Prefekterna. Val till institutionsstyrelse för mandatperioden

Transkript

1 1(5) Dnr SU Dok 1 Handl. Marianne Westman Utredare Tel E-post marianne.westman@adm.su.se Prefekterna Val till institutionsstyrelse för mandatperioden Allmänt Ny institutionsstyrelse ska väljas under hösten 2011 så att den nya styrelsen är konstituerad till Mandatperioden för institutionsstyrelse är lika för samtliga institutioner och ligger fast enligt tidigare beslut av universitetsstyrelsen, dvs är inte påverkad av mandatperioden för prefekterna. Prefekten ansvarar för att valet förrättas enligt universitetets regler för institutionsstyrelseval. De institutioner som idag har en av rektor sedan tidigare beslutad sammansättning av styrelsen, kan utan vidare åtgärd, fortsatta med denna sammansättning under förutsättning att samtliga platser för lärare/forskare och TA-personal, såväl ordinarie som suppleantplatser, kan bemannas enligt det föreliggande beslutet. Observera att eventuella tidigare meddelade dispenser för innevarande mandatperiod upphör att gälla per Dispenser meddelas mycket sparsamt, och endast då synnerliga skäl föreligger. Kan en styrelse inte bemannas enligt föreliggande sammansättningsbeslut ska sammansättningen ses över och institutionen inkomma med ändringsförslag. Det bör även observeras att den tidigare huvudregeln, att varje forskarutbildningsämne ska vara representerat i institutionsstyrelsen av en professor eller annan docentkompetent lärare, numera är undantagsregel. Detta påverkar inte de institutioner som har sådan ämnesrepresentation, om man inte vill ändra på detta, eftersom rektor då måste tillskrivas för att en ändring ska komma till stånd. De ledningsformer som finns för institution är institutionsstyrelse resp s.k. prefektstyre. Se även Arbetsordning med regler för delegering vid Stockholms universitet, fastställd av universitetsstyrelsen att gälla fr.o.m

2 2(5) Sammansättning av institutionsstyrelse Sammansättningen av de olika institutionsstyrelserna fastställs av rektor efter förslag från institutionen genom dess prefekt. Detta gäller även önskat suppleantsystem (personliga eller gruppsuppleanter). Rektors beslut fattas efter samråd med berörd dekan. Enligt universitetets egna regler ska minst två tredjedelar av institutionsstyrelsens ledamöter vara vetenskapligt kompetenta lärare/forskare och högst en tredjedel studenter (dock minst tre studenter). Lärarna/forskarna inkl prefekt och stf prefekt ska således alltid vara i majoritet i styrelsen som helhet. Prefekt och ställföreträdande prefekt är självskrivna i institutionsstyrelsen, och kan i förekommande fall även vara ämnesrepresentanter, jfr följande stycke. Minst hälften av gruppen övriga lärare/forskare i styrelsen utöver prefekt och ställföreträdande prefekt ska vara professorer eller andra docentkompetenta lärare. Dessa professorer/docenter kan samtidigt vara ämnesrepresentanter, om institutionen begärt ämnesrepresentation hos rektor. Varken vicerektor, dekan, prodekan eller sektionsdekan/motsvarande kan ingå i institutionsstyrelse. Teknisk-administrativ personal bör ha minst en representant. På större institutioner kan representanterna vara två eller tre i synnerhet om både teknisk och administrativ personal finns som egna större grupper. Studenterna har alltid rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation (2 kap. 7 HL). Antalet studentrepresentanter i institutionsstyrelse är inte reglerat i lagstiftningen på lika sätt som för universitetsstyrelse som ska ha tre studentrepresentanter. Målsättningen (kravet) är att antalet ska vara lika för institutionsstyrelse, så att samtliga utbildningsnivåer kan finnas representerade. Studentantalet kan vara högre om ämnena är många vid institutionen eller om institutionen är mycket stor med en stor styrelse. Dock får balansen lärare-studenter inte rubbas. Om institutionsstyrelse finner det angeläget kan utöver ovanstående ingå externa ledamöter t ex yrkeslivsrepresentanter eller anställd vid annan institution eller högskola. Det måste då beaktas att de vetenskapligt kompetenta lärarna/forskarna alltid ska utgöra flertalet av det totala antalet ledamöter. Beroende på institutionens verksamhet kan lärare/forskare från annan institution eller högskola i synnerliga fall räknas in i den egna lärargruppen, om rektor så beslutar. Institutionsstyrelse kan alltid efter eget beslut bevilja sakkunniga/motsvarande närvaro- och yttranderätt vid sina sammanträden. Detsamma gäller för beviljande av parallell närvaro- och yttranderätt för styrelsesuppleanterna. Den som innehar administrativt uppdrag som studierektor har alltid närvaro- och yttranderätt när utbildningsfrågor behandlas.

3 3(5) Prefekten är ordförande och stf prefekten vice ordförande i institutionsstyrelsen, om rektor inte beslutat annorlunda. Vid förfall för prefekten inträder suppleant för röstning, medan ordförandeskapet övertas av stf prefekten; vid förfall för stf prefekten inträder suppleant för röstning. Prefekt och stf prefekt och/eller i förekommande fall suppleant för någon av dessa har därmed alltid två röster tillsammans. Suppleanter för de anställda (lärare och TA) kan antingen vara personliga eller gruppsuppleanter. Vid valet av suppleant gäller samma principer som för valet av ordinarie ledamot. Vetenskapligt kompetent lärare/forskare ersätts således av vetenskapligt kompetent suppleant, företrädesvis från samma akademiska nivå. Studenterna avgör själva om de vill utse suppleanter. Rösträtt och valbarhet för anställda Rösträtt och valbarhet som lärarrepresentant tillkommer den som uppfyller kraven för val (röstning resp. valbarhet) till fakultetsnämnd enligt rektors beslut , se bilaga rektors beslut om föreskrifter för val av fakultetsnämnd m.m. Rösträtt och valbarhet vid val av representanter för TA-personal har den som har huvudsakligen tekniska eller administrativa arbetsuppgifter, jfr följande stycke. För anställda gäller att rösträtt och valbarhet endast föreligger vid en institution och inom en valkorporation. Den som har en delad anställning, t ex 50% undervisning, 50% tekniska eller administrativa uppgifter väljer själv inom vilken korporation denne/a vill rösta. Huvudregeln bör dock vara att man är röstberättigad utifrån de huvudsakliga arbetsuppgifter man har vid röstningstillfället. Den som tillhör två institutioner (50% vid vardera institutionen) väljer själv vid vilken institution denne/a vill rösta och har att meddela berörda prefekter. Utöver vad som sägs ovan gäller för rösträtt och valbarhet kravet på anställning antingen tillsvidare eller meddelad för minst två år i taget, löpande över tiden för valet. Anställningen ska dessutom omfatta minst 50%. En person kan således ha rösträtt men inte vara valbar, t ex om en anställning upphör direkt efter röstningstillfället. Den som ska nomineras och väljas in på en ordinarie eller suppleantplats bör kunna beräknas finnas på plats under hela den kommande mandatperioden. Självskrivna ledamöter har rösträtt. Vicerektor, dekan, prodekan, sektionsdekan/motsvarande har rösträtt vid sin institution under förutsättning att den ursprungliga anställningen vid institutionen samtidigt upprätthålls till minst 50%. Den som är tjänstledig till 100% från universitetet vid valtillfället har inte rösträtt (gäller inte föräldraledighet/motsvarande).

4 4(5) Valförfarande Jämställdheten ska särskilt beaktas vid valförrättningar (HL 1:5, HF 1:8). Det kan i synnerliga fall innebära att kvotering skulle kunna vara nödvändigt. Valen förrättas av prefekten, eller den han/hon sätter i sitt ställe. Prefekten beslutar efter samråd med övriga röstberättigade lärare/forskare vid institutionen om lärarna ska bilda mer än en valkorporation för val av lärarrepresentanter. Motsvarande gäller även för TA-personal om de ska besätta flera platser, T resp A. Prefekten ansvarar för att röst- och valbarhetslängder upprättas för de röstberättigade/valbara, samt att längden/erna offentliggörs inom institutionen på lämpligt sätt innan ev. nomineringsperiod och valet genomförs. Om prefekten finner det lämpligt kan valbarhet framgå av röstlängden, om inte, ska en längd för vardera ändamålet upprättas. Information ska också ges till de röstberättigade om till vilka platser de ska rösta, och hur dessa platser fördelats. Val ska ske med slutna sedlar. Om endast en kandidat nominerats till viss plats, kan val ske med acklamation, om ingen begär omröstning. Vid lika röstetal skiljer lotten. Inom större institutioner och/eller inom större valkorporationer bör valen genomföras på lika sätt som valen till fakultetsnämnd, dvs med valberedning och nomineringsperiod. Suppleanter väljs enligt det valsystem prefekten beslutar om. Prefekten beslutar även om vilket tillvägagångssätt som ska vara tillämpligt vid fyllnadsval. Studentrepresentanterna utses enligt HF 1:7 för ett år i taget. Studentrepresentant ska vara registrerad vid institutionen under sin mandatperiod. Student som har anställning som doktorand, assistent eller amanuens tillhör studentkategorin. Adjunkter som inom ramen för sin tjänst genomgår doktorandutbildning kvarstår inom adjunktgruppen. Har adjunkt däremot tagit tjänstledigt från sin anställning för att genomgå forskarutbildning, tillhör han/hon studentkategorin. Ev. externa ledamöter utses på sätt prefekten beslutar. För externa ledamöter utses i förekommande fall personliga suppleanter. Förslag till ändrad styrelsesammansättning och eventuell begäran om dispens från gällande regelverk ställs till rektor med angivande av diarienummer Dnr SU och ska vara registrator tillhanda senast måndagen den 31 oktober Uppgift om valda personer (ordinarie, suppleanter och ev. externa) samt procentuellt valdeltagande ska inges till fakultetens dekan (adresseras till Ledningskansliet, Marianne Westman) inom en vecka efter avslutat val.

5 5(5) De institutioner som är berörda av eventuella förändringar inom fakulteten (omorganisationer, sammanslagningar, flytt av ämnen etc) kan i vissa fall, om rektor så beslutar, beviljas undantag från att genomföra val nu under hösten och få innevarande mandatperiod förlängd för en kortare tidsperiod. För att eventuella särskilda beslut ska kunna fattas, bör rektor tillskrivas skyndsammast, dock senast fredagen den 30 september Eventuella anmärkningar mot institutionens valförfarande prövas av rektor under förutsättning av att anmärkningen skriftligen inkommer inom sju arbetsdagar efter den dag valresultatet offentliggjorts. Information lämnas av undertecknad marianne.westman@adm.su.se samt kommer att läggas ut under på medarbetarwebben under valförrättningar. Enligt uppdrag: Marianne Westman