Administrationen REFERENSGRUPPSMÖTE

Transkript

1 Administrationen REFERENSGRUPPSMÖTE

2 Dagens punkter En god arbetsmiljö med verksamheten och personalen i fokus Administrationen Transparens Funktionsmail Specialistområde Hälsa Organisationsdag Nya policydokument Budgetarbete Information Viktiga datum!!!

3 Ekonomi Administrationen GA-utbildning HR Tf admin chef Kommunikation Tjänstlediga FO-utbildning

4 Gäller administrativ personal Transparens Transparens i arbetet Underlätta för varandra (verksamheten och administrationen) Identifiera syftet Höja kvalitén Öka effektiviteten Jobba mot att arbetsuppgifterna inte är personberoende Skapa nedskrivna rutiner kring de olika arbetsmomenten Jobba fram en back-up funktion (ex. funktionsmail) Jobba mot en god arbetsmiljö Måste vara ok för administratören att vara sjuk och ledig och inte behöva tänka på jobbet & verksamheten måste kunna bestå och fungera på ett kvalificerat sätt oavsett

5 Funktionsmail Alla HR-frågor (som berör personal ex. rekrytering, lön & pension) ska hädanefter mailas till: Alla rese-frågor (ex. reseräkning & reseförsäkring) ska hädanefter mailas till: Är din ekonom sjuk / ledig, eller du är osäker på vem du ska ställa din ekonomiska fråga till? Maila till: ekonomi.ilm@med.lu.se OBS! Maila ditt ärende till en instans och inte flera personer

6 Funktionsmail Alla prefektfrågor ska hädanefter mailas till: Alla HMS-frågor ska hädanefter mailas till: OBS! Maila ditt ärende till en instans och inte flera personer

7 Gäller administrativ personal Specialistområde Ska alla göra allting? Vilka delar är det bra om alla är delaktiga i? Vilka delar behöver inte alla göra? Huvudansvarig och back-up

8 Gäller administrativ personal Specialistområde - Ekonomi Budget - Budgetunderlag Prognos - Aktivitetsplanerare Bokslut GA-medel Kontraktshantering Utredningskontot Projektredovisning EU-projekt & NIH Resebidrag ALF Inköpssamordnare Leverantörsreskontra Anläggningstillgångar Kundreskontra Intrastat Hyror IKT

9 Gäller administrativ personal Specialistområde - Ekonomi Ekonomerna är idag strukturerade efter kostnadsställen, men idag sker följande på central nivå; en person har hand om utbokning av inkomna medel en person har hand om alla anläggningsregistreringar en person har hand om intrastat Följande funktioner håller på och växer fram på en central nivå: en EU-ekonom som har hand om alla EU-projekt för hela institutionen, från uppstart till slutredovisning. en kontrakts-ekonom som har hand om alla kontraktsregistreringar; diarieföra kontrakt, lägga upp nya aktiviteter, arkivera kontrakt en GA-ekonom som har hand om all ekonomi som berör grund- och avancerad utbildning Möjliga centrala funktioner i framtiden; En person som rekvirerar medel och stämmer av att alla intäkter är inkomna Inköpssamordnare (ej den som beställer, men som är behjälplig vid direkta upphandlingar, informera om inköpsregler m m) En person som ställer ut kundfakturor Funktion som behöver ligga kvar på kostnadsställesnivå Den löpande kontrollen, leverantörsfakturor, avstämning budget och förväntat resultat, aktivitetsplanering, ekonomisk personalplanering Kontakten med forskarna

10 Gäller administrativ personal Specialistområde - Personal Anställningar och avtal Utländska gäster Löner Arvoden SINK (skatt för utländska) Lönestatisik RALS - lönerevision MBL Fackliga förhandlingar Verksamhetsförändringar Doktorander Stipendier Reseräkningar Personliga utlägg Behörighetsadministration Ex. Lucat Diarieföring Arkivering Arbetsmiljö Rehabilitering Försäkringar Pensioner

11 Gäller administrativ personal Specialistområde - Personal HR-avdelningen är idag strukturerade efter kostnadsställen, men idag sker följande på central nivå; idag (fr o m 1 sept) har en person hand om doktorander för hela institutionen en person har hand om stipendier Följande funktioner håller på och växer fram på en central nivå: en person som har hand om reseräkningar (vissa kostnadsställen har redan gått över till detta arbetssätt, och övriga kommer gå över med tiden) en person har hand om behörighetsadministration, ex lucat en person har hand om diarieföring och arkivering

