Projektplan, Schemaläggning/lokalbokning för Linnéuniversitetet 2012

Transkript

1 Projektplan, Schemaläggning/lokalbokning för Linnéuniversitetet 2012 På Linnéuniversitetet används idag TimeEdit för schemaläggning och lokalbokning. Vi har ett system som byggts upp och justerats under flera år, först separat i Kalmar och Växjö, senare efter sammanslagning i ett gemensamt system. TimeEdit består idag av följande delsystem som levereras av Evolvera: WebReservations, används för att boka institutioners/enheters egna resurser via ett webbgränssnitt. TimeEdit Global webb, används för att visa scheman och aktuella bokningar på webben TimeEdit Global, en klientapplikation för schemaläggare. Här görs resursplanering, schemaläggning, bokning av enheters egna resurser samt beställning av gemensamma lokaler. TimeEdit lokal webb, för beställning av gemensamma lokaler samt visning av hur lokaler är bokade. TimeEdit lokal, en klientapplikation som används för bokning av gemensamma lokaler som beställts från TE global, webben, e-post eller på annat sätt. Kring denna kärna har Lnu utvecklat en del egna system: Import av grunddata från Kursinfo (kurser, kurstillfällen, program mm) samt personal från universitetets katalogtjänst. Notifiering till schemaläggare om nekade bokningar. Ett efterdebiteringssystem som justerar priset på bokningar och omfördelar intäkter till lokalägare, IT, vaktmästeri mm Mitt Lnu skapar schemalänkar till studenterna som söker fram ett schema för just de kurstillfällen studenten är registrerad på. På Lnu s webb visas kurs- och programstartmöten upp och är sökbara utefter kursnamn, ämne mm. Information om möten hämtas från TimeEdit. Den version av TimeEdit som vi använder utvecklas inte längre varför vi måste byta till ett annat system. Evolvera har en ny version (TimeEdit 3) som verkar vara det naturliga valet som ersättare för nuvarande system. Det finns dock en del omständigheter som gör att valet av nytt system inte är så självklart. Under det senaste året har det framkommit ett antal synpunkter på TimeEdit från en del institutioner. För vissa fungerar systemet utmärkt, men för andra finns det vissa problem. Några av dessa som måste beaktas när ett nytt system ska upphandlas är: Lärare vill ha direkt kontroll över sitt schema men Global är för komplicerad för att fungera bra. De vill själva kunna lägga upp schemat, kapa schemakommentarer, ta bort poster som inte behövs längre. Beställningsprocessen. Vilka lokaler måste beställas? Se till att inte missa nekade bokningar. WebReservations är för oflexibelt. Man skulle vilja ha mer flexibilitet i vilka bokningsperioder som finns, hur man lägger regler på olika typer av objekt mm

2 En rad småsaker som vi har rapporterat, men där svaret har varit att det inte går att lösa i dagens version. Tyvärr har ganska få lösts efterhand. Ex: o Dölja vissa objekt i scheman o Status på schemaposter är inte tillräckliga, det går t.ex. inte begära preliminära poster o Koppling till externa kalendrar går bara på en hållet o Enkel visning på webben av data i TE, t.ex. alla kurstillfällen med dess metadata o Bredd på objektkolumnen i Global I Kalmar finns det schemaläggare på institutionerna som planerar kurserna och lägger scheman för dem. De har då lärarna på institutionen och de egna lokalerna som resurser, men behöver inte ta hänsyn till andra institutionerna schemaläggning. I Växjö är det en mer splittrad bild. På någon institution arbetar man på samma sätt som i Kalmar, på andra håll sköter någon inom ett ämne (studierektor, avdelningschef, programansvarig e.dy.) schemaläggningen för ämnet. På ytterligare andra institutioner är det de kursansvariga som skapar scheman. Till skillnad från Kalmar är dock ett schema därefter inte klart utan det ska tilldelas lokaler (förutom egna lokaler som bokas direkt). Det sker genom att den centrala lokalbokningen fördelar föreläsningssalar och bokar in dessa. Processen i Växjö är alltså något mer komplex men har den fördelen att lokaler utnyttjas på ett mer effektivt sätt samt att den som lägger scheman har tillgång till ett större utbud av lokaler vilket gör att det kan vara lättare att skapa scheman. Denna splittrade bild har inneburit att dagens system ses som trögarbetat på vissa institutioner. Detta är en viktig förutsättning som projektet naturligtvis ska ta hänsyn till och i största mån undanröja. Syfte och mål Kort ska systemet möjliggöra för institutioner (enskilda eller samtliga anställda) att schemalägga kurser/resurser, boka egna resurser såsom labsalar, datorer mm samt att lägga in önskemål om bokning av centrala resurser. Det ska kunna stödja ett system med beställning av gemensamma lokaler samtidigt som det ska ge enskilda kursansvariga större kontroll över sina scheman. Studenter ska enkelt kunna hitta sina scheman och även andra typer av sökningar i systemet ska enkelt kunna göras. Det finns ett antal bör-krav på ett nytt system: - Systemet ska kunna generera statistik om utnyttjande av lokaler och eventuellt om andra resurser. - Debiteringar av både gemensamma och institutionsegna lokaler ska ske på ett för användaren enkelt sätt. - All personal ska enkelt kunna boka/beställa lokaler och skapa egna scheman, men det ska även vara stöd för att man arbetar med schemaläggare som lägger scheman för hela ämnen/institutioner/universitetet centralt. - Det ska inte behövas någon utbildning för att arbeta med de webbaserade systemen som finns tillgängliga för samtliga användare. - Webbaserade gränssnitt ska vara flexibla i sin utformning så att de kan anpassas för att passa för olika verksamheter och syften. - Systemet ska kunna kopplas till ett tentamensanmälningssystem med bokning av tentamenslokaler och automatisk visning av tentamina i scheman. - Varje student ska finnas i systemet såsom ett unikt objekt vilket innebär att scheman kan göras individuella men också att grupper av studenter kan skapas med automatik.

