Lägesrapport folkhögskolekansliet

Transkript

1

2 Lägesrapport folkhögskolekansli Presentationen innehåller: 1. En genomgång av nuläget på folkhögskolekansliet 2. Ett underlag inför samtal om framtida organisation av folkhögskolorna ägda av Västra Götalandsregionen 3. Dokumentation

3 Folkhögskolorna i siffror Omsättning 2013 Antal anställda 2013 Antal deltagare på långa kurser/år Antal internatplatser Antal enheter Antal skolor 187 milj 290 st 1070 st (80% allm kurs) 250 st 7 st 13 st

4 Lägesrapport folkhögskolekansli Okt 2012, beslut om gemensam organisation Augusti 2013, uppstart av kansli Februari 2013, anställning av förvaltningschef

5 Nuvarande kansli och organisation Kansli Controller 100% IS/IT 50% Koordinator 50% HR (inköpt) 100% Förvaltningschef Agnesberg Billströmska Dalsland Fristad Grebbestad Göteborg Vara

6 Gemensamma beslut genom kansliet Gemensam växellösning Gemensamt HR Stöd Gemensamma nyckeltal Utveckling av alla skolors IS/IT infrastruktur Gemensam fortbildning Interkommunala ersättningar

7 Kansliets arbete 2013 Samverk ansavtal Skolorna erbjuder Kartläggning av verksamhetsprocesser konferensmöjligheter Ramverk för hantering av styrelsehandlingar Bereder gemensamma underlag för styrelser Utbildning av Spanska läkare Ansvar för förverkligandet av projektet ungdomslotsar

8 Verksamhetsprocesser Möten med våra deltagare Innan kursstart Processer kopplade till deltagarmöten I anslutning till kursstart Kursgenomförande Efter avslutad kurs Digitala system Andra typer av processer Möjliga samordningar mellan skolor o system Nationell nivå Regional nivå mellan skolor

9 När alla uppgifter är kompletta. Nationellt arbete med administrativt system för folkhögskolor Ansökningsformulär på FIN, eget formulär, Inmatning av administratör Andra aktörer Krav: Arbeta i systemet online (med offlinemode) Bygga organisationsstrukturer i systemet med folkbildningsrådet i toppen Tillgänglighetsanpassat (skall funka för hjälpmedel) Flexibel rättighetsstyrning Mycket hög säkerhet Plattformsoberoende Standardiserat språk Rapporter till myndigheter Folkbildningsrådet, SKL, RIO hämtar själv rapporter. Automatiserad kommunikation med deltagare. Svarsbrev/mail/sms m.m. Rapportering vid studiestart Ansökan till SPSM Villkorade statsbidrag. Skolorna måste visa att dom uppfyller kravet i systemet. Interna rapporter, deltagarelistor Intyg Admini strativt system Eventuellt godkännand e av rektor Ekonomi Fakturor/ fakturaunderl ag Bokning av resurser Statistik Lärarinloggning Antagningsunderlag. Under kursen även: Registrering av behörigheter, omdömen, fullgjord kurs. Lärplattform Pedagogiskt verktyg (Intra för personal) Extern modul Schemaläggning Extern modul Närvaro Extern modul T.ex. Office365 Extern tjänst

10 Lägesrapport folkhögskolekansli Presentationen innehåller: 1. En genomgång av nuläget på folkhögskolekansliet 2. Ett underlag inför samtal om framtida organisation av folkhögskolorna ägda av Västra Götalandsregionen 3. Dokumentation

11 Folkhögskolornas administrativa arbete Redovisning (uppdrag) Ekonomi Deltagare Personal Styrelser

12 Förändring av administration kopplat till gemensam folkhögskolestyrelse Administration kopplat till styrelsearbetet De administrativa resurser som idag används på skolor effektiviseras och flyttas in centralt med start 1/ Administration kopplat till ekonomihantering Resurser som finns idag effektiviseras och används delvis på skolor och flyttas delvis in centralt med start succesivt under 2014 och 2015 Admin för redovisn. Resurser som finns idag effektiviseras och flyttas in centralt med start succesivt under 2015

13 Effektiviseringar inom administration Behovet av Nämnsekreterare minskar Arbete med underlag till styrelse inför beslut minskar (förändrad roll för rektor) Behovet av ekonom minskar på skolorna och flyttas in centralt, Behov av viss ekonomihantering på skolorna finns fortsatt Styrelseadministration Ekonomiadministration Redovisningsadministration Effektivisering kopplat till minskning av rapportering till VGR Succesiv förändring och effektivisering under 2015

14 Styrelsernas kostnader Kostnaderna för alla 7 folkhögskolestyrelserna under 2012 och 2013 har i princip varit oförändrade 2 miljoner kr/år. En gemensam styrelse innebär att kostnaden för styrelsearbetet kommer att minska.?

15 Effektiviseringar av administration Omställningen bör ske succesivt under 2014, 2015 och Ombyggnad av regiongemensamma system för ekonomi och personalhantering 2014 Resurser och uppgifter fortsätter att förflyttas från skolorna till det gemensamma kansliet Effektiviseringen som möjliggörs bör utnyttjas för skolornas kurativa och pedagogiska verksamhet.

16 Sammanfattning nuläge Kansliet består av förvaltningschef, controller, IS/IT kompetens, koordinator samt HR stöd. Total omfattning 400% Effektivisering genom bland annat - genomlysning av verksamhetsprocesser. - förändrat HR stöd - utveckling av IS/IT infrastruktur Stöd till skolorna i arbetet med förändrad regionstödsmodell Arbete med nytt nationellt administrativt system för alla folkhögskolor

17 Sammanfattning gemensam folkhögskolestyrelse Administrationen av skolornas arbete minskar vid införande av en gemensam styrelse främst genom administration av styrelsearbete, ekonomihantering och redovisning. Folkhögskolorna kan fortsatt effektivisera sin administration kopplat till arbetet med kartläggningen av verksamhetsprocesser där gemensamma lösningar ger kostnadseffektivisering samt kvalitetsökning. Styrelsekostnaden minskar genom införandet av gemensam styrelse. Upplevelsen av möjlighet till inflytande och förankring av beslut kan förändras.

18 Frågor?