12 Reseräkningar Ändring av rutiner kring reseräkningar Bakgrund Idag hanteras reseräkningarna till stor del av institutionens ekonomer. Institutionen hyr även in personal från annan institution som hjälper till att avlasta reseräkningsarbetet. Det saknas gemensamma strukturer på hur reseräkningar ska hanteras, vilket leder till olika hanteringssätt av reseräkningar. Anledning Otydliga strukturer i hanteringen av reseräkningar, har lett till en dålig transparens i arbetssättet kring reseräkningar. Olika arbetssätt ger också skillnad i effektivitet, kvalitét och servicenivå i hanteringen av reseräkningar. En oklarhet kring hantering av reseräkningar, har också lett till att reseräkningar försvinner och utbetalningar missas. Beslut För att skapa en enhetlighet och därigenom en transparens, höjd kvalité, effektivitet och servicenivå för reseräkningsarbetet på institutionen för laboratoriemedicin beslutas; Att: det ska finnas en huvudansvarig resehandläggare på institutionen för reseräkningarna, och att det ska finnas minst en back-up-person för resehandläggaren. Att: det finns en gemensam rutin för hantering av reseräkningar på institutionen, se bilaga A och B. Att: de personer som innehar ledningsuppdrag samt avdelningsansvar erbjuds hjälp med registrering av sina reseräkningar, i ett led för att kompensera för institutionstjänstgöring. Detta ska följas upp och korrigeras vid behov. Prefekt som beslutar om justering. Att: de nya reseräkningsrutinen successivt förs in på avdelningarna under sommaren och hösten Alltså, att avdelning efter avdelning implementerar de nya rutinerna.

13 Gäller administrativ personal Hälsa Vid ledighet (ex sjuk, gått hem för dagen eller har semester) Stäng av jobbmobil och jobbdator Hänvisa er telefon (Salut) och mail (automail om funktionsmail) Var lediga Friskvårdstimme 1 h friskvård på arbetstid per vecka Sjuk/ledig Meddela administrativ chef och avdelningsföreträdare Sätt lapp på/vid dörren eller be någon annan sätta en lapp Mår personalen bra Mår verksamheten bra

14 Gäller administrativ personal Organisationsdag 1 gång per tertial VT första måndagen i april ST första måndagen i september HT första måndagen i december Får bara rensa papper, rensa mail, sätta i pärmar, städa skrivbord och liknande Minska den psykologiska stressen hos administratörerna

15 Gäller administrativ personal Nya policydokument Tillgänglighet Mobil Mail

16 Budgetarbete Ekonomerna kommer boka in budgetmöte med respektive kostnadsställeinnehavare under september / oktober Deltagare: Ekonom och kostnadsställeinnehavare Ekonomen kommer kunna besvara enklare personalfrågor, så som lönestatistik, möjlighet till förlängning på samma tidsbegränsade anställning och uppsägningstid. Mer avancerade personalfrågor kommer kunna behandlas vid ett uppföljningsmöte. Inför mötet kommer budgetfrågor, att fundera kring, skickas ut. Ex. sökta medel för 2018, tänkta nyanställningar 2018, förlängningar av tidsbegränsade anställningar under 2018, köp av investeringar (ex maskiner) Mötet kommer planeras till 30 min Uppföljningsmöte kommer bokas in vid behov med ekonom och personalsamordnare, alternativt flaggmöte med prefekt, admin chef och avdelningsföreträdare. Flaggmöte = behöver ledningsbeslut, exempelvis när verksamheten visar på underskott som eventuellt behöver hanteras med uppsägning 27 oktober ska alla ha haft ett budgetmöte. 10 november ska alla budgetunderlag vara klara

17 Budgetarbete Delad kontering (in- och utlånad personal) ska vara skriftlig Mellan institutionens kostnadsställen Med andra institutioner Syfte Undvika framtida tvister Ärendet måste diarieföras

18 Budgetarbete Avvecklingsplaner Verksamheter som går med underskott behöver ha en plan för hantering Kostnadsställen med nyckelpersoner som slutar sin anställning behöver ha en plan för hantering Strategiska satsningar Verksamheter med myndighetskapital (överskott) behöver ha en plan för hantering

19 Information Nya kopiatormaskiner har installerats på MV och BMC. Syfte lättare ska kunna spåra vem som skrivit ut/kopierat, och härleda kostnaderna till det kostnadsställe som personen tillhör. Kopiatorn används genom att blippa sitt passerkort eller skriva in sitt LU-konto som användarnamn För de som har affilieringen student i Lucat exempelvis gästande masterstudenter som gör delar av sina examensarbeten här Kopplas kostnaden inte automatiskt till kostnadsstället de tillhör Automatiskt kopplas deras utskrifter till deras personliga paypal-konto (om de har ett sådant, annars går det inte att skriva ut) och kostnaden dras då från de privat Om forskargruppsledaren vill ta kostnaden för sin/-a masterstudent/gästande student utskrifter skicka ett mail till hr.ilm@med.lu.se. Följande information måste framgå i mailet: Skriv att ni vill ha en person kopplad till xxxxxx kostnadsställe för att kunna skriva ut på verksamhetens bekostnad Lucat-ID, om det inte finns behövs följande uppgifter: Personnummer, Namn, Enhet (avdelning och forskargrupp vid namn), Rum, Behörighetsgrad (bara passerkort eller mailadress också?), Tidsperiod (max 1 år i taget, sedan förlängs det efter hand), Verksamhetsroll, Alternativ mailadress att skicka ut aktiveringskod till LU-konto (ex ab1234cd) det som kopplas (måste finnas ett Lucat-ID för att kunna få ett LUkonto) Kopplingen måste godkännas av ansvarig kostnadsställeinnehavare (kan ske via mail)

20 Viktiga datum!!! 27 oktober (fredag) Alla budgetmöten klara (enbart uppföljningsmöten på osäkra delar ska vara kvar) 10 november (onsdag) Budgetunderlagen för kostnadsställena klara 4 december (måndag) - organisationsdag

21

22