extern Evry I samband med denna körning beräknas semesterrätt och antal betalda semesterdagar justeras utifrån denna. 50/79

52 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 3* Gå igenom En kontrollista med kontrollista löpande fel och varningar och korrigera vid skapas i samband behov samt utför med rimlighetskontroll löneberäkningen. Vid eventuella oklarheter kontakta utsedd kontaktperson hos. Detta är även en förebyggande kontroll vilken utförs enligt rutin beskriven i beslutad IK-plan SSC Bland annat kontrolleras varningar om höga brutto- och nettolöner. 4* Utför kontroller inför lönekörning -Kontrollera anställda med slutlön innevarande månad -Kontrollera enligt beslutad IK-plan SSC 2015 negativa brutto- och nettolöner -Kontrollera samt hantera ärenden för bevakning Korrigera vid behov. Negativa brutto- och nettolöner framgår av kontrollistan. Lönetransaktion för avdrag av negativ lön skapas med automatik i kommande löneperiod. 5 Lönekörning Görs enligt tidplan. Extern Evry Kontroll mot kodplan och andra regelverk sker med automatik. 6 Månadsomställning Görs direkt efter lönekörning enligt tidplan. Extern Evry 7 Ny löneperiod öppen Resultat av lönehändelser för den period som månadsomställts kan tas fram. 8* Gå igenom kontrollista och korrigera vid behov Kontrollistan skapas även efter ordinarie lönekörning, korrigering görs i den nya löneperioden. 9 Lönekörning Nästa månad (En slutpunkt i processen) 51/79

53 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 10 Rapport Rapporten finns i Extern Evry Lönekostnadsspecifikation och Webb. tillgängliggörs för enligt tidplan 11 Gå igenom och kontrollera resultat av lönekörningen Utförs med hjälp av rapporten Lönekostnads- Specifikation 12 Stäm av nettolön Rapport Logglista Månadsomställning används vid avstämning av nettolön i bankfil mot bokföringsfil. 13 Leverans av filer till: -banker -SPV - SCB och AGV 14 Leverans av bokföringsfil 15 Hämta och läs in bokföringsfil 16 Löpande redovisning, Inläsning bokföringsfil -Skickas till Danske Bank, Nordea samt Swedbank. Vilka rapporter som skickas till SCB och AGV framgår av rapportförteckning nedan. Levereras till SSC:s centrala katalog för integrationer. alternativt SSC Ekonomi ansvarar för kontroll av bokföringsfil samt rättning av eventuella fel i ekonomisystemet. Processen finns beskriven under huvudprocessen Ekonomiadministration Webb Eventuellt behov av korrigering meddelas snarast SSC Lönehandläggare. Extern Evry Skulle differens uppstå felsöker Evry och kontaktar vid behov SSC Systemadministratör. Extern Evry Extern Evry /SSC Ekonomi /SSC Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. uppdateras automatiskt integration så att även lönesystemet innehåller korrekt information inför kommande lönekörningar. 52/79

54 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 17 Tillgängliggöra Extern Evry underlag för Kortperiodisk sysselsättningsstatistik (KSO) till SCB 18 Ta fram och leverera Gäller Kortperiodisk Webb fil till SCB sysselsättningsstatistik (KSO) 19 Statistik till SCB levererad 20 Datera och signera kontrollista 21 Skriv ut utbetalningsunderlag kontrollera och godkänn 22 Underteckna utbetalningsunderlag 23 Spara utbetalningsunderlag inför bemyndigande av bankfil 24 Stäm av bankfil mot utbetalningsunderlag alternativt bemyndiga SSC att utföra detta 25 Bemyndiga bankfil alternativt bemyndiga SSC att utföra detta 26 Eventuellt stoppa lön, olika datum beroende på bank 27 Lönen utbetalas Enligt beslutad IKplan SSC 2015 förebyggande kontroll Godkänn genom att signera utskriften. Utförs enligt beslutad IK-plan SSC 2015 i de fall SSC bemyndigar. SSC Enhetschef SSC Enhetschef /SSC /SSC Respektive bank Underlaget hämtas från bilden Särskild lönehantering i. Görs på uppmaning av eller av lönehandläggare vid för sent inkomna underlag. 53/79

55 Maskinella kontroller i vid lönekörning Vid varje lönekörning skapas en kontrollista där eventuella felaktigheter framgår. Signal ges på kontrollista vid exempelvis för höga belopp på specifika lönearter där denna kontroll aktiverats av systemadministratör. I varje lönekörning kontrollerar om det finns några höga brutto- och nettolöner. Detta görs genom att jämföra medarbetarens förväntade brutto- och nettolön med den faktiska brutto- och nettolönen. Förväntad brutto- respektive nettolönen beräknas utifrån ackumulerad bruttolön respektive nettolön under året dividerat med antalet anställningsmånader under året. Då avvikelsebeloppet omräknat i procent överstiger den procentsats som angivits i SLA så skrivs en varning på kontrollistan. Detta är en förebyggande kontrollpunkt i beslutad IK-plan SSC /79

56 Rapporter som ingår i leveransen av lönetjänsten Rapport Semesterskuldlista Lönekostnadsspecifikation Bokföringsunderlag Avstämningsunderlag Tas fram / skickas Standardrapport Webb Webb Rapportgenerator eller E-post från E-post från E-post från Evry Tas fram av Innehåll er Detaljer på medarbetarnivå för respektive löneperiod Rapporten visar uppgifter på personnivå samt totalt för myndigheten. Rapporten är en sammanställning som innehåller följande uppgifter: avgiftsunderlag för PA03 utbetalningsunderlag SPV underlag för arbetsgivaravgift underlag för avstämning av lön uppgift om nettolön i bankfil antal behandlade poster i lönekörningen Skickas av lönehandläggare till fördefinierade roller i :s organisation. 1 Kan även skickas e-post från under förutsättning att en så kallad prenumeration satts upp för aktuell roll. Skickas till fördefinierade roller i :s organisation. 1 Underlag i Word. Avdragslista E-post från SSC Lönehandläggare Lönespecifikation Webb Medarbetare Rapporten visar verkställda avdrag exempelvis intresseavdrag eller bilförmån. Underlaget tas fram av SSC och skickas till kontaktperson hos. För heltidsfrånvarande, timanställda och arvodister gäller :s avtal med respektive bank. 1 Fördefinierade roller såsom controller, ekonomi eller attestant. 55/79

