Delprojekt IT- system konstnärliga fakulteten. Projektrapport fas 2. Realisering.

Transkript

1 Rapport Fas 1: Sida: 1 (7) Delprojekt IT- system Datum: Projektrapport fas 2. Realisering.

2 Rapport Fas 1: Sida: 2 (7) 1. BAKGRUND GENERELL ARBETSPROCESS SYSTEM PRIORITERADE OCH GEMENSAMMA SYSTEM ATT HANTERA VID FAKULTETEN SAMMANFATTNING OCH ÅTGÄRDER ALLMÄNT HÖGSKOLAN FÖR SCEN OCH MUSIK HÖGSKOLAN FÖR DESIGN OCH KONSTHANTVERK AKADEMIEN VALAND... 6

3 Rapport Fas 1: Sida: 3 (7) 1. Bakgrund Som nämnts i fas1 av delprojekt IT- system konstnärliga fakulteten, finns i dag vid GU uppåt 50st centrala IT- system* för olika ändamål. Utöver detta hanteras även på fakultets eller institutionsnivå ett antal olika, ofta egenutvecklade IT- system och tjänster. Det är väsentligt att man har kännedom och förståelse för hur IT idag genomsyrar hela vår verksamhet och att många IT- system är starkt verksamhetskritiska. I fas1 rapporten, innehållande inventering och analys levererades en rapport som gav en relativt komplex bild av våra använda system och vad som skulle krävas vid övergång till ny organisation. I dag har dock denna bild förenklats något då ett flertal omständigheter gjort att antingen tidsaspekten förskjutits eller att vissa förändringar inte behöver genomföras för den nya organisationen. Detta beror dels på att två av de stora institutionerna behåller sina namn samt att HSM redan genomfört en stor del av arbetet kring de verksamhetskritiska systemen. Vi har dock fortfarande en mycket komplex karta av IT- system med diverse olika led av integrationer och vill därmed önska en förståelse och för att allt inte är täckt av denna rapport. *Länk till aktuell lista: 2. Generell arbetsprocess Ramar för arbetet med IT- systemen. 1. Inför varje stor förändring i eller av ett IT- stöd/system måste systemförvaltaren ha ett beslutsunderlag av antingen prefekt eller dekan. 2. Institutionerna ansvarar för kontakt med system/systemförvaltare enligt bifogat dokument systemkartait_konst.xlsx. Fakultetens IT- beställare finns tillhanda för hjälp. 3. För att ändringar gällande personalbefattningar, behörigheter m.m., alltså inte större förändringar i systemens organisation, gäller sedvanlig kontakt med systemförvaltare. Detta ses som en vanlig personalfråga.

4 Rapport Fas 1: Sida: 4 (7) 3. System 3.1. Prioriterade och gemensamma system att hantera vid fakulteten I denna lista beskrivs vilka gemensamma system och institutioner som får påverkan framåt i fakultetens omorganisation. Systemen nämns här utan prioriteringsordning dock med en tidsangivelse om när förändringar bör ske i systemen. De institutionsspecifika systemen samt system som inte påverkas av omorganisationen har här utelämnats då de kan hanteras internt. Påverkar Namn (i bokstavsordning) Akademien Valand HDK HSM Tid 4D Låneregister Ht Agresso Årsskiftet 12/13 Drupal Equitrac Ht Exchange, men endast steneby Filemaker (Utlåning) Ht Filemaker HDK Ht GU-alumn, endast behörighet Ht GU-kort (Sampass) Ht Gubas GUL Gupea Infoglue Joomlaserver Ht LADOK MoveOn NyA Nyckelhantering?? Ht? Årsskiftet Palasso 12/13 Papercut Ht Pcounter, men ev. endast steneby Ht Perspektiv Årsskiftet 12/13 TimeEdit 2 Ht TimeEdit 3 Ht Webbpubl Steneby KataGU, men endast steneby , men endast steneby

