Projektet syftar till att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC

Transkript

1 SSC - Lönetjänster

2 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel. Den 30 mars 2016 tecknade Lunds universitet (LU) en avsiktsförklaring med Statens servicecenter (SSC) om att SSC om allt går enligt plan ska ta över lönehanteringen från Lunds universitet med planerad start i början av april 2018.

3 Syfte Projektet syftar till att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC att LU får en välfungerande och kostnadseffektiv lönehantering även efter överflyttning till SSC att påverka och dra nytta av den lönetjänst som SSC utvecklat för universitets och högskolesektorn

4 Fördelar med att LU ansluts 2018 Lönekontorets personal erbjuds verksamhetsövergång till SSC med organisatorisk tillhörighet till Göteborgskontoret men med placering i Lund. Vårt avtal med Evry som levererar Primula löper ut

5 Överenskommelsen Lunds universitet tecknade den 5 maj överenskommelse med Statens servicecenter för hantering av lönerelaterade tjänster. Volymmässigt innebär det cirka lönespecifikationer och reseräkningar per år.

6 Projektorganisation gemensam Styrgrupp Karin Ekborg Persson, Biträdande förvaltningschef; (LU) Birgitta Carlsson, Enhetschef lön, (LU) Kristin Widlund, tf personaldirektör, (LU) Charlotte Johansson Ahlström, Marknadschef (SSC) Ordförande: Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster (SSC) Referensgrupp Långsiktig lösning IT Stefan Thoft Projektledare Charlotte Johansson Ahlström Johan Ekman IT Fredrik Rosén Ers dec-feb Christian Sjöström Johan Ekman IT Lång sikt Christian Sjöström Pernilla Hylén Processtöd: Peter Alm Tjänst processer Charlotte Johansson Ahlström VS: Malin Rundqvist, SA: Magnus Lindberg SA Katerina Tzova Stefan Thoft Karin Ekborg Persson Överenskommelse Charlotte Johansson Ahlström Kristine Widlund Verksamhetsövergång Märit Hagström Stefan Thoft Lokaler Charlotte Johansson Ahlström

7 Tidplan Denna tidsplan har tagits fram av SSC och följer deras standardiserade anslutningsprocess mars Avsiktsförklaring 28 mars Överenskommelse 3 april Övergång 22/ / Projekt med SSC Gå igenom rutiner och systemförvaltning för att se hur det kan fungera vid en övergång och lösa ev frågetecken. 3 april april 2018 Implementeringsprojekt med SSC Arbeta fram hur hantering som finns kvar på LU ska se ut. (rutiner och systemstöd) Informera Utbilda 4 april 15 aug 2018 Stabiliseringsfas med SSC Övervaka att övergång går enligt plan och göra ev justeringar som behövs

8 Grov plan enligt avsiktsförklaring 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Projektstart Definiera tjänster för leverans Genomföra gapanalys avseende processer, systemstöd och organisation/bemanning, samt definiera Lönerelaterade tjänster Teckna överenskommelse mellan parterna Implementera Genomföra process-, system- och organisatoriska förändringar samt förbereda för driftsättning Driftsätta Stabilisera (tre månader fr.o.m.) Avsluta projekt Förutsättning: Verksamhetsövergång till kontoret i Göteborg med arbetsplatser i Lund

9 Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system

10 Tjänsteprocesser i fas 2 definiera (klar) Gap-analyser genomfördes i syfte att hitta avvikelser mellan de arbetsuppgifter som lönehandläggarna utför idag och det som SSC erbjuder i sina lönerelaterade tjänster. Avvikelser fanns gällande: Pensioner (de delar som inte SPV hanterar) Delpension NOR ekonomiskt relaterade uppgifter, ex kontoavstämningar, korthantering

11 Exempel på förändringar Primulaklienten kommer inte att finnas kvar vid LU. All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU:s nuvarande version. Primula kommer inte att stängas ner vid lönekörning. Blanketter Mycket få blanketter kommer att finnas kvar, vilket innebär att verksamheten själv lägger in sina uppgifter. Schemahantering Alla som arbetar koncentrerad deltid ska ha ett schema i Primula för att avdrag ska beräknas korrekt. Sjukfrånvarohantering Ändrad rutin för hantering, då man redan första sjukdagen ska registrera detta i Primula. Förändrad hantering vid anställningar Anställningsbeslutet skrivs och attesteras i Primula av verksamheten. Integration med Varbi för att överföra personuppgifter Timavlönad personal/intermittenta anställningar Hantering sker i Primula webb och det kommer behövas en förändrad rutin samt en översyn av formuläret.

