Internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015

Transkript

1 - ESLÖVS KOMMUN Nämnden för arbete och försörjning Sammanträdesprotokoll (9) 04-09, 1,) 14 AoF Internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnden årligen rapportera utförda internkontrollåtgärder till kommunstyrelsen och kommunrevisionen samt upprätta en plan för kommande års internkontrollpunkter. Målet med kontrollen är att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering lämnas, samt att lagar, föreskrifter och riktlinjer m m följs. Beslutsunderlag - Rapport gällande uppföljning av internkontroll Rapport för plan till internkontroll 2015 Beredning I bilaga 1 redovisas i sarnmandrag hur den interna kontrollen för 2014 har genomförts och det resultat som redovisas. Kontrollpunkterna har åtgärdats för att säkerställa kvalitet och kostnadseffektivitet. Startat införandet av abonnernangsfakturor, fortsatt arbete sker under år 2015 Cafeer och köksverksamhet gör sina inköp i största möjliga utsträckning enligt centralt förhandlat ramavtal Översyn av förvaltnings hemsida, processen kommer att fortgå under år 2015 Applikation i Treserva kommer att vidareutvecklas, kvalitetsäkras och förbättras under år Under 2015 kommer jämförelsekommuner att utscs Nya rutiner har upprättats för hantering och bokning av att alla ldientrnedel sker i Treserva. Justerares signatur Utdragsbestyrkande

2 - ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (9) Nämnden för arbete och försörjning I bilaga 2 redovisas punkter för internkontroll år 2015: Rutiner för hantering av fakturor gällande el till andrahandshyresgäster Rutin upprättas samt en samordnande roll införs för inventariehantering för teknisk utrustning Kontanthanteringen skall i möjligaste mån ersättas med annat betalningssätt vid de kontanthanteringsställen som Arbete och Försörjning förfogar över Utveckling av relevanta nyckeltal för uppföljning av ekonomiskt bistånd Utse en/flera jämförelsekommuner Översyn av rutiner och rapporter inom arbetsmarknadsverksamheten Översyn av förvaltningens hemsida Efterlevande av lagar och förordningar Beslut Nämnden för arbete och försörjning beslutar att godkänna rapporten avseende internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 samt att översända dessa till kommunstyrelsen. Expediering Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkande

3 - ESIIVS AoF INVESTORS KOMMUN YIN PEOPLE Arbete och Försörjning Karin Larsson Kommunstyrelsen Interrokontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnden årligen rapportera utförda internkontrollåtgärder till kommunstyrelsen och kommunrevisionen samt upprätta en plan för kommande års internkontrollpunkter. Målet med kontrollen är att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering lämnas samt att lagar, föreskrifter och riktlinjer mm följs. Beslutsuncierlag Rapport gällande uppföljning av internkontroll 2014 Rapport för plan till internkontroll 2015 Beredning I bilaga 1 redovisas i sammandrag hur den interna kontrollen för 2014 har genomförts och det resultat som redovisas. Kontrollpunkterna har åtgärdats för att säkerstäila kvalitet och kostnadseffektivitet. Startat införandet av abonnemangsfakturor, fortsatt arbete sker under Caf&r och köksverksamhet gör sina inköp i största möjliga utsträckning enligt centralt förhandlat ramavtal. Översyn av förvaltnings hemsida, processen kommer att fortgå under Applikation i Treserva kommer att vidareutvecklas, kvalitetsäkras och förbättras under Under 2015 kommer jämförelsekommuner att utses. Nya rutiner har upprättats för hantering och bokning av allt klientmedel sker i Treserva. Arbete och Försörjning Postadress Eslöv Telefon Webb wxyxv,e_sty,,,se, 1 (2)

4 - I bilaga 2 redovisas punkter för internkontroll Rutiner för hantering av fakturor gällande el till andrahandshyresgäster. Rutin upprättas samt en samordnande roll införs för inventariehantering för teknisk utrustning. Kontanthanteringen ska ersättas med annat betalningssätt vid de kontanthanteringsställen Arbete och Försörjning förfogar över. Utveckling av relevanta nyckeltal för uppföljning av ekonomiskt bistånd. Utse en/flera jämförelsekornmuner. Översyn av rutiner och rapporter inom arbetsmarknadsverksamheten. Översyn av förvaltningens hemsida. Efterlevande av lagar och förordningar. Förslag till beslut Nämnden för arbete och försörjning föreslås besluta att godkänna rapporten avseende internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015 samt översända dessa till kommunstyrelsen. Josef Johansson Förvaltningschef Karin Larsson Ekonom Arbete och Försörjning Postadress Eslöv Telefon Webb ww\v,es1ov.t3e 2 (2)