5 Rapport Fas 1: Sida: 5 (7) 4. Sammanfattning och åtgärder Allmänt På grund av beslut att vänta med övergång till ny redovisningsmodell i Agresso till årsskiftet (gäller ej HSM som redan genomfört förändringen) ger detta en mängd konsekvenser bakåt i systemen. Först och främst medför detta att vårt PA/HR system Palasso inte kan förändras fullt ut förrän till årsskiftet heller då bl.a vissa grunduppgifter för lönekontering måste stämma överens med Agresso. Detta får sedan vidare konsekvenser gentemot system som KataGU, GUL, GUBAS m.m. Prioriterat bör nu i första hand vara de system som används för vår kommunikation både externt och internt såsom e- post, KataGU, web (InfoGlue) och GUL Högskolan för scen och musik. På grund av att man på HSM i stort redan genomfört de förändringar i systemen som behöver göras för organisationsförändringen, samt att man behåller sitt namn, medför det att det för HSMs del i princip inte blir någon större förändring i systemen. Det största arbetet för HSMs del ligger i att ge personalen nya rättigheter i systemen pga nya befattningar i organisationen. Arbeten att titta på och eventuellt utföra under hösten: Gemensamt utskriftsystem inom fakulteten. Gemensamt system för utlåning och bokning av utrustning inom fakulteten. Se över möjligheten att använda HDKs system för digitala ansökningar Högskolan för design och konsthantverk Även HDK sparar mycket arbete på att inte förändra sitt namn. Detta medför att i princip endast verksamheten vid Stenebyskolan som införlivas i HDK påverkas i ett första steg. Till den 1/7 behöver följande genomföras: Mail: Beställa alias till stenebypersonalen samt besluta när de tidigare adresserna ska upphöra. KataGU: Ändra organisationstillhörighet för stenebypersonalen samt ev. personalbefattningar i allmänhet. Web: Flytta in stenebyavdelningens webb under hdk.gu.se i HDKs egna sk. drupal lösning. GUL: Flytta in stenebykurser och aktiviteter under HDKs organisationsträd. HDK måste också snabbt hitta en ersättning till nuvarande system för hantering av utskrifter. Förnärvarande ses en eventuell möjlighet till att införa ett fakultetsgemensamt system över, då det GU- centrala systemet som skulle levereras av Canon blivit nerlagt.

6 Rapport Fas 1: Sida: 6 (7) Arbeten under hösten: Förberedande arbeten inför organisationsövergången till årsskiftet i Agresso och Palasso. LADOK med tillhörande system (GUL, GUBAS, NyA) för kurser och studenter med anknytning till Steneby. Ladok administrationen rekommenderar övergång runt mitten av september. Man bör snart stämma av med Ladok administrationen hur hanteringen kring ex redovisning av tidigare HPR, då Ladok ej har någon historik kring organisationstillhörigheter av studenter eller kurser. Speciellt för GUBAS är att integration sker både mellan Palasso, KataGU och Ladok. Här finns viss problematik som bör hanteras och detta görs bäst i samråd med systemförvaltare. Eventuellt gemensamt system för utlåning och bokning av utrustning inom fakulteten. Se över möjligheten att använda HSMs Apollon som studentregister och för nyckelhantering m.m. Detta ger möjlighet till avveckling av HDKs lokala FileMaker server som idag kostar 30tkr/år i support. Om inte rekommenderas flytt till central server med kostnad om ca 2500kr/år. Se över möjligheten för övriga institutioner på fakulteten att använda det egenutvecklade systemet för digital ansökning Akademien Valand För den nya institutionen Akademien Valand gäller ett mer omfattande arbete. Fokus bör i första hand ligga på kommunikation såsom e- post, web och personalkatalog samt lärplattform. Till den 1/7 behöver följande genomföras: Mail: Beställa alias till all personal inom Akademien Valand enligt beslutad domänförkortning samt besluta när de tidigare adresserna ska upphöra. KataGU: Ändra organisationstillhörighet för personalen inom Akademien Valand samt ev. personalbefattningar i allmänhet. Web: Inrätta en ny domän för Akademien Valand samt flytta in nuvarande institutioner under denna. GUL: Hitta en fungerande övergångslösning för sk. öppna sidor inom GUL, samt de befintliga aktiviteter som nu ska finnas inom Akademien Valand. För närvarande ligger höstens aktiviteter i nuvarande struktur. Kurser och sk. Aktiviteter bör flyttas inom organisationsträdet. Dessutom bör ev. utses nya GUL- administratörer.

