PärVju utbildning 12 oktober 2011

Transkript

1 PärVju utbildning 12 oktober 2011 Dagordning 1. Historik/bakgrund 2. Beskrivning av PärVju del 1 3. Beskrivning av PärVju del 2 4. Modus operandi avstämning 5. Modus operandi ny post 6. Modus operandi Bokslut 7. Kända fel/avvikelser 8. Frustration 9. Vad vill vi och vad kan utvecklas? 1

2 Historik/bakgrund Skapades 2006 i syfte att enkelt kunna fylla i/skapa boksluts underlag för periodiserade projekt Historik/bakgrund Drivkraften var att minska det manuella arbetet med PDF dokument, excel sammanställningar och avtalskopiering 2

3 Historik/bakgrund Vinsten med databashantering, i detta fall PärVju, kan vara svår att värdera. Historik/bakgrund Vinsten är av tre slag (tror jag): 1.Licenskostnad/konsultkostnad är obefintlig 2.Sparat mycket tid med mauellt arbete 3.En databas med värden som kan användas till mycket annat 3

4 Beskrivning av PärVju del 1 En databas byggd i access Principen är en statisk tabell matchas mot en dynamisk tabell Beskrivning av PärVju del 1 Den statiska tabellen innehåller de obligatoriska konteringskoderna: Område Kostnadsställe Aktivitet Objekt Finansiär 4

5 Beskrivning av PärVju del 1 Den statiska tabellen ska även innehålla: Projektledare Projekttid (start och slutdatum) Totalbelopp Diarienummer Beskrivning av PärVju del 1 Den dynamiska tabellen är en saldorapport från Raindance. För att matchningen ska fungera måste de obligatoriska delarna i PärVju stämma övernens med koderna i Raindance. 5

6 Beskrivning av PärVju del 1 Beskrivning av PärVju del 2 inloggning 6

7 Beskrivning av PärVju del 2 Projekt som avslutas Beskrivning av PärVju del 2 Huvudsida 7

8 Beskrivning av PärVju del 2 Kontraktstabell Skapa ny post 8

9 Skapa ny post Skapa ny post 9

10 Kontraktspost första sidan Kontraktspost 10

11 Kontraktspost Kontraktspost 11

12 Kontraktspost Kontraktspost 12

13 Kontraktspost Kontraktspost 13

14 Kontraktspost Sammanställningar konton på berörda områden 14

15 Sammanställning per konto/aktivitet_objekt Försättsblad som ska föregå kontrakt och RD-utdrag 15

16 Sammanställning per bokslutsdatum Ögonblicksbild för periodierisringsfil 16

17 Övriga rapporter Övriga rapporter avvikelser RD - PärVju 17

18 Övriga rapporter avvikelser PärVju - RD Övriga rapporter dubbletter 18

19 Modus operandi avstämning 1. Utgå från ögonblicksbild och jämför med periodiseringsfil (excel). 2. Ta ut kontosammanställning och jämför konto per konto med RD. 3. Gå till övriga rapporter och öppna avvikelserappport 1 och rapport om dubbletter. OBS Fel som beror på avslut och A syns inte här 4. Ta ut excelfil och jämför kontering för kontering. Modus operandi ny post del 1 1. Redan vid kalkylering kan post läggas upp 2. Under kontraktstabell: Knapp nytt 3. Välj Ja 4. Välj koddelar (begränsade till ditt område) 5. Kryssa ansökan (om kalkyl) 6. Avsluta (dörr uppe till vänster) 7. Välj Ja 19

20 Modus operandi ny post del 2 1. I kontraktstabell/objekturval tryck tratt 2. Scrolla eller filtrera till du hittar den nya posten 3. Dubbelklicka på posten eller välj Öppna 4. Fortsätt fyll i önskad data, bifoga filer. 5. Skanna in kontraktet och lägg under: N:/ADM/STAFF/Ekonomi/40 (exempel på områdes mapp). 1. Namnet ska vara aktivitetskode eller aktivitetskoden_objektskoden (123456_654321) 6. Nu kan kontraktet hittas under avtal. Modus operandi Bokslut 1. Börja med att skriva ut alla försättsblad 2. Skriv ut Sammanställning per Konto/Aktivitet 3. Om ändringar behövs får/kan ni välja ett enskilt under urval 20

21 Kända fel/avvikelser 1. Posten är inte upplagd 2. Finansiären stämmer inte (Periodiseringsfilen excel väljer bara en finansiärskod vilket alltid är den högsta siffran) 3. Fel på verksamhetskod 4. Finns flera objekt på aktiviteten, alla objekt måste vara med 5. Kostnadsstället är bytt 6. Dubblett med summa av kontering <>1 Viktig i sammanhanget: konteringskoden ska vara identisk Frustration Kan ej lägga till post Beror på att för många vill lägga till nya poster samtidigt Lösningen är att ni arbetar med PärVju dagligen Kan inte skriva ut hela bilden Beror på att format letter är vald Lösningen är att andra på format i alternativ i välj skrivare och eventuellt ändra på mariginaler till 25 mm Hittar inte koden i urvalslista Kontakta förvaltare för uppdatering av listor Delade projekt måste kodas om 21

22 Fel i utskrift text delas: ändra format i skrivaregenskaper Fel i utskrift text delas: ändra marginaler 22

23 Frustration Finns poster jag inte vill ha. Kontakt förvaltare om att post raderas Makroinställningar Gå in i Alternativ/Säkerhetsinställningar/Makro alla Frustration Postinställningar Dialogrutor som stör Gå in i alternativ/avancerat och bocka av: Poständringar Borttagna dokumet Redigeringsfrågor 23

24 Vad vill vi och vad kan utvecklas? 1. Projektledare, totalbelopp, projekttid ska vara obligatoriskt 2. Samfinansiering 3. Förlustanalys 4. Budget/Kalkyl 5. Fler forskare 6. Projekttitel 7. Inkomna medel per år och förbrukade medel per år 8. Sila/Palasso 24