Dokumentation av realiseringsarbetet vid institution Y

Transkript

1 Dnr A 83/12 Dokumentation av realiseringsarbetet vid institution Y Realiseringsledare: Jeff Kaller, Steneby och, HDK Måluppfyllelse av direktiv (Dnr B6 5782/09) Allmänna krav i uppdraget: Realiseringsarbetet har skett i projektform och en lokal realiseringsgrupp bildades med förutom realiseringsledarna också en utbildningsansvarig (Lotta Weidling, Steneby), en administrativt ansvarig (Jeanette Johansson, HDK), en kommunikatör (Jessica Glanzelius, HDK) och en personalhandläggare (Anna-Karin Ingelström, HDK). Tillfällen för information till medarbetare och studenter samt tillfällen för deras delaktighet och påverkan lades upp i en kommunikationsplan för projektet samt en handlingsplan för kommunikation (se bilaga handlingsplan för kommunikation). Kontinuerlig avrapportering har gjorts till Strategiska projektledningsgruppen. Projektplan genomfört Tvärande genomförandegrupper vi valde att framförallt använda oss av befinitliga samrådsforum och grupper på grund av arbetstidsbrist i organisationerna Steneby och HDK. Vi har kontinuerligt diskuterat åtgärder och i vissa fall löst arbetsuppgifter i HDKs ledningsgrupp, HDKs utbildningsråd och forskningsråd, Stenebys lärarmöten och högskoleråd, HDKs högskoleråd, HDKs och Stenebys studentträffar med prefekterna. Två gemensamma personalmöten (med inbjudna studentrepresentanter) under projekttiden har också ägnats åt realiseringsprojektet. Den 2 februari behandlades namnfrågan och den 22 mars behandlades stödfunktionerna i den nya sammanslagna institutionen. Inleda rekrytering av enhetschefer, ämnesföreträdare och studierektorer genomfört med undantag för utannonsering av ämnesföreträdare för design. Ansvariga för samtliga uppräknade uppdrag i de fyra institutionskollegierna är utsedda förutom enhetschef för designkollegiet, samt ämnesföreträdare för design- respektive konsthantverkskollegierna. Inleda rekrytering av administrativ chef och teknisk chef utlysning av administrativ chef är genomförd. Rekryteringsprocess pågår. Det finns inget behov att utlysa teknisk chef. Inleda rekrytering av teknisk och administrativ personal ej genomfört. Detta arbete har vi skjutit över till projektet GU förnyas. Utforma lokal besluts- och delegationsordning en arbets- och delegationsordning för den nya institutionen har utformats (se bilaga Arbetsordning). Arbetsordningen ska i vissa delar kompletteras och förslag från realiseringsledarna ska vidareutvecklas av den nya ledningen.

2 Planera uppgiftsfördelning för administrativ personal ej genomfört. Ska utföras inom ramen för verkställandet av GU förnyas. Beslut om ändrade befattningsbenämningar och -beskrivningar delvis genomfört. Med utgångspunkt i nämndbeslut och dekanbeslut har rollbeskrivningar för enhetschef, ämnesföreträdare och studierektor vid flera tillfällen diskuterats i olika samråd på HDK och Steneby. Detta har resulterat i förtydligande beskrivningar som bland annat legat till grund för utlysning av intresseanmälan. (Se bilaga rollbeskrivningar i bilagan Arbetsordning). Beslut om disposition av angivna lokaler inga angivna lokaler har presenterats för realiseringsledarna. Koordinera praktiskt arbete med omflyttning av personal inget sådant behov har funnits. Leda arbetet med att förbereda lansering och marknadsföring av ny institution genomfört. Kommunikatörerna vid HDK och Steneby har utformat plan för lansering och marknadsföring. Intern institutionsinformation genomfört (se bilaga handlingsplan för kommunikation). Till eempel har regelbundna nyhetsbrev har gått ut till medarbetare och studenter vid HDK och Steneby under hela projekttiden. En särskild projekthemsida med information och aktuella dokument skapades också. Utforma institutionsgemensamma plattformar för diskussion och beredning genomfört. Institutionen ska ha ett gemensamt råd för utbildning och forskning (se bilaga arbetsordning). I övrigt har realiseringsledarna föreslagit att den nya ledningen utformar övriga råd som institutionen behöver. Finna anpassade former för samverkan med Steneby (stiftelsen) vad gäller stödfunktioner, lokaler, infrastruktur, ledningsfunktioner samt kollegial samverkan och samarbete påbörjat men inte avslutat. I samverkan med primärt institution Z utreda förutsättningar för formellt samarbete vad gäller verkstadsutrymmen och teknisk utrustning ej genomfört. Förutsättningar för att utreda förutsättningar har inte funnits. Kvarvarande processer för den nystartade institutionen 1. Rekrytering av enhetschef för institutionskollegiet design. Den utlysta intresseanmälan vars deadline var 13 juni gav inget resultat. 2. Rekrytering av ämnesföreträdare för institutionskollegiet design resp. konsthantverk. Utlyst intresseanmälan för konsthantverk i maj gav inget resultat. Design är ännu inte utlyst. 3. Planering och genomförande av administrativ organisation med uppgiftsfördelning och kartläggning av kompetensbehov ingår i den pågående realiseringen av Gus förnyelse av administrativ organisation och arbetet fortsätter under hösten-vintern Komplettering av arbetsordning. Det gäller framför allt eventuella kompletterande samrådsforum, administrativ organisation, beslutsprocess samt vilka eventuella beslut som delegeras vidare från prefekt.