3 Eventuellt kan systemet också användas för personalplanering av lärare vilket skulle beröra studierektorer och administrativ personal på institutionerna och centralt. Detta är dock inte ett primärt mål för systemet Målgrupper Det finns flera olika grupper som skulle påverkas av ett nytt system: - Kursansvariga/schemaläggare som utför schemaläggning - Personal som behöver boka olika resurser - Studenter och andra som är intresserade av att se scheman och hur olika resurser är bokade - IT-drift som kan få drifta det nya systemet, och möjligen slippa driften av flera av de system som finns idag. - IT-support som ska supporta systemet - Centrala lokalbokare - Externa användare som behöver se bokningar (lärcentra, allmänhet) Projektorganisation och projektplan För att styra projektet behöver vi styrgrupp med 3-4 personer. Styrgruppen kommer att behöva träffas en gång före sommaren och sedan uppskattningsvis 3-4 gånger under hösten. Håkan Hallmer HV/SA, Peter Karlsson ELNU, Anne Karlsson LoS samt projektledare Ola Flygt. Den huvudsakliga projektgruppen kommer behöva främst bemannas med personer på institutionerna och andra enheter som jobbar med schemaläggning och bokningar men även några som idag inte arbetar med dagens system bör ingå i projektgruppen. Förslagsvis 5-6 personer. Denna grupp startar i september och kommer att under hösten behöva ha regelbundna möten, kanske varannan vecka. Det ska finnas en referensgrupp med representanter från institutionerna och några centrala enheter (kan t.ex. vara IT, biblioteket, Studerandeavdelningen) samt studentrepresentanter. Kan vara en större grupp om upp till 20 personer. Till projektledarens hjälp behöver man knyta upp vissa resurser på IT (drift, utveckling och support). Vid driftstart kommer troligen externa konsulter behöva hyras in för vissa delar. Informationsplan Det är viktigt att ett projekt av den här karaktären ser till att alla berörda informeras i god tid och ges tillfälle till att lämna synpunkter och att vi när beslut tagits om vilket system vi ska arbeta vidare går ut med det i god tid. Informationen bör spridas via en rad olika kanaler. Vår främsta kanal blir genom de användare som redan finns i TimeEdit. Alla anställda nås lämpligen via utskick i Nyhetsbrev från Linnéuniversitetet. Speciellt vissa grupper såsom prefektrådet och IT-rådet bör också få direkt information.

4 Steg 1 - Nulägesanalys Förutom den nulägesanalys som redan är gjord behöver mer fakta samlas in. - behöver vi göra upphandling eller finns det ramavtal vi kan utnyttja? - vilka olika system används idag - vilka kostnader har vi idag och vilka resurser kräver det? - vilka andra projekt och system berörs av detta projekt? Steg 2 val av lösning Det finns en rad frågor som behöver besvaras innan en lösning för Lnu kan väljas: - Vilken funktionalitet önskas av användare? - Hur ska ett framtida system driftas, intern eller extern? - Vilka anpassningar till vår existerande IT-miljö är önskvärda respektive möjliga? - Finns det några begräsningar i antalet eller typ av resurser som kan hanteras i olika alternativ? - Vem ansvarar för att lägga in och administrera dessa resurser i systemet? Steg 3 upphandling Det måste hanteras olika beroende på vilket system det blir. Om vi väljer något system där det finns ramavtal kan vi göra en snabb upphandling. Om vi väljer TimeEdit och det hamnar utanför ramavtalet kan vi antagligen ändå göra en rel. enkel upphandling då det kan ses som en fortsättning av redan upphandlat system. Väljer vi något annat system krävs det troligen en fullständig upphandling. Beslutspunkt för detta i slutet av hösten Steg4 - Implementering Utveckling, installation och integration i vår IT-miljö - val av driftplattfrom (hårdvara + operativsystem) - anpassning till Lnu i form av organisation, typ av resurser, processer mm - integration med t.ex. LDAP och Mitt Lnu Flyttning av data från andra system, både centrala och lokala system. Omfattande testning. Bör inledas i början av 2012 och vara klar kring mars/april 2012 Steg5 - Utrullning Utbildning och information av användare med olika roller, administratör, schemaläggare och bokare. Troligen får utbildningen ske i flera steg, där utbildning av slutanvändare eventuellt kan ske via IT-support. Utrullningen av systemet måste också passas in i tidsmässigt till de processer kring lokalbehov som finns idag. Terminsvisa bokningar kan troligen först börja göras i systemet inför HT12.

5 Steg6 - Skarp driftsättning Projektet avslutas med att systemet sätts i skarp drift. Då tar systemägaren över ansvaret för systemet. I det läget ska det också finnas en ny styrgrupp för systemet finnas på plats som arbetar med att vidmakthålla det. Det innebär kontinuerlig kvalitetskontroll, besluta om utveckling av system mm. Steg7 - Avveckling De gamla systemen ska fasas ut men hänsyn måste tas till att historiska data måste finnas tillgängligt under mist ett år. En lösning för det måste alltså finnas innan det gamla systemet helt kan avvecklas.