7 Rapport Fas 1: Sida: 7 (7) Arbeten under hösten: Förberedande arbeten inför organisationsövergången till årsskiftet i Agresso och Palasso. LADOK med tillhörande system (GUL, GUBAS, NyA). Ladok administrationen rekommenderar övergång runt mitten av september. Man bör snart stämma av med Ladok administrationen hur hanteringen kring ex redovisning av tidigare HPR, då Ladok ej har någon historik kring organisationstillhörigheter av studenter eller kurser. Ladok påverkar även andra system såsom Sampass för hantering av behörigheter till lokaler vilket medför att även organisationen i Sampass bör synkroniseras och förberedas. Speciellt för GUBAS är att integration sker både mellan Palasso, KataGU och Ladok. Här finns viss problematik som bör hanteras och detta görs bäst i samråd med systemförvaltare. Se över möjligheten att använda HSMs Apollon som studentregister och för nyckelhantering m.m. Gemensamt utskriftsystem inom fakulteten. Gemensamt system för utlåning och bokning av utrustning inom fakulteten. Se över möjligheten att använda HDKs system för digitala ansökningar. Avveckling av TimeEdit2 samt införande av TimeEdit3. Detta medför att man gemensamt med fakultetskansliet kan stänga ner en lokal - server och spara 30tkr/år.