57 Rapport SCB statistik KSO Tas fram / skickas Webb Rapportgenerator Tas fram av Innehåll er Kortperiodisk sysselsättningsstatistik statlig sektor (KSO) SCB statistik Evry Konjunkturstatistik för sjuklöner (KSJU) Strukturlönestatistik för statlig sektor (SLP) Löne- och anställningsstatistik levereras i mars och september varje år till SCB/AGV Pensionsuppgifter Evry PA03 till SPV Frivillig KÅPAN-avgift KÅPAN extra avgift Årsvis Evry PA-74 pensionsuppgift PA-91 till SPV Tidsanvändningsstatistik Standardrapporter enligt SLA för attestanter Skickas av till SCB. Filer skickas från Evry till SCB/ AGV. Filer skickas varje månad till SPV. Fil levereras varje år i december till SPV. Evry Levereras till Arbetsgivarverket månadsvis eller årsvis enligt :s önskemål. 2 Webb Semesterstatus Rapportgenerator Övertid och mertid Friskvårdsackumulator Övriga information för attestanter Bevakningslista Medarbetare slutar Webb Person/ Anställningsuppgift samt Personalredovisning Webb Rapportgenerator eller E-post från Personalkort Bemanning Organisation Rapport bifogad i E-post som visar de medbetare som slutar sin anställning. Frågebilder i Webb där urval kan göras. Skickas till rollen attestant två månader innan anställningen upphör. 2 Inför första leverans av denna rapport måste vidarebefordra begäran från Arbetsgivarverket till SSC som därefter beställer rapporten från Evry. 56/79

58 Rapport Provanställning upphör Bevakningslista Tjänstledighet upphör Bevakningslista Lönetillägg upphör Rapport Sjuktillfällen inom en 12 månaders period Tas fram / skickas Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Webb Rapportgenerator eller E-post från Tas fram av Innehåll er Rapporten visar provanställningar som upphör. Rapporten visar tjänstledigheter som upphör. Rapporten visar lönetillägg som upphör. Rapporten visar medarbetare med fler än fem sjuktillfällen under en 12-månadersperiod. Skickas till rollen attestant två månader innan provanställningen upphör. Skickas till rollen attestant och medarbetare en månad innan ledigheten upphör. Skickas till rollen attestant en månad innan lönetillägg upphör. Skickas till rollen attestant ca den 11:e varje månad. Momsredovisning och Arbetsgivardeklaration tar SSC Ekonomi fram för myndigheter som även har avtal om ekonomirelaterade tjänster men ingår inte i SLA för lönetjänsten och beskrivs därför inte här. 3.2 Extra utbetalning Extra utbetalningar utförs enligt tidplan den 7:e och 25:e i varje månad och görs i form av en extra löneköring i där endast specifika lönearter tas med. 57/79

59 Grafisk beskrivning av processen Extra utbetalning Beskrivning av aktiviteter i processen Extra utbetalning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Felaktig lön Medarbetare 2 Kontakta SSC angående felaktig lön Medarbetare 3 Anledning till felaktig SSC lön? Servicedesk 4 godkänner extra utbetalning? 5 Ja, godkänner extra utbetalning 6 Godkänn extra utbetalning begärd av kund När orsak till felaktig lön beror på Meddelar SSC att extra utbetalning godkänns. Skickas till SSC Lönehandläggare för godkännande när orsak till felaktig lön beror på SSC. SSC Kundwebb SSC Kundwebb SSC Kundwebb SSC Kundwebb 58/79

60 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 7 Korrigera felaktighet i lönesystemet 8 Registrera extra Hanteras utbetalning i parameterstyrd lönesystemet löneart som ger utbetalning. 9 Lönen rättad och extra utbetalning utförd 10 Korrigera felaktigheter i lönesystemet Gäller när extra utbetalning inte godkänts varken av eller av SSC. 11 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. Transaktioner från extra utbetalningar redovisas på bokföringsfil först i nästa ordinarie lönekörning. Rättningen kommer då med på nästa månads löneutbetalning. 59/79

61 3.3 Återkrav av för mycket erhållen lön Grafisk beskrivning av processen Återkrav för mycket erhållen lön Beskrivning av aktiviteter i processen Återkrav av för mycket erhållen lön Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 1 Löneskuld uppstår 2 Beräkna och Kontroll och eventuellt korrigera i beräkning av faktisk lönesystemet nettolöneskuld för återbetalning. 3 Finns möjlighet att reglera skulden löneutbetalning kommande månader? 4 Ja, informera om skuld brev Reglering löneavdrag. 60/79

62 Nr Aktivitet Beskrivning Ansvar Registreras 5 Löneskuld regleras Sker med kommande automatik i löneutbetalningar lönesystemet. 16 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. 6 Nej, informera om skuld brev 7 Upprätta fakturaunderlag 8 Skicka fakturaunderlag till /SSC Ekonomi 9 Registrera skuld betald i lönesystemet 10 Skriv faktura och ta över indrivningen /SSC Ekonomi 11 Faktura betald? /SSC Ekonomi 12 Ja, återkrav avslutat 13 Nej, avskriva skuld? tar ställning till om skuld ska avskrivas 14 Ja, återkoppla till SSC att skuld är avskriven 15 Rätta till korrekt bruttolön och skatt Om skuld inte ska avskrivas driver ekonomi in skulden 16 Lönekörning Finns beskriven under huvudprocess 3 Lönebearbetning. /SSC Ekonomi Ekonomisystem SSC Kundwebb För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av SSC Ekonomi. Kontrolluppgift behöver rättas om skulden uppkommit under tidigare inkomstår. 61/79

