Ansvarsbeskrivningar för ledningsuppdrag vid Romanska och klassiska institutionen. Bakgrund

Transkript

1

2

3 Ansvarsbeskrivningar för ledningsuppdrag vid Romanska och klassiska institutionen Bakgrund Beslut om föreliggande ansvarsbeskrivningar har tagits vid Prefektens beslutssammanträde den 5 november 2013 efter behandling på Institutionskonferens oktober 2013 samt efter remissrunda. Inkomna synpunkter har behandlats vid möte inom OLG (den Operativa Ledningsgruppen) den 5 november Institutionens organisationsplan (som också var föremål för diskussion under Institutionskonferensen) kommer att behandlas i institutionsstyrelsen i januari 2014 som också fattar beslut i frågan. Studierektorsuppdragen och företrädare för de klassiska språken gäller under prefekternas mandatperiod. Uppdrag som biträdande studierektorer gäller för kortare perioder och beslutas framgent av institutionsstyrelsen. Vid prefektens beslutssammanträde den 5 november beslutades således om innehavare endast för vt För samtliga uppdrag ställs som krav att innehavaren ska vara tillsvidareanställd. Innehåll 1. Studierektor grund- och avancerad nivå 2 2. Studierektor programutbildningar 4 3. Studierektor utbildning på forskarnivå 5 4. Biträdande studierektor 7 5. Företrädare för de klassiska språken 9 6. Ämnesföreträdare Administrativ chef Personliga egenskaper 12 1

4 Studierektor grund- och avancerad nivå (50 %)* * Institutionsstyrelsen ser över procentsatsen inför ht Beslut Studierektors närmaste chef är prefekten. Den administrativa chefen bereder det ekonomiska och personella utrymmet för föreslagna åtgärder. Uppdragets allmänna innehåll Har ett övergripande ansvar för utbildning på grund och avancerad nivå på institutionen, inklusive kursutveckling och pedagogisk utveckling. Ser till att regelverk efterlevs och att utbildningen håller en god kvalitet. Har ett övergripande ansvar för att villkoren för att bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå är gemensamma inom institutionen. Samarbetar med ämnesföreträdarna och biträdande studierektorer gällande lång- och kortsiktig planering av utbildning samt om ämnesstrategiska frågor. Studierektorns plats i den studieadministrativa organisationen Är arbetsledare och närmaste chef med personalansvar (medarbetarsamtal m.m.) för studieadministrativ personal 1. Planerar och utvecklar den studieadministrativa verksamheten på grund och avancerad nivå. Är sammankallande i studierektorsgruppen. Studierektorn fördelar arbetsuppgifter till biträdande studierektorer inom respektive ämne/grupp av ämnen. Studierektorn är beslutande per delegation från prefekten i studieadministrativa frågor. Övriga uppgifter Driver och samordnar kurs- och ämnesutveckling på eget initiativ eller efter förslag från prefekt, biträdande studierektor eller ämnesföreträdare. Studierektorn är beslutande per delegation från 1 Inom denna kategori inbegrips samtliga personalkategorier inom studieadministration (studieadministratörer, Erasmushandläggare, schemaläggare, studievägledare, biträdande studierektorer). 2

5 prefekten i frågor som rör utformning av kursbeskrivningar, betygskriterier, ev. sammanvägning av betyg etc. Föredrar beslutsärenden gällande utbildning på grund- och avancerad nivå till institutionsledningen. Företräder institutionen gentemot fakulteten, studenter och övriga organ i utbildningsfrågor på grund och avancerad nivå. Svarar på remisser och skrivelser rörande utbildning på grund- och avancerad nivå för institutionens räkning. Har ett övergripande ansvar för att underlag till utbildningskatalogen, bemannings- och tjänstgöringsplaner för institutionens verksamhet planeras och fastställs i tid. Har ett övergripande samordningsansvar gällande introduktioner till studenter vid terminsstart. Avgör svårare studentärenden. Handlägger disciplinärenden. Introducerar nya lärare till institutionsmiljön, i samarbete med berörd biträdande studierektor, administrativ chef och prefekt. Ingår i ledningsgrupp, den operativa ledningsgruppen och föreslås vara adjungerad i institutionsstyrelsen i frågor inom studierektorns ansvar. Anställningsform I nuvarande form är uppdragstagaren anställd som studierektor och därmed tillämpas inget uppdragstillägg. Arbetet innebär närvaro på institutionen utanför de rena terminstiderna. 3

