Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Kristina Jonsson, utvecklingschef Statens servicecenter

Transkript

1 Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Kristina Jonsson, utvecklingschef Statens servicecenter

2 Ändamålet Med stöd av den digitala tekniken öka tillgänglighet och användning av våra tjänster och möjliggöra ett effektivt och kvalitativt nyttjande.

3 Medlen Standardisera Arbetssätt Processer Information etc. Teknik med potential Foto: Statens servicecenter

4 Vägen Möjliggöra elektroniskt stöd t.ex. identifiera, signera och distribuera digitalt Digitalisera kommunikation och administration t.ex. hantera frågor och svar digitalt, ersätta manuella blanketter och rapportera direkt i källan Automatisera flöden nyttja teknik optimalt, t.ex. genom att ta bort eller ersätta manuella arbetssteg Mobila applikationer och robotteknik digital teknik för flexibilitet, högre tillgänglighet och bättre resursutnyttjande Foto: Statens servicecenter

5 Hållpunkter Kundwebben ersätts med ett modernare verktyg Digitala bokslut ett utvecklingsarbete i flera steg Statens servicecenter ansluter till Mina meddelanden Kunddriven tjänsteutveckling ger ökad digitalisering Robot assisterar våra konsulter

6 Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Kundwebben ersätts med ett modernare verktyg Fredrika Henriksson, chef för Avdelningen support

7 Grundligt förarbete ger resultat! Fokus på att hitta ett modernt verktyg som ger oss möjligheter att utveckla vår kundservice Förenkla och effektivisera för både våra kunder och för våra egna medarbetare Nu byter vi ut vårt verktyg till ett nytt! Tre pilotkontor i november.

8 Exempel på förbättringar En levande portal med aktuell information som är riktad till den som är besökare, och som föreslår svar direkt utifrån den information som framkommer vid frågor. Effektiva och snabba ärendeflöden där det är enkelt att följa sina ärenden direkt i portalen Stora möjligheter att digitalisera formulär Automatiserade ärendeflöden där ärendet snabbt slussas vidare till rätt avdelning Aktuell statistik för kunden direkt i portalen Informationsguider direkt i portalen, det ska vara lätt att göra rätt Foto: Mostphotos/Wavebreakmedia

9 Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Digitala bokslut ett utvecklingsarbete i flera steg Gunilla Bruun, chef för Avdelningen ekonomirelaterade tjänster

10 Ekonomisystemet Stöd för kontoavstämning Stöd för specificering av saldon Stöd för finansiella dokument Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring Elektroniskt bokslut Unit4 Business World Används sedan 2014 Pågående arbete Arbete som kommer inledas Målet

11 Effektmål Ökad kvalitet och minskad risk för misstag Mer effektiv hantering genom minskat antal manuella moment och större enhetlighet Minskad arbetsbelastning och övertid Tydlig, enhetlig och mer lättläst layout utan extra tidsinsatser

12 Tidsåtgång per år Pilotprojekt och effektiviseringspotential Pilotmyndigheter Försäkringskassan och Statens servicecenter Avstämningskonton Reskontror Anläggningar Bankkonto Anslag Övriga fordringar och skulder 64 % mindre Användarvänlighet Tidseffektivitet Dagens bokslutshantering Med digitala bokslut

13 Fortsatt arbete Positivt resultat i pilotprojektet Fortsatt utvecklingsarbete för att uppnå full potential Anpassa arbetssätt Upphandla systemstöd Avtalet för nuvarande systemstöd löper ut 2018 Kravställning baserat på erfarenheter i pilotprojektet Foto: Statens servicecenter

14 Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Statens servicecenter ansluter till Mina meddelanden Johan Göthberg, chef för Avdelningen IT

15 Mina meddelanden Statens servicecenter ska ansluta sig till Mina meddelanden med minst en tjänst under 2017 Mina meddelanden är en del av de nationella digitala tjänsterna. Samverkan med Arbetsförmedlingen för att tekniskt realisera anslutningen till Mina meddelanden. Foto: Maskot

16 Lönespecifikationer Årsbesked

17 Nyttor för er som kundmyndighet Ta emot lönespecifikationen och kontrolluppgifterna direkt i den egna digitala brevlådan. Besparingar genom minskat antal pappersunderlag. Film Mina meddelanden

18 Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Kunddriven tjänsteutveckling ger ökad digitalisering Hans Tynelius, chef för Avdelningen lönerelaterade tjänster

19 Utvecklad lönetjänst i samarbete med utbildningssektorn Samarbete med Göteborgs universitet inför anslutning till Statens servicecenters lönetjänst Digitalisera ärendeflöden fullt ut Borttag av blanketter och pappersflöden Styrning av elektroniska flöden inklusive rolldefinitioner och webformulär Stor påverkan på befintlig kundorganisation kräver gemensamt arbete mellan Statens servicecenter och kundmyndighet Utbildning och information i nytt arbetssätt en förutsättning för ett lyckat resultat Kräver standardisering av processer samt helt digitala flöden för att ta hem effektiviseringsvinster Foto: Mostphotos

20 Vad har ändrats/utvecklats Registrera dokument direkt i systemet istället för via Kundwebben Alla anställningar registreras av kundmyndighetens källrapportör direkt i Primula. Nyanställningar Förlängning av anställning Förändring av anställning t ex grundkontering Avslut av anställning på egen begäran eller av arbetsgivaren

21 Vad har ändrats fortsättning Ersättningar/arvoden såsom beredskap, ob-tillägg, kvällsundervisning, timersättning, förmåner, övertid/mertid, registreras direkt i formulär Fasta löne- och uppdragstillägg registreras av källrapportören direkt i systemet och går sedan till attest Bisyssla, registreras av anställde eller källrapportör och går direkt till prefekt för attestering Löneväxling anställd eller källrapportör fyller i vilken löneväxling som önskas, skickas till närmst chef för attest Foto: Maskot

22 Vad har ändrats fortsättning Reseförskott och reseorder anställd/källrapportör registrerar resa som vanligtvis granskas av en resegranskare hos kundmyndigheten och därefter attest. Reglering av reseförskott sker vid registrering av reseräkning av anställd/källrapportör. Olika anställningsformer kan hanteras direkt i systemet.

23 Resultat Anpassat SLA för universitet och högskolor Anpassat processdokument Anpassat arbetssätt i handläggningen och i supporten

24 Vinster Effektivare arbetssätt ärenden startar vid källan via egenrapportering eller av källrapportör. Fler ärenden kommer med till lönekörning Tidigare attesterat korrekt underlag inskickat till Statens servicecenter senast den 7:e i månaden för hantering av lönekonsult. Om Statens servicecenter är sist i kedjan t.ex. vid anställningar för kontrollfunktion attesterat senast den 12:e Där Statens servicecenter inte är med i flödet räcker attest innan lönekörning går

25 Hur ska vi göra våra tjänster mer digitala? Robot assisterar våra konsulter Lena Darås, chef för Avdelningen konsultrelaterade tjänster

26 Bakgrund 63 fullservicekunder bland de mindre myndigheterna från och med Redovisningsmoment av olika slag, såsom rekvisition av ingående moms, görs för alla berörda kunder varje månad Ekonomisystemet kan hantera vissa moment samtidigt för alla, såsom avskrivningar Andra moment, såsom kontoavstämningar, sker en och en. Pilotprojekt undersöker om robotisering är en bra väg att gå. Foto: Maskot

27 Roboten inte som på film Roboten är en mjukvara som installeras på en dator och programmeras för att utföra specifika uppgifter Härmar tangenttryckningar och musrörelser Snabbare än en människa och kan arbeta dygnet runt, året runt Följer alltid sina instruktioner Kan troligen programmeras för att arbeta i vilket som helst av våra system Bild ur filmen Metropolis (1927)

28 Processkandidater i fas 1 Rekvisition av ingående moms Registrera underlag till skattedeklaration Avstämning efter sändning till Hermes Avstämning sociala avgifter mellan systemen Projektet ska vara klart till årsskiftet, och då ska vi ha underlag för att kunna upphandla en fast anställd robot

29 Potential för stora tidsbesparingar I piloten testas processen för rekvisition av ingående moms. En kort process som vi utför 63 gånger varje månad. Manuellt arbete 10 min / myndighet Roboten 1 min / myndighet 126 timmar / år 12½ timmar / år

30 Hur har det gått hittills? Vi har framgångsrikt robotiserat en första process i testmiljö. Iakttagelser hittills i projektet Skapar trygghet och minskar personberoende Minimerar väntetider Processerna blir tydligt beskrivna ner på tangenttryckningsnivå Standardisering av mappstrukturer och filnamn Enhetliga processer, roboten kräver exakthet Skapar funderingar kring hur vi hanterar olika moment i processen

31