KALLELSE. Överläggningar (bryter dagordningen) Överförmyndarnämnden kl 9.30 Tekniska kl 13.30

Transkript

1 KALLELSE Kommunens revisorer kallas till sammanträde måndagen den 3/ klockan i Stadshuset, Stora salen för behandling av följande ärenden: Förslag till dagordning 1. Sammanträdet öppnas 2. Dagordningen fastställs 3. Genomgång av minnesanteckningar från föregående möte 4. Aktivitetslista 5. Rapport från ordförande 6. Kommunstyrelsens yttrande över revisionsrapporten om sjukfrånvaro 7. Missiv för uppföljning granskningen av bisysslor. 8. Beslut dokumenthanteringsplan/arkivplan 9. Rapport från kontaktrevisorerna 10. Kommande möte 7/11, KS + Örnen Info budget Övriga frågor 12. Ordförande avslutar mötet Överläggningar (bryter dagordningen) Överförmyndarnämnden kl 9.30 Tekniska kl Varmt välkomna, Per Ewert, ordförande för kommunrevisionen

2 1 (4) Datum Diarienummer KS 20XX-XX Handläggare Eveline Karlsson Direkttelefon E-postadress Kommunstyrelsen Yttrande över revisionsrapporten sjukfrånvaro och rehabilitering Sammanfattning Revisionsbolaget KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av kommunstyrelsens arbete med att motverka ohälsa och sjukfrånvaro. Granskningen visar att Nässjö kommun huvudsakligen har goda förutsättningar att arbeta med sjukfrånvaro och rehabilitering och att de riktlinjer som finns avseende rehabilitering ger ett gott stöd till kommunens chefer. Granskningen konstaterar att det finns rutiner för uppföljning samt att personalbokslutet och uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet är väl genomarbetade redovisningar. Vidare beskriver granskningen ett gott samarbete mellan Nässjö kommun och arbetstagarorganisationerna. De brister som beskrivs gäller bland annat tydligheten i chefernas och nämndernas arbetsmiljöansvar. Granskningen beskriver också ett behov av att öka chefernas kunskap kring riskbedömning samt att kartlägga chefernas arbetsmiljö. Vidare behövs chefernas ansvar klargöras beträffande vikten av den tidiga kontakten med medarbetaren vid sjukfrånvaro. Kommunledningskontorets personalavdelning har lämnat ett yttrande. Förslag till beslut Personalavdelningens yttrande på revisionsrapporten sjukfrånvaro och rehabilitering godkänns och överlämnas till revisionen. Personalavdelningen ska fortsatt arbeta med den redan påbörjade handlingsplanen för att skapa långsiktigt hållbara arbetsplatser samt att utveckla det främjande och förebyggande arbetet kring arbetsmiljö och hälsa. Postadress Gatuadress Telefon (v) Telefax Bankgiro Org. nr. E-postadress Nässjö Rådhusgatan kommunstyrelsen@nassjo.se

3 2 (4) Beskrivning av ärendet Revisionsbolaget KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av kommunstyrelsens arbete med att motverka ohälsa och sjukfrånvaro. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Granskingen är avgränsad till att omfatta kommunstyrelsens arbetsgivaransvar vid styrning och uppföljning av åtgärder mot medarbetares ohälsa och sjukfrånvaro. Dokumentstudier, enkät och intervjuer har använts som underlag till granskningen. Granskningen visar huvudsakligen att Nässjö kommun har goda förutsättningar att arbeta med sjukfrånvaro och rehabilitering men att det också finns vissa brister. Till rapportens rekommendationer lämnas följande kommentarer: Inom ramen för de arbetsmiljöutbildningar som genomförs tydliggöra vad chefernas arbetsmiljöansvar innebär. Som ett komplement till anställningsavtalet har varje chef ett chefskontrakt som beskriver vilka förväntningar, vilket ansvar och vilka befogenheter som ingår i chefsoch ledaruppdraget. För att förtydliga ansvaret gällande arbetsmiljö finns chefens arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning beskrivet i kontraktet utifrån arbetsmiljölagen. Chefskontrakten ses över varje i år samband med medarbetarsamtalet. För att förtydliga arbetsmiljöansvaret ämnar vi lyfta uppgiftsfördelningen vid våra kommande arbetsmiljöutbildningar. Tydliggöra vad nämndernas ansvar för arbetsmiljön innebär samt hur de ska ta detta ansvar. Nämnderna ansvarar för arbetsmiljön inom respektive område, vilket går att utläsa i kommunstyrelsens reglemente 13b. Nämnderna fördelar i sin tur arbetsmiljöansvaret till förvaltningscheferna. I sammanhanget är det viktigt att hålla i sär fördelningen av arbetsmiljöuppgifter som görs utifrån arbetsmiljölagen och delegeringen enligt kommunallagen. Nämndernas fördelning sker i enligt med arbetsmiljölagen och vilka uppgifter som ingår beskrivs i kommunens uppgiftsfördelning. Förvaltningen ska varje år rapportera en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet till nämnderna. Klargöra chefernas ansvar för att ha en tidig kontakt vid medarbetares sjukfrånvaro för att i möjligaste mån motverka upprepad korttidssjukfrånvaro eller långtidssjukfrånvaro. Som en del i kommunens arbete med att minska sjukfrånvaron har en handlingsplan upprättats. Kommunen har tidigare haft ett ökat sjuktal, men under våren går det att se en nedåtgående trend. Syftet med aktiviteterna som beskrivs i handlingsplanen är skapa långsiktigt hållbara arbetsplatser genom att utveckla det främjande och förebyggande arbetet kring arbetsmiljö och hälsa. Som en del av handlingsplanen finns en ny rutin för att öka chefernas kontakt med medarbetare vid upprepad sjukfrånvaro.