6 Studierektor för programutbildningar (grund och avancerad nivå) (25 %)* * Institutionsstyrelsen ser över procentsatsen inför ht Beslut Studierektorns närmaste chef är prefekten. Den administrativa chefen bereder det ekonomiska och personella utrymmet för föreslagna åtgärder. Uppdragets allmänna innehåll Har ett övergripande ansvar för institutionens programutbildningar, ser till att regelverken efterlevs och att programutbildningarna där institutionens ämnen ingår håller god kvalitet. Arbetar för att utveckla institutionens delaktighet i programutbildningar. Exempel på arbetsuppgifter Företräder institutionen i de organ där programutbildningar planeras och utvecklas. Sammankallar berörda studierektorer/lärarkollegier för information och planering av programutbildningar. Har ett nära samarbete med berörda studierektorer vid planering av verksamheten. Förbereder och föredrar beslutsärenden gällande programutbildningar till institutionsledningen. Svarar på remisser och skrivelser rörande programutbildningar med stöd av studieadministrationen. Ingår i ledningsgrupp och föreslås vara adjungerad i institutionsstyrelsen i frågor inom studierektorns ansvar. Uppdragstillägg: Ja 4

7 Studierektor för forskarnivå (40 %)* * Institutionsstyrelsen ser över procentsatsen inför ht Studierektors närmaste chef är prefekten. Den administrativa chefen bereder det ekonomiska och personella utrymmet för föreslagna åtgärder. Uppdragets allmänna innehåll Har ett övergripande ansvar för utbildning på forskarnivå på institutionen, ser till att regelverket för utbildningen efterlevs och att utbildningen håller en god kvalitet. Har ett övergripande ansvar för att villkoren för att bedriva utbildning på forskarnivå är gemensamma inom institutionen, bl. a. genom att utarbeta en policy för utbildning på forskarnivå och att se till att policyn efterlevs. Utgör en brygga mellan handledare och doktorander. Exempel på arbetsuppgifter Förbereder och föredrar beslutsärenden gällande utbildning på forskarnivå till institutionsledningen med stöd av studieadministrationen. Företräder institutionen gentemot fakulteten och övriga organ i frågor rörande utbildning på forskarnivå. Har personalansvar (medarbetarsamtal m.m.) för institutionens doktorander. Sammankallar och leder institutionens handledarkollegier. Deltar i doktorandkollegiet i förekommande fall för att bl. a. informera om nyheter inom utbildningen, behandla individuella studieplaner efter genomgång i handledarkollegiet samt ta med sig synpunkter från doktoranderna till handledarkollegiet, institutionsstyrelsen alternativt prefekten. Ansvarar för att varje aktiv doktorand har en aktualiserad individuell studieplan genom att bereda dessa ärenden i handledarkollegiet samt föredra i institutionsstyrelsen. Introducerar nya doktorander till institutionsmiljön. Handlägger svårare doktorandärenden (som t ex byte av handledare) och är föredragande i institutionsstyrelsen för dylika ärenden. 5

8 Handlägger disciplinärenden inom utbildning på forskarnivå. Ingår i ledningsgrupp och föreslås vara adjungerad i institutionsstyrelsen i frågor inom studierektorns ansvar. Uppdragstillägg: Ja 6

