Arbets-, besluts- och delegationsordning för samhällsvetenskapliga fakulteten

Transkript

1 Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden BESLUT 11: A /06 Arbets-, besluts- och delegationsordning för samhällsvetenskapliga fakulteten I Göteborgs universitets beslutsordning ( ) och delegationsordning ( ) beskrivs gällande föreskrifter för beslut, ansvar och delegation. Enligt denna beslutsordning beslutar fakultetsnämnden om institutionsorganisation och övriga arbetsenheter inom nämndens ansvarsområde. I det följande beskrivs fakultetsnämndens arbets- och beslutsordning, liksom beslutsordning för institutionsledning. Beslutsordningen är fastställd av SFN Universitetets linjeorganisation innebär att ansvar och befogenheter särskilt gällande arbetsgivarfrågor är knutna till dekan/prefekt. Utgångspunkter Fakultetsnämndens viktigaste uppgift är att skapa goda förutsättningar för utbildning, forskning och samverkan med det omgivande samhället samt upprätthållandet av ett väl fungerande kvalitetssystem i enlighet med GUs verksamhetsmål och strategiska mål. Fakultetsnämnden har det yttersta ansvaret för att upprätthålla kvalitet i forskning och utbildning genom fördelning av resurser, lärarrekrytering och strategiska satsningar samt uppföljning av kvalitet och kvalitetsarbete. Fakultetsnämnden liksom i sin tur institutionsstyrelsen fattar beslut i strategiska frågor av principiell karaktär Den decentralisering som kännetecknar Göteborgs universitet innebär för fakultetsnämndens del att besluten skall ligga så nära verksamheten som möjligt. Detta innebär i sin tur att institutionerna utgör beslutande enhet i verksamhetsnära frågor. Dekan liksom i sin tur prefekt fattar beslut i löpande, operativa frågor Dekan liksom i sin tur prefekt är ytterst ansvarig för verkställandet av beslut fattat i fakultetsnämnd liksom i institutionsstyrelse Beslutsfattandet i fakultetsnämnden skall vara grundat i delaktighet, demokratiska processer och ett grundligt förankringsarbete innefattande institutioner, personal, fackliga organisationer och studenter liksom möjligheter till insyn och information GÖTEBORGS UNIVERSITET Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden Besöksadress Skanstorget 18, Postadress Box 720, Göteborg Tel +46(0) Fax +46(0) E-post Helena.Lindholm@globalstudies.gu.se

2 2 (10) Arbetsordning Samhällsvetenskapliga fakultetsnämndens (SFN) arbete skall vara fokuserat på strategiska och principiella frågor rörande kärnverksamheterna. SFN sammanträder en gång per månad och består av sex lärarrepresentanter och tre studeranderepresentanter. Dekanus är ordförande. Föredragande är mestadels fakultetskansliets handläggare, eller ledamot av SFN. Sammanträden i SFN föregås av ett arbetsutskott, av lärarförslagsnämndens sammanträde, av sammanträden med nämnden för utbildning på grund- och avancerad nivå (GAN) och nämnden för forskning och utbildning på forskarnivå (FUN), av möten med prefekter, studierektorer och studeranderepresentanter samt information/förhandling enligt Medbestämmandelagen (MBL). Därutöver bildas vid behov särskilda arbetsgrupper. Arbetsutskottet (AU) består av dekan, prodekan, vicedekan och en studeranderepresentant. AU utgör beredande organ. Lärarförslagsnämnden (LFN) består av fyra lärarrepresentanter och en studeranderepresentant. Fakultetskansliets personalhandläggare är sekreterare. Dekanus är ordförande för LFN. LFN behandlar och förbereder inför SFN frågor om läraranställningar, befordran till lektor respektive professor, docentkompetens samt andra ärenden rörande anställningsvillkor. Nämnden för forskning och utbildning på forskarnivå (FUN) består av fem lärarrepresentanter och en studeranderepresentant. Fakultetskansliets handläggare för forskningsfrågor och utbildning på forskarnivå är sekreterare. Vicedekan är ordförande för FUN. FUN behandlar och förbereder inför SFN frågor rörande forskningsstrategier, forskningens förutsättningar, organisation och innehåll av utbildning på forskarnivå, samt enskilda ärenden från doktorander. Nämnden för utbildning på grund- och avancerad nivå (GAN) består av fem lärarrepresentanter och en studeranderepresentant. Fakultetskansliets handläggare av utbildning på grund- och avancerad nivå är sekreterare. Prodekan är ordförande för GAN. GAN behandlar och förbereder inför SFN frågor rörande organisation, kvalitetsutveckling och pedagogisk utveckling. Prefektrådet syftar till en dialog mellan fakultetsledning och företrädare: rådets funktion är dels att i enlighet med linjeorganisationen informera prefekter om händelser och förändringar på central nivå liksom fakultetsnivå, dels att inhämta information och synpunkter från verksamheten. Prefektrådet syftar också till utbyte av synpunkter och idéer. Studierektorsmöten. Möten med studierektorer för utbildning på grund- och avancerad nivå, möten med studierektorer för utbildning på forskarnivå, liksom möten med företrädare för fakultetens studentorganisationer syftar likaledes till att utbyta information, synpunkter och idéer.

