Så skapas goda jobb och väl fungerande verksamhet i offentlig sektor. Ann-Christin Frankenberg

Transkript

1 Så skapas goda jobb och väl fungerande verksamhet i offentlig sektor Ann-Christin Frankenberg

2 Metoder Hur har cheferna det? Enkät Klusteranalys Hur presterar organisationen? - Verksamhetsstudie - Verka Hur ser organisationen ut? Organisationsanalys - ORGA Vad händer i organisationen? Processtöd inkl. M-TAM Vad gör cheferna? Arbetsinnehållsanalys - ARIA

3 1. Klusteranalys Hur har cheferna det?

4 Dimensioner som klusteranalysen baseras på Belastningar Resurser Resursbrist* du har otillräckliga möjligheter att påverka hur mycket resurser din verksamhet får. Logikkonflikt* det uppstår slitningar mellan administrativt arbete, verksamhetsutveckling och kontakten med medarbetarna Personalproblem* medarbetare inte vill arbeta med uppgifter som ligger utanför deras traditionella yrkesroll. Brukarproblem # Hur ofta händer det i ditt arbete att du möter brukare som beter sig hotfullt eller våldsamt? Stöd från ledning* Jag har tillräckliga möjligheter att tillsammans med överordnande diskutera och resonera kring verksamheten Stöd från medarbetare* Jag känner att mina medarbetare vill ta ansvar i arbetet Positiva brukare # Hur ofta händer det i ditt arbete att du möter brukare som ger dig uppskattning? * Eklöf, Pousette, Dellve, Skagert, Ahlborg jr 2010 # Bejerot, Härenstam & Semmer, kommande

5 De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade

6 Klusterfördelningar Lundby 19% Lundby 2012, n = 80 14% 18% 11% 4% De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade 15% De utsatta De klämda 10% De motarbetade 9% CHEFiOS BAS

7 Klusterfördelningar Lundby Lundby ÄO-HSV 2012, n = 23 Lundby UTB 2012, n = 26 34, ,1 38,4 15,3 46,2 De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta Lundby KoF-IS 2012, n = 10 Lundby IFO-FH 2012, n = 17 De klämda De motarbetade ,3 29, ,3

8 Illegitima uppgifter onödiga och orimliga arbetsuppgifter I chefsenkäten finns flera frågor om illegitima arbetsuppgifter, onödiga och orimliga arbetsuppgifter. Tidigare forskning visar att sådana arbetsuppgifter påverkar individens stressnivå. Fråga: Har du arbetsuppgifter som inte alls behöver göras, inte är vettiga och meningsfulla, inte alls borde finnas om saker och ting var annorlunda organiserade, inte borde finnas om andra gjorde färre misstag, finns bara för att vissa kräver att ha det på just det här sättet Därefter ombeds man göra en uppskattning av hur stor del av arbetstiden som du ägnas åt ovan nämnda arbetsuppgifter

9 Illegitima arbetsuppgifter Gör en uppskattning av hur stor del av din arbetstid som du ägnar åt ovan nämnda arbetsuppgifter, d.v.s som du utför och som du på något sätt anser onödiga KoF-IS Lundby 21,6 IFO-FH Lundby 10,5 ÄO-HSV Lundby 14,1 UTB Lundby 26,7 Alla Lundby 18,4 Funktionshinder CHEFiOS Bas 2011 ÄO CHEFiOS Bas ,2 18,9 Förskola/skola CHEFiOS Bas 2011 Alla CHEFiOS Bas ,2 16,5 0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 %

10 2. Organisationsanalys Hur ser organisationen ut? Förutsättningar för gemensamma referensramar inom organisationen

11 ORGA - organisationsanalys Forskare genomförde intervjuer på olika nivåer (chefer, nyckelpersoner i förvaltningen och i staden) Kartläggning av struktur, informationsdelning: Förutsättningarna för kommunikation Vilka man kommunicerar med Har man samma bild?

12 TOTAL RELATION SEKTOR UTBILDNING

13 Forskarna lyfter några saker särskilt: Glappet Det som i ORGAN beskrivs som glapp i kommunikationen mellan den strategiska nivån i Lundby och den operativa. Att relationen mellan enhetschef och områdeschef är klar medan relationen mellan enhetschef och sektorchef/förvaltningsledning är otydlig. Målkonflikt (dubbelkommando) - budget i balans - mål för brukare i nationella och kommunala styrdokument.

14 Forskarna lyfter några saker särskilt: Relationer mellan sektorer. Administrativa paketet : Stöd administration/it/fastighet/uppföljning. Inspel; Chefernas upplevelse av att det ständigt kommer inspel och krav på snabba svar från stabsfunktioner och politiker (granskningar, revisioner, enkäter).

15 4. M-TAM Management Team Assessment Model Hur ledningsgruppengruppen fungerar, förmågan att arbeta med strategiska frågor.

16 Enkät som alla ledningsgruppsmedlemmar fått besvara Struktur Mognad HUR-frågor Identifikation Vilka frågor som kommer upp på dagordningen. I vilken utsträckning de är av strategisk eller operativ karaktär. Samarbete Helhetssyn Agenda VAD-frågor Fokus Hur frågorna behandlas i ledningsgruppen. I vilken utsträckning arbetet är utvecklat och effektivt.

17 5. Aria Arbetsinnehållanalys

18 ARIA ARIA arbetsinnehållsanalyser via djupintervjuer med enhetschefer Enkät upplevelsen Aria objektivt/fakta

19 Lundby - Exempel på identifierade problemområden Sektor utbildning Tydliggöra rektors uppdrag Målkonflikter Inspel; granskningar, uppföljningar, krav på rapportering (t.ex. centrala tjänstemän, media, revision, politiker, stödfunktioner ) IT-frågor Fastighetsfrågor Stödfunktioner som bara är konsultativa och coachande

20 En rektors IT-vardag

21 och nu, då? Vi har skapat stora förväntningar som vi måste hantera, och. Vi har agerat utifrån handlingsplaner och vad vi sett i kartläggningen: Arbeta för att tydliggöra chefers uppdrag (introduktion, uppdragsdialog, stöd i prioriteringar) Stödfunktionerna/stödprocesser sett över sin organisation/arbetssätt Medel avsattes i budget 2014 för åtgärder