63 4. Förvalta och underhålla systemet 4.1 Administration av användare Denna process beskriver processen för nya användare samt borttag av användare kopplat till lönesystemet. Det är samma process vid nyupplägg och borttag av användare. Ändring av användare är inte med i denna beskrivning då detta endast görs i undantagsfall och då hanteras detta tekniska rutiner. Exempelvis när ett användraid blivit fel av någon anledning eller om en myndighet ska byta e-post adress för alla medarbetare. Den vanligaste lösningen för administration av användare är integration från :s AD till SSC:s kund-ad och därifrån vidare till. Denna integration är schemalagd. De uppgifter som skickas är användar-id, e- postadress samt personnummer för varje medarbetare. Processen som beskrivs nedan tillämpas för kunder som saknar användarintegration eller inte kan leverera komplett fil till SSC Kund-AD för användarintegration. Grafisk beskrivning av processen Administration av användare 62/79

Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Primula

Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Primula 0(57) Version Datum Dnr Avdelning 3.0 2017-06-02 10362-2017/1211 Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Innehållsförteckning Översiktsbild samtliga processer... 4 1. Hantera person-

Läs mer

Service Level Agreement

Service Level Agreement Bilaga 1a till överenskommelse om leverans om tjänster Version 1.0 enligt beslut 2015-06-01 Dnr: 10047-2015/3111 2015-07-03 Service Level Agreement Lönerelaterade tjänster Primula Göteborgs universitet

Läs mer

Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Palasso

Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Palasso 0(57) Version Datum Dnr Avdelningen lönerelaterade tjänster 1.0 2015-12-04 Dnr 10769-2015/1211 Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Innehållsförteckning Översiktsbild samtliga processer...

Läs mer

LÖNEUNDERLAG Vem gör vad! Västmanland-Dalarnas Löneförvaltning

LÖNEUNDERLAG Vem gör vad! Västmanland-Dalarnas Löneförvaltning LÖNEUNDERLAG Vem gör vad! Västmanland-Dalarnas Löneförvaltning 1 innehållsförteckning 3. Flödesinformation-vad gäller för flödena 4. Kommun/förbund/Bolag - roll i löneadministrativa processen 5. Attestförfarande/förutsättningar

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Agenda Kort presentation av projektet (projektstatus och tidplan) Genomgång av processer, systemstöd och flöde i systemet. Roller i Primula och vad dessa kan utföra Kommande arbete

Läs mer

Vem gör vad: Rutiner vid registrering i Heroma

Vem gör vad: Rutiner vid registrering i Heroma Vem gör vad: Rutiner vid registrering i Heroma 2010-04-28 Anställning Anställde Chef Nyanställning / Ändring i anställning Skriver under Anställningsavtalet Fyller i Anställningsavtalet och skriver Registrerar

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten

Läs mer

PASS. Personaladministrativ självservice. vid Umeå universitet

PASS. Personaladministrativ självservice. vid Umeå universitet PASS Personaladministrativ självservice vid Umeå universitet INNEHÅLLSFÖRTECKNING PERSONALADMINISTRATIV SJÄLVSERVICE... 2 DU SOM ANSTÄLLD KAN:... 2 LÄSA... 2 Lönespecifikation... 2 Mina ärenden... 2 Personuppgifter...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.6 PA Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 20161128 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen avser Version Verksamhetsområde

Läs mer

Medarbetarens ansvar i Visma självservice

Medarbetarens ansvar i Visma självservice Sida 1 av 9 Medarbetarens ansvar i Visma självservice Registrera dina avvikelser (frånvaro, extratid, turbyten mm) så snart som möjligt Logga in på självservice och välj rapportera. Lägg till dina avvikelser

Läs mer

Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6

Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6 Rapport avseende granskning av lönerutin Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

Läs mer

Medarbetarens ansvar i självservice

Medarbetarens ansvar i självservice Sida 1 av 9 Medarbetarens ansvar i självservice Avvikelser (frånvaro, extratid, turbyten mm) skall vara registrerade senast den 10:e varje månad. Registrera dina avvikelser så snart som möjligt Logga in

Läs mer

Lathund för Attesterare Egenrapportering

Lathund för Attesterare Egenrapportering Lathund för Attesterare Egenrapportering Har du frågor? Ring: Malin Jonsson 063-165436 Violeth Lindström 063-165321 Jenny Smedman 060-148553 Helene Karlsson 063-165322 Katarina Bouvin 060-148871 Innehållsförteckning

Läs mer

EGENRAPPORTERING. Vid frågor ring gärna: Birgitta Fröjd 021-10 16 04. Eva Johansson 021-10 15 41

EGENRAPPORTERING. Vid frågor ring gärna: Birgitta Fröjd 021-10 16 04. Eva Johansson 021-10 15 41 2014-01-08 LATHUND EGENRAPPORTERING Vid frågor ring gärna: Birgitta Fröjd 021-10 16 04 Eva Johansson 021-10 15 41 Innehållsförteckning sid 2 1. Om egenrapportering sid 3 2. Öppna egenrapportering sid 4

Läs mer

Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för landstingskommunal sektor

Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för landstingskommunal sektor Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för landstingskommunal sektor Syfte Syftet med undersökningen är att månadsvis belysa utveckling av

Läs mer

Registrering av föräldraledighet, föräldraledighet koncentrerad deltid, tillfällig föräldrapenning vid barns födelse samt vård av sjukt barn.

Registrering av föräldraledighet, föräldraledighet koncentrerad deltid, tillfällig föräldrapenning vid barns födelse samt vård av sjukt barn. 2.1 Barnledighet Registrering av föräldraledighet, föräldraledighet koncentrerad deltid, tillfällig föräldrapenning vid barns födelse samt vård av sjukt barn. 1 Välj Orsak till ledighet i listan 2 Lägg

Läs mer

RUTINER FÖR PENSIONSFÖRMÅNER FRÅN OCH MED

RUTINER FÖR PENSIONSFÖRMÅNER FRÅN OCH MED PENSIONSADMINISTRATION RUTINER FÖR PENSIONSFÖRMÅNER FRÅN OCH MED 2017-06-01 GU = Göteborgs universitet SPV = Statens tjänstepensionsverk. Tar emot ansökningar om pensionsförmåner och skickar beslut. SSC

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Projektaktiviteter Genomgång av processer i workshopform tillsammans med deltagare från verksamheten och lönehandläggare har genomförts. Primär uppsättning av flöden och roller

Läs mer

För dig som anställd

För dig som anställd Uppsala universitet Personalavdelningen Ulla Johnsson/Eric Ålund EGENRAPPORTERING I PRIMULA För dig som anställd Innehåll Logga in... 2 Stängt vid månadsomställning... 2 Logga ut...2 Semesteransökan...

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering Kristianstads Renhållnings AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga

Läs mer

Personec arbetsledare

Personec arbetsledare Personec arbetsledare Inloggning Inloggning sker från intranätet, Personec - Arbetsledare Huvudmeny I vänstermarginalen finns en meny med de olika val man kan göra. Ett + på knappen betyder att man kan

Läs mer

Säkerhet och intern kontroll i lönehanteringen

Säkerhet och intern kontroll i lönehanteringen Granskning av Säkerhet och intern kontroll i lönehanteringen Nyköpings och Oxelösunds kommuner 2009-10-20 Bert Hedberg, certifierad kommunal revisor Oscar Hjelte INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och bakgrund...1

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter

Läs mer

Enklare hantering av pensioner

Enklare hantering av pensioner 2013-05-29 Överenskommelse mellan Statens tjänstepensionsverk, SPV och Linnéuniversitetet Enklare hantering av pensioner Innehåll Bakgrund... 1 Svara på frågor från myndighetens anställda... 2 Utreda anställdas

Läs mer

Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik, löner för landsting

Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik, löner för landsting Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik, löner för landsting Syfte Syftet med undersökningen är att månadsvis belysa utveckling av lönenivå, genomsnittlig månadslön,

Läs mer

Lathund för Attesterare Egenrapportering

Lathund för Attesterare Egenrapportering 2011-04-01 Lathund för Attesterare Egenrapportering Har du frågor ring gärna Birgitta Fröjd 021-10 16 04 Eva Johansson 021-10 15 41 Margareta Mehlqvist 021-10 31 11 Innehållsförteckning 1. Vad innebär

Läs mer

Löneväxling vid Göteborgs universitet

Löneväxling vid Göteborgs universitet DNR P 2015/71 ERSÄTTER TIDIGARE DOKUMENT (2015-04-01) Löneväxling vid Göteborgs universitet Gäller från 2015-07-01 för medlemmar i Saco-S och OFR-S Personalenheten 1 (6) Drakegatan 7, plan 3, Box 100,

Läs mer

Tjänstekatalog Lön och utläggshantering Prima, bilaga 2

Tjänstekatalog Lön och utläggshantering Prima, bilaga 2 Tjänstekatalog Lön och utläggshantering Prima, bilaga 2 1 1 Innehåll 1 Innehåll... 2 2 Ömsesidiga åtaganden... 4 2.1 GSFs åtaganden... 4 2.2 s åtaganden... 4 3 Generella tjänstebeskrivningar... 5 4 Specifikation

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-08-16 Uppdaterad: 2013-08-16 Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom,

Läs mer

Nulägesbeskrivning Palasso

Nulägesbeskrivning Palasso Nulägesbeskrivning Palasso It-avdelningen 2017-06-22 2 (8) Bilaga 10, Nulägesbeskrivning Palasso inom INNEHÅLL 1 BAKGRUND... 3 2 MÅLSÄTTNING FÖR DET NYA SYSTEMET... 3 3 INLEDNING... 3 4 ROLLER, BEHÖRIGHETER...

Läs mer

Rapporter i Primula Web

Rapporter i Primula Web Rapporter i Primula Web 2018-09-02 Primula Web har en Rapportgenerator under menyn Tjänster. Beroende på vilken roll och behörighet är urvalet av rapporter olika. I den här sammanställningen presenteras

Läs mer

1(31) Användarguide för Primula Webb Medarbetare

1(31) Användarguide för Primula Webb Medarbetare (3) Användarguide för Primula Webb Medarbetare (3) Innehåll Primula Webb... 3. Generella funktioner... 3.. Funktioner... 4.. Kalender... 5. Starta och logga in... 6.3 Startsidan... 7 Min sida... 7. Barnledighet...

Läs mer

Löneväxling till pension. Gäller från

Löneväxling till pension. Gäller från Löneväxling till pension Gäller från 2017-09-01 Löneväxling till pension Dnr 1-647/2014 INNEHÅLL 1 Vad innebär löneväxling?... 1 2 Vem kan löneväxla till pension?... 1 3 Ersättningar som kan påverkas...

Läs mer

Sjukpenning. Om du saknar anställning eller är ledig. Du har rätt till sjukpenning från Försäkringskassan

Sjukpenning. Om du saknar anställning eller är ledig. Du har rätt till sjukpenning från Försäkringskassan Sjukpenning Du har rätt till sjukpenning från Försäkringskassan när du inte kan arbeta på grund av sjukdom. Du kan få sjukpenning i högst 364 dagar under en 15-månaders period. I vissa fall kan tiden förlängas.

Läs mer

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet. Fastställd av rektor 2015-05-26 Dnr: FS 1.1-94-15

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet. Fastställd av rektor 2015-05-26 Dnr: FS 1.1-94-15 Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet Fastställd av rektor 2015-05-26 Dnr: FS 1.1-94-15 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Handläggningsordning

Läs mer

Gränssnitt Process hantera föräldraledighet

Gränssnitt Process hantera föräldraledighet Polisens administrativa center 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRÄLDRALEDIGHET... 3 Tillfällig föräldrapenning...3 Föräldralön/föräldrapenning...3 Avtal och regler avseende föräldraledighet...4 PROCESS HANTERA

Läs mer

ENSKILDA ÖVERENSKOMMELSER VID UMEÅ UNIVERSITET

ENSKILDA ÖVERENSKOMMELSER VID UMEÅ UNIVERSITET ENSKILDA ÖVERENSKOMMELSER VID UMEÅ UNIVERSITET Typ av dokument: Datum: 2019-02-19 Beslutad av: Giltighetstid: 2019-02-19 tills vidare Område: Personal, lika villkor och arbetsmiljö Ansvarig förvaltningsenhet:

Läs mer

Löneväxling till pension. Gäller från

Löneväxling till pension. Gäller från Löneväxling till pension Gäller från 2017-09-01 Löneväxling till pension Dnr 1-647/2014 INNEHÅLL 1 Vad innebär löneväxling?... 1 2 Vem kan löneväxla till pension?... 1 3 Ersättningar som kan påverkas...

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system Projektaktiviteter Genomgång av processer i workshopform tillsammans med deltagare från verksamheten

Läs mer

Rutiner för manuell schemaläggning

Rutiner för manuell schemaläggning Intern kontroll Rutiner för manuell schemaläggning Orust kommun Revisionsrapport Mars 2014 Henrik Bergh Håkan Olsson Innehåll Uppdrag...3 Metod och genomförande...3 Sammanfattande bedömning...3 Granskningsiakttagelser...4

Läs mer

Frågor och svar om växling av semesterdagstillägg till ledig tid

Frågor och svar om växling av semesterdagstillägg till ledig tid Frågor och svar om växling av semesterdagstillägg till ledig tid Region Gävleborg vill att alla medarbetare ska ha ett hållbart arbetsliv och en bra balans mellan arbete och fritid. I den mån det är möjligt

Läs mer

Lönearter Sjuk- och rehabilitering

Lönearter Sjuk- och rehabilitering sid 1 (9) Lönearter Sjuk- och rehabilitering Systeminformation Version Information 140328 Första upplagan 170329 Ny löneart sjukfrånvaro under utredning 170420 Korrigering av löneart under 1.6 samt förtydligande

Läs mer

LATHUND HEROMA SJÄLVSERVICE

LATHUND HEROMA SJÄLVSERVICE BESKRIVNING 2014-03-05 01.00 D 2014-006963 1(12) LATHUND HEROMA SJÄLVSERVICE BESKRIVNING 2014-03-05 01.00 D 2014-006963 2(12) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLOGGNING I WEBBKLIENTEN SJÄLVSERVICE... 3 2. FÖRSTA

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Projektaktiviteter Genomgång av processer i workshopform tillsammans med deltagare från verksamheten och lönehandläggare har genomförts. Primär uppsättning av flöden och roller

Läs mer

För dig som anställd

För dig som anställd Uppsala universitet Personalavdelningen Eric Ålund EGENRAPPORTERING I PRIMULA För dig som anställd Innehåll Logga in... 2 Logga ut... 2 Schema... 2 Semesteransökan... 3 Ansökan om ledighet för vård av

Läs mer

PM 2015-12-07. Dnr 2015/0857

PM 2015-12-07. Dnr 2015/0857 PM 2015-12-07 Dnr 2015/0857 Anvisningar för uppgiftslämning till tidsanvändningsstatistik för användare av Primula Arbetsgivarverkets syfte med dessa anvisningar är att underlätta myndigheternas förberedelse-

Läs mer

Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för primärkommunal sektor

Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för primärkommunal sektor Variabelbeskrivning och instruktioner för redovisning av Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för primärkommunal sektor Syfte Syftet med undersökningen är att månadsvis belysa utveckling av lönenivå,

Läs mer

Lathund för Egenrapportör

Lathund för Egenrapportör 2013-10-23 Version 5.40 Lathund för Egenrapportör Har du frågor? Ring: Malin Jonsson 063-165436 Violeth Lindström 063-165321 Jenny Smedman 060-148553 Helene Karlsson 063-165322 Katarina Bouvin 060-148871

Läs mer

Löneväxling vid Karolinska Institutet. Gäller från 2014-11-01

Löneväxling vid Karolinska Institutet. Gäller från 2014-11-01 Löneväxling vid Karolinska Institutet Gäller från 2014-11-01 Löneväxling vid Karolinska Institutet Dnr 1-647/2014 INNEHÅLL 1 Vad innebär löneväxling?... 1 2 Vem kan löneväxla till pension?... 1 3 Ersättningar

Läs mer

CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION

CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION CASPECO MANUAL SEMESTERINSTRUKTION

Läs mer

Regler och anvisningar för löneväxling vid Stockholms universitet. Gäller från 2015-08-01.

Regler och anvisningar för löneväxling vid Stockholms universitet. Gäller från 2015-08-01. Regler och anvisningar för löneväxling vid Stockholms universitet Gäller från 2015-08-01. INNEHÅLL 1 Vad innebär löneväxling?... 3 2 Vem kan löneväxla till pension?... 3 3 Ersättningar som kan påverkas...

Läs mer

GAME STORES GROUP SWEDEN AB I KONKURS

GAME STORES GROUP SWEDEN AB I KONKURS GAME STORES GROUP SWEDEN AB I KONKURS Information om din anställning med anledning av GAMEs konkurs Uppdatering 2015-06-25 Enligt uppgift från Länsstyreslen ska lönen ha betalts ut på förfallodagen i dag

Läs mer

Lathund för hantering av timavlönad personal

Lathund för hantering av timavlönad personal 2019-03-19 1(9) Lathund för hantering av timavlönad personal Komplement till SSC:s Användarhandledning 2019-03-19 2(9) Verksamheten har ibland behov att erbjuda korta och tillfälliga anställningar som

Läs mer

Gränssnitt Process hantera pensioner

Gränssnitt Process hantera pensioner Polisens administrativa center 1 TJÄNSTEPENSION...3 DELPENSION OCH ARBETSTIDSMINSKNING... 3 TRYGGHETSAVTALET (TA)... 3 AVTAL OCH REGLER AVSEENDE PENSION... 3 PROCESS PENSIONER NIVÅ 2...4 DELPROCESS NR

Läs mer

MANUAL HR-WEBBEN. Generell manual för dig som rapporterar som medarbetare. Redigerad

MANUAL HR-WEBBEN. Generell manual för dig som rapporterar som medarbetare. Redigerad MANUAL HR-WEBBEN Generell manual för dig som rapporterar som medarbetare Redigerad 05-0-9 INLOGGNING OCH UTLOGGNING... INLOGGNING... UTLOGGNING... HJÄLPTEXTER OCH MANUALER... SPRÅKVAL... MIN SIDA... INSTÄLLNINGAR.

Läs mer

Anställningsvillkor. Personalavdelningen

Anställningsvillkor. Personalavdelningen Personalavdelningen Anställningsvillkor Uppdaterad 2011-10-21 Du som är anställd vid Uppsala universitet har kanske många frågor rörande din anställning. Här ges en kort information om det vi tror är mest

Läs mer

Ansökan om ledighet ska rapporteras i Egenrapporteringen i så god tid som möjligt innan ledigheten börjar eller förlängs.

Ansökan om ledighet ska rapporteras i Egenrapporteringen i så god tid som möjligt innan ledigheten börjar eller förlängs. Innehåll Semester... 2 Antal semesterdagar... 2 Föräldraledighet... 2 Vård av sjukt barn... 3 Vård av sjukt barn från dag 11... 3 Föräldraledighet, föräldrapenning... 3 Föräldraledighet, lägstanivådagar...

Läs mer

Palasso egenrapportering.. 3. Kom igång med egenrapportering, så här gör du: 3. Inloggningsuppgifter:.. 3

Palasso egenrapportering.. 3. Kom igång med egenrapportering, så här gör du: 3. Inloggningsuppgifter:.. 3 Innehållsförteckning Palasso egenrapportering.. 3 Kom igång med egenrapportering, så här gör du: 3 Inloggningsuppgifter:.. 3 Som egenrapportör är det viktigt att du tänker på följande för att din lön ska

Läs mer

Konto Kontotext Beskrivning Filer i Prima Palett Beskrivning av lönekostnadskonton Region Skåne

Konto Kontotext Beskrivning Filer i Prima Palett Beskrivning av lönekostnadskonton Region Skåne Beskrivning av lönekostnadskonton Region Skåne 291 Upplupna löner Detta konto är ett interimskonto för periodisering av lönekostnader. Kontot krediteras vid räkenskapsperiodens slut för upplupna, ännu

Läs mer

Sjukpenning. Om du saknar anställning eller är ledig. Om du är anställd

Sjukpenning. Om du saknar anställning eller är ledig. Om du är anställd Sjukpenning Du har rätt till sjukpenning från när du inte kan arbeta på grund av sjukdom. Du kan få sjukpenning i högst 364 dagar under en 15-månaders period. I vissa fall kan tiden förlängas. Ordlista

Läs mer

LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ANSTÄLLD. Redigerad 2012-09-05

LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ANSTÄLLD. Redigerad 2012-09-05 LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ANSTÄLLD Redigerad 0-09-0 INLOGGNING OCH UTLOGGNING... INLOGGNING... UTLOGGNING... SPRÅKVAL... EGENRAPPORTERING... REGISTRERA SEMESTER... Ansöka om semester... Korrigera

Läs mer

PM 2014-12-05. Dnr 2014/0847

PM 2014-12-05. Dnr 2014/0847 PM 2014-12-05 Dnr 2014/0847 Anvisningar för uppgiftslämning till tidsanvändningsstatistik för användare av Palasso Arbetsgivarverkets syfte med dessa anvisningar är att underlätta myndigheternas förberedelse-

Läs mer

Q&A vanliga frågor vid utbetalning av lönegaranti

Q&A vanliga frågor vid utbetalning av lönegaranti Q&A vanliga frågor vid utbetalning av lönegaranti Q: Vem betalar ut lönegaranti? A: Länsstyrelsen är utbetalande myndighet av lönegarantibeslut. Länsstyrelsen beskattar och upprättar kontrolluppgifter

Läs mer

1(26) Användarguide för Primula Webb Attestansvariga

1(26) Användarguide för Primula Webb Attestansvariga (6) Användarguide för Primula Webb Attestansvariga (6) Innehållsförteckning Primula Webb.... Generella funktioner...... Funktioner... 4... Kalender... 6. Starta och logga in... 6. Startsidan... 7 Handlägga...

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering C4 Energi AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet Fastställd av rektor 2016-04-12 Reviderad 2016-11-01 Dnr: FS 1.1-531-16 Denna handläggningsordning ersätter tidigare fastställt beslut

Läs mer

Individ. Adress: OBS! Ej www. Länk till BeSched Individ finns på hemsidans startsida Tidrapportering BeSched

Individ. Adress:  OBS! Ej www. Länk till BeSched Individ finns på hemsidans startsida Tidrapportering BeSched Individ Adress: http://beschedheby.sala.se OBS! Ej www Länk till BeSched Individ finns på hemsidans startsida Tidrapportering BeSched AnvändarID Lösenord ditt personnummer, de NIO första siffrorna utan

Läs mer

Lathund för hantering av timavlönad personal

Lathund för hantering av timavlönad personal 2019-02-05 1(9) Lathund för hantering av timavlönad personal Komplement till SSC:s Användarhandledning 2019-02-05 2(9) Verksamheten har ibland behov att erbjuda korta och tillfälliga anställningar som

Läs mer

Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. Regionförbundet i Kalmar län

Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. Regionförbundet i Kalmar län www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Elin Petersson Revisionskonsult 3 november 2016

Läs mer

För dig som anställd

För dig som anställd EGENRAPPORTERING I PRIMULA För dig som anställd Innehåll Logga in... 2 Logga ut... 2 Schema... 2 Semesteransökan... 3 Ansökan om ledighet för vård av barn med tillfällig föräldrapenning (t ex sjukt barn)4

Läs mer

fas Följebrev ny version Datum: 2005-01-04 lön Version: 037 Sidan: 1 av 7

fas Följebrev ny version Datum: 2005-01-04 lön Version: 037 Sidan: 1 av 7 Sidan: 1 av 7 Arkiv Formulär kodtexter Pga. den nya pensionsinrapporteringen har BSF-koderna delats upp med en grupp för BSF koder avtal kommunal och en grupp för BSF koder avtal övriga. Lönerutiner Formulär

Läs mer

Trattenmanual. Hemköp, Willys, Snabbgross, PrisXtra 2013-12-03. Trattenmanual 20131203.doc Axfood IT 1 (16)

Trattenmanual. Hemköp, Willys, Snabbgross, PrisXtra 2013-12-03. Trattenmanual 20131203.doc Axfood IT 1 (16) Trattenmanual 20131203.doc Axfood IT 1 (16) Trattenmanual Hemköp, Willys, Snabbgross, PrisXtra 2013-12-03 Trattenmanual 20131203.doc Axfood IT 2 (16) 2 INFORMATIONSMEDDELANDE... 3 2.1 SCHEMATIDEN ÖVERSTIGER

Läs mer

GUIDE TILL LUNDS UNIVERSITETS NYANSTÄLLNINGSFORMULÄR (MÅNADSAVLÖNAD) I PRIMULA SEKTIONEN PERSONAL LUNDS UNIVERSITET

GUIDE TILL LUNDS UNIVERSITETS NYANSTÄLLNINGSFORMULÄR (MÅNADSAVLÖNAD) I PRIMULA SEKTIONEN PERSONAL LUNDS UNIVERSITET Nyanställningar Version 2 oktober 2018 GUIDE TILL LUNDS UNIVERSITETS NYANSTÄLLNINGSFORMULÄR (MÅNADSAVLÖNAD) I PRIMULA SEKTIONEN PERSONAL LUNDS UNIVERSITET Funktioner Primula SSC Nyanställning Registrera

Läs mer

Beskrivning av personalprocessen / Heroma

Beskrivning av personalprocessen / Heroma Reviderad Kommunledningskontoret 2013-06-12 Beskrivning av personalprocessen / Heroma Bilaga 1 till LiSA-F 2014:3 INDATA NYANSTÄLLNING Anställningsansökan X Enhet/Område Bevaras X Underlag för anställning

Läs mer

Sjukpenning. Om du saknar anställning eller är ledig. Om du är anställd. Läkarintyg

Sjukpenning. Om du saknar anställning eller är ledig. Om du är anställd. Läkarintyg Sjukpenning Du har rätt till sjukpenning från när du inte kan arbeta på grund av sjukdom. Du kan få sjukpenning i högst 364 dagar under en 15-månaders period. I vissa fall kan tiden förlängas. Ordlista

Läs mer

Löneväxling vid Karolinska Institutet

Löneväxling vid Karolinska Institutet Löneväxling vid Karolinska Institutet Gäller från 2014-11-01 Uppdaterad 2017-01-01 Löneväxling vid Karolinska Institutet Dnr 1-647/2014 INNEHÅLL 1 Vad innebär löneväxling?... 1 2 Vem kan löneväxla till

Läs mer

Instruktioner. Konjunkturstatistik, löner för privat sektor. Innehåll. Version Datum Sammanfattning av förändringar

Instruktioner. Konjunkturstatistik, löner för privat sektor. Innehåll. Version Datum Sammanfattning av förändringar Instruktioner Konjunkturstatistik, löner för privat sektor Innehåll 1. Övergripande... 2 1.1 Vad ska redovisas?... 2 1.2 Vilka ska ingå i löneredovisningen?... 2 1.3 Vilka ska inte ingå i löneredovisningen?...

Läs mer

Nu kommer du in i Självservice via Aditro Window

Nu kommer du in i Självservice via Aditro Window Självservice/Aditro Window 1 (18) Personalkontoret 2015-04-07 Nu kommer du in i Självservice via Aditro Window På startsidan ser du: Meddelanden som just nu visar löneutbetalningsdatum. Klockan flexar

Läs mer

Lysekils kommun. Intern kontroll lönerutiner

Lysekils kommun. Intern kontroll lönerutiner Intern kontroll lönerutiner år 2014 Revisionsrapport Lysekils kommun Henrik Bergh April 2015 Intern kontroll lönerutiner Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...2 1.1. Förslag till åtgärd...3 2. Inledning...5

Läs mer

Aktivitetsstöd och utvecklingsersättning

Aktivitetsstöd och utvecklingsersättning Aktivitetsstöd och utvecklingsersättning Du som deltar i ett program på Arbetsförmedlingen kan få ersättning i form av aktivitetsstöd eller utvecklingsersättning. Om du har fyllt 25 år eller uppfyller

Läs mer

Vad händer arbetstagarna vid arbetsgivarens konkurs?

Vad händer arbetstagarna vid arbetsgivarens konkurs? Vad händer arbetstagarna vid arbetsgivarens konkurs? Vad innebär konkurs? Tingsrätten kan besluta att en juridisk eller fysisk person, nedan benämnd gäldenär, ska försättas i konkurs då gäldenären inte

Läs mer

Logga in: Gå in under länken: https://hrweb.admin.kth.se och logga in med din KTH-användare + lösenord => Ditt KTH.SE konto. Då kommer denna bild upp:

Logga in: Gå in under länken: https://hrweb.admin.kth.se och logga in med din KTH-användare + lösenord => Ditt KTH.SE konto. Då kommer denna bild upp: Lathund för egenrapportering 2012-03-19 Kategori: Kontroll Logga in: Gå in under länken: https://hrweb.admin.kth.se och logga in med din KTH-användare + lösenord => Ditt KTH.SE konto Då kommer denna bild

Läs mer

Lönehanteringen. Trelleborgs kommun. December 2010. Anna Eriksson Karin Andersson Henrik Friang

Lönehanteringen. Trelleborgs kommun. December 2010. Anna Eriksson Karin Andersson Henrik Friang Lönehanteringen Trelleborgs kommun December 2010 Anna Eriksson Karin Andersson Henrik Friang Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning...

Läs mer

Personec Genomgång HR specialister

Personec Genomgång HR specialister Personec Genomgång HR specialister Datum: 2018-10-05 Skapad: Lönekonsulterna Innehåll 1. SOLTAK AB HEMSIDA...3 2. ORGANISATIONSTRÄDET I WEBBEN...4 3. PERSONUPPGIFTER...5 4. ANSTÄLLNINGSUPPGIFTER...7 5.

Läs mer

SSC - Lönetjänster 2017

SSC - Lönetjänster 2017 SSC - Lönetjänster 2017 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga

Läs mer

6 kap. Lön under sjukfrånvaro m. m.

6 kap. Lön under sjukfrånvaro m. m. . 1 (8) 6 kap. Lön under sjukfrånvaro m. m. Rätten till lön under sjukfrånvaro 1 Varje arbetstagare har rätt till lön under sjukfrånvaro enligt bestämmelserna i detta kapitel. Dessutom gäller lagen (1991:1047)

Läs mer

Innehåll. 2015-04-22 Personalenheten 2

Innehåll. 2015-04-22 Personalenheten 2 LA-info 2015-04-22 Innehåll Förändringar i pensionsadministration Löneväxling, handläggningsordning Lönesättning av arvoden Tredjelandsmedborgare Tappade anställningsärenden Höstens utbildningstillfällen

Läs mer

Arbetsgivarintyg. Arkiv Rapporter PA-Blanketter Arbetsgivarintyget ingår som en del i tilläggsmodulen PA-blanketter.

Arbetsgivarintyg. Arkiv Rapporter PA-Blanketter Arbetsgivarintyget ingår som en del i tilläggsmodulen PA-blanketter. Arbetsgivarintyg Arkiv Rapporter PA-Blanketter Arbetsgivarintyget ingår som en del i tilläggsmodulen PA-blanketter. Arbetsgivaren är skyldig att på begäran utfärda ett arbetsgivarintyg enligt Lagen om

Läs mer

Information om din anställning med anledning av konkurs

Information om din anställning med anledning av konkurs Information om din anställning med anledning av konkurs Här följer en kort sammanställning med information om de vanligaste löne- och anställningsfrågorna som kan uppkomma i samband med en konkurs. Experts

Läs mer

Självservice Personec P

Självservice Personec P 2013-08-19 Självservice Personec P Manualen finns även att hämta på http://www.mtgskaraborg.se under Löneadministration ALLMÄNT... 2 Vad är Personec självservice... 3 INLOGGNING... 4 INSTÄLLNINGAR... 5

Läs mer

Mall & Guide inför Semesterberäkning

Mall & Guide inför Semesterberäkning Mall & Guide inför Semesterberäkning Semesterlagen gäller för alla anställda Semesterlagen gäller alla arbetstagare, även medlemmar av arbetsgivarens familj. 25 dagars semester Varje anställd har rätt

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering AB Kristianstadsbyggen 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Lathund för hantering av timavlönad personal

Lathund för hantering av timavlönad personal 2018-10-10 1(8) Lathund för hantering av timavlönad personal Komplement till SSC:s Användarhandledning 2018-10-10 2(8) Verksamheten har ibland behov att erbjuda korta och tillfälliga anställningar som

Läs mer

Underlag till Skatteupplysningen och Försäkringskassans Kundcenter för partner.

Underlag till Skatteupplysningen och Försäkringskassans Kundcenter för partner. Frågor och svar till förmånen Ersättning höga sjuklönekostnader Underlag till Skatteupplysningen och Försäkringskassans Kundcenter för partner. Vad innebär ersättning för höga sjuklönekostnader? Det innebär

Läs mer

Om ersättning vid sjukdom AGS och Premiebefrielseförsäkring

Om ersättning vid sjukdom AGS och Premiebefrielseförsäkring Om ersättning vid sjukdom AGS och Premiebefrielseförsäkring Maj 2010 1 AFA Försäkring ger trygghet och ekonomiskt stöd vid sjukdom, arbetsskada, arbetsbrist och dödsfall. Våra försäkringar är bestämda

Läs mer

Rätten till sjuklön regleras i lagen (1991:1047) om sjuklön, SjLL.

Rätten till sjuklön regleras i lagen (1991:1047) om sjuklön, SjLL. Bilaga 1 19 Sjuklön 1. Rätt till sjuklön Rätten till sjuklön regleras i lagen (1991:1047) om sjuklön, SjLL. Enligt SjLL gäller rätten till sjuklön fr.o.m. den första anställningsdagen. Vid anställning

Läs mer