Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 3

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: fas 3, Närvarande Kopia för kännedom till Jan-Martin Löwendahl, CIO Inge Svensson, personaladministrationschef (CA) Göran Svensson, IT-ansvarig (K) Helle Sörensen, administrativ chef (F) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Niclas Stoldt, Sigma nbit AB Jens Gustafsson, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Glenn Palstam, Sigma nbit AB Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum Mötesdatum Tid Plats Kugghjulet, CA plan 1 Nästa möte klockan Bilaga Bilaga A: PDB1.0 Kravspec P0.6.pdf Agenda: 1 Avstämning projektstatus KRAVSPECIFIKATION PDBREG DEMO GENOMGÅNG AV PROJEKTPLAN EKONOMI INFORMATIONS- OCH UTBILDNINGSPLAN TILLÄGGSBESTÄLLNING, KONTOHANTERINGSPROCESSEN Godkännande av projektets fortsättning (BP5)... 4 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Skapat av Anna Jensen

2 Sidan 2 av 5 1 Avstämning projektstatus 1.1 Kravspecifikation Niclas gick igenom arbetet med framtagning av kravspec, samt struktur och övergripande innehåll i denna. Kravhanteringsarbetet har gått över budget, men test som kommer senare i projektet kommer att gå under budget, så totalt sett kommer krav och test att hålla sig inom budget. Kravspecen återfinns i bilaga A. o Jan-Martin påpekar att det är farligt att gå över budget i början för att tro att man kan ta igen det senare. Niclas svarar att det inte är så han har tänkt, utan att det är planen som har varit fel från början. o Jan-Martin undrar om vi har haft sittningar med presumtiva användare vad gäller kraven? Niclas svarar att nej, det är bara projektgruppen som har sett kraven. Jens berättar att vi har haft en sittning framför PDBreg med två användare. o J-M påpekar att det i gränssnittsbiten är viktigt att visa någon som skall jobba med det. Börje svarar att vi hade referensgruppsmöte igår, och det är ju egentligen de som skall godkänna det. o J-M påpekar att vi skulle vilja göra en tilläggsbeställning till projektet att lägga till kontohanteringsprocessen, och då kan det bli mer aktuellt med användarfall i kravhanteringsarbetet. 1.2 PDBreg demo Jens demonstrerade PDBreg och hur det skall användas. o J-M påpekar att Björn O. har tagit på sig att utse en ansvarig för organisationsträdet, ner till institutionsnivå. o J-M har uppdraget att prata med Lennart Hedström angående hus och rum. Detta kommer dock inte ske förrän i slutet av april. Alltså har projektet inte tid att vänta på det, utan får utgår från det som finns. o Helle påpekar att de GU-anställda måste finnas med som en egen kategori, annars får man inte med helheten. Jens håller med och säger att det troligtvis måste bli så. o De studerande från GU, som också läser på Chalmers, har ett eget Ladok och det är också en viktigt fråga att ta reda på om det går att få kontakt med GU-Ladok. o Det behövs nog någon form av text bredvid fälten i sökvyn, för att förklara hur sökningen går till. o Hur hanterar vi problematiken som kan uppstå vi sammanslagning av linjer/sektioner t.ex. när en av dem är från Lindholmen, för idag är inte Lindholmen med i PDB? Börje säger att Lindholmen skall vara med, vi har bara inte hunnit få med dem ännu. o Det måste ju finnas något unikt när man lägger upp en ny person, om man bara lägger upp någon del av namnet, så kan ju en person bli inlagd på två ställen utan att man får

