Mötesanteckningar möte 5 - Referensgruppen

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar möte 5 - Referensgruppen Ekonomi och Budget Närvarande Lena Voigt, Per Cornell, Ingmar Söhrman, Patrik Andersson, Åsa Abelin, Gunilla Kochbati, Peter Toth, Lise-Lotte Aspegren Ej närvarande Martin Persson, Maria Sjöberg, Lars Branegård, Elisabet Engdahl, Anna Ihr, Karin Friberg, Cecilia Rosengren, Lena Söderberg, Datum Tid Kl Plats Syfte med mötet K333 Granska material från arbetsgruppen Ekonomi och budget Bilagor Agenda Inledning - Redovisning från arbetsgruppen Ekonomi och Budget Diskussion och synpunkter Kort om höstens arbete Boka ytterligare möten 1 Inledning Lena Voigt hälsar välkommen och går igenom agendan. Detta är det andra mötet avseende Ekonomi och budget där vi skall följa upp det arbete som genomförts sedan sist. Lena gjorde en kort repetition av redovisningens grunder. Frågor: Bör man dela på forskning från forskarutbildningen? - Denna diskussion har inte kommit upp men det går att skapa en egen verksamhet för detta. Är organisattorisk indelning och funktionell indelning två olika ingångar till objektplanen? - Båda skall finnas.

2 Sidan 2 av 5 2 Redovisning från arbetsgruppen Ekonomi och Budget Lena presenterar framarbetat material från arbetsgruppen Ekonomi och Budget. Arbetsgruppens huvuduppgift är att ta fram riktlinjer för redovisning av kostnader och intäkter avseende den anslagsfinansierade verksamheten, grundutbildning (G) och forskning/forskarutbildning (F) och enbart strukturen av fakultetens interna redovisning (objektsplanen). Gruppen har haft följande förutsättningar att arbeta inom: - Fakultetsnämndens beslut att befintliga över- och underskott följer med till de nya institutionsbildningarna - Nämnden fördelar ut verksamhetsuppdraget samt medel för uppdrag inom forskning och forskarutbildning - Ny OH-modell där universitets- och fakultetsgemensamma kostnader skall fördelas ner på institutionerna. Gruppen skall ta ställning till om utfall skall redovisas per ämne eller enbart totalt för G resp. F inom en institution samt redovisa en konsekvensanalys för respektive val. En förutsättning är att institutionen skall ha en person som är samordningsansvarig för budgetarbetet. Förslag till ny struktur för ansvarsställenummer (kostnadsställen) skall tas fram. Utifrån eventuella framkomna kompetensutvecklingsbehov av institutionsledning och andra ledningsfunktioner har arbetsgruppen också i uppgift att avlämna sitt underlag med synpunkter på behov av kompetensutvecklingsinsatser. Uppdraget skall följa de i omorganisationsprojektets uppställda effektmålen. Ledning och administration på institutionsnivå ska konsolideras och professionaliseras. Sårbarheten i dessa funktioner skall minska. Även centrala administrativa och servicefunktioner ska ses över och roller förtydligas. Förutsättningar ska skapas som underlättar samarbeten över disciplingränser vad gäller forskning och utbildning. Forsknings- och utbildningsmiljöerna skall bli starkare genom att sådana samarbeten underhålls. Omorganisationen skall lägga grunden till ett intensifierat systematiskt arbetsmiljöarbete för minskad sårbarhet i den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsgruppen för delprojektet Ekonomi och Budget har analyserat tre olika förslag. 1. Om alla ansvar följer med in i nya organisationen skulle det försvåra överblicken t ex ingen gemensam resultaträkning. Själva övergången till ny institution skulle visserligen förenklas men det väger inte upp mot de positiva konsekvenser som man då går miste om som tas upp nedan under det förslag som förordas. Det skulle innebära att vi i stort fortsätter som vi gjort tidigare och några resurser skulle inte

