Dela upp gruppen utifrån verksamhetsområden vid ULG (utförarenhetens ledningsgrupp) i del av mötet med enhetschef.

Transkript

1 Södermalms stadsdelsförvalt Handlingsplan för SAM-systematisk Administrativa avdelen arbetsmiljö (ej på individnivå) Sida 1 (7) För att underlätta uppfölj av risker, åtgärder samt åtgärdens effekt används en gemensam handlingsplan för SAMsystematisk arbetsmiljö. en ska klargöra om risken utgör en allvarlig eller inte allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall. Använd riskbedömsmatrisen. en ligger till grund för vad som ska åtgärdas först. Åtgärder ska nedtecknas ansvarig utses. Uppfölj om åtgärderna haft önskad effekt görs på nästkommande möte gällande arbetsbelast. Samla alla åtgärder från kartläggar, undersökar riskbedöm, som inte kan åtgärdas direkt, i denna gemensamma handlingsplan. Exempel på ovan är skyddsrond, medarbetarenkät, uppfölj upplevd ohälsosam arbetsbelast, riskbedömar vid förändring av verksamhet samt uppfölj av arbetsskador sjukfrånvaro. Uppfölj om åtgärderna - haft önskad Åtgärd effekt görs på APT eller annat lämpligt forum. Ansvarig Klart datum Uppfölj bedöm Brist på tid med kollegor chef för diskussioner runt strategisk utveckling Dela upp gruppen utifrån verksamhetsområden vid ULG (utförarenhetens ledsgrupp) i del av mötet med. September Planera för utvecklingsfrågor diskutera omvärldsbevak. Ta fram ett arbetssätt. Ann, Anita, Gunilla Jessica September Brist på stöd i utvecklingsfrågor av chef Få tid för att diskutera stöd i utvecklingsfrågor vid regelbundna individuella samtal med.

2 Södermalms stadsdelsförvalt Administrativa avdelen Sida 2 (7) Åtgärd Ansvarig Klart datum Uppfölj Oklarheter kring stöd servicefunktioner som kan leda till stress. Såsom utvecklingsenheten, administrativa avdelen staben Behöver beskriv/kartlägg om vilka roller som finns i de olika grupperna vilket stöd som erbjuds till er. Bjuder in de olika funktionerna till ULG. Sept-mars Upplevd stress vid hantering av samtal, sms mejl vid återkomst efter frånvaro. Ta fram en rutin som innehåller: Planera in tid för detta i kalendern. Ha en tydlig överenskommelse med den som läser mailen under frånvaro hur mailen ska skötas t.ex. flagg, rens av reklam andra massutskick. Maria, Sara, Lasse Hans November Krav från olika instanser såsom leden administrativ avdel stab. Tex arbetsmiljö, kvalitet verksamhetsplanering. Tex mallar, formulär, enkäter, berättelser m.m. som chefer behöver skicka in. Lyfta frågan till leden att bättre samordna aktiviteter förfrågar av uppgifter för ett jämnare flöde under året. Lyfta att utvecklingsenheten staben ska informera vad de behöver för uppgifter regelbundet/årsvis från utförarenheten. tex att de gör ett Juni inför nytt verksamhetsår

3 Södermalms stadsdelsförvalt Administrativa avdelen Sida 3 (7) Åtgärd Ansvarig Klart datum Uppfölj årshjul som är synkroniserat till de åtaganden vi har i tex VB, T1,T2, VP Vid förfrågar från tex leden administrativ avdel stab ska påtala var de själva kan hitta uppgifterna i systemet. er Krav från medarbetarna Jobba aktivt med personalpolicyn - alla behöver förstå sina rättigheter skyldigheter. er Under våren Ta fram ett program för hur utförarenheten ska jobba med personalpolicyn det aktiva medarbetarskapet. Vi involverar HR, fackförbund chefer. Vi tar in stöd hjälp för att få det gjort för att följa upp. Efva, Louice, Ann November Att man gör fel dåliga prioriteringar har fokus på Stöd i att göra rätt prioriteringar i regelbundna individuella samtal med Enhetschef

4 Södermalms stadsdelsförvalt Administrativa avdelen Sida 4 (7) Åtgärd Ansvarig Klart datum Uppfölj fel saker vid hög arbetsbelast. Använd mallen för upplevd arbetssituation. Uppföljar av viktiga aktiviteter i bl.a. Årshjulet på ULG. Enhetschef Att sätta gränser, kunna säga nej, delegera vid hög arbetsbelast. Stöd i att sätta gränser delegera i regelbundna individuella samtal med. Använd mallen för upplevd arbetssituation. Enhetschef Delegera-Se över hur vad vi kan får delegera till gruppledare medarbetare. Tydlighet kring detta behövs. Diskussion med fackförbund. Ta hjälp av HR. Rätt kunskap/mandat behöver finnas hos de vi delegerar till därför behöver vi säkerställa att gruppledare har detta om inte, se till att de får det. Utse en arbetsgrupp. er Under våren

5 Södermalms stadsdelsförvalt Administrativa avdelen Sida 5 (7) Åtgärd Ansvarig Klart datum Uppfölj Att inte förnya lära nytt. Alla er ska ha en kompetensutvecklingsplan. Det upprättas under medarbetarsamtalet. Okt/nov Otydliga rutiner. Kartlägga de rutiner som behöver förtydligas. Skapa ett dokument som ligger i gemensam mapp där alla fyller på. Tas upp löpande på ULG. Otydliga verksamhetsmål Gå igenom de verksamhetsmål vi har på ett ULG. September Psykiskt påfrestande arbete. (Personalärenden, konflikter, stagnerad/omotiverad arbetsgrupp) Handled för chefen i fråga. Se om det är några fler i ledsgruppen som har liknande behov gör en gemensam kravspecifikation för handled. Under hösten Ta stöd från HR- Inte enbart för att lösa problematik i arbetsgrupp, utan

6 Södermalms stadsdelsförvalt Administrativa avdelen Sida 6 (7) Åtgärd Ansvarig Klart datum Uppfölj för att orka stå kvar. Följa upp med Esmaker enkät gällande arbetssituationen. Tidsbrist (många olika saker att göra) tid för akuta situationer Använda sig av det gemensamma årshjulet för att sprida arbetstoppar över året. Tar upp årshjulet löpande på ULG. Varje månad Ingen återhämt (rast, paus, koppla bort jobbet) Ta rast paus genom att skriv in i kalendern. Boka in fika lunch med kollegor i närheten. Sitt inte framför skrivbordet ät lunch utan i lunchrum/lunchbordet. Förtydliga chefens ansvar efter Anita,

7 Södermalms stadsdelsförvalt Administrativa avdelen Sida 7 (7) Åtgärd Ansvarig Klart datum Uppfölj ordinarie arbetstid ta fram en rutin. I rutinen ska ingå frågan om tillgänglighet på kvällar helger. Jessica, Gunilla Februari