Statens servicecenter

Transkript

1 Statens servicecenter Anslutning till Statens servicecenter åren Thomas Pålsson Marie K Johansson Hans Tynelius Annica Schölund Storm

2 Agenda Inledning Thomas Pålsson, Generaldirektör Vårt regeringsuppdrag Marie K Johansson, projektledare Information om den fortsatta processen Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster Annica Schölund Storm, tf avdelningschef kund och kommunikation Frågestund

3 Inledning Thomas Pålsson Generaldirektör

4 Verksamhetsorter Huvudkontor i Gävle Gävle och Östersund Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Administration och IT Stockholm Konsultrelaterade tjänster Marknad och utveckling Eskilstuna Lönerelaterade tjänster Göteborg

5 Måluppfyllelse Statens servicecenter ska verka för att 25 procent av staten mätt i antalet anställda är anslutna till myndighetens tjänster vid utgången av år 2015 och 50 procent år I dag omfattas 28 procent av antalet anställda i staten baserat på tecknade överenskommelser. 21 procent av de statligt anställda omfattades av tjänsterna Procent av de statligt anställda Med avtal

6 40% av statliga myndigheterna köper tjänster

7 Kundmyndigheter Överenskommelse +150 kundmyndigheter av 370 i staten har överenskommelse. Antal kundmyndigheter Överenskommelse Ej överenskommelse Avsiktsförklaring har tecknats med bl.a. Polismyndigheten och Regeringskansliet

8 Anslutningsplan Marie K Johansson Projektledare

9 Sammanfattning av vårt förslag samt vad som framgår av rapporten Arbetet har omfattat 74 myndigheter Fysiska dialogmöten med drygt 50 myndigheter med övriga har genomförts telefon- och maildialog Syftet har varit att inhämta myndigheternas syn på när en anslutning för deras del är lämplig

10 1. En förlängning av anslutningsperioden med ytterligare två år så att perioden omfattar 2015 till och med 2021 Skälen för detta förslag är: Huvuddelen av myndigheterna önskar en anslutning år Av 74 tillfrågade myndigheter önskar 40 anslutning under Viktigt att hinna avsluta upphandlingsarbetet av ytterligare ett lönesystem som Statens servicecenter har påbörjat. Med två lönesystem bör vi kunna beakta de krav som några myndigheter anfört. Tvingande att hinna migrera de ca 100 befintliga myndigheter från Palasso till Primula fram till sista december 2018, då Palasso stänger ner

11 2. Synen på en anslutning till Statens servicecenters lönerelaterade tjänster Av 74 tillfrågade myndigheter har 60 sagt Ja till att anslutas, vilket är drygt 80% 14 har svarat Nej 3 myndigheter anser Statens servicecenter har adekvata skäl för undantag deras behov av skydd/sekretess av behandlande uppgifter kan för närvarande inte tillgodoses inom ramen för basutbudet Av övriga 11 har bland annat följande skäl angetts, vilket Statens servicecenter inte anser är skäl för att undantas: SSC motsvarar inte vårt krav på kvalitet, varken på kort eller lång sikt SSC kan inte hantera myndighetens komplexa förutsättningar Anslutning kostar mer än vår nuvarande lönehantering Hinner i dagsläget inte anpassa organisation och processer till

12 3. Resultat vid utgången av år 2021 Med föreslagen plan för anslutningar administreras löner för drygt statsanställda hos Statens servicecenter vilket motsvarar ca 90-95%

13 Förslag anslutande myndigheter / anställda per år anst anst anst anst anst År 2017 År 2018 År 2019 År 2020 År 2021 Undantas f.n

14 Lönerelaterade tjänster Hans Tynelius Avdelningschef

15 Nuläge lön Idag levererar Statens servicecenter lönetjänst till 107 myndigheter och betalar ut ca löner i månaden Fyra myndigheter körs idag i Primulasystemet Ytterligare 20 myndigheter är planerade att gå över till Primula under 2016 Kompletterande tjänster kring rekrytering och bemanningsplanering är under uppbyggnad

16 Nuläge lön 10 nya myndigheter är planerade att anslutas 2016 Lönetjänst anpassad för utbildningssektorn under uppbyggnad Anslutningsprojekt startade för Regeringskansliet och Polisen Upphandling av kompletterande lönesystem planeras

