Effektivare och förenklad administration

Transkript

1 Effektivare och förenklad administration

2 Vi har för mycket administration! Administration tar resurser från viktiga verksamheter! Projekt förenklad och effektivare administration. Utgångspunkt enhetschefens perspektiv!

3 Huvudfrågan: Går det att förenkla och effektivisera administrationen? Vad måste vi veta? Vad är administration? På vems uppdrag skapas administrationen? För vem finns administrationen? Hur mycket administration har vi? Har vi nytta av administration? Hur väl fungerar administration?

4 Betygsättning av värde och effektivitet Kommun 1 Rektor grundskolan (4-6) Antal underställda 38 Administrativt stöd ca 50% Värde/nytta för den verksamhet jag är ansvarig för Hur väl fungerade den admin-istrativa processen, t.ex. snabbhet, enkelhet, etc. Subjektiv bedömning skala 1-4 Skala 1-4 Personalfrågor, HR 3,0 2,3 Ekonomi x x IT-system 4 3 Strategisk styrning (kärnuppdraget) 2,1 2,0 Tvärsektoriell styrning 2,0 4,0 Arbetsprocesser och kvalitetssäkring 2,8 2,8 Annat 2,6 3,0 Medelvärde 2,7 2,8

5 Betygsättning av värde och effektivitet Kommun 2 Rektor, grundskolan Antal underställda 36 Administrativt stöd 40 % Värde/nytta för den verksamhet jag är ansvarig för Hur väl fungerade den admin-istrativa processen, t.ex. snabbhet, enkelhet, etc. Subjektiv bedömning skala 1-4 Skala 1-4 Personalfrågor, HR 3 3 Ekonomi 4 4 IT-system 4 4 Strategisk styrning (kärnuppdraget) x x Tvärsektoriell styrning x x Arbetsprocesser och kvalitetssäkring x x Annat 3,7 3,7 Medelvärde 3,7 3,7

6 Vill ni mäta? Använd vår databas! Hör av er till eller

7 Effektivare administration fokus förskola Ett pilotprojekt för förbättrade administrativa processer och förbättrat chefsstöd Agenda: Varför deltog vi? Metod Resultat Fortsättning

8 Varför gick vi in i projektet? Personalsystem med moduler som blir allt fler Standardiserat budget och prognosarbetet i nya moduler Alla chefer har inte en administratör vissa sköter all administration själva Administratörens roll och uppdrag otydligt - allt från administratör till en roll som kvalificerat chefsstöd Signaler runt löneöversyn att administratörer har låg lön- vad gör de? Upplevelse av att administrationen tynger är det så eller är det bara gnäll

9 Nej, det är inte gnäll Administration.hmmm det är såna där tvålfrågor. När man tror man har greppet på frågan slinker den iväg igen. (Verksamhetschef förskola och grundskola)

10

11 Projektorganisation Projektgrupp: Ekonomistrateg, kommunsekreterare, förvaltningsadministratör, lönesamordnare, personalchef Chefsgrupp: 9 chefer, utbildningstrateg, verksamhetschef Följeforskning från Södertörns högskola och från Linköpings universitet Helix Projektperiod januari 2018 maj 2018 Åtgärdsperiod juli 2018 dec 2018 Ca 220 timmar projektgruppens tid + tid för att genomföra åtgärder Chefsgruppen; 4 träffar + dagboksmätning

12 9 chefer i förskolan ansvarar för 200 mkr 320 medarbetare 1600 barns pedagogiska lärande och omsorg. Genomsnittliga chefsuppdraget: 180 barn (360 vårdnadshavare) 35 medarbetare 3 geografiskt skilda förskolor 40 % administrativt stöd

13 Tidmätningsmall Mätning under en arbetsvecka 9 av 9 chefer deltog Förvånansvärt många aha-upplevelser för en liten arbetsinsats

14 Kompetensutv eckling 5% IT Annat Lokaler 0% 0% 0% Chef nr 2 Tidmätning = analysunderlag Gav en första bild av hur olika det ser ut Gav en förståelse om nödvändigeten av fördjupning av uppdraget som chef Gav en gemensam förståelse för förutsättningarna för första linjens chefers Gav en insikt att chefer har skapat sitt eget stöd i stor grad i brist på annan styrning Vad är det som gör att man blir chef? Måste-uppgifter och styrning vs friutrymmet, balansen Möten 17% Information, mail 11% Möten 40% Personal 27% Chef nr 8 Kompetensu tveckling 0% IT Annat 0% 4% Lokaler 0% Direkt arbete med barn/vårdna dshavare 25% Indirekt arbete med barn/vårdna Ekonomi dshavare 5% 10% Direkt arbete med barn/vårdnads havare 2% Personal 31% Indirekt arbete med barn/vårdnads havare 4% Ekonomi 4% Information, mail 15%

15 Handlingsplan Workshop gav 28 punkter inget för stort och inget för litet Underlag för projektgruppen värdering och åtgärder 28 punkter, status Avslutade med åtgärd 18 Påbörjade 3 Pågående utvecklingsarbete i kommunen 4 Parkerad/ingen åtgärd 3