3 5. Former för samverkan med Stiftelsen Steneby vad gäller administration, lokaler och infrastruktur utformas i samband med genomförandet av ny administrativ organisation. Övriga former för samverkan utvecklas efter behov av den nya ledningen. 6. Utredning av förutsättningarna för samverkan med Akademin Valand när det gäller verkstäder och teknik skjuts fram och genomförs av ny ledning när förutsättningar för en utredning är för handen. Tilläggsuppdrag (Dnr B6 5782/09) Institutionernas namn I arbetet med detta uppdrag utökades realiseringsgruppen med Valdemar Lindekrantz, kommunikatör på Steneby. Uppgifter enligt uppdraget: Lämna förslag till namn för de nya institutionerna genomfört. Dessutom gjordes en omfattande konsekvensanalys av olika alternativa namn. En kommunikationsplan upprättades också samt en plan för lansering av den nya institutionen. Utarbeta förslag efter diskussion med berörda medarbetare genomfört. Identifiera frågor/områden där fakultetens varumärke bör kommuniceras genomfört. Beakta ett framtida samlat campus genomfört. Samordning mellan realiseringsledarna genomfört. Avrapportering genomfört. Samlat förslag från realiseringsledarna genomfört. Bilagor till denna rapport: Arbets- och delegationsordning för HDK (version 5) som i sin tur innehåller bilagorna Aktuell organisation vid HDK , rollbeskrivningar för enhetschef, ämnesföreträdare och studierektor samt utdrag ur universitetets arbetsordning. Handlingsplan för kommunikation för realiseringsprojektet Rapport sammanställd av /

4 Detta dokument är realiseringsledarnas slutliga förslag för den nya organisationen som träder i kraft Efter detta datum är det den nya prefektens ansvar att utveckla de förslag som är formulerade samt utarbeta de punkter som saknas i detta dokument., Jeff Kaller / Arbets- och delegationsordning för HDK (version 5) Den arbetsordning med delegationsordning för institutionen HDK som beskrivs här utgår från universitetets arbetsordning som beslutades av styrelsen samt delegationsordning som rektor beslutade Den utgår också från de beslut som fattades i Konstnärliga fakultetsnämnden angående institutionernas organisering som en del av fakultetens projekt för verksamhetsutveckling. Innehåll: 1. Organisationsmodell (förslag till princip) 1.1 Organisation och ledning utifrån styrelsebeslut och beslut i fakultetsnämnden 2. Institutionens ledning 2.1 Prefekt och proprefekt 2.2 Ledningsgrupp 2.3 Administrativ chef 3. Institutionskollegier och deras ledning 3.1 Enhetschef 3.2 Ämnesföreträdare 3.3 Studierektor 3.4 Institutionskollegiernas ledningsprincip och inre organisation 3.5Administrativ och teknisk personal i institutionskollegierna 4. Administration och teknik 5. Forum för samråd 5.1 Rådet för utbildning och forskning 6. Beslutsprocess 7. Delegationsordning 8. Bilagor Aktuell organisation vid HDK Rollbeskrivning enhetschef Rollbeskrivning ämnesföreträdare Rollbeskrivning studierektor Utdrag ur Göteborgs universitets arbetsordning

5 1. Förslag till organisationsmodell adm chef ekonomi PA/HR kommunikation studie- och forskn adm allmän administration teknisk chef prefekt proprefekt LEDNINGSGRUPP INSTITUTIONSRÅD SAMRÅDSFORUM A SAMRÅDSFORUM B SAMRÅDSFORUM C Studierektor för forskarutbildningen Institutionskollegiernas ledning: ÄF ÄF ÄF ÄF EC EC EC EC SR SR SR SR Kärnverksamheten delas upp i institutionskollegier (IK) EC ÄF SR Enhetschef Ämnesföreträdare Studierektor Principskiss över föreslagen organisationsmodell (I bilaga X finns ett mer detaljerat diagram över den aktuella organiseringen av HDK.) 1.1 Organisation och ledning utifrån styrelsebeslut och beslut i fakultetsnämnden Enligt styrelsens beslut (Arbetsordningen 7) leds HDK av en prefekt med en proprefekt som prefekts ställföreträdare. Enligt samma beslut har HDK ett institutionsråd. Enligt förslag GU förnyas. Administrativ organisation finns på HDK en administrativ chef som ansvarar för de ovan angivna funktionerna samt en teknisk chef. Enligt nämndbeslut (KFN ) har HDK en ledningsgrupp. Enligt samma beslut är HDKs undervisande och forskande personal samt doktorander uppdelade i institutionskollegier. Kollegierna leds av en enhetschef (eventuellt tillsammans med en biträdande enhetschef) tillsammans med en (eventuellt flera) ämnesföreträdare. Kollegierna har en (eventuellt flera) studierektorer. HDK har ett antal samrådsforum för särskilda verksamhetsområden. Dessa har rollen att vara både rådgivande till prefekt i beslutsfattandet och ett forum för kollegial delaktighet och diskussion om strategiska innehållsfrågor och verksamhetsplanering. (Se vidare 4 Forum för samråd vid institutionen.)

6 2. Institutionens ledning 2.1 Prefekt och Proprefekt Prefekten är institutionens chef och företräder HDK internt och eternt. BESLUT OM PREFEKT enl KFN Prefekt har som medlem i fakultetens ledningsgrupp ett ansvar för fakultetens samlade utveckling samt ett ansvar för att implementera universitets- och fakultetsgemensamma beslut på institutionen. Proprefekt är ställföreträdande prefekt som tjänstgör vid prefekts frånvaro. Både prefekt och proprefekt ska i utövandet av sina roller ansvara för institutionens bästa i sin helhet. Eftersom HDK har två geografiskt skilda campus ska prefekt och proprefekt ha sin huvudsakliga placering på var sitt campus. 2.2 Ledningsgrupp BESLUT OM LEDNINGSGRUPP enl KFN Prefekt, proprefekt, administrativ chef och studentrepresentanter ska tillsammans med ev. viceprefekter utgöra ledningsgrupp för institutionen. Prefekten kan till ledningsgruppen adjungera olika medarbetare permanent eller för varje möte. Ledningsgruppen vid HDK består av prefekt, proprefekt, administrativ chef och studentrepresentant. Samtliga enhetschefer och kommunikatör är permanent adjungerade till ledningsgruppen. Ledningsgruppens uppgift är att utifrån omsorg om HDKs bästa samt strategiska överväganden och prioriteringar vara ett proaktivt rådgivande och beredande diskussionsforum till prefekten i framtagande av verksamhetsplan, budget och andra strategiska satsningar, samt vara rådgivande och beredande i hantering av inkommande ärenden. Ledningsgruppen bör samlas minst var 14:e dag. 2.3 Administrativ chef BESLUT OM ADM CHEF enl KFN Vid varje institution ska finnas en administrativ chef. Den administrativa chefen ska som huvudprincip ha ett samlat ansvar för den administrativa personalen vid institutionen och utgöra primär kontaktperson mot fakultet och gemensamma förvaltningen i övergripande administrativa frågor.