9 Biträdande studierektor på grund- och avancerad nivå Institutionens biträdande studierektorer närmaste chef är studierektorn på grund- och avancerad nivå. Den administrativa chefen bereder det ekonomiska och personella utrymmet för föreslagna åtgärder. Uppdragets allmänna innehåll Biträder studierektorn (eller i förekommande fall studierektorn för program) avseende utbildningen och administrationen av ämnet eller ämnena på grund- och avancerad nivå. Driver kurs- och ämnesutveckling i samarbete med studierektorn efter förslag från och i samråd med studierektor, prefekt, eller ämnesföreträdare. Övervakar att utbildningsuppgifter fullgörs enligt regelverket och inom uppgjorda tidsramar samt att utbildningen inom ämnet/ämnena håller en god kvalitet. Samarbetar med ämnesföreträdare och studierektor gällande långoch kortsiktig planering av utbildning inom ämnet/ämnena samt om ämnesstrategiska frågor (bl. a. behov av rekrytering). Exempel på arbetsuppgifter Utarbetar bemanningsplan i samråd med ämnesföreträdaren och levererar underlag till administrativ chef (för budgetarbete) samt schemaläggare i god tid (i enlighet med institutionens upparbetade årshjul). Ansvarar för att utforma och skriva nya föreslagna kursplaner i nära samarbete med ämnesföreträdaren och studierektorn, samt handhar kontakten med fakulteten i denna fråga. Ansvarar för att det för ämnet/ämnena i tid finns kursbeskrivningar och betygskriterier, att kursvärderingar genomförs och följs upp, tillser sammanvägning av betyg, examinationslistor, kurslitteraturlistor på hemsidan inom utsatt tid, etc. Ansvarar och leder planeringen av introduktioner för studenterna inom ämnet/ämnena vid terminsstart, i samråd med studierektorn och ämnesföreträdaren. 7

10 Introducerar och handleder tillsammans med studierektor och administrativ chef nya lärare samt övervakar att utbildningsuppgifter fullgörs enligt regelverket och inom uppgjorda tidsramar. Har rätt att underteckna arkivlistan inom ämnet/ämnena som omfattas av det biträdande studierektorsskapet och är examinator på helkurs. Ger underlag i budgetarbetet till studierektorn och deltar i förekommande fall i budgetskrivelsearbetet. Kallar till och leder lärarmöten 2 samt samarbetar med ämnesföreträdare kring ämneskonferenser. Levererar underlag till utbildnings- och webbkatalogen och information till hemsidan. Reglerar förordnanden, arvoden och mertid för lärare (i samråd med administrativ chef) samt beviljar semestrar och ledigheter för lärare inom ämnet/ämnena. Är tillgänglig för samtal med studenter inom ämnet/ämnena. Arbetet kan innebära tjänstgöring utanför terminstiderna. Uppdragets omfattning sker efter överenskommelse med studierektor och prefekt. Uppdragstillägg: Ja, efter överenskommelse med studierektor och prefekt och beroende på uppdragets omfattning. 2 Undantaget klassiska språk där företrädaren för de klassiska språken ansvarar för lärarmöten. 8

11 Företrädare för de klassiska språken (15 %) Beslut Företrädarens närmaste chef är prefekten. Den administrativa chefen bereder det ekonomiska och personella utrymmet för föreslagna åtgärder. Uppdragets allmänna innehåll I uppdraget ligger ansvar för att företräda de klassiska språken inför prefekt, institutionsstyrelse och ledningsgrupp, att värna för de klassiska språkens utveckling vid SU, att tillsammans med ämnesföreträdarna värna för de klassiska språkens intressen samt utveckla integrationen av huvudområdet i institutionens övriga verksamhet, personalansvar inom klassiska språk (lärarmöten, medarbetarsamtal, rekryteringsbehov) Exempel på arbetsuppgifter att sammankalla lärarkollegiet i klassiska språk och lämna förslag från lärarkollegiet till institutionsledningen, samt informera lärarkollegiet om institutionens verksamhet, att förbereda underlag till beslutsärenden rörande klassiska språk, att vara föredragande i institutionsstyrelsen för ärenden som rör klassiska språk, attestera fakturor, representationskostnader i enlighet med SU:s policy inom klassiska språk. Föreslås vara adjungerad i institutionsstyrelsen i frågor inom företrädarens ansvar. Uppdragstillägg: nej 9