3 3 (10) Fakultetsledningen Dekanus, prodekan, vicedekan och kanslichef utgör ett ledningsråd. Dekanens ansvarsområden och beslutsområden framgår av besluts- och delegationsordning (se Göteborgs universitets beslutsordning samt delegationsordning ). Dekanus, prodekan och vicedekan har att representera fakulteten internt såväl som externt. Dekanbeslut fattas genom möten med berörda handläggare. Arbetsfördelning under perioden Dekanus Prodekan Vicedekan Ekonomi, budget, personalfrågor, ordförande för lärarförslagsnämnd, arbetsmiljö, miljö, internationalisering, kvalitet Utbildning på grund och avancerad nivå, ordförande för nämnd för utbildning på grund- och avancerad nivå; likabehandlingsfrågor; lokalfrågor, infrastruktur, IT Forskning och utbildning på forskarnivå, ordförande för nämnd för forskning och utbildning på forskarnivå

4 4 (10) Regler för institutionsledning Allmänt Alla institutioner skall ledas av styrelse och prefekt. Fristående centrumbildningar (CEFOS, CERGU, Nordicom, SSD) kan ha föreståndare med arbetsgivaransvar. Dessa enheter kan ha särskilda styrelser med delvis andra arbetsuppgifter än en institutionsstyrelse. Inom en institution kan finnas flera ämnen/ämnesinriktningar eller kunskapsområden, med fokus på innehåll och utveckling gällande utbildnings- och forskningsfrågor. För enheten för biblioteks- och informationsvetenskap gäller särskilt avtal mellan Göteborgs universitet och Högskolan i Borås. Utgångspunkt för ansvarsfördelningen mellan institutionsstyrelse och prefekt är att styrelsens arbete skall kunna koncentreras till frågor av strategisk karaktär samt principiella frågeställningar. Institutionsstyrelse 1. Styrelsen fattar beslut i strategiska, principiella frågor som rör institutionen. Institutionsstyrelsen har möjlighet att inrätta beredande organ/nämnder för exempelvis utbildningsfrågor. 2. Institutionsstyrelsen skall innehålla företrädare för lärare/forskare, studenter och övrig personal. Lärare/forskare skall vara i majoritet. Studenterna har rätt att ha minst tre ledamöter. De fackliga organisationerna skall ges möjlighet till närvaro- och yttranderätt. Företrädare för lärare/forskare och övrig personal kan ha ersättare. Studenterna har rätt att för sina företrädare ha personliga ersättare eller gruppersättare. 3. Institutionsstyrelsens mandatperiod skall normalt vara tre år. 4. Rösträtt vid val av lärare/forskare respektive övrig personal har den som vid valtillfället har ett förordnande som avser minst 40 % av heltid i minst sex månader. Fakultetsnämnden kan i särskilda fall bevilja undantag från denna regel. 5. Beslut om institutionsstyrelsens sammansättning fattas av fakultetsnämnden för varje institution särskilt och inför varje ny mandatperiod. Sådant beslut skall påkallas hos nämnden av institutionsstyrelsen. 6. Minst tre veckor före institutionsstyrelseval skall den avgående styrelsen fastställa och anslå sammansättningen av valkorporationerna för lärare/forskare respektive övrig personal. 7. Vid val av representanter för lärare/forskare respektive övrig personal skall en valberedning per korporation förbereda valet. I valberedningen skall både kvinnor och män vara representerade. Valberedningarna skall utses av institutionsstyrelsen, om inte minst hälften av de röstberättigade i någon av valkorporationerna till prefekten anmäler vilken sammansättning valkorporationens valberedning skall ha.