3 Sidan 3 av 5 frigöras. Vidare innebär det också vissa funktioner inom administrationen skulle fortsätta att vara sårbara. Gruppen tycker således att detta förslag inte förbättrar den inre strukturen, underlättar och främjar samarbete eller når upp till målen med omorganisationen. 2. Om institutionerna redovisade under ett ansvar med enbart en verksamhet för G och en för F skulle det visserligen skapa en känsla av en institution men det skulle samtidigt bli mycket svårt att följa upp verksamheten. Det blir svårt att identifiera såväl ekonomiskt framgångsrika verksamheter som eventuella strukturella problem och att vidta åtgärder. Detta skulle kunna leda till misstankar om orättvisa. Samtidigt som vi har nämndens fördelning ut på olika ämnen skulle vi inte kunna göra uppföljningen ämnesvis. Det skulle kunna skapa stor frustration även om det skulle kunna skapa även positiva effekter genom en ökad flexibilitet för institutionen. 3. Arbetsgruppen föreslår att institutionerna organisatoriskt skall redovisas under ett ansvarsställenummer. Under ansvarsstället redovisas de olika ämnena funktionellt under ämnesunika verksamhetsnummer för grund- resp. forskning/forskningsutbildning. Gruppen anser att detta befrämjar samarbete på institutionen och därmed förhoppningsvis också över ämnesgränserna. Samtidigt ger det stor möjlighet att följa upp ner på lägsta nivå för respektive ämne. Problem och möjligheter görs synliga och beslutsunderlag kan tas fram. Vi föreslår vidare att samtliga sex institutioner tilldelas nya ansvarsställenummer för att uppnå en enhetlig redovisningsmodell inom fakulteten. Förslaget innebär enklare ekonomiadministrativa rutiner t.ex. genom effektivare betalningsrutiner samt vid fördelning av gemensamma kostnader eftersom strukturen följer den nya OH-modellen som införs vid årsskiftet 2008/2009. Detta val innebär störst effektivitet alltså högst grad av måluppfyllelse. Arbetsmiljön blir bättre med minskad sårbarhet. Tanken är att färre personer kommer att arbeta med ekonomi och att dessa personer kommer att bli bättre på det. I dagsläget finns det många administratörer som sitter på alla funktioner och många arbetsuppgifter görs allt för sällan för att man skall bli duktig på dem. Det kommer att finnas visst mått av flexibilitet genom att medel kan avsättas till strategiska satsningar på institutionerna. I bilaga finns ett förslag på nya ansvarsställenummer med ämnesunika verksamhetsnummer. Det vi valde var en följd långa diskussioner men alla var ense till slut om alternativ nummer 3. 3 Diskussion Några resurser skulle inte frigöras. Vad avses? o Många arbetar sällan med Agresso, man lär sig inte systemet. Detta skapar sårbarhet och ineffektivitet. Andra meningen.. Själva övergången. Är svårbegriplig.. Punkt 3 Följa upp ner på lägsta ändra till följa upp verksamheten..

4 Sidan 4 av 5 Så som det visas nu är detta inte ämne utan de gamla ansvaren t ex lingvistik är inget ämne. Såsom det står i dokumentationen. Det är otydligt, ibland visas ämnen och ibland verksamheterna. T ex Svenska innehåller Svenska, danska, Norska etc. Detta krockar med vad som vetenskapligt kallas ämnen. Då får man kalla det för något annat Fundera på om man tilldelningsmässigt skall specificera per ämne. Lingvistik är 2 ämnen. SKKII är inget ämne. Skall den gamla strukturen leva kvar= o Detta redovisas på funktionell indelning enligt tilldelningsmodellen för att kunna följas upp o Kan vara beroende av hur tilldelning sker Skall den gamla indelningen leva kvar? o Nej, så är det inte tänkt men vi är till viss del styrda av tilldelningsmodellen. Borde fundera kring om man skall konservera den gamla indelningen. Tydliggör varför vissa ansvarställenummer finns kvar medan andra försvinner. o Alla gamla ansvarsställen försvinner. Bör finnas institutionsövergripande ansvar eller verksamhetsområde där man har gemensamma kostnader. o Finns möjligheter att skapa verksamheter för detta ändamål Lärarutbildning står på Historia, arkeologi men inte på det övriga. Kan finnas anledning att fundera på hur man skall kunna sammanföra dessa. o Verksamheten för lärarutbildningen är samma på alla berörda institutioner Skall enkelt kunna plocka ut en redovisning o Detta kan man göra genom att bygga upp rapporter för det man vill ha information om i AGRESSO. Punkt 3.. Detta val innebär högst grad av måluppfyllelse.. Detta kan man inte veta. Arbetsmiljön blir bättre med minskad sårbarhet Detta vet man inte. Specificera vilka arbetsmiljöfrågor som blir bättre. Avser administratörer. o Tanken är att färre personer arbetar med ekonomi och blir bättre på detta. Blir krångligare arbetsmiljö för andra yrkesgrupper eftersom det blir svårare att veta vem man skall prata med. Viktigt att tydliggöra hur arbetsfördelningen skall vara. o Ja absolut Finns möjligheter att förändra verksamheter om denna förändras t ex nya ämnen? o Ja Möjligheter att temporärt överföra pengar mellan ansvarställen. Syns detta i redovisningen. o Detta syns i redovisningen och kan spåras bakåt. Måste finnas möjligheter till samarbete mellan ämnen, detta har varit svårt och dyrt pg a påslag mm. Nu tvingas vi avstå från samarbete pg a att det kostar för mycket. o Alla tycker att detta är orimligt eftersom det inte funnits enhetliga regler. Enhetliga regler skall skapas. o Nya OH-modellen tydliggör vilken kostnad som skall beräknas. o Går att föra om resurser mellan institutioner 2 oktober är det en genomgång i hörsalen om den nya OH-modellen.

5 Sidan 5 av 5 4 Kort om höstens arbete Lise-Lotte informerade kortfattat om höstens arbete. Respektive interimsprefekt kommer att utse och leda genomförandegrupper för att genomföra omorganisationen på institutionerna. Dessutom pågår arbete med att harmonisera gemensamma, processer, praxis och policys. Dessutom har omflyttningsgruppen kommit igång med sitt arbete. Respektive grupp kommer att boka möten med referensgruppen. Kommentarer: - Genomförandegrupperna bör boka ett gemensamt tillfälle för referensgruppen - Det finns uppenbara risker att medarbetarna inte har tid att delta i genomförandegrupperna 5 Kommande möten: Personal/omflyttning - den 10 september kl Återstår möten för genomförandegrupper och uppföljningsgrupperna. Återkommer med dessa. Tack för alla synpunkter!