5 Plan för gransking av internkontroll 2014 Bilaga 1 Granskning Risk Metodik Reglemente, lag etc Resultat Arbete och försörjning Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Införande av automatisk hantering av återkommande fakturor, som t ex hyror och el, sk prenumerationsfakturor. Måttlig Översyn och möjliggörande för att införa systematisering och direktbokning i systemet RD av återkommande fakturor. Målet är att minimera administrativ tid, minimera pappersflöde och skapa korrekthet. Tidigare rutiner. Lagen om kommunal redovisning (KRL) Införandet av abonnemangs fakturor är delvis infört. Start av Telenorfakturor har skett. Vidareutveckling pågår. Samordning av inköp i verksamhetsområdet för cam och kök. Översyn och rutiner skapar samordningsvinster och minimering av inkurans. Lagen om offentlig upphandling. Målen för Arbete och Försörjning. Inköp enligt avtal för offentlig Upphandling sker i största möjliga mån. Översyn av förvaltningens hemsida. Måttlig Översyn och omstrukturering för att skapa tydlighet och användarvänlighet för medborgarna. Förvaltningslagen och SoL. Målen för Arbete och försörjning. Arbetsprocessen pågår. Målkategori 2: Tillförlitliga finansiell rapportering och information om verksamheten Hitta jämförelsekommuner för vidare- Måttlig Hitta kommuner för jämförelse av nyckeltal och utveckling av nyckeltal för ekonomiskt- metod för uppföljning och presentation av bistånd. försörjningsstödets utveckling. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Översyn av rutiner för att allt klientmedel Måttlig Skapa nya rutiner för att säkerställa att all ska bokas i systemet Treserva. utbetalning eller inbetalning till och från klienter bokas i systemet Treserva. Socialtjänstlagen. Målen för Arbete och försörjning. Socialtjänstlagen. Tidigare rutiner. Målen för Arbete och försörjning. Arbetsprocess pågår med Utveckling av applikation i Treserva för nyckeltal. Arbetet med jämförelse kommun pågår. Nya rutiner är framtagna. Alla berörda är informerade.

6 Bilaga 2 Plan för internkontroll 2015 Granskning Risk Metodik Reglemente, lag etc Ansvarig Tid Arbete och försörjning Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Bostadsgruppen: Hantering av el-fakturor Måttlig Snabba upp rutinen för att hyresgäster ska få eget för andrahandslägenheter. elabonnemang. Snabba upp rutinen för fakturering av betalda elabonnemang. Tidigare rutiner. Lagen om kommunal redovisning (KRL) Administrationen: Inventarieuppföljning Måttlig Administrationen sköter inflödet av information om av datorer, telefoner och annan teknisk inköpt utrustning. Samlad information skapar utrustning. bättre överblick, effektivare arbete med uppföljning av inventarielista, resurstillgång och utarrangering av utrustning. Tidigare rutiner förbättras. Lagen om kommunal redovisning (KRL) Översyn av alla kontanthanteringsställen Måttlig Införande av kortbetalning. Undersöka möjligheter Målen för Eslöv kommun. som Arbete och Försörjning förfogar för andra betalningssätt än kontanter. över. Målkategori 2: Tillförlitliga finansiell rapportering och information om verksamheten Ekonomiskt bistånd: Utveckling av Måttlig Förbättra applikationen i Treserva så nyrelevanta nyckeltal för uppföljning av- aktualiseringar, genomströmstid och handläggningsekonomiskt bistånd enl KKiK. tid säkerställs. Målet är att kunna mäta riktade insatser. Socialtjänstlagen. Målen för Eslöv kommun. Hitta en/fler jämförelsekommuner för kontinuerlig uppföljning och jämförelse. Svag Jämförelse mellan kommuner skapar större förståelse för den egna verksamheten. Målen internt för Arbete och försörjning. Arbetsmarknadsåtgärder: Rutiner och rapporter. Måttlig Skapa rutin för återkoppling vid förfrågan från administration om antal personer i olika åtgärder mm som Arbete och Försörjning handlägger för att skapa goda och säkra ekonomiska rapporter till Målen internt för Arbete och Försörjning.

7 Bilaga 2 nämnden. Översyn av förvaltningens hemsida. Svag Översyn och omstrukturering för att skapa Målen internt för Arbete och tydlighet och användarvänlighet för medborgarna. Försörjning. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Efterlevnad av lagar och förordningar Måttlig Synliggöra processer genom kartläggning. t ex Lex Sara anmälningar, överklaganden Mäta resultat och följa upp. mm inom myndigheten. Socialtjänstlagen, (SoL). Tidigare rutiner och föreskrifter.

8 Bilaga 3 Risknivåer Konsekvenser om fel inträffar Låg Måttlig Hög Mycket högt Försumbar Lindrig Kännbar Lindrig Kännbar Allvarlig Allvarlig Mycket allvarlig Allvarlig Mycket allva rlig Sannolikhet att fel inträffar Osannolik Mindre sannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Möjlig Sannolik Sannolik Mycket sannolik Mycket sannolik