16 Exempel på genomförda åtgärder Processkartläggningar och fastställande av arbetsprocesser Förtydligande av rutiner, arbetssätt (muntligt och skriftligt) Bildande av administratörsgrupp med en chef som sammankallande Påbörjat uppdragsbeskrivning för förskoleadministratörer Förenklad volymrapportering (från 12 ggr/år till 6 ggr/år) Förenklad periodisering av personalkostnader i prognosverktyget Förenklade blanketter Utökade tillfällen för visning av rehabsystemet Flytt av notifiering i rehabsystemet från nattetid till dagtid Samma frekvens på internposten på alla enheter

17 Fortsättningen Projektet chefers förutsättningar (Chefios) Ett delmoment i projektet är chefernas stöd av administratör, IT, ekonom etc. I förlängningen kompetensförsörjning av chefer- lägre omsättning av chefer Genomföra ny tidmätning med grupp av chefer och administratörer Genomföra tidsmätning av gruppen administratörer inom förskolan Hur ska uppdraget som administratör formas? Vilka administrativa processer ska vara nära första linjechef och verksamhet och vilka ska centraliseras? Gemensamma och verksamhetsspecifika processer och rutiner ska samlas i processverktyget Vad passar bäst just i Mjölby kommun?

18 Central admin Erfarenheter Administrationen flyter omkring Problem och lösningar på olika nivåer tillsammansarbete! Avsaknad av samordning för styrning och utveckling av rollen trots att det är centrala processer som utförs Produktionslogik och utvecklingslogik och verksamhetsnära stöd Angrip administrativa skav genom ständiga förbättringar med bred kompetens IT Förvaltning Verksamhet Individ Lön o HR Ekonomi Verksamhet

19 Sammanfattning Effektivisering ur olika perspektiv Kontinuerlig utveckling av centralisering (digitalisering) av processer och ett samordnat verksamhetsnära chefsstöd Modellen är enkel Uppföljning - hålla i tills allt är klart Man måste träna på kontrollbehovet! Förskolechef

20 Lärdomar från ett följeforskningsprojekt om förenklad och effektivare administration Anders Ivarsson Westerberg Förvaltningsakademin Centrum för högre förvaltningsutbildning och forskning vid Södertörns högskola

21 Övergripande reflektioner I alla kommuner (i alla organisationer) finns upplevda problem med en allt för stor och krånglig administration. (Eller onödigt omständliga processer). Administrativa loopar, administrativa buggar, stuprör. Första linjens chefer är särskilt utsatta, många krav, mycket administration, korstryck. Det är nödvändigt att göra en ordentlig kartläggning/undersökning av vilken administration som anses krånglig och onödig.

22 Vad visar mätningarna? Cheferna ägnade sig i genomsnitt 59 procent av sin arbetstid åt administration Personal, HR Arbetsprocesser och kvalitetssäkring Strategisk styrning IT-system 32 procent 17 procent 15 procent 6 procent

23 Vem efterfrågar/skapar administration? Chefen själv eller deras närmaste medarbetare Kommunledning Nämnd eller centralförvaltning Externa aktörer (ex. myndighter 56 procent 16 procent 13 procent 5 procent

24 Hur ser det ut i kommunerna? Personal/HR-frågor upptar största delen av den administrativa tiden. IT-systemen ger upphov till mest frustration. Mycket av administration skapas av den egna kommunen. Dvs man äger processerna själv. Det kan vara enkla åtgärder som avhjälper stora upplevda problem.

25 Mätning av administration Mät administrativ tid, men det krävs fördjupade undersökningar för att komma åt vilka administrativa processer/aktiviteter som är problematiska. Mätverktygen är trubbiga. Svårt att definiera vad administration är, (möten?) Mätningen har som primär funktion att få deltagarna att börja reflektera över användningen av sin arbetstid. Mätningen bör kompletteras med intervjuer och workshops.

26 Möjliga felkällor: Funderingar Olika definitioner av administration. Svårt att veta vad t.ex. arbetsprocesser och kvalitetssäkring innebär. Kategorier går in i varandra. IT underskattat. Möten? Självregistrering ej kvalitetssäkrad.

27 Funderingar, forts. Vem, var skapas och efterfrågas administration? Är det cheferna själva och kommunen? Är det externa krav som förmedlas, transformeras och översätts?

28 Lärdomar från de kommunala projekten Se till att ha ordentlig förankring för projektet, gärna hos kommunledningen. Se till att projektgruppen får möjlighet att genomföra sitt arbete (tid, budget). Avgränsa projektet till att börja med, ta fram metod, utvidga. Risk att projektet blir för stort. Var uthålliga. Projekten tar tid om det första ska göras en kartläggning, fördjupning med intervjuer, workshops mm som leder till handlingsplan och så småningom genomförande.

29 Lärdomar från de kommunala projekten Fundera igenom innan vad för slags projekt detta är. Vad ska den insparade tiden/kostnaden användas till? Effektivisering, arbetsmiljö, ökad kvalitet etc Tänk på utvärdering redan i början av projektet. Viktigt att visa vad som åstadkoms. Kan vara bra att plocka de lågt hängande frukterna först. Har en legitimitetsskapande effekt. Tänk kommunövergripande och långsiktigt..

30 Avslutningsvis Att reflektera över sina administrativa arbetsprocesser är (borde vara) ett löpande arbete i kommuner. Det finns stora vinster att hämta. Finns inga administrativa revolutioner, varje kommun måste utgå från sina unika förutsättningar.