3 Sidan 3 av 5 reda på att han/hon redan finns inlagd. Jens svarar att finns det regler, såsom t.ex. att en anställd måste ha personnummer, så kan man givetvis bygga in den logiken. o Det är bra om det finns någon form av guide, så att man vid nyupplägg hamnar automatiskt i de olika fälten i en viss följd, för att kunna registrera alla nödvändiga uppgifter. o Kan man se vem som har lagt in en uppgift? Jens svarar att det ser man inte idag, men det sparas. o Det är riskfyllt säkerhetsmässigt, att bara lägga till någon som anställd på sitt kostnadsställe för att kunna ändra alla hans/hennes uppgifter. Då behöver man ju egentligen inte ha någon behörighet alls, utan man kan bara fuska och lägga till någon på sitt kostnadsställe om man skulle vilja ändra i dennes uppgifter. o Ett sätt att hantera detta är ju att lägg till historik i systemet, dvs. visa initialer på de som senast har ändrat något. o Göran föreslår att ett sätt skulle vara att den ursprungliga ägaren måste lägga personen i en speciell mellanmapp till dess att den sugs upp av nästa ägare. o Det enklaste är nog ändå att bara lägga ut vem som gjort ändringen. Jens svarar att det skall ordnas. o Det är kul att se att projektet har kommit så långt! 1.3 Genomgång av projektplan Glenn gick igenom projektplanen med avseende på statusen på de olika aktiviteterna i projektet. o J-M undrar; om det inte görs någon maskinell koppling till Vakans, hur får vi telefonnummer då? Börje förklarar tankesättet att när man beställer en ändring eller liknande i CTS, så ändrar man det också i PDB. o J-M vill att vi skall prata noggrannare med Henrietta innan vi lägger alltför mycket tid på Vakans-anpassningen. o Angående Trax: Vi skall ha ett förberedande möte på onsdag, Ulf Redsäter anser sig numera äga Trax och beställa anpassningen. o Göran påpekade att Jens är planerad på mycket mer än 40 timmar per vecka. Glenn svarade att planen stämts av med Jens och att vi inte ser det som ett problem. J-M frågade om det ska betraktas som beordrad övertid och orsaka högre kostnad, Glenn svarade att övertidstimmarna kommer att debiteras med normalt tim-pris (ej övertid). 1.4 Ekonomi Glenn berättar att ekonomin ligger inom marginalen fortfarande. Kalendertiden är möjligen det som kan bli utdraget ett par veckor och att det ryms i marginalen. 1.5 Informations- och utbildningsplan Anna berättade att informationsplanen som togs fram i förra fasen nu är genomförd, förutom att kårtidningen ännu inte är kontaktad. Utbildning kommer att hållas med de

4 Sidan 4 av 5 personer som skall arbeta i PDBreg. Utbildningen kommer att gå till så att Anna förevisar PDBreg såsom Jens gjorde idag, och användarna får en manual att titta i och ta med sig hem. De får även ett testkonto så att de kan gå hem och träna och sedan återkomma med synpunkter. För att få reda på vilka personer som skall arbeta i PDBreg, så skall ett mail skickas till dekanus och kanslichef på varje sektion. I detta mail skickar man med organisationsstrukturen såsom den ser ut i PDB, samt ett förslag på behöriga personer, lämpligen på institutionsnivå, kopplade till de olika kostnadsställena. o Eftersom Björn O. ska utse ansvarig för organisationsträdet, så ligger det i hans intresse att skicka ut detta mail. Det vore bra om projektet stämde av med Björn O. först, och hör om han vill stå som avsändare på mailet, eller om han tycker att t.ex. Jan-Martin skall göra det. o J-M uppmanade också projektet att ta kontakt med Henrietta och stämma av med henne innan mailet angående behörighet skickas ut, eftersom hon behöver ställa nästa precis samma fråga för att få fram kostnadsställeansvariga för telefonidebiteringen. o Tillägg enligt Göran: Det är nu dags att utveckla och fräscha upp projektets webbplats. Anna med hjälp av Glenn skall se till att detta blir gjort. 1.6 Tilläggsbeställning, Kontohanteringsprocessen Jan-Martin berättar att i augusti vill vi att allt med kontohantering skall fungera, och det finns starka kopplingar mellan PDB och CDKS (DCE). Lotta från Sigma nbit AB har fått i uppgift att ta fram en projektdefinition, för att ta fram processen för hur kontohanteringen på Chalmers går till. Detta arbete kommer att till stor del involvera PDB-projektet. Detta kommer att kosta pengar, och det finns stiftelsepengar kvar till detta. Det kommer att krävas ett särskilt beslut för detta tilläggsprojekt. 2 Godkännande av projektets fortsättning (BP5) BP 5: Avstämning projektstatus samt beslut om lösningsförslag. Mötesdatum: Checklista Ja Nej Kommentar Projektstatus 1 Stämmer uppnådda resultat med plan? Stämmer i stort, vissa aktiviteter försenade. Ryms dock i marginalen. 2 Stämmer upparbetning med budget? Överskridit med 21 tim av totalt Ryms inom marginalen. 3 Har förändring av kraven skett sedan förra styrgruppsmötet? Ja, ägande av användarnamn har tillkommit!

5 Sidan 5 av 5 4 Är projektet bra organiserat? 5 Fungerar projektgrupp, referensgrupper och styrgrupp? 6 Hanteras risker? Resursanvändning 7 Finns resurser tillgängliga? I vissa aktiviteter (Vakans, Trax) har tillgången till resurser försenats. Lösningsalternativ 8 Utgör framtagna lösningsalternativ tillräckligt underlag för val av lösning? Nytta 9 Kommer resultatet från projektet att tillfredställa kundens behov, förväntningar och krav? Förankring 10 Är förankringen av projektarbetet och resultat tillräcklig? I Vakans återstår att välja lösningsalternativ. Beslut om projektets fortsättning Projektet kan fortsätta som planerat. Projektet kan fortsätta med ändringar enligt styrgruppsprotokoll Projektet skall avslutas. Godkänd av Vid protokollet Justeras Anna Jensen Glenn Palstam