5 5 (10) Institutionsstyrelsens beslutsområden Ekonomi Fastställande av budget Årsbokslut Styrdokument Personal Verksamhetsplan Likabehandlingsplaner Arbetsmiljöplan Plan för kvalitetsarbete Ramar och riktlinjer för bemanning och rekrytering. Förslag till SFN om utlysning av tillsvidareanställningar Redovisningar Kvalitetsuppföljning Utvärderingar och andra större verksamhetsuppföljningar Utbildningsfrågor Förslag till SFN avseende examensbeskrivningar nya kursplaner nya utbildningsplaner allmänna studieplaner för utbildning på forskarnivå Antagning av doktorander Övriga frågor Uppdrag som likabehandlingsombud Frågor som prefekten väljer att hänskjuta till institutionsstyrelsen Frågor som fakultetsnämnden hänskjuter till institutionsstyrelsen Prefekt Allmänt om uppdraget Prefekt är verksamhetschef och ansvarar för institutionens ekonomi, förvaltning och personal. Prefekten har arbetsgivaransvar. Prefekten är också företrädare för institutionens utbildning och forskning. Som chef i linjeorganisationen utses prefekt av dekanus. Prefekten har också ansvaret för den direkta, dagliga ledningen och har beslutanderätten i alla löpande, operativa frågor. För innehav av prefektuppdrag förutsätts förmåga till beslutsfattande och förmåga att leda. Prefektuppdraget förutsätter också att innehavaren har stark förankring i utbildning och forskning. Det förutsätts därför att prefekten är professor eller docent. Endast disputerade lärare med tillsvidareanställning kan komma ifråga som prefekt eller ställföreträdande

6 6 (10) prefekt. Det är också möjligt att den ställföreträdande prefekten ges särskilt ansvar för vissa uppgifter. Ställföreträdande prefekt kan också företräda institutionen. Prefekt och ställföreträdande prefekt ingår i styrelsen. I händelse det finns fler än en ställföreträdande prefekt är det den av dessa vilken utsetts att träda in i prefektens ställe vid eventuell frånvaro som ingår i styrelsen. Prefekten skall vara ordförande i institutionsstyrelsen och ställföreträdande prefekt dess vice ordförande. Vid prefektens förfall inträder ställföreträdande prefekt som ordförande. Prefekten har möjlighet att inrätta ledningsgrupper för samordning av ledningsfunktioner. Prefektuppdragets omfattning Prefekten arvoderas enligt av fakultetsnämnden fastställda riktlinjer och gällande avtal. Nämnden förutsätter att institutionsstyrelsen beviljar innehavaren tillräcklig omfattning i tjänstgöringen för att han/hon på ett kompetent sätt skall kunna fullgöra uppdraget. Riktmärken kan avgöras av institutionens storlek, omsättning och volym, dock skall prefektuppdraget omfatta minst 50 % av tjänst. Utseende av prefekt Prefekt och ställföreträdande prefekt utses av dekanus på förslag från institutionsstyrelsen. Prefekt och ställföreträdande prefekt utses vid varje tillfälle för normalt tre år. Fakulteten rekommenderar starkt att en prefekt, för kontinuitetens skull, kvarstår två perioder. I fråga om utseende av föreståndare gäller särskilda föreskrifter för respektive enhet. Institutionsstyrelsens förslag till prefekt och ställföreträdande prefekt skall bygga på ett förfarande där en beredningsgrupp inhämtar synpunkter från lärare/forskare, teknisk/administrativ personal och studenter. Dokumentation av tillvägagångssättet skall bifogas institutionsstyrelsens förslag till prefekt och ställföreträdande prefekt. I den process som föregår institutionsstyrelsens förslag skall valberedningen eller den grupp som bereder ärendet samråda med dekanus om det eller de förslag som föreligger. Möjlighet kan finnas att i enlighet med GU.s strategiska plan pröva extern rekrytering genom att utlysa prefektuppdrag som en anställning. Verksamhetskännedom skall alltid föreligga i form av erfarenhet av utbildning och forskning. Extern rekrytering betyder således tillsvidareanställning som lektor/professor. Ett sådant förfarande skall också beredas i samråd med dekanus. Allmänt prefektansvar och beslutanderätt Prefekten ansvarar för den dagliga ledningen av institutionen och har beslutanderätten i alla löpande och operativa ärenden. Prefekten har det samlade ansvaret för institutionens verksamhet, förvaltning, ekonomi, personal och arbetsmiljö. Prefekten har även ansvaret för institutionens utåtriktade verksamhet och har att företräda institutionen när så är påkallat. Detta gäller såväl inom universitets- och fakultetsorganisationen som externt i förhållande till samhällsorgan eller forskningsfinansiärer. Prefekten har ansvar för institutionens kvalitetsarbete enligt vad som stadgas i de särskilda planer som gäller för