7 3. Institutionskollegier och deras ledning BESLUT OM INSTITUTIONSKOLLEGIER enl KFN : Samtliga lärare, forskare och doktorander ska organiseras i s.k. institutionskollegier. Dessa ska utgöra den kollegiala hemvisten för medarbetarna efter en huvudprincip av närliggande ämnestillhörighet. Institutionskollegierna har till uppgift att bedriva utbildning och forskning samt att utveckla och företräda ämnet. Institutionskollegierna kan förändras efter beslut av prefekt efter ett brett förankringsarbete. Prefekt fastställer medarbetares kollegietillhörighet. Som huvudprincip ska gälla att kollegiet ska ledas av enhetschef och ämnesföreträdare. Institutionskollegiernas verksamhet omfattar utbildning, forskning, samverkan och ämnesutveckling. 3.1 Enhetschef (se bilaga Rollbeskrivning enhetschef) Enhetschefens ansvar är att i nära samverkan och i samråd med ämnesföreträdare och övriga medarbetare i kollegiet se till att verksamheten genomförs och utvecklas efter gemensamt överenskomna mål och planer. Enhetschefen har därutöver personalansvar för kollegiets undervisande och forskande personal (inkl ämnesföreträdare), budget- och resursplaneringsansvar för kollegiets verksamhet samt ansvar för att verksamheten följer gällande regelverk och policies. Alla ärenden inom ramen för kollegiets verksamhet som inte kan hänföras till ämnesföreträdaren enligt dennes rollbeskrivning, eller till studierektorerna enligt deras rollbeskrivningar eller andra roller enligt denna arbets- och delegationsordning ska hanteras av enhetschefen i samråd med lämpliga företrädare inom kollegiet beroende på ärendets art. Prefekt är enhetschefens chef. 3.2 Ämnesföreträdare (se bilaga Rollbeskrivning ämnesföreträdare) Ämnesföreträdarens roll är att i samverkan med kollegiet i bred mening verka för det aktuella ämnets utveckling. Ämnets utveckling ska inbegripa all utbildning och forskning som bedrivs inom ramen för kollegiet. BESLUT OM EC OCH ÄF enl KFN Enhetschef och ämnesföreträdare utses av prefekt efter utlysning och samråd med berörd personal. Mandatperioden är tre år med möjlighet till förlängning. Enhetschef och ämnesföreträdare ska inte innehas av samma person. 3.3 Studierektor (se bilaga Rollbeskrivning studierektor) Kollegiernas utbildningsverksamhet på grund- och avancerad nivå leds av en eller flera studierektorer som var och en ansvarar för genomförande och utveckling av en avgränsad utbildningsenhet (t.e. ett program). Studierektorns fokus är studentperspektivet och ansvarar för information till och kontakter med studenterna.

8 Studierektorer ansvarar för resursplanering av den egna utbildningsenheten i samråd med enhetschefen, samt ingår i budget- och resursplaneringen av kollegiets hela verksamhet i samverkan med enhetschef och ämnesföreträdare. 3.4 Institutionskollegiernas ledningsprincip och inre organisation Enhetschefs och ämnesföreträdares ledningsansvar bygger på kollegialt samarbete och beslut ska förberedas och förankras i samråd med kollegiets lärare och forskare samt berörda administratörer och tekniker. Varje institutionskollegium ska ha ett kollegieråd bestående av minst enhetschef, ev. bitr enhetschef, samtliga ämnesföreträdare och samtliga studierektorer. I övrigt ansvarar enhetschef för att i samråd med kollegiet och berörda administratörer och tekniker utforma de gemensamma samrådsforum och arbetsformer som behövs för att verksamheten ska kunna genomföra och utveckla sina uppdrag med hög kvalitet. Arbetsordning och institutionskollegiets inre organisationen ska finnas skriftligt dokumenterad. 3.5 Administrativ och teknisk personal i institutionskollegierna Det ligger på enhetschefs ansvar att se till att administrativ och teknisk personal som är involverade kollegiets aktiviteter alltid får ett reellt och rimligt inflytande på administrativa och tekniska frågor i planering och genomförande av kärnverksamheten. 4. Administration och teknik Beskrivning av organisation och roller blir ska utarbetas under hösten-vintern i samband med att universitetets nya administrativa organisation verkställs.

9 5. Forum för samråd HDK ska utöver ledningsgrupp och institutionsråd ha olika forum för samråd inom specifika verksamhetsområden. Dessa forum ska kallas Rådet för [typ av frågor] och som huvudprincip fungera både som kollegiala diskussionsforum med fokus på visionära och strategiska frågor och som rådgivande i prefekts beslutsfattande. De ska ha ett övergripande perspektiv på HDKs verksamhet och verka för institutionens bästa i sin helhet. HDK ska åtminstone ha ett råd gemensamt för både utbildningsfrågor och forskning/utvecklingsfrågor som kallas: Rådet för utbildning och forskning 5.1 Rådet för utbildning och forskning Ledamöter i rådet är en representant för studierektorerna per kollegium en representant för övriga lärare per kollegium en ämnesföreträdare per kollegium en representant för forskande personal per kollegium två studentrepresentanter en doktorandrepresentant prefekt / proprefekt Prefekt utser ledamöterna efter förslag från och i samråd med kollegierna. Mandattiden är 1 år. Studentrepresentanter utses av Konstkåren och doktorandrepresentanter utses av Doktorandrådet. Ordförande är prefekt /proprefekt. Denne förbereder dagordning och sammankallar mötet. Minnesanteckningar, med tydlig markering av eventuella beslut fattade av prefekt vid mötet, ska föras. Rådet sammanträder 4-6 gånger per år.