4 3 (4) Efter fyra sjukfrånvarotillfällen får närmsta chefen en signal från rehabiliteringsverktyget Adato om att medarbetaren varit frånvarande vid fyra tillfällen under det senaste kalenderåret. Chefens uppdrag blir då att samtala med medarbetaren kring frånvaron i syfte att motverka den upprepade korttidsfrånvaron. Efter fem frånvarotillfällen träffar chefen medarbetaren och gör utredning om upprepad korttidssjukfrånvaro. Efter sex frånvarotillfällen beställs ett besök hos företagshälsosvården med syfte att hitta återgärder för att motverka sjukfrånvaron. Säkerställa att ansvariga chefer har kunskap om när riskbedömningar ska göras och hur de ska genomföras. I handlingsplanen för långsiktigt hållbara arbetsplatser finns ett ökat fokus på riskbedömningar. Riskbedömningar är en del av arbetsmiljörutinerna och skyddsronden och ska göras både utifrån fysiska, organisatoriska och sociala aspekter. I handlingsplanen beskrivs bland annat ett nytt arbetssätt för hur medarbetarenkätens resultat ska behandlas. Alla områden i enkäten som har ett resultat på 50 eller lägre ska riskbedömas och en åtgärdsplan ska upprättas. Till följd av granskningen förbereds en utbildning i riskbedömning. Kartlägga och riskbedöma chefernas arbetsmiljö då vi i enkätsvaren ser signaler på att de har en pressad arbetssituation. Efter signaler om en stressande arbetssituation för kommunens chefer har en översikt av chefsområdena och antalet medarbetare per chef påbörjats. Vidare kommer personalavdelningen och respektive förvaltning titta närmare på åtgärder för att förbättra chefernas arbetsmiljö.

5 4 (4) Prövning enligt barnkonventionen Berör ärendet direkt eller indirekt barn så att en prövning enligt barnkonventionen behöver göras? Ja, gå vidare. Ärendet har prövats av annan instans Nej, ärendet berör Nässjö kommuns interna rutiner vid sjukfrånvaro och rehabilitering. Kopplingen till barns situation är i detta sammanhang avlägset. Klicka här för att ange text. Kommunledningskontoret Eveline Karlsson Personalutvecklare Gunilla Strömqvist Personalchef

6 1 Aktivitetslista för kommunens revisorer i Nässjö kommun Pågående ärende Revisionssammanträde/beslut Ansvar Tidpunkt avtalsefterlevnad KPMG Uppföljning av granskningen om KPMG bisysslor, komplettering Uppföljning av yttrande från Revisor Vid möte med nämnd granskning vid besök av berörd nämnd Uppföljning av arbetet med Lekmannarevisorn granskningsrapport för bolagen Välja ut 2 PILEN mål från Kontaktrevisor respektive bevakningsområde (nämnd) Granskningsplan Revisorerna tillsammans med KPMG Projektplan för KPMG bostadsförsörjning/strategi Arkivplan KPMG Förslag till missiv till uppföljning av bisyssla KPMG

7 2 Uppföljningsmatris avseende granskningar Revisionsrapport Sammanträde Avlämnad till Datum svar Yttrande Uppföljning Särskilda noteringar integration Avlämnat samverkan kring barn och unga med psykisk ohälsa Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige för kännedom IFO och barn- och utbildningsnämnden Juni Svaret inlämnades inte förrän i augusti Snarast Svar har lämnats från IFO Svar har lämnats från BoU tillgänglighet Kommunstyrelsen Avlämnat Uppföljningsbrev 20 augusti Kommunstyrelsen Avlämnat delegationsordning Hemsjukvården Socialnämnden Avlämnat Uppföljning våren 2017 PuL och molntjänster Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Avlämnat Uppföljning våren 2017 Beredskapsorganisation Kommunstyrelsen Avlämnat Uppföljning sjukfrånvaro och rehabilitering Kommunstyrelsen

8 3 Granskningsplan Granskningsförslag Sammanträde Projektplan Genomförande Avrapportering Notering KS uppsiktsplikt över bolagen Bostadsförsörjningsstrategi Prioritering 1 Samverkan skola/socialen 2017 barn i riskzon Investeringsprojekt 2017 projektledning/uppföljning Beredning av KF 2018 ärende/verkställighet Kompetensförsörjning/ledarskap 2018 Köp av tjänster (IKE,HVB?) 2018 Hållbarhet policy? Samverkan och samordning (KF)