7 7 (10) universitet och fakultet. Det åligger prefekten bl. a. att tillse att det finns en fastställd plan för kvalitetsarbetet. Prefekten har ett informationsansvar gentemot institutionen och personalen, har att fullgöra de uppdrag som tilldelas av dekanus och/eller fakultetsnämnd, skall planera institutionens verksamhet, följa upp att planerna följs samt följa upp verksamheten och analysera resultatet, skall sträva efter att skapa och upprätthålla goda betingelser för institutionens utveckling inom utbildning och forskning, skall också tillse att institutionen har en sådan organisationsstruktur att alla delar av verksamheten blir företrädda inför viktiga beslut och att ett demokratiskt likväl som transparent förhållningssätt präglar beslutsfattandeprocessen. Förvaltningsansvar Prefekten ansvarar för att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Utöver vad som regleras i lagar, förordningar och föreskrifter har prefekten ansvar för att riktlinjer, anvisningar, instruktioner eller andra bestämmelser (policies, handlingsplaner, uppdrag och regler) som utfärdats av universitetsstyrelsen, rektor, fakultetsnämnd, dekan eller institutionsstyrelse följs. Ekonomiskt ansvar Prefektens ansvar för institutionens ekonomi inkluderar samtliga ekonomiska åtaganden som görs vid institutionen, oavsett finansieringsform. Inom ramen för de av institutionsstyrelsen föreslagna och SFN fastställda budgetramarna, beslutar prefekten om fördelning av medel och åtaganden. Prefekten har ett övergripande ansvar för de beslut som fattas om medel som anvisats till forskningsprojekt ledda av enskilda forskare. Detta ansvar omfattar främst en tillsyn att inga viktiga åtaganden sker inom ekonomi- och personalområdet som inte godkänts av prefekten. Prefekten ansvarar för att den ekonomiska styrningen tydliggörs i verksamhetsplaneringen samt att budget upprättas för samtliga medel vid institutionen, ekonomisk uppföljning sker månadsvis varvid väsentliga avvikelser motiveras och rapporteras till fakultetskansliet, attestordning upprättas och efterlevs, beslutade rutiner för intern kontroll efterlevs att budgeten är i balans för att medel disponeras på det sätt som är motiverat av verksamheten och att medel finns tillgängliga för ändamålet

8 8 (10) Personalansvar Prefekten ansvarar för institutionens personal, vilket bland annat innebär en bemanning och kompetens som är optimal med hänsyn till verksamheten. Viktiga uppgifter i sammanhanget är bl. a. att utveckla ett gott ledarskap som gynnar arbetstillfredsställelse och engagemang, att lägga stor vikt vid rekrytering av nya medarbetare, att ge de anställda möjligheter till den utveckling och de resurser de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter väl och att skapa en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö vid institutionen. Prefekten ansvarar för att individuella utvecklingssamtal erbjuds alla anställda för att stimulera personlig och yrkesmässig utveckling. Prefekten lägger förslag till löneinplacering för nyanställda samt ansvarar för institutionens samlade lönebud inför varje ny löneförhandling. Prefekten ansvarar för att lönesamtal erbjuds samtliga anställda; lönekriterierna skall därvid vara kända. Prefekten fattar beslut om tjänstgöringsplaner och bemanning utifrån beslutade budgetramar visstidsförordnanden, vikariat och projektanställningar befattningsbeskrivningar Utbildningsfrågor Prefekten fattar beslut om förslag till SFN avseende examinatorer förslag till SFN avseende justeringar i kursplaner individuella studieplaner för doktorander förlängning av studietid och anställning som doktorand i enlighet med HF 5 kap 7 och HF 6 kap 36 Särskilda ansvarsområden Arbetsmiljö Prefekten har ansvaret för institutionens arbetsmiljö efter de regler som anges i arbetsmiljölagen. Dessa avser bl. a. ansvar för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att på olika sätt stimulera utvecklingen av en god arbetsmiljö. Prefekten skall som arbetsgivare även ansvara för att de mål som anges i det lokala arbetsmiljöavtalet samt i Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy efterlevs och genomförs. Detta gäller bl. a. att det finns utarbetade rutiner för att kartlägga och analysera institutionens arbetsmiljörisker samt att det finns en handlingsplan och att det fortlöpande vidtas åtgärder för att förbättra arbetsmiljön i syfte att förebygga skador. Arbetsmiljöansvaret innebär också att verka för en arbetsmiljö som präglas av ett gott samarbetsklimat, delaktighet, öppenhet för nya idéer och åsikter, frihet från trakasserier av alla slag och ett konstruktivt hanterande av konflikter.

9 9 (10) Den interna beslutsstrukturen skall vara väl känd hos de anställda. Information kan överföras exempelvis genom regelbundna arbetsplatsträffar. Det bör särskilt uppmärksammas att frågor av detta slag inte ligger på institutionens arbetsmiljöombud. Arbetsmiljöombudet är de anställdas företrädare inom arbetsmiljöområdet, medan prefekten fullgör arbetsgivarens arbetsmiljöansvar i enlighet med rektors uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Likabehandling Prefekten har även ansvar för institutionens likabehandlingsarbete enligt vad som stadgas i lagar och avtal samt i de särskilda planer som gäller för universitet och fakultet. Det åligger prefekten att tillse att det finns en plan för likabehandlingsområdet för institutionen samt att i övrigt tillse att det inte förekommer diskriminering med hänsyn till kön, etnicitet, religion, sexuell läggning eller i övrigt. Miljö och hållbar utveckling Prefekten ansvarar för institutionens arbete med miljö och hållbar utveckling. Prefekten skall bl. a. tillse att rutiner i miljöhandboken följs. Det innebär även att medverka i återrapportering av nyckeltal och indikatorer samt genomförande av uppdrag i enlighet med universitetets och fakultetens handlingsplaner för miljö och hållbar utveckling. Arbetsformer Prefekten får delegera befogenhet (men inte ansvar) till annan befattningshavare inom institutionen, om inte rektor, fakultetsnämnd eller dekanus beslutat annat (se av fakultetsnämnden fastställd delegationsordning). Delegationsbeslut ska vara skriftliga och tidsbegränsade och skall sändas till samhällsvetenskapliga fakultetskansliet. Samhällsvetenskapliga fakulteten betonar starkt vikten av att det rekryteras kvalificerad administrativ personal för institutionens administration. Studierektor För utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå skall finnas en eller flera studierektorer. Studierektor/er utses av prefekten. Uppdraget som studierektor innefattar ett pedagogiskt ledarskap och studieadministrativt ansvar, inkluderande pedagogiskt utvecklingsarbete, kvalitetsutveckling, planering av innehåll i och organisation av utbildningar. Uppdraget innebär även planering av utbildningsuppdraget, fördelning av helårsstudieplatser, undervisningsbemanning samt uppföljning av studieprestationer. Inom ramen för uppdraget ingår viss ekonomisk planering och uppföljning i relation till fördelning av helårsstudieplatser och uppföljning av prestationer. Studierektor för utbildning på forskarnivå ansvarar även för kontakter med doktorander, allmänna och individuella studieplaner samt frågor relaterade till handledningen av doktorander.

10 10 (10) Studierektor/er kan företräda institutionen vid de tillfällen där så är påkallat. Studierektor/er ansvarar för att informera om institutionens utbildningar. För innehav av studierektorstuppdrag förutsätts förmåga till pedagogisk ledning. Uppdraget förutsätter också att innehavaren har stark förankring i utbildnings och pedagogiska frågor samt i frågor om utbildningens forskningsanknytning. Endast lärare med tillsvidareanställning kan komma ifråga som studierektor. För innehav av uppdrag som studierektor för utbildning på forskarnivå krävs att innehavaren är docentkompetent. Studierektor arvoderas enligt av fakultetsnämnden fastställda riktlinjer och gällande avtal. Nämnden förutsätter att institutionsstyrelsen beviljar innehavaren tillräcklig omfattning i tjänstgöringen för att han/hon på ett kompetent sätt skall kunna fullgöra uppdraget. Riktmärken kan avgöras av institutionens storlek, utbildningens volym och karaktär. Studierektorsfunktionen för utbildning på grund- respektive avancerad nivå förutsätter ett uppdrag om minst 30 % av tjänst. Studierektorsfunktionen för utbildning på forskarnivå förutsätter minst 10 % av tjänst. Ombud för likabehandling Ombud skall finnas för likabehandlingsområdet, inkluderande jämställdhet och jämlikhet. Ombud skall utses bland dem som valts till institutionsstyrelsens ordinarie ledamöter. Uppdraget kan ingå i en funktion, alternativt vara uppdelat på flera personer. För uppdraget krävs minst 5 % av tjänst. Kompetenskrav För kunna fullgöra uppdrag som prefekt, ställföreträdande prefekt och studierektor krävs utbildning i frågor rörande ekonomi, personal, arbetsledning och motsvarande. Sådan utbildning skall erbjudas i universitetets eller fakultetens regi och det krävs att innehavaren på ett tidigt stadium tar del av sådana eller motsvarande ledarskapsutbildningar. Ombud för likabehandling skall genomgå utbildning anordnad av likabehandlingskommittén.