10 6. Beslutsprocess I inledningen till universitetets arbetsordning sägs följande: Universitetet är bärare av en månghundraårig tradition som självständig akademi där den kollegiala styrmodellen står som garant för kvalitet och utveckling. Universitetet är också en statlig myndighet med vissa krav på sig, bland annat om ett effektivt resursutnyttjande och en rättssäker handläggning av ärenden. Det går inte att på ett enkelt sätt särskilja dessa två roller, strävan ska vara att få dem i en rimlig balans. Universitetet ska arbeta aktivt för att alla medarbetare värderas lika och skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling. Utgångspunkten är alla medarbetares lika värde och möjligheter till delaktighet i verksamheten. Förslag till principiell inledning: Alla medarbetares delaktighet och möjlighet att påverka verksamheten är en viktig del av institutionens tradition och arbetsklimat. Denna egenskap bör så långt det är möjligt tas tillvara utan att verksamhetens kvalitetsutveckling och rättssäkerhetsaspekter blir lidande av långdragna beslutsprocesser. I all beredning och samråd inför beslut bör den som har beslutsmandatet vinnlägga sig om att tydligt informera om vilken fråga det handlar om, hur och när beslut kan tänkas fattas, tillräcklig beredningstid och möjlighet för berörda att påverka beslutet. När beslut är tagna ska dessa dokumenteras på ett för eftervärlden tydligt sökbart sätt och inom rimlig tid kommuniceras till berörda och intressenter inom verksamheten. Förslag till framtida komplettering av arbetsordningen: En beskrivning av hur beslutsprocessen i princip bör gå till skulle förtydliga för medarbetare och studenter på HDK. Följande frågor skulle kunna vara vägledande: Hur medarbetare kan väcka frågor hos ledningen Hur frågor bör beredas Hur frågor bör förankras i verksamheten Hur strategiska överväganden görs (enligt planer och visioner) Hur frågor bör föredragas för ledningen När, var och hur beslut tas i en fråga Hur beslut dokumenteras och kommuniceras internt Hur beslut följs upp Vissa riktlinjer finns redan i Göteborgs universitets arbetsordning, se följande utdrag: 8 Handläggning av ärenden 8.1 Föredragning och beslut Ärenden ska som huvudregel avgöras efter föredragning. Ärenden som ska avgöras av en person, med undantag för rektor, behöver dock inte föredras. Föredragning sker mot bakgrund av de förvaltningsrättsliga krav som ställs på ärendets beredning. Med föredragning avses att den som ansvarat för ärendets beredning och framtagande av ett skriftligt förslag till beslut personligen presenterar detta genom redovisning för den person eller de personer som ska fatta beslutet. Ordföranden för styrelsen/nämnden - i universitetsstyrelsen dock rektor - har ansvar för att ärenden bereds i enlighet med gällande författningar och universitetets egna föreskrifter. Föredragningen ska tillförsäkra styrelsen/nämnden goda förutsättningar för att fatta beslut som uppfyller de

11 mål som har ställts upp för den verksamhet som regleras inom styrelsens/nämndens ansvarsområde. 8.3 Protokoll Protokoll där så erfordras ska upprättas skyndsamt och ska, efter granskning av föredraganden, undertecknas av sekreteraren och justeras snarast. Protokoll ska utformas så att beslutets innehåll klart framgår, vem som har fattat beslutet samt vem som har föredragit ärendet på sammanträdet. Det ska även framgå vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. 8.4 Kallelse Kallelse jämte föredragningslista och övriga handlingar sänds elektroniskt eller med post till ledamöterna senast fem arbetsdagar före sammanträdet.

12 7. Delegationsordning Förslag från realiseringsgruppen till kommande prefekt: Nedanstående markerade beslut (understrukna) föreslår vi kan delegeras till enhetschef, men först bör beaktas vad det innebär att stå till svars i ett eventuellt fall av överklagande och eventuellt konstaterande av felaktigt beslut. De föreslagna besluten under studieadministration är alla sådana där enhetschef (ev. i samråd med studierektorer) i vanliga fall ansvarar för att ta fram beslutsunderlag. DELEGATIONSORDNINGEN enl rektors beslut Prefekten beslutar om (på delegation från rektor): Allmänt systematiskt och förebyggande arbetsmiljöarbete enligt gällande regelverk miljöledningssystem jämlikhets- och jämställdhetsarbetet. studenternas arbetsmiljö Studieadministration antagning och reservantagning till senare del av utbildningsprogram på grund och avancerad nivå utseende av eaminator på grundnivå och avancerad nivå antagning av eventuella reserver på program samt eventuell efterantagning bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på grund- och avancerad nivå tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning tillgodoräkna kurs och del av kurs på grund- och avancerad nivå tillgodoräkna kurs och del av kurs på forskarnivå antagning av doktorander utseende av handledare för antagen doktorand, minst två per doktorand individuell studieplan för doktorand efter samråd med doktoranden och dennes handledare samt årlig revidering av denna samt revidering när det annars är påkallat utseende av granskare av licentiatuppsats utfärdande av kursbevis på den institution som prefekten ansvarar för fastställande av kursplaner. För kurser som ingår i institutionsövergripande utbildningsprogram ska kursplaner fastställas efter samråd med fakultetsstyrelsen Organisation Institutionens och institutionsledningens organisation och arbetsformer i övrigt lokaldisposition och övrig infrastruktur Ekonomi att ingå avtal för universitetets räkning inom institutionens verksamhet mottagande av gåvor och bidrag enligt donationsförordningen mottagande av eterna forskningsbidrag att ingå avtal om utbildnings- och forskningsuppdrag bokslut och resultat

13 Personal anställningar, förutom professor (universitetslektor enligt särskild beredning) initierande av rekrytering av professor lärares tjänstgöringsplaner I förekommande fall ska alla beslut följa rektors normerande beslut. Av besluten ovan ska följande först ha behandlats i institutionsrådet budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan kursplaner verksamhetsberättelse, viktigare yttranden och remissvar utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ övriga uppgifter som dekanen uppdrar åt rådet arbetsmiljöfrågor

14 HDKs aktuella organisation adm chef ekonomi PA/HR kommunikation studie- och forskn adm allmän administration prefekt proprefekt placering Steneby LEDNINGSGRUPP RÅDET FÖR UTBILDNING OCH FORSKNING teknisk chef INSTITUTIONSRÅD Studierektor för forskarutbildningen ej tillsatta ÄF ÄF ÄF ÄF EC EC EC EC EC ÄF Enhetschef Ämnesföreträdare SR 5 st SR 4 st SR 4 st SR 2 st Steneby Konsthantverk Design Visuell och Materiell Kultur 4 institutionskollegier SR Studierektor

15 ROLLBESKRIVNING Bilaga till arbetsordningen ENHETSCHEFS ANSVAR och några vanliga arbetsuppgifter (fastställd efter diskussioner på HDK och Steneby under våren 2012) Institutionskollegiets verksamhet bygger på kollegialt samarbete, där enhetschefens verksamhetsansvar innebär att utifrån gemensamma diskussioner i kollegiet se till att verksamheten genomförs och utvecklas efter gemensamt överenskomna mål och planer. Det ligger inom enhetschefens ansvar att i samarbete med ämnesföreträdare, studierektorer och övria kollegiet utforma de gemensamma samråd och forum som behövs för att verksamheten ska kunna genomföra och utveckla sina uppdrag med hög kvalitet. Alla ärenden inom ramen för kollegiets verksamhet som inte kan hänföras till ämnesföreträdaren enligt dennes rollbeskrivning, som inte hänförs till studierektorer enligt dessa rollbeskrivningar, och som inte hänförs till andra roller enligt arbets- och delegationsordning ska hanteras av enhetschefen i samråd med lämpliga företrädare inom kollegiet beroende på ärendets art. KOLLEGIETS VERKSAMHET Utveckling av verksamheten i sin helhet (utbildning, forskning, samverkan) tillsammans med ämnesföreträdare, studierektorer och andra berörda formulera vision och strategisk plan för kollegiets verksamhet i sin helhet (ämnesutveckling, pedagogisk verksamhet, forskningsverksamhet, samverkan) utifrån underlag från ämnesföreträdare och studierektorer avseende visioner och mål för respektive verksamhetsuppdrag förena kollegiets visioner och planer med institutionens, fakultetens och universitetets visioner och strategiska planer hämta in underlag för regelbunden uppföljning av handlingsplaner planera och genomföra regelbundna utvecklingsmöten för uppföljningsdiskussioner, revideringar och prioriteringar utifrån underlag från utvecklingsmötena tillsammans med ämnesföreträdare och studierektorer formulera årliga planer för verksamheten utifrån kollegiets årliga plan, institutionens verksamhetsplan och övriga nivåers planer avsätta relevanta resurser i budget och i arbetstidsplanering ta fram underlag och formulera kollegiets årliga verksamhetsberättelse Institutionsledning aktivt delta i institutionens övergripande ledning och verka för institutionens bästa REGELVERK OCH POLICYS Information och efterlevnad ha aktuella kunskaper om relevanta regelverk och policies som styr universitetets verksamhet informera om regelverk och rutiner och vid behov planera utbildning av kollegiets lärare och forskare följa upp hur regelverk och rutiner efterlevs och åtgärda där så behövs

16 PERSONAL Medarbetare och arbetsledning Planera och genomföra medarbetarsamtal Tillsammans med medarbetare planera och följa upp lärares individuella timplanering och semesteruttag i enlighet med terminsvis/årlig schemaplanering Planera och genomföra lönesamtal Planera och medverka i rehabsamtal Kompetensutveckling Tillsammans med medarbetare planera individuell kompetensutveckling Tillsammans med ämnesföreträdare och studierektorer inventera och planera kollegiets behov av gemensam kompetensutveckling Kompetensförsörjning upprätta en strategiska kompetensförsörjningsplan för kollegiet planera och ta fram rekryteringar i samarbete med studierektorer och personalhandläggare i enlighet med kompetensförsörjningsplan ta fram underlag för beslut om inrättande av tjänster och beslut om rekryteringar Arbetsmiljö regelbundet samla in information om medarbetares (och studenters) arbetsmiljö planera relevanta åtgärder där det behövs planera uppföljningar föra arbetsmiljöärenden vidare i linjen när det behövs BUDGET OCH RESURSPLANERING Budgetprocess Planera och genomföra årligt budgetarbete tillsammans med ekonom, studierektorer och ämnesföreträdare Ta fram underlag till ekonom och prefekt för institutionens budgetprocess Ta fram underlag till ekonom och prefekt för tillfälliga budgetkalkyler Uppföljning och analys tillsammans med ekonom göra regelbundna uppföljningar och analys planera och genomföra eventuella åtgärder Inköp leveransattest och betalningsattest ta fram underlag till investeringar Lärartimmar planera och genomföra årlig/terminsvis fördelning av lärartimmar på verksamhetens arbetsuppgifter tillsammans med studierektorer och ämnesföreträdare

17 ROLLBESKRIVNING bilaga till arbetsordning ÄMNESFÖRETRÄDARES ANSVAR och några vanliga arbetsuppgifter (baserat på dekans beslutade rollbeskrivning samt diskussioner på HDK och Steneby VT 2012 angående förtydligande av ämnesföreträdarens roll och ämnesutvecklingen som verksamhet.) grundutbildning forskning / KU ämnesutveckling forskarutbildning samverkan Alla verksamheter inom institutionskollegiet både bidrar och hämtar kunskaper och inspiration från den gemensamma verksamheten som kallas ämnesutveckling. Bakgrund: Ett av målen för fakultetens verksamhetsutveckling är att ytterligare stärka kvaliteten på den utbildning och forskning vi bedriver inom fakulteten och att öka och fördjupa förbindelserna mellan ämnena. Ett sätt att försäkra sig om hög innehållsmässig kvalitet är att hålla igång ett levande samtal som utvecklar våra ämnen, både på djupet och över ämnesgränser. Det är tanken bakom ämnesföreträdarens roll. ÄF:s roll är att se till att det finns en pågående ämnesutveckling genom att stimulera och möjliggöra aktiviteter i institutionskollegiet (IK) som leder till att kollegiets alla medlemmar bidrar till ämnesutvecklingen och sin egen förkovran när det gäller ämnesmässig kompetens. ÄF:s roll är inte att själv driva och genomföra ämnesutveckling. ÄF:s roll är inte att vara ämneseperten. De som ska utveckla ämnet är kollegiets medlemmar, genom att t.e. delta i seminarier och workshop. Ämnesutvecklingen är delvis en kollektiv aktivitet, delvis en individuell utveckling av individens eget intresseområde och epertis. ÄF kan med andra ord inte driva ämnesutvecklingen åt andra. Den andra sidan av ÄF:s roll är att vara representant för IK i sammanhang som berör ämnesutvecklingen. ÄF:s roll som företrädare för ämnet är varken att ansvara för eller att företräda de olika kunskapsmässiga inriktningar och specialiteter som omfattas av kollegiet. I de fall där inriktningar behöver repesenteras och komma till tals bör inriktningen i fråga representeras av någon med epertis inom området. Beskrivning enligt dekanbeslut: Ämnesföreträdarens roll Ämnesföreträdarens roll är att i samverkan med institutionskollegiet i bred mening verka för det aktuella ämnets utveckling, vilket inbegriper all den utbildning och forskning som bedrivs inom ramen för institutionskollegiet. Ämnesföreträdaren arbetar också i nära dialog med enhetschefen, som är den som har ansvar för

18 personal, budget och att verksamheten i stort följer regelverk och planer. Enhetschef är ämnesföreträdarens chef. Ämnesföreträdaren ska: 1. följa ämnesutvecklingen nationellt och internationellt 2. i olika sammanhang representera ämnet 3. i samarbete med enhetschef verka för institutionskollegiets ämnesmässiga utveckling mot en komplett miljö. 4. organisera ämnesspecifika möten för institutionskollegiets medlemmar samt seminarier kring ämnet och dess utveckling 5. stimulera kollegiets medlemmar till deltagande i konferenser och nätverk inom ämnesområdet 6. verka för ämnesöverskridande samarbete inom institutionen och fakulteten samt i förhållande till andra fakulteter och eterna aktörer 7. samarbeta med och eventuellt ingå i de fakultetskollegier som är betydelsefulla för det aktuella ämnesområdet 8. tillsammans med övriga ämnesföreträdare och institutionsledning aktivt verka för institutionens samlade utveckling 9. leda arbetet med att utveckla och revidera ämnesbeskrivningar 10. tillsammans med övriga ämnesföreträdare ta fram förslag till sakkunniga vid eempelvis befordrings- och rekryteringsärenden 11. ansvara för bedömning av högskolepedagogiska meriter inför ansökan om validering av sådana till lärarförslagsnämnden 12. aktivt delta i frågor som rör ämnets forskarutbildningsfrågor Intern organisation av verksamheten Eftersom ämnesutvecklingen i hög grad kommer att bero på kollegiets intressen och insatser måste ÄF tillsammans med enhetschef och övriga kollegiet utforma en intern organisation kring verksamheten som anpassas till kollegiets förutsättningar. Huvudprincipen är att institutionskollegierna har en ämnesföreträdare, men det kan också vara lämpligt i vissa institutionskollegier att ha två ämnesföreträdare som kan vara varandras bollplank och komplettering i planering och genomförande av verksamheten.

19 ROLLBESKRIVNING bilaga till arbetsordningen STUDIEREKTORS ANSVAR och några vanliga arbetsuppgifter (fastställd efter diskussioner på HDK och Steneby under våren 2012) Många av de arbetsuppgifter som eemplifieras här utförs med stöd av administratör. Betoningen i den här beskrivningen ligger på studierektors ansvar att se till att uppgifterna blir utförda. Beskrivningen av studierektors ansvar ska senare kompletteras med beskrivning av det ansvar som ligger på kursansvariga lärare och på eaminatorer. STUDENTER Löpande information och vägledning erbjuda och genomföra enskilda vägledande samtal med studenter om studier samla in och formulera allmän information som berör programmets studenter vid t e kursavslut och inför kursstart (terminsscheman, kontaktuppgifter) Läsårsstart/terminsstart planera och medverka i mottagning av och information till nya studenter Rekrytering och antagning av studenter till programmet tillsammans med informatör planera rekryteringsinsatser och riktade insatser ta fram underlag till tet och bild för kampanjer ta fram underlag för ansökningsinformation föreslå antagningsjuryns sammansättning och ta fram schema och arbetsordning formulera besked till antagna och icke antagna ta fram beslutsunderlag för antagning och reservantagning ta fram beslutsunderlag för eventuell efterantagning Studenters arbetsmiljö samla in information och åtgärda där så är möjligt, i annat fall föra frågan vidare till enhetschef medverka vid hantering av ärenden som berör programmets studenter Övriga studieadministrativa ärenden ta fram beslutsunderlag vad gäller uppehåll och återupptagande av studier, tillgodoräknande av studier, undantag från behörighetskrav till programmets kurser hålla sig informerad om och följa gällande regelverk och policies relevanta för studier vid Göteborgs universitet PROGRAM Läsårs-/terminsvis planering av innehåll och pedagogisk form enligt utbildningsplan ta fram underlag för bemanning (kursansvarig, eaminator) ta fram underlag för resursfördelning vad avser lärartimmar ta fram underlag för beslut om antalet studenter som ska antas till programmet ta fram underlag för läsårets/terminens schemaläggning

20 planera och leda planeringsmöten med programmets lärare och studentrepresentanter, tillsammans med enhetschef och övriga studierektorer medverka i planeringen av hela kollegiets resursfördelning Utveckling av innehåll och form i enlighet med programmets vision och strategiska plan formulera vision och strategisk plan tillsammans med enhetschef och ämnesföreträdare medverka i arbetet med vision och strategisk plan för kollegiets hela utbildningsverksamhet ta fram underlag för revidering av kursplaner och utbildningsplan tillhandahålla informationsteter om programmet för både intern och etern kommunikation KURSUTVÄRDERING Utvärderingar från programmets samtliga kurser/delkurser samla in och analysera utfallet i kursutvärderingar formulera ev åtgärdsplaner vad avser programmets kurser tillsammans med enhetschef och övriga studierektorer formulera och följa upp gemensamma rutiner för kursutvärderingar Uppföljning av kursutvärderingar och åtgärdsplaner kontinuerligt följa upp hur kursens genomförande överensstämmer med kursplanen kontinuerligt följa upp åtgärdsplaner planera och leda uppföljningsmöten med programmets lärare och studenter SAMVERKAN Initiera, planera och följa upp samverkan med eterna intressenter Tillsammans med programmets kursansvariga lärare planera eterna samarbeten Samla in dokumentation kring eterna samarbeten Formulera eventuella avtal med eterna samarbetspartners Hantera förfrågningar utifrån som berör det egna programmet Representera programmet i relevanta sammanhang

