Dnr Mahr /121. Projektplan. Organisation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

Transkript

1 Projektplan Organisation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

2 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Projektplan Ursprunglig version Projektplan Möte projektgrupp Projektplan Gunilla Lilie Bauer & Micke Svedemar Projektplan Möte projektgrupp Projektplan Micke Svedemar Projektplan Micke Svedemar Projektplan Hanna Wilhelmsson & Micke Svedemar Projektplan Styrgruppen 1 Bakgrund I dag erbjuder Malmö högskola sina studenter en konventionell lärplattform (LMS Learning Management System) som är alltför isolerat och slutet, och som huvudsakligen används för kursadministration, information och dokumenthantering. Mot bakgrund av detta har prorektor Cecilia Christersson drivit två projekt; EATit och Virtuell lärandemiljö (vlm). EATit projektet avsåg att utifrån ett studentperspektiv synliggöra hur Malmö högskola stödjer lärandeprocesser med hjälp av vardags IT. Erfarenheter från EATit projektet finns att ta del av här Slutsatserna från det inledande projektet Virtuell lärandemiljö har resulterat i en modell som finns att ta del av här - Länk till Modell för virtuell lärandemiljö kommer då vi beslutat var den ligger. Projektet identifierade också ett antal utmaningar utifrån studenters och personals erfarenheter av nuvarande system. Till exempel tillmötesgår den befintliga lärplattformen inte öppenhet och tillgänglighet till material för att synliggöra studenters lärandeprocesser. Även kritik mot att det inte finns ett pålitligt trådlöst nätverk framkom. Som ett resultat av projektet formulerades fyra strategiska val för Malmö högskola: Studenten ska vara medskapare i sin utbildning; Utbildningarna ska präglas av öppenhet såväl digitalt som fysiskt; Pedagogik och arbetsformer ska präglas av öppenhet, tillgänglighet och kvalitet; Malmö högskola ska bidra till det lärande samhället. I projektet Virtuell lