Mötesanteckningar möte 4 - Referensgruppen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Mötesanteckningar möte 4 - Referensgruppen"

Helen Barbro Larsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar möte 4 - Referensgruppen Personal Närvarande Håkan Karlsson, Yvonne Söderling, Elisabet Engdahl, Anna Ihr, Per Cornell, Lena Söderberg, Ingmar Söhrman, Karin Friberg, Cecilia Rosengren, Patrik Andersson, Ej närvarande Peter Toth, Martin Persson, Maria Sjöberg, Lars Branegård, Åsa Abelin Datum Tid Kl Plats Syfte med mötet Stora gästmatsalen Granska material från arbetsgruppen Personal Bilagor Agenda Inledning - Information från arbetsgruppen Personal Diskussion och synpunkter Avslutning 1 Inledning Lena hälsar välkommen och går igenom agendan. Detta är det andra mötet avseende personalgruppen där vi skall följa upp det arbete som genomförts sedan sist. Karin kompletterar föregående mötesprotokoll med en ytterligare risk; Doktorander har fått 3 dagars förlängning pg a flytt men om alla skall flytta samtidigt finns en risk att detta tar längre tid dvs att vi förlorar mer än 3 dagar att flytta på vår doktorandtid. Vi tar med oss denna kommentar till riskanalysen. 2 Information från arbetsgruppen Personal Håkan Karlsson och Yvonne Söderling presenterar framarbetat material från arbetsgruppen Personal. Gruppens huvuduppgift har varit:

2 Sidan 2 av 5 - Kartläggning av de administrativa uppgifterna på fakulteten och ett förslag till vad som skall göras centralt/lokalt - Göra en administrativ organisationsplan - Riskanalys enligt 8 SAM - Bemanningsplan för de nya institutionerna tillsammans med interimsprefekt Resultatet från kartläggningsarbetet visar att vi idag har en mycket splittrad organisation där många gör mycket. Många synpunkter pekar åt samma håll t ex att alla personalkategorier vill ha central studievägledning. Gruppen har tagit fram en plan för hur man kan organisera institutionerna. Håkan presenterar en bild som beskriver lokala och centrala roller. Tanken är att en person kan inneha fler än en roll. Nu håller gruppen på att ta fram rollbeskrivningar för respektive roll. 3 Diskussion Institutionssekreterare finns inte beskriven? o Dessa uppgifter ligger utspridda på de andra rollerna. Rollen studierektor finns inte beskriven. Dennes arbete påverkar och studievägledare o Det stämmer, denna roll verkar ha fallit mellan stolarna. Studierektor räknas ej som administratör och ligger därför utanför denna grupp, och inte som ledningspersonal har därför inte heller behandlats i organisationsgruppen. o Studierektorerna har en viktig funktion, arbetet tar ofta mer tid i anspråk än den nedsättning man har. Viktigt att rollen tydliggörs. En genomgång av studierektorernas roll behöver göras på samma sätt som för övriga roller. o Denna fråga måste inkluderas och vi tar med oss frågan till projektrådet. Handlar detta endast om administratör personal? o Ja Informations- och webbansvarig är en ny funktion och en viktig roll i den framtida organisationen Är det upp till institutionen att beskriva hur mycket tid varje roll skall vara. o Ja, detta är ett ledningsbeslut. Rollerna är inte heltidstjänsterna där en person kan ha flera roller. Arbetsuppgiften avseende lokalfördelning saknas, var ligger denna. o Prefekten har beslutsmandatet men kan delegeras till en administratör, t ex administrativ chef.

3 Sidan 3 av 5 Är det tänkt att man skall ha ett huvudansvarsområde och även andra uppgifter? o Ja, man skall ha ett huvudområde där man är experten men en huvudtanke är att kunskapen skall finnas hos mer än en person. Man skall inte sitta ensam ha alla delar utan skall vara minst 2 som kan varje uppgift Det är viktigt att det blir en tydlig lokalisering för administratörerna på institutionen med en gemensam lokalisering så att man blir synlig. Viktigt att man lokalmässigt hänger ihop o Direktivet till omflyttningsgruppen är att administration och ledning skall sitta ihop. Flera sekreterare jobbar deltid på olika institution? Kommer de att bli tvingade att välja det en eller det andra? o Detta arbete sker under hösten i bemanningen av organisationen. Vi kommer att inhämta önskemål. Kommer också att göra en intervjurunda med prefekter. o Det som generellt sagts är att rollerna skall byggas utifrån verksamhetens behov i första hand och sedan utifrån detta bemanna utifrån önskemål och fallenhet. o Vi behöver hitta ett sätt att lösa ev specialbehov t ex språkkunskaper, men det kommer ske en förändring, allt kommer inte att vara som det har varit. Då uppnår vi inte effektmålen avs professionalisering och effektivisering.. Hur skall lokalbokning/schemaläggning fungera? o Den skall in under utbildningsadministratören. Skall uppdragsutbildning vara en central funktion? o Vill ta ett samlande grepp kring detta på fakulteten. Det kommer finnas moment på lokalnivå men vi göra det tydligare och effektivare centralt. Vad händer med småuppgifter te x gästföreläsare, disputationer dvs sådant som tar tid i perioder o Alla detaljer är inte helt klara med detta låter som om det skulle kunna ligga under reseadministratören. Vad har personalhandläggare för mandat i relation till prefekten? o En mer administrativ funktion te x skriva förordnanden, ledigheter semester, doktorandernas tid dvs administrationen runt personal. Vad gäller undervisning är det olika villkor på olika institutionerna. Skall man tillåta skillnader mellan eller inom institutionerna?. o Beror på vad skillnaderna beror på, kan vara olika sorters undervisning. o Det bör ligga på implementationsgruppen att identifiera olikheter och ta fram gemensamma arbetssätt. Måste få ihop villkoren inom organisationen. o

4 Sidan 4 av 5 Verkar som att lärarkollektivet tappats bort i omorganisationen. Vad händer med lektorstjänster osv. o Tanken har varit att lärare följer sin institution och därför inte berörs men vi tar med oss frågan. Vad händer med de som är tjänstlediga? Blir de tillfrågade eller utgår man ifrån de som sitter på vikariatet? Detta är en förändring där vissa uppgifter centraliseras med personella förändringar som följd, vissa får flytta, arbetssituationen ändras, ev neddragningar etc. o I möjligaste mån skall man följa sin institution men tillsammans med interimsprefekter samt önskemål kommer bemanningen att med verksamhetens behov som utgångspunkt. Fackliga förhandlingar finns också med i detta arbete. Vad händer med högskolesekreterarna på varje institution nu när det kommer administrativa chefer. Kommer de att få sänkt lön? Viktigt att information går ut eftersom det finns en oro. o Det ligger inte inom gruppen att besluta men det låter osannolikt Kommer den administrativa chefen få individuell lönesättning eller arvode? o Vi har inte svaren på detta. Vad ligger under inköpsansvarig, det är omöjligt för en person ha ha sakkunskap i allt som skall köpas in? o Handlar om att hålla ihop denna uppgift, att inköp görs i enlighet med avtal och regler, beställningar etc. Skall inköpsansvarig vara underhållsansvarig, t.ex. ny toner till kopiator. o Detta låter mer som en vaktmästarsyssla Är det tänkt att inom de olika områdena, att någon är huvudansvarig men att man kan jobba med andra saker? o Ja. Anställda ska veta vem man skall fråga i första hand men flera skall kunna uppgiften. o Får inte bli sårbart så att enbart en person behärskar ett system. Men en person kanske har expertkunskaperna men att flera kan det normala löpande. Dataservice ingår inte i uppdraget? Det är mycket oklart kring detta. Vem köper in datorer, vem installerar etc IT-support saknas helt o Inte den del som nu ligger inom GUIT. Däremot finns forskningsspecifik IT som skall hanteras. o Gruppen tar med sig denna fråga Hur många ska ingår i den administrativa gruppen?

5 Sidan 5 av 5 o Kommer att variera mellan institutioner. Hur stor skall den centrala studentmottagningen vara? Om man skall ha öppet hela dagen måste det vara många personer som kan alternera. Redan som det är idag är det kö. o Om man summerar nuvarande situation och om alla följer med så rör det sig om mellan Skall det finnas stf för den administratör chefen och hur skall denna utses? o Ja. återkommer med förfarandet Räknas studievägledning som tjänst eller uppdrag? o Studievägledning räknas som tjänst o Idag har många studievägledning inom sin tjänst, få har en heltid som studievägledare. Det förslag som presenterats av personalgruppen verkar inte vara kontroversiellt. 4 Kommande möten: Ekonomi & Budget - den 27 augusti kl Personal - den 9 september kl Återstår möten för omflyttning och uppföljningsgrupperna. Återkommer med dessa. Tack för alla synpunkter!

Relevanta dokument

Mötesanteckningar möte 5 - Referensgruppen

Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar möte 5 - Referensgruppen 0800827 Ekonomi och Budget Närvarande Lena Voigt, Per Cornell, Ingmar Söhrman, Patrik Andersson, Åsa Abelin, Gunilla Kochbati, Peter Toth, Lise-Lotte