21 Bilaga till HDKs arbetsordning Utdrag ur Göteborgs universitets ARBETSORDNING 7 Institutionsnivån Institutionerna utgör grunden för universitetets utbildnings- och forskningsverksamhet och dessa rymmer inom sig ett eller flera ämnesområden. Varje institution ska ha ett institutionsråd. Institutionens arbete leds av en prefekt. För att säkerställa att såväl fakultetens och universitetets resurser används på bästa sätt och undvika suboptimering ska prefekten har regelbundna dialoger med dekanen. 7.1 Institutionsrådet Institutionsrådet ska fungera rådgivande åt prefekten och ska utgöra ett forum för dialog och diskussion av institutionens verksamhet. Det är angeläget att alla personalkategorier vid institutionen ges rimlig representation i institutionsrådet. Institutionsrådet ska ha möten minst fem gånger per år. Institutionsrådets arbete ska ske inom ramen för universitetets mål och strategier samt det uppdrag som universitetsstyrelsen lämnat. Följande frågor ska alltid behandlas i institutionsrådet innan beslut fattas av prefekt: budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan kursplaner verksamhetsberättelse, viktigare yttranden och remissvar utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ övriga uppgifter som dekanen uppdrar åt rådet arbetsmiljöfrågor Institutionsrådets sammansättning, utseende och mandatperiod Institutionsrådet ska ha minst nio och högst elva ledamöter där en majoritet av ledamöterna är vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta. Prefekten ska vara ordförande i institutionsrådet. Studenterna ska utse två till tre ledamöter beroende på det totala antalet ledamöter. Fackliga företrädare ska ha närvaro- och yttranderätt. Institutionsrådets ledamöter utses genom val där samtliga inom institutionen, vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning, har rösträtt. (Representanter för doktorander utses av studenterna. Således har doktorander inte rösträtt som anställda.) Institutionsrådets ledamöter utses för tre år. Studentrepresentanterna utses för ett år Beredningsgrupp Avgående institutionsråd utser en beredningsgrupp för hela kommande mandatperioden. I denna ska för frågor som gäller beredning och utseende av prefekt och proprefekt ingå minst en student. Beredningsgruppens uppgift är att i samråd med dekanen ta fram förslag till prefekt och proprefekt samt att ta fram förslag till övriga ledamöter i institutionsrådet. Beredningsgruppen ska därefter anordna val till institutionsrådet. Röst och nomineringsberättigade är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 50 % av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har ett förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning. Personer i beredningsgruppen är inte valbara. Efter genomfört val utser dekanen prefekt och proprefekt. 7.2 Prefekt BESLUT OM BEREDNINGSGRUPPEN VID INST Y enl dekanbeslut?? Röst- och nomineringsberättigade är anställda vid GU vilkas anställning omfattar minst 40% av heltid.

22 Prefekten är institutionens chef och företräder institutionen internt och eternt. Prefekten är underställd och rapporterar till dekanen Ansvar och uppgifter Prefekten leder det dagliga övergripande arbetet och ansvarar för verksamheten vid institutionen och ska främja institutionens utveckling. Prefekten ansvarar därtill för personal och arbetsmiljö samt företräder universitetet som arbetsgivare. Prefekten har ansvar för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys följs inom institutionen. Prefektens beslutsmandat anges i delegationsordningen. Prefekten ska regelbundet ha beslutsmöten där en studentrepresentant ska ges möjlighet att närvara vid beslut i utbildningsrelaterade frågor. Studentrepresentant utses av studenterna. En uppföljning av studentinflytande, hållbar utveckling/miljöledning, likabehandling och de frågor som behandlats i institutionsrådet ska ske årligen i en skriftlig rapport till dekanen Utseende och mandatperiod Prefektens mandatperiod är se år med avstämning efter tre år. Prefekten utses av dekan utifrån förslag från beredningsgruppen. 7.3 Proprefekt Det ska finnas en ställföreträdande prefekt, benämnd proprefekt, som kan tjänstgöra vid prefekts frånvaro. Proprefektens mandatperiod och tillvägagångssätt vid utseende följer prefektens. 7.4 Viceprefekter Prefekten får vid behov utse en eller fler viceprefekter med ansvarsområden som prefekten beslutar om. Mandatperioden för uppdraget som viceprefekt bestäms av prefekten.

23 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version Grå fält: kommunikationsinsatser gjorda före realiseringsledare utsedda, men relevant att ha med för institution Y i historiken. Gula fält: åtgärd planerad/genomförd endast av HDK Gröna fält: åtgärd planerad/genomförd endast av Steneby Vita fält: gemensamma, samordnade aktiviteter på HDK och Steneby! Vecka Datum Vad (och ibland varför) Målgrupp Hur Vem underlag Vem genomför Klart (= ) V 39 To 29/9 VAD: Fakultetens Nyhetsbrev Carina Krantz Karin Lidberg, X Förslag om indelning i tre alumner via mail alumnsamordnare institutioner + nytt campus GU näckrosdammen Kommentar Nyheten fick högt läsvärde VARFÖR: Tät kontakt mellan studenter och alumner. Info börjar sprida sig. V 39 To 29/9 VAD: Förslag om indelning i tre institutioner + nytt campus näckrosdammen HDK:s alumner Nyhetsbrev via mail Carina Krantz Jessica Glanzelius X Nyheten fick högt läsvärde VARFÖR: Tät kontakt mellan studenter och alumner. Info börjar sprida sig. V 42 on 19/10 VAD: Pressmeddelande: ny organisation vid konstnärliga fakulteten, GU VARFÖR: för att gör förändringen känd för en större grupp T Samtliga interna EXTERNT SAMTLIGA intressenter, allmänhet Mail samt publicerad på fakultetens hemsida Carina Krantz/Anna Lindal Carina Krantz X Resulterade endast i en artikel i GU-journalen, Osäkert om fler? V 42 tn 20/10 Nyheten publicerad på HDK:s hemsida T Samtliga interna EXTERNT Samtl. intressenter, HDK:s hemsida Carina Crantz/ bearbetning Jessica Glanzelius Jessica Glanzelius LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse X

24 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version allmänhet V 45 To 10/11 Realiseringsledare utsedda samt REAgrupp Y börjat HDK:s LG, Mellanchefer Muntlig info X V 47 To 24/11 Projektplan med tidplan påbörjad, mer info kommer HDK:S LG Mellanchefer Muntlig info X V 48 On 30/11 Fr 2/12 Realiseringsledare utsedda samt REAgrupp Y börjat Interna samrådsforum kommer utnyttjas ny organisation vid konstnärliga fakulteten, GU nya institution Y All personal HDK EXTERN Personal på förberedande utbildningar Nyhetsbrev från prefekt Muntlig info på träff under öppet hus Carina Krantz pressnyhetstet i samråd med Jessica X X V 49 To 8/12 HDK:s LG mellanchefer V 50 To 15/12 HDK:s UR, lärare V 51 Ti 20/12 Internt nyhetsbrev #1 Studenter och personal Muntlig info X Muntlig info X Via epost Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindekrantz, Jeff och Eva Jeff Kaller För 2012 se nästa blad LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse

25 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version V 3 Ti 17/1 Punkt på dagordningen när Jeff Kaller deltar delavstämning arbete ledningsstruktur Steneby lärare Muntlig info och möjlighet att påverka Underlag från reamöte 16/1 Jeff Kaller X avstämning bakgrund för diskussion om namn före personaldagen Samt framtaget diskussionsunderlag namn On 18/1 Utskick kallelse personaldag med diskussionsunderlag institutionens namn Personal samt Studenkårens sektionstyrelser för HDK och Steneby Skriftligt underlag för att ge tid att gå igenom och reflektera över förslag som ska diskuteras på personaldag Jessica Glanzelius i samråd med Jeff och Eva, Jeff Kaller X To 19/1 delavstämning arbete ledningsstruktur HDK:s LG mellanchefer Muntlig info och möjlighet att påverka Underlag från Reamöte 16/1 X avstämning bakgrund för diskussion om namn före personaldagen Samt framtaget diskussionsunderlag namn To 19/1 delavstämning arbete ledningsstruktur LG Steneby Muntlig info och möjlighet att påverka Underlag från reamöte 16/1 Jeff Kaller X avstämning bakgrund för diskussion om namn före personaldagen Samt framtaget diskussionsunderlag namn V 4 To 26/1 Muntlig info och Underlag från Rea- X LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse

26 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version delavstämning arbete ledningsstruktur avstämning bakgrund för diskussion om namn före personaldagen HDK:s UR, lärare samt FR möjlighet att komma med möte 16/1 Samt framtaget diskussionsunderlag namn V 5 To 2/2 VAD: Presentation projektplan, tidplan, Diskussion: nya institutionens namn VARFÖR: Info samt möjlighet att komma med Personal och studenter på HDK och Steneby Personal- och studentdag Muntlig info samt diskussioner i grupper. Möjlighet att komma med Planering program och tet för mailinbjudan: Jessica Förberedelse Innehåll presentation och workshop: Eva och Jeff Skicka inbjudan till personal och studenter: Eva Engstrand och Jeff Kaller To 2/2 Internt nyhetsbrev #2 Återkoppling namnfrågan från personaldagen, förlängd tid namnförslag Fr 3/2 Möte inbokat Intern återkoppling namnfråga efter personaldagen Studenter och personal Studentkåren Stenebysektionen Via epost Muntlig info och möjlighet att komma med Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindekrantz, Jeff och Eva Jeff Kaller Jeff Kaller V 6 Må 6/2 Intern återkoppling namnfråga efter personaldagen Studentkåren, HDKsektionen Muntlig info och möjlighet att komma med Må 6/2 Delavstämning kartläggning administrativa uppgifter Administrationsgruppen HDK Muntlig info och möjlighet att komma med Jeanette Johansson LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse

27 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version On 8/2 Delavstämning kartläggning administrativa uppgifter Administratörer som arbetar med högskoledelen Muntlig info och möjlighet att komma med Lotta Weidling V 7 Ti 14/2 Samråd namnfrågan Jeff Kaller, kommunikatör HDK, kommunikatör Steneby, studentrepresentanter från HDK och Steneby Genomgång och diskussion som beslutsunderlag för Jeff och Eva Underlag framtaget av Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindkrantz, Jeff och Eva: Genomgång av underlag från personaldag, namnförslag, direktiv, förutsättningar, SWOT från dec, konsekvensanalys Jeff Kaller On 15/2 delavstämning arbete ledningsstruktur Uppföljning namnfrågan efter 14/2. Intern HDK:s HR Valda repr personal + student Muntlig info och möjlighet att lämna på ledningsstruktur. Underlag från Reamöte 16/1 samt 13/2 To 16/2 Uppföljning namnfrågan efter 14/2. HDK:s LG mellanchefer Muntlig info To 16/2 Uppföljning namnfrågan efter 14/2. LG Steneby Muntlig info Jeff Kaller To 16/2 Uppföljning namnfrågan efter 14/2. Steneby lärare Muntlig info Jeff Kaller V 8 Må 20/2 Uppföljning namnfrågan efter 14/2. delavstämning arbete HDK:s FR forskningsansvariga Muntlig info LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse

28 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version ledningsstruktur To 23/2 Uppföljning namnfrågan efter 14/2. delavstämning arbete ledningsstruktur Stenebyrådet Muntlig info Jeff Kaller V 9 Ons 29/2 Internt nyhetsbrev #3 Återkoppling namnfrågan. Vilket namn föreslår realiseringsledarna för institution Y Studenter och personal Via epost Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindekrantz och realiseringsledare Jeff Kaller V 9 To 1/3 Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa HDK:s LG mellanchefer Ledningsroller: Diskussion, möjlighet att komma med Ev Intern återkoppling namnfrågan Namnfrågan: Muntlig info To 1/3 Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa HDK:s UR, lärare Ledningsroller: Diskussion, möjlighet att komma med V 11 Ti 13/3 Utskick kallelse personaldag med direktiv och förutsättningar kring namnfrågan som diskussionsunderlag Personal samt Studenkårens sektionstyrelser för HDK och Steneby Uppdaterad intern handlingsplan för kommunikation bifogas, för ökad transparens Jessica Glanzelius i samråd med Jeff och Eva, Jeff Kaller LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse

29 Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version To 15/3. - planering och syfte med personaldagen - arbete med planering av lansering/ kommunikation av vår nya institution - arbetet med administrativa roller och processer, vad har hänt. HDK:s LG mellanchefer Muntlig info Och möjlighet att komma med Lansering av institutionen: Jessica Glanzelius informerar och hämtar in To 15/3 - Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa Steneby lärare Ledningsroller: Diskussion, möjlighet att komma med Jeff Kaller - planering och syfte med personaldagen Muntlig info om övriga punkter - arbete med planering av lansering/ kommunikation av vår nya institution - arbetet med administrativa roller och processer, vad har hänt. V 12 Ti 20/3 - Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa - planering och syfte med personaldagen - arbete med planering av LG Steneby Ledningsroller: Diskussion, möjlighet att komma med Muntlig info om övriga punkter Jeff Kaller LG: ledningsgrupp UR: utbildningsråd HR: högskoleråd FR: forskningsråd Stenebyrådet: repr högskola + stiftelse