IT-faktura IT-ledning IT-FAKTURA / Lars Hansen Chef IT-ledning/CIO. IT-ledning

Transkript

1 IT-ledning Lars Hansen Chef IT-ledning/CIO IT-FAKTURA / IT-faktura 2012 Inledning IT-fakturan för 2012 bygger på samma principer som tidigare IT-fakturor, dvs. att den är indelad i ett antal tjänsteområden som totalt sett representerar den universitetsgemensamma IT-infrastrukturen. Debiteringen baseras på graden av utnyttjande av dessa tjänster i relation till valda nyckeltal. Inför 2012 har inga förändringar i tjänsteutbudet skett. Kostnaderna för IT-infrastrukturen för 2012 blir ca 4,3 mkr högre än för innevarande år, vilket beror både på ökade kostnader för vissa tjänster och utökade åtaganden för andra tjänster. En bakomliggande faktor till kostnadsökningen för vissa tjänster (i synnerhet för datorarbetsplatssupporten) är att antalet anställda vid GU har ökat med ca 150 personer, vilket ökar både drift- och supportkostnader. IT-service levererar ett antal lokala tjänster som därför inte finns med i IT-fakturan. Information om dessa kommer till berörda direkt från IT-service. Fördelningsnycklar och tjänsteområden Den bakomliggande tanken med att dela in IT-infrastrukturkostnaderna i ett antal tjänsteområden är att kunna fördela kostnaderna efter den faktiska användningsgraden, vilket ska ge en så pass rättvis fördelning som möjligt. För att åstadkomma detta används ett antal nyckeltal (heltidsekvivalenter, medarbetarkonton, studentkonton och telefoner). Heltidsekvivalenter (HTE) används för de tjänster där det i dag inte är möjligt att använda exempelvis antal konton, eller för tjänster där det inte ger någon mer rättvisande fördelning att använda sig av andra beräkningssätt. HTE har beräknats utifrån antalet anställda i augusti Medarbetar- och studentkonto har använts som nyckeltal för de tjänster där det finns en direkt koppling mellan antal konton och en specifik tjänst, och inte antalet anställda (t.ex. IT-ledning Erik Dahlbergsgatan 11B, Box 100, SE Göteborg

2 2 / 5 e-post eller portal). Medarbetarkonton (innefattande både anställda och externa medarbetare) har beräknats genom ett medelvärde från tre mättillfällen; januari, april och augusti (obs. det är endast antalet aktiva konton som ingår i beräkningen). Inför 2012 är underlaget baserat på utsökningar på institutionsnivå. Antal studentkonton består av aktiva studentkonton registrerade på institution den 1 juni 2011 Kostnaden för telefoni fördelas enligt antalet telefonanknytningar inklusive telefax och porttelefoner, dvs. att varje fakultet faktureras sin andel av det totala antalet telefoner. IT-fakturan för 2012 är uppdelad i elva olika poster: GUKOM SUNET Telefoni Maskinhallar GU-konto Portal E-post, kalender, adressbok Programvaror och datorarbetsplatssupport Lagring och säkerhetskopiering Central utskriftshantering Mediatjänster I alla tjänster ingår support. I GU-konto och Portal ingår den gemensamma studentsupporten. Nedan beskrivs de olika tjänsterna och kopplingen till ett visst nyckeltal. Mer information om de olika tjänsterna finns på hemsidan för tjänstekatalogen: GUKOM I tjänsteområdet GUKOM ingår universitets datanät (även trådlöst) inklusive brandväggar, koppar- och fiberkablage, universitetets analoga telenät och TV-nät, övervakningstjänster för nätverket, system för distansåtkomst, samt det arbete som utförs av säkerhetssamordningsgruppen för hantering av interna och externa ITsäkerhetsfrågor. Under 2012 kommer datanätet att byggas ut för den nya datorarbetsplatstjänsten, vilket kan komma att påverka fakturan något SUNET SUNET står för Swedish University Network, och är ett fibernät med mycket hög kapacitet som binder samman svenska lärosäten. SUNET:s mål är att genom samverkan mellan högskolorna i Sverige främja datakommunikation som är till nytta för högskolan, i första hand genom att tillhandahålla möjligheter till datakommunikation till/från/mellan universitet och högskolor (och ytterligare organisationer som tillhör samma intressesfär) nationellt och internationellt, i andra hand genom att stödja och samarbeta med organisationer som har som målsättning att erbjuda datakommunikation åt hela samhället. SUNET-avgiften är obligatorisk för

3 3 / 5 alla svenska universitet och högskolor, och kan därmed inte påverkas av några förändringar i GU:s IT-verksamhet. Telefoni Denna tjänst utgörs av både fast och mobil telefoni, samtal över det fasta nätet, driftavtal för utrustning för IP-baserad telefoni, telefonistapplikationer (växelsystem), analog telefoni för Tjärnö och Kristineberg. Under HT 2011 flyttas telefonianvändarna från Tjärnö och Kristineberg till mobila anknytningar kopplat till GU:s centrala växel, och de lokala Teliaväxlarna avvecklas. Möjligheten att välja en mobil anknytning i stället för fast telefon kommer att erbjudas fler enheter efter att flytt till ny leverantör har genomförts sommaren Kostnadsminskningen under de senaste åren beror dels på att IP-telefoniprojektet är avslutat och att vi inte längre belastas med kostnader från detta, dels att vi har skrivit billigare avtal med telefonileverantörer. Eftersom den tekniska miljön börjar bli gammal kommer det dock att krävas ökade investeringar om något/några år. Nyckeltal: telefonanknytningar. Maskinhallar Tjänsten maskinhallar består av både lokaler (datorhallar, serverrum, korskopplingsrum för nätverk) och utrustning (batteribackup, larm, brandsläckning m.m.). I kostnaden för maskinhallar utgör lokalhyror 36 procent. GU-konto Detta är en tjänst som innehåller system som hanterar konto- och behörighetsadministration, samt verktyg för integrationer mellan olika IT-system (mellan Palasso och Portalen, Ladok och GUL m.m.). I skrivande stund finns ca 40 lokala kontosystem. Dessa kommer successivt att ersättas av det gemensamma GUkonto, vilket kommer att innebära både förenklade rutiner och minskade kostnader. Kostnadsminskningen för GU-konto beror i stor utsträckning minskad ambitionsnivå i nästa års utveckling, samt att vi har upphört med pappersutskick med kontouppgifter till studenter (-400 tkr). Nyckeltal: medarbetar- och studentkonton Portal I tjänsten Portal ingår student- och medarbetarportalerna med stöd för roller (för att kunna styra access till olika system), integration inom portalen, single sign on, information/nyheter, meddelandehantering samt länkar. I medarbetarportalen görs det ca inloggningar varje dag, och motsvarande siffra för studentportalen är ca

4 4 / 5 Nyckeltal: medarbetar- och studentkonton E-post, kalender och adressbok Denna tjänst består av e-post med spam- och virushantering, kalender och adressbok. I dagsläget finns det ett universitetsgemensamt e-postsystem och ett lokalt (Handels). Driften av det centrala e-postsystemet är outsourcad till Qbranch. I den lösningen finns i dag ca konton. Nyckeltal: medarbetarkonton Programvaror och datorarbetsplatssupport I området för programvaror ingår samtliga kostnader för samordning av universitetsgemensamma programvarulicenser, licenskommitté, programvarutjänst för licensansvariga/anställda/studenter, särskild licenswebb för information samt programvaruseminarier. Administration och inköp av enstaka programvaror för anställda hanteras av lokalt licensansvariga, installationer görs inom ramen för Datorarbetsplatssupport. Datorarbetsplatssupporten utförs dels av lokalt placerad personal från IT-service, dels via universitetets Servicedesk på anknytning 2020 vid problem med arbetsdator. Kostnadsökningen beror på ökade licenskostnader för programvaror, ökade drift och supportkostnader samt ökad kostnad för avtal. Lagring och säkerhetskopiering Detta är en universitetsgemensam tjänst som ger alla medarbetare tillgång till personligt lagringsutrymme och gemensam lagringsyta. I detta ingår automatisk säkerhetskopiering från vilken användaren själv ska kunna återställa sina filer. Åtkomst till lagringsytan kan dels ske via det fasta nätet, men även på webben via medarbetarportalen. Kostnadsökningen beror på en ökad lagringsvolym. Central utskriftshantering Denna tjänst ger stöd för att hantera utskrifter via nätverket över hela GU. Det innebär exempelvis att studenter och medarbetare kan välja att skriva ut på den skrivare man befinner sig närmast. Under hösten 2011 och 2012 kommer tjänsten successivt att tas i drift. Först och främst för studenter som kommer att kunna använda sina GU-kort för att skriva ut på alla offentliga skrivare.

5 5 / 5 Kostnadsökningen beror på drift- och supportkostnader för den nya tjänstens tekniska infrastruktur. Mediatjänster I denna tjänst ingår infrastrukturstöd för streaming- och videotjänster som används i undervisning och för extern information (t.ex. Universitets-TV på GU-webben). Det ingår även e-mötesverktyg och uppbyggnad av infrastruktur för videokonferensteknik och informationsskärmar. Med vänliga hälsningar Lars Hansen

6 IT-service Titel ITS lokala avtal 2012 Beslutande organ IT-chef Datum för förslag Datum för beslut Bifall/Avslag/Ny version Info Ansvarig för förslag Hans Larsson Dnr Beslutsunderlag Version A Sidnummer 1 av 2 ITS lokala avtal 2012 Innehåll 1 Bakgrund Omfattning Omfattning per fakultet Avtalsparter Frågor Versionshistorik Bakgrund IT-service (ITS) har tecknat lokala avtal direkt med verksamheten sedan starten Dessa innehåller, per definition, enbart tjänster utanför de standardtjänster som hanteras av IT-ledning (ITL) genom IT-fakturan. För 2010 så tillkom en större post av lokala tjänster när support för datasalar/studentarbetsplatser och lokala applikationer lyftes ut ur IT-fakturan. Inför ht11 så drar ITS ner på supportnivån inom datorarbetsplats för att matcha den lägre nivån på beställningen från ITL och ITB. Skulle någon fakultet eller institution behöva mer än den nya lägre basnivån så tecknar ITS gärna lokala avtal för detta. 2 Omfattning 2012 Inför 2012 är det givetvis svårt att uppskatta vilken omfattning det kan bli, många små lokala avtal beror på hastigt uppkomna behov ute i verksamheten. Men givet kända och troliga avtal under 2011 så har ITS uppskattat omfattningen per fakultet för Denna uppskattning innefattar ej utökad datorarbetsplatssupport.

7 IT-service Beslutsunderlag Titel ITS lokala avtal 2012 Ansvarig för förslag Hans Larsson Beslutande organ IT-chef Datum för förslag Datum för beslut Bifall/Avslag/Ny version Info Dnr Version A Sidnummer 2 av Omfattning per fakultet Prognosen för 2012 baserad på beräknat utfall för 2011 är som följer: Fakultet/motsvarande År 2012* Sahlgrenska akademin Naturvetenskapliga fakulteten Humanistiska fakulteten Konstnärliga fakulteten Samhällsvetenskapliga fakulteten Handelshögskolan Utbildningsvetenskapliga fakulteten UB UFL Gemensamma förvaltningen *) Denna uppskattning innefattar ej utökad datorarbetsplatssupport. ITS rekommenderar att fakulteten lägger på 10-20% i buffert om möjligt för att täcka eventuella oförutsedda behov. Fakultetens IT-beställare kan säkert bidra med kompletterande information också, i synnerhet vad gäller eventuellt behov av utökad datorarbetsplatssupport. 3 Avtalsparter Leverantör är ITS och beställare är fakulteten för de större avtalen. För de mindre avtalen så avgör fakulteten själv om det är fakulteten eller institutionen som är motpart. 4 Frågor ITS ekonom eller ITS Kundansvariga svarar gärna på frågor från fakulteterna inför budgetarbetet. ITS rekommenderar att fakultetens IT-beställare konsulteras också. 5 Versionshistorik Version Datum Kommentar Ändring gjord av A Första versionen för 2012 Hans Larsson