8 Översikt IT-system konstnärliga fakulteten inför organisationsförändring 1/ Namn (bokstavsordn) Funktion/område Verksamhet Kort information Kontaktperson 4D Låneregister Utrustningslån/bokning HFF Ersätts sannolikt av ett fakultetsgemensamt system Petter Baggeryd Agresso Ekonomi GU-gemensamt Jeanette Arnesson Drupal Webbpublicering HDK Påverkas ej förutom Steneby delen av HDK Björn Hildenwall Equitrac Hantering av utskriftskostnader HDK Ersätts av ett fakultets/gu-gemensamt system Björn Hildenwall Exchange Mejl/kalender/Lokalbokning\Utrustning GU-gemensamt Info hämtas troligtvis från GU-konto som hämtas från Palasso Lena Ström eller Filemaker (Utlåning) Utrusningsbokning/utlåning Filmhögskolan Ersätts sannolikt av ett fakultetsgemensamt system Petter Baggeryd Filemaker HDK Studentregister, Antagningsregister, Diarium HDK, Kansliet Påverkas sannolikt i liten omfattning Björn Hildenwall <bjorn.hildenwall@hdk.gu.se> GU-alumn Alumndatabas GU-gemensamt Påverkas sannolikt i mycket liten omfattning Info hämtas troligtvis från GU-konto som hämtas från Palasso. För GU-kort (Sampass) Tillgång till lokaler GU-gemensamt studenter LADOK Karin Lidberg <Karin.Lidberg@gu.se> Ann-Christin rl <ann-christin.jarl@gu.se> (Fredrik Aspegren) Gubas Kursplaner GU-gemensamt Info hämtas från LADOK, Palasso och KataGU Ingegerd Sigfridsson <ingegerd.sigfridsson@gu.se> GUL Lärplattform, information/intranät GU-gemensamt Info hämtas från LADOK och Palasso Emma Breding <emma.breding@gu.se> Gupea E-publicering av forskningspublikationer, avhandlingar m.m. GU-gemensamt Påverkas sannolikt i mycket liten omfattning Infoglue Webbpublicering GU-gemensamt Mikael Stoltz <mikael.stoltz@gu.se> Joomlaserver Utrustningslån/bokning Valand Ersätts sannolikt av ett fakultetsgemensamt system Arne Kjell Vikhagen <akvik@valand.gu.se> LADOK Studie&kursresultat samt registrering GU-gemensamt Org-skifte sker sannolikt efter registreringar runt 15/9 Ann-Mari Strand <ann-mari.strand@gu.se> MoveOn Hantering av utbytesstudenter HSM, HDK Steneby Påverkas sannolikt i liten omfattning Christina Kaspersen <christina.kaspersen@gu.se> NyA Antagning/ansökningssystem GU-gemensamt Ladokgruppen (Ann-Mari Strand) Nyckelhantering Tillgång till lokaler HSM, -- Hanteras i dag i Apollon David Holm <david.holm@hsm.gu.se> Palasso PA/HR (Personal Administration/ Human Resourses) GU-gemensamt Frågor återstår gällande hantering av ex. ansvarsomr för koppling till Agresso Papercut Hantering av utskriftskostnader HFF Kommer ligga till grund för fakultetens/gu-gemensamt system. Staffan Gunnarsson <staffan.gunnarsson@gu.se> Petter Baggeryd <petter.baggeryd@gu.se> Pcounter Hantering av utskriftskostnader Steneby Ersätts av ett fakultets/gu-gemensamt system Marcus cobsson <marcus@steneby.se> Perspektiv Budgethantering GU-gemensamt Info från Agresso. Kajsa Salenius <Kajsa.Salenius@gu.se> TimeEdit 2 Lokalbokning, Schemaläggning HFF,Film, Konstkansli Avvecklas Ann-Christin rl <ann-christin.jarl@gu.se> TimeEdit 3 Lokalbokning, Schemaläggning HSM, HDK (GUgemensamt) Införs av Akademien Valand, Fakultetsansvariga är i dag Björn Hildenwall samt David Holm Ann-Christin rl <ann-christin.jarl@gu.se> Webbpubl Steneby Steneby Införlivas i HDKs webb (Drupal) KataGU Kontaktuppgifter GU GU-gemensamt ev. nytt system Marcus cobsson <marcus@steneby.se> Staffan Gunnarsson <staffan.gunnarsson@gu.se>

9 Berör Ev. Informationsunderlag till systemet Integrationer (Berörda system) Akademien Valand HDK HSM Tid Ht Vilka som ska flyttas till vilken domän + ev. beställning av ny domän samt alias under period. Samverkan med Ladok och Palasso Bl.a Prefekt/dekanbeslut (kan vara samma som för Ladok) Palasso Årsskiftet 12/ Ht, men endast GU-konto via Palasso steneby Ht Ht, endast behörighet Ht GU-konto via Palasso/Ladok Ladok, Palasso, KataGU Ht Bl.a Prefekt/dekanbeslut (kan vara samma som för Ladok) Ladok, Palasso Ny portal samt domän för Akademien Valand Ht Man vill ha namn på institutioner, prefekter m.m. Ladok skickar tillbaka info om vad som ska ändras. Förslag till datum. Egen berhörighetskontroll av användare/adm som godkänns av prefekt. Denna information går från Ladok. Bl.a Prefekt/dekanbeslut (kan vara samma som för Ladok) Prefekt/dekanbeslut gällande organisationsförändring samt befattningar Prefekt/dekanbeslut gällande organisationsförändring samt befattningar GUL, Gubas, Sampass, GU-kort, NyA, Valwebben, (Alumndatabas) Ladok ?? Ht? GU-konto, GUL, GUBAS, Agresso Palasso Årsskiftet 12/13 Ht, men ev. endast steneby Ht Årsskiftet 12/13 Ht, men endast steneby, men endast steneby Ht