Verksamhetsplan. För ekonomistaben vid skolan för industriell teknik och management, ITM, 2014

Transkript

1 Skapat av Ekonomistaben ITM Verksamhetsplan För ekonomistaben vid skolan för industriell teknik management, ITM, 2014

2

3 Skapat av Ekonomistaben ITM 1 Organisation Ekonomi: Redovisnings: Jeanette Jakobsson Birgitta Ekblad Carola Pettersson Moa Alsén Sjöberg samt ITM:s forskargrupper Sara Karlsson Ann Catherin Hörjel Malin Wennertun Vakant Linda Månsson Karin Carlsson - ekonom EGI i nära samarbete med Annelie Ylitalo Quarford, Ava, EGI - ekonom INDEK, IIP, Utbildningskansliet, Dean s office i nära samarbete med Caroline Pettersson, Ava, INDEK, Sarah Golibari, Ava, IIP, Andreas Alm Arvidsson, utbildningskansliet. - ekonom MSE, TMT i nära samarbete Med Eva Sundén, Ava---, MSE Jessica Matz Hammarlund, Ava, TMT - ekonom MMK, EU i nära samarbete med Gunilla Hugosson, Ava, MMK - ekonom EU i nära samarbete med ITM:s forskargrupper - ekonomiadministratör, INDEK MMK - ekonomiadministratör, MSE IIP - ekonomiadministratör 2 Verksamhet Redovisningen är centraliserad till Deans office. I det övergripande ansvaret ingår att vara en servicefunktion gentemot skolans avdelningar samt se till att ITM följer KTHs regelverk riktlinjer för redovisning. Här tas också, i samverkan med verksamheten, fram riktlinjer för arbetet så att ett likvärdigt arbetssätt etableras när det gäller redovisning, budget årsbokslut. Inom ekonomistaben hanteras all löpande redovisning, bokslut, reskontra fakturering samt redovisning av EU-projekt externa avtal. 1 (9)

4 Nätverk Ekonomistaben deltar i följande av KTH:s skolans nätverk Ekonominätverk Redovisningsnätverk EU-nätverk 2 (9)

5 3 Mål aktiviteter för verksamheten Effektivisering av ekonomistabens arbete Mål för verksamhetsåret Mål Ta fram processer rutiner för effektivisering Hur mäta att vi uppnått målet Egen kontroll När uppnått mål Fastslagna i ITMs ledningsgrupp EU-process Processkarta Remissomgång Revidering Beslut Rutinbeskrivningar Implementering Ta fram processkarta från projektidé till slutrapportering Skicka ut remissen/träffa representanter för forskare ITM, AVA, Research office KTH Revidera utifrån synpunter Processen fastställs i ITMs ledningsgrupp Ta fram rutinbeskrivningar kopplat till processen EU-processen skall vara implementerad förankrad ute i organisation dec-13 EU-gruppen EU-gruppen feb-14 EU-gruppen EU-gruppen apr-14 EU-gruppen EU-gruppen maj-14 EU-gruppen EU-gruppen sep-14 EU-gruppen EU-gruppen okt-14 EU-gruppen EU-gruppen 3 (9)

6 3.1.3 Uppstart av projekt Processkarta Ta fram processkarta feb-13 Jeanette Jeanette Remissomgång Skicka ut maj-13 Linda Linda remissen/träffa samtliga intressenter Revidering Revidera processen sep-13 Linda Linda utifrån synpunkter Beslut Processen fastställs i jan-14 Jeanette Jeanette ITMs ledningsgrupp Implementering Processen skall vara implementerad förankrad ute i organisationen feb-14 Jeanette Jeanette Kundfakturering Blankett Blankett skapas mar-14 Kontogruppen Karin Processkarta Ta fram processkarta feb-14 Kontogruppen Karin Remissomgång Skicka ut mar-14 Kontogruppen Karin remissen/träffa AVA Beslut Processen fastställs i jun-14 Karin Karin den administrativa ledningsgruppen Implementering Processen skall vara sep-14 Karin Karin implementerad förankrad ute i organisationen Internutbildning ITM önskar få internutbildning via UF ht 2014 UF Karin 4 (9)

7 3.1.5 Sak attestant Samordning Utbildning Samordna aktiviteten med kommunikationsstaben "Inköp upphandling" Utbilda sakattestanter inom ITM vt 2014 Kontogruppen Karin ht 2014 Karin Karin Rutiner kopplade till kontogruppen Euroline EFH Inventering Förankra Beslut Implementera Ta fram rutinbeskrivning över hur vi hanterar ITMs terminaler kvitton. Ta fram rutinbeskrivning över hur vi ska arbeta i EFH Ta fram rutinbeskrivning över hur vi ska utföra inventering Rutinerna ska förankras hos AVA Beslut tas i den administrativa ledningsgruppen Implementera de nya rutinerna göra dem kända ute i organisationen ht 2014 Annki Karin ht 2014 Malin Karin ht 2014 Malin Karin ht 2014 Karin Karin ht 2014 Karin Adm ledningen ht 2014 AVA Karin 5 (9)

8 3.2 Ökad samverkan genom kommunikation ut mot samtliga intressenter Mål Synliggöra Dean s office dess resurser Hur mäta att vi uppnått målet Egen kontroll När uppnått mål Kontinuerligt Mötesformer för uppföljning Planera in möten Planera in möten Månadsuppföljning Uppföljning tertial Möten med respektive forskare som har EUprojekt skall bokas in vid terminsstart enl EU-processen Vid terminsstart planera in samtliga möten AVA, projektgruppen följer upp månadsavsluten AVA, projektkontogrupp samt HR följer upp efter tertial (önskvärt att prefekt är med) Början jan 2014 EU-gruppen EU-gruppen jan-14 Början feb 2014 April, Aug, Dec 2014 AVA, AVA, Projekt, Konto, HR 3.3 Effektiv samverkan med ITM:s ledning Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Ta fram rapporter, analyser, uppföljning Egen kontroll (9)

9 3.3.1 Uppföljning Planera in möten jan-14 Månadsuppföljning Uppföljning tertial Feedback Vid terminsstart planera in samtliga möten AVA, projektgruppen följer upp månadsavsluten AVA, projektkontogrupp samt HR följer upp efter tertial (önskvärt att prefekt är med) Ta in synpunkter på vad organisationen ser som utvecklingsområden kopplat till ekonomistaben Början feb 2014 April, Aug, Dec 2014 AVA, Projektgrupp AVA, Projekt, Konto, HR 2014 Ekonomistaben Adm chef VIS-portfölj vid ITM Rapporter Skapa rapporter vt 2014 Dekan Förankring Rapporterna skall vt 2014 Ekonomistaben Adm chef förankras i ITMs ledningsgrupp Fastställa Rapporterna skall vt 2014 fastställas av ITMs ledning Utbildning Ekonomistaben får ht 2013/vt Ekonomi utbildning i att skapa egna rapporter 2014 Utbildning Utbildning i VIS genomförs för hela ekonomistaben vt 2014 Ekonomi Adm chef 7 (9)

10 3.4 Motiverade, kompetenta engagerade medarbetare Mål Ökad trivsel på arbetet genom kompetensutveckling - individ, grupp, enhet Hur mäta att vi uppnått målet Medarbetarundersökning När uppnått mål Kontinuerligt 8 (9)

11 3.4.1 Kompetensutveckling individ Utbildning Utbildning Plan för individ PRAO Ekonomistaben får utbildning i att skapa egna rapporter från VIS Utbildning i VIS genomförs för hela ekonomistaben Samtliga medarbetare skall ha/få en individuell utvecklingsplan Samtliga medarbetare skall få möjlighet att vara ute i organisationen alt. på UF under ett par dagar ht 2013/vt 2014 Ekonomi vt 2014 Ekonomi Adm chef vt 2014 Ekonomi Adm chef/ekonomi Start 2014 AVA Adm chef Delmål grupputveckling Internat Grupputveckling steg 2, fortsättning, tillsammans med Magnus Åkesson maj Ekonomistab Ekonomi/Adm chef 9 (9)