E-PLIKT E-PLIKT FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET

Transkript

1 E-PLIKT FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET PRESENTATION FÖR KONTAKTPERSONER

2 DISPOSITION Nätverk och kontaktpersoner Historik och bakgrund Rekvisit för e-pliktigt material Gruppdiskussion Hur gör man med e-plikt vid Göteborgs universitet Exempel på material och webbsidor Frågor

3 NÄTVERK OCH KONTAKTPERSONER Samordning för e-plikt Nätverk Stöd för er som utför det praktiska arbetet Erfarenhetsutbyte Information Utbildning

4 PLIKTLEVERANSER AV ELEKTRONISKT MATERIAL Kulturarvet i Sverige Tryckt material minskar Digitalt ökar Lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material E-plikt

5 REKVISIT FÖR E-PLIKTIGT MATERIAL Elektroniskt material avgränsad fil Gör materialet tillgängligt Avsett för allmänheten Via nätverk dvs. GU:s hemsidor

6 GRUPPDISKUSSION Vilket elektroniskt material har ni på era sidor? Skriv ner och så går vi igenom det tillsammans.

7 E-PLIKTIGT MATERIAL Full omfattning lagens skyldigheter: omfång, typer av material, hela universitetet omfattas Egentliga myndighetspublikationer Avhandlingar, abstracts, forskningsrapporter, vetenskapliga tidskrifter, working papers m.m. Kursplaner och litteraturlistor Ytterligare myndighetspublikationer: Årsberättelser, magasin, informationsmaterial m.m.

8 E-PLIKT VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Webbsida på medarbetarportalen: E-post:

9 HUR GÖR VI MED E-PLIKT VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Ledord enkelhet framförallt! Automatisering i mesta möjliga mån i befintliga system; GUBAS GUPEA

10 EGENTLIGA MYNDIGHETSPUBLIKATIONER - KURSPLANER OCH LITTERATURLISTOR Avslutat dokument På webben För allmänheten

11 EGENTLIGA MYNDIGHETSPUBLIKATIONER KURSPLANER OCH LITTERATURLISTOR GUBAS

12 EGENTLIGA MYNDIGHETSPUBLIKATIONER- FORSKNINGS-PUBLIKATIONER avhandlingar abstracts forskningsrapporter vetenskapliga tidskrifter working papers

13 Forsknings- Egentliga myndighetspublikationerpublikationer GUPEA

14 GUPEA VAD ÄR DET gupea.ub.gu.se Göteborgs Universitets Publikationer - Elektroniskt Arkiv 1. Ett elektroniskt arkiv för uppladdning av fulltexter 2. Varje fil registreras med detaljerad metadata 3. Varje post tilldelas en permanent identifierare; en handle-länk 4. Sökmotoroptimerad för att lokaliseras av exempelvis Google = lokalt open access-arkiv 6. Numera leverantör av e-pliktiga dokument + tillhörande metadata!

15 ATT ADMINISTRERA I GUPEA 1. Du: registrerar ett GUPEA-konto 2. Vi: skapar en samling och knyter dig som administratör till samlingen 3. Du: registrerar i GUPEA och länkar handle-länken till institutionens hemsida 4. Vi: står för support så fort det behövs 5. Du: E-plikt; ingen extra åtgärd 6. Vi: levererar från GUPEA till KB regelbundet Kontakta GUP-support: gup@ub.gu.se eller

16 GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK, DIGITALA TJÄNSTER Registrera ett konto i GUPEA gupea.ub.gu.se Min sida i GUPEA gupea.ub.gu.se/password-login

17 Forskningsmaterial (GUPEA) och utbildningsmaterial (GUBAS) levereras alltså automatiskt, inget merarbete för intuitionen. Dessutom, måste visst material hanteras manuellt.

18 Manuell bedömning hur ska man tänka? Tillgängliggjort för allmänheten = materialet är i första hand till för allmän spridning Internt arbetsmaterial som i första hand vänder sig till personalen såsom riktlinjer, policys, handböcker, styrdokument, minnesanteckningar och protokoll omfattas ej även om allmänheten kommer åt dem Texter som skrivs direkt på webben med en webbpubliceringsapplikation är inte en avgränsad enhet som e- pliktlagen talar om och omfattas ej Innehållet i en film ska informera på samma sätt som en broschyr.

19 Att leverera in e-plikt via leveransformuläret Logga in via medarbetarportalen Filmer kan inte levereras in via formuläret. Skickas in på usb/dvd till samordningen för e-plikt på GU. e-plikt/leverans/

20 E-plikt eller ej Låt oss titta på några exempel

21 Exempel på ICKE leveranspliktigt material Blanketter Nyhetsnotiser Platsannonser Kalendarier Pressmeddelanden Seminarieinbjudningar Powerpoint presentationer Statistik och publikationer från andra myndigheter Remissyttranden Interna utredningar Handlingar som rör förvaltningsärenden Databaser Handböcker Protokoll och minnesanteckningar Bloggar Radioprogram, inspelningar av konserter

22 Frågor och svar Vad gäller om materialet både finns i tryckt och elektronisk form? Om en myndighet publicerar en skrift i både tryckt och digital form ska båda levereras. Om materialet finns i olika filformat, t.ex. word och pdf, vilken väljer man att e- plikta? Har ett elektroniskt material samtidigt gjorts tillgängligt i flera olika format, ska pliktexemplar lämnas i det format som kan anses mest lämpat för långtidsbevaring. Det räcker att skicka i ett format och om valet står mellan word och pdf, är pdf mest lämpat. T.ex. ett magasin som finns i två versioner, en med svensk text och en med engelsk översättning. Måste båda levereras in eller räcker det med den svenska versionen? Trots att det är samma innehåll, så måste alla språkvarianter av ett material levereras. Hur ska man tänka med sociala medier och e-plikt? Webbunikt innehåll som uppfyller förutsättningarna för e-plikt på Facebook eller Youtube, är leveranspliktigt. Twitter och bloggar däremot betraktas inte som leveranspliktiga.

23 E-plikt flödesschema E-PLIKT E-plikt Digital Tryck Avgränsad fil Flödande Allmänhet Internt Gupea Gubas Webben Leveransformulär

24 Frågor? E-PLIKT

25 Nätverket träffas igen till våren! Vad vill ni? Vilka saker! Nätverket för er!