17 Lönerelaterade tjänster Löneadministration Rese- och utläggsadministration Tjänstepensionsadministration Beslutsskrivning Tidredovisning Avvikelserapportering Lönegrundande avdrag och tillägg läggs in i lönesystemet av medarbetare och attesteras av ansvarig chef innan utbetalning Närvarorapportering All närvaro rapporteras in i lönesystemet av medarbetare. automatiskt beräkna övertid, OB mm. Chef attesterar innan löneutbetalning Tjänsten är inkluderad som standard inom lön och hanterar elektronisk inrapportering av resor och utlägg av medarbetare för att sedan attesteras elektroniskt av chef innan utbetalning på månadslön. Reseersättningar och traktamenten beräknas automatiskt utifrån tid och längd på resan samt inom vilket land man rest. Även utlägg förknippade med resan hanteras. Utlägg kan också hanteras avseende tex friskvård eller ersättning för läkarbesök, mediciner mm. Tjänsten utförs av SPV Schemalagda arbetstid 24/7. Verksamheter som har arbetstider 7 dagar i veckan och dygnet runt har möjlighet att köpa en lönetjänst som kan integreras mot bemanningsplaneringssystem Ålderspension/övergångsbestämmelser samt förtida uttag Delpension Sjukersättning tidsbegränsad och sjukpension Pensionsersättning och särskild pensionsersättning Beräkning av utfallet inom ovanstående görs alltid av SPV. Tjänsten används för att dels skriva nyanställningsbeslut till medarbetare utifrån uppgifter från kundmyndighet. Det finns också tjänst för ändringsbeslut för att hantera och skriva ändringsbeslut när medarbetare tex byter tjänst inom myndigheten Lönegrundande tid tid som påverkar lönen tex semester, övertid mm Närvarotid all arbetad tid rapporteras även om det inte påverkar lönen. Det är en förutsättning om arbetad tid ska kunna fördelas på projekt och aktiviteter i verksamheten Flextid närvarotid genererar en sammanräkning över hur många timmar och minuter en person arbetar per dag. Systemet summerar utifrån uppsatt dag och veckoarbetstid plus eller minussaldo.

18 En väg in, support genom webb och telefoni Kundmyndigheter Kundwebb 1:a linje Växel Lö n Ekonomi 2:a linje Lö n Ekonomi 3:e linje System - leverantör Stab (kund) Kund - ansvarig Telefon 18

19 Kundansvarig och anslutningsteam stödjer under hela anslutningsprocessen Styrgrupp Anslutningsprojektledare / Kundansvarig Anslutningsteam Verksamhetsspecialist lön Systemadministratör lön Teknisk projektledare Verksamhetsspecialist servicedesk Styrgrupp som ska säkra att anslutning sker enligt utsatt tidplan På kundens sida ska motsvarande resurser finnas Efter varje projekt dras erfarenheter från teamet för att bl.a. uppdatera anslutningsprocessen Specialister vid olika tillfällen

20 Statens servicecenter samverkar med sina kunder i syfte att förbättra verksamheten Strategisk nivå Kundråd Strategiskt forum Strategisk nivå Utvärdera och följa upp strategiska initiativ Avtalsfrågor Eskaleringsfrågor från Taktisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå Lönerelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Ekonomi Ekonomi Taktisk nivå Uppföljning att leverans sker enligt avtal och servicenivåer Uppföljning kundnöjdhet Eskaleringsfrågor från operativ nivå Samverkansmodell Operativ nivå Leveransuppföljning Problemlösning Eskalering (ex affärsfrågor och leveransproblem

21 Effektiv och kvalitetsäker anslutningsprocess 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Inhämtning av volymer och grundinformation Övergripande tidsatt anslutningsplan IT-möte: - Genomgång av systemlösning och integration Detaljerad SLAgenomgång Processgenomgång Definiera eventuella tilläggstjänster och servicenivåer Slut GAP för Processer, organisation och system, säkerställ en integrerad tjänstelevernas Rekrytering/personalflytt genomförd Utbildning av arbetssätt genomförd Driftsättningsplan med checkaktiviteter klar Starta leverans Kompletterad utbildning genomförd (vid behov) Tät uppföljning av leverans mot SLA Ny servicemodell införd Dra lärdomar Överlämning av projektkomponenter till kundmyndighetens linjeorganisation Signera avsiktsförklaring Detaljerad anslutningsplan Uppskattning av kostnader Signera överenskommelse Fastställa datum för avslut av interna leveranser Starta leverans Påbörja projektavslut Godkänna SLAnivåer och projektavslut Kontinuerlig kommunikation och riskanalys 21

22 Anslutning Primula (ny kund) Standardtidplan Anslutningsprojekt till Primula för nya kunder samt mer komplexa migreringar följer nedanstående standardtidplan:

23 Primula migrering Kundmyndighet resurser Trots att Statens servicecenter leder projektet och koordinerar med kundmyndighet och med EVRY, så förutsätter projektgenomförandet att kundmyndigheten bemannar med rätt resurser från Lön, Ekonomi och IT. Följande resurser bör säkerställas hos kundmyndigheten: Resurs från HR-avdelningen Kunskap om kundmyndighetens HR-processer. Agerar ofta som kundmyndighetens projektledare Resurs från IT-avdelningen Kontaktperson för integrationer och andra IT-frågor Resurs från Ekonomiavdelningen Säkerställer korrekta bokföringsfiler och att nödvändiga rapporter finns

24 Primula masterplan för migrering Statens servicecenter arbetar med att ta fram en totalplan för anslutning av nya kunder samt migrering till Primula Nya kunder som ansluts till Statens servicecenter går in i Primula via anslutningsprojekt Dialog med myndighet genomförs för att sätta anslutningsdatum Kostnaden för anslutning och migrering till Primula är till stor del fastpris baserat på ESV:s ramavtal