12 Ämnesföreträdare (5 %) Ämnesföreträdarens närmaste chef är prefekten. Den administrativa chefen bereder det ekonomiska och personella utrymmet för föreslagna åtgärder. Uppdragets allmänna innehåll Har övergripande ansvar för ämnets forskning och utbildning, vilket medför särskilt ansvar för: - doktorand- och forskarseminarier inom ämnet, - utbildningens progression och forskningsanknytning, - ämnets forskarutbildning, - ämnets forskning, - att företräda ämnet inom och utanför universitetet (samverkan), Exempel på arbetsuppgifter: Föredragande/adjungerad i institutionsstyrelsen vid frågor som specifikt berör ämnet. Vara ett stöd för och samarbeta med aktuell biträdande studierektor. gällande planeringen av undervisning och ämnesstrategiska frågor (t.ex. inför bemanning, utlysning av nya anställningar). Bistå prefekten att föreslå sakkunniga/expert för ansökan om docentur, befordran som professor och/eller tillsättning av läraranställning. Kvalitetsbedöma forskningsprojekt inom ämnet som föreslås förläggas på institutionen och tillsammans med prefekt bedöma huruvida de är relevanta för den gemensamma forskningsmiljön vid institutionen. Sammankallar och leder ämneskonferenser. Ingår i strategigruppen samt i ledningsgruppen när ärenden som berör ämnet dryftas (på egen begäran eller på anmodan av prefekt). Adjungeras till institutionsstyrelsen för ärenden som berör ämnet. Ämnesföreträdare har inget formellt personal eller ekonomiansvar, men ska vara väl förtrogen med regelverk och resurstilldelningssystem. Uppdraget innehas i första hand av rekryterad professor, i andra hand av befordrad professor och i tredje hand av docentkompetent lärare i ämnet. Uppdragstillägg: nej 10

13 Administrativ chef Uppdragets allmänna innehåll - personalledning för den administrativa personalen (inklusive arbetsledning rörande administrativa uppgifter, med undantag för de studieadministrativa uppgifterna som faller under studierektorn för grund och avancerad nivå), - samordning, organisation och strategier rörande personal-, student- och ekonomiadministrationen, - budgetansvar för den gemensamma administration, - är i administrativa arbetsgivarfrågor institutionens företrädare inför förvalnitningen. Exempel på arbetsuppgifter - intern information till personalen rörande stödverksamheten, - utvecklingssamtal med administrativ personal (utom studieadministrativ personal), - bistår prefekten vid lönesamtal, - bistår prefekten vid psykosociala problem, - bistår prefekten vid kvalitets, arbetsmiljöarbete m.m. - bistår prefekten vid arbetsrättsliga frågor, - bistår prefekten vid beslutsärenden samt dokumentera dessa som beslutsärenden vid institutionsstyrelse, - löpande beslutsunderlag till prefekten (inför remissvar m.m.), - medverkan vid tjänstetillsättningar av administrativ personal/ kartläggning av behov inför en tillsättning, - bistår prefekten vid rumsfördelning samt i arbetet att skapa en generell policy och bästa utnyttjandegrad på institutionen, - handlägger personalärenden för samtliga personalkategorier - bistår vid tjänstetillsättningar av lärare/forskare, - bistår närmaste chef (studierektor, företrädare, föreståndare, prefekt) vid introduktion av nyanställda gällande anställningsvillkor, samt utarbetar en plan för hur vi introducerar våra nya medarbetare, - har övergripande ansvar för och bistår närmaste chef så att semester, sjukdom och ledigheten rapporteras in. Ingår i ledningsgrupp samt i den operativa ledningsgruppen och föreslås vara adjungerad i institutionsstyrelsen. Anställningsform.- Innehavaren är anställd som administrativ chef (inget uppdragstillägg). 11

14 Personliga egenskaper Beslut För samtliga nämnda uppdrag krävs en stark integritet och specifikt att man uppfyller de krav som ställs på chefer i enlighet med Chefspollicyn vid Stockholms universitet Chefspolicyn vid Stockholms universitet definierar i generella termer att varje chef på Stockholms universitet har tre övergripande uppdrag: 1. Att styra och leda verksamheten, medarbetarna och sig själv 2. Att företräda och utveckla verksamheten och medarbetarna 3. Att tillämpa lagar, avtal, policyer och att verkställa fattade beslut. Chefspolicyn syntetiserar vidare att varje chef ska 1. ha helhetssyn 2. vara strategiska 3. vara modiga 4. vara lyhörda 5. skapa engagemang Exempel på personliga egenskaper för personer med ledningsuppdrag vid institutionen är således att: - ha hög social kompetens och mycket god förmåga att leda och fördela arbetsuppgifter, - ha förmåga att hantera konflikter, - vara kreativa och ha förmåga att finna lösningar samt tillvarata personalens potential på bästa möjliga sätt, - vara stresstålig, - vara lyhörd för personalens (administrativ, lärande och forskande) önskemål, - ha stor ansvarskänsla för att verksamhetens mål uppfylls, - vara väl medveten om universitetets och institutionens värdegrund, regler och policies. 12