12 Fas 3 implementation Genomgång av samtliga processer och systemstöd (SSC Primula) Sakkunniga (processansvariga) leder arbetet för varje process tillsammans med processkontoret och har arbetsgrupper och referensgrupper till sin hjälp. Uppsättning av en testmiljö som innehåller LU:s nuvarande information från Primula som migreras till SSC Primula. Planeras färdig vecka 26. Löneartskatalogen vid LU har migrerats och mappar mot SSC lönearter för universitets- och högskolesektorn. Genomgång av samtliga flöden och behörigheter Kravhantering Bemanning samverkansmodell Information och utbildningar

13 Arbete med processer och systemstöd Förmöte introduktion styrande dokument, lagar och regelverk, övergripande riktlinjer utgångspunkt i Göteborgs universitets börläge Workshop (1-4 workshoptillfällen med ca 8 deltagare) vad, vem, hur? konsekvenser åtgärdsförslag vägval/beslut Efterarbete processkontoret ritar förslag lyfta vägval/beslut Fastställa processer Kommunikation Information Utbildning Förvaltning

14 WS-grupp 1 Workshop-grupp 1 (processansvariga: Anna Sjösten, Marta Santander) Sjuk-och friskanmälan Sjukfrånvaro Hantera partiell sjuk- och aktivitetsersättning Sjukvård och läkemedel Friskvård Hantera ssk högriskskydd

15 WS-grupp 2 Workshop-grupp 2 (processansvariga: Lena Annerfeldt, Lena Lindell, Andreas Lundin) Nyanställning Hantera kombinationsanställning Förändring av anställning Examina och meriter URA-anställning Avsluta anställning Begära arbetsgivarintyg

16 WS-grupp 3 och 4 Workshop-grupp 3 (processansvarig: Viktoria Järnegren) Bisyssla Workshop-grupp 4a och 4b (processansvarig: Viktoria Järnegren) Övertid/OB Beredskap Ledigheter Föräldrapenningtillägg Timavlönad personal (4b) Arvode (4b)

17 Övriga processer Löneväxling processansvarig Stefan Bystedt Statistik, rapporter, uppföljning

18 Teknik och system Integrationer LUs krav är att Evry levererar och förvaltar lösningen som omfattar framtagande och leverans av informationsfiler till LU:s integrerade verksamhetssystem Teknisk miljö Test Uppsättning av testmiljö Framtagning av testdata och test-scenarion Delprojekt B/I-lösning Ny integrationsmodell

19 Integrationer System som Primula har en integrationer med Sjukfrånvaro Adato Beslutstöd Asynja, EOS, Kuben Personal och anställda Lucat Ekonomi Raindance Rekrytering Varbi (nytt önskemål) Lösningsförslag framtaget Kravutredningar med SSC/Evry, genomgång av LU-script och exempelfiler Tekniska faktorer fastställda, format och överföringsteknik med mera

20 Teknisk miljö LU Primula SSC grundläggande testmiljö uppsatt på SSC/Evry Migrering LDC har tagit ut och levererat en första export från lokal Primula till SSC/Evry Evry importerar LU-data på testmiljön LU IP (integrationsplattform) IK (integrationskontrakt) skapade Konfiguration för formatering och frakt av filer mellan LU Primula SSC och LUs integrerade verksamhetssystem påbörjad

21 Test Testplanering LU tar fram testdata och test-scenarion» Workshops inplanerade under våren» Testdata och testscenarion godkänns av SSC vecka 23 2 testperioder inplanerade från augusti till december SSC/Evry levererar filer LU testar och rapporterar avvikelser via en avvikelse-mall. Mer detaljerad felinformation rapporteras via en särskild webbtjänst tillhandahållen av SSC SSC inrapporterar testdata löpande under test

22 Delprojekt B/I lösning Nytt delprojekt Långsiktig B/I lösning SSC» ansvarar för att ta fram en projektplan» en lösning för flera myndigheter» sätter upp en referensgrupp» dokumenterar och förankrar lösningen» applicerar informationsmodellen på Evry Projekt startat av SSC med stöd av LU, ska ge: Tillgång till strukturerad information Dokument som beskriver hur informationen kan nås och kan användas Informationslager enligt internationell standard (HR Open motsv.) B/I = Business Intelligence (Beslutsstöd)

23 Support efter övergången En väg in Alla medarbetare kan antingen ringa ( ) till Statens servicecenters kundsupport eller lägga ärenden via deras kundwebb 1a linjen - Telefon - Ank Kundwebben 2a linjen - Sakkunniga i verksamheten 3e linjen - Kundansvariga - Systemleverantör Frågor

24 Kommunikationsplan Målgrupp Chefer på alla nivåer Berörda av ändrade processer utifrån SSC:s SLA Personalorganisationer Systemförvaltare Referensgrupper All personal Bloggen Kontaktuppgifter: Pernilla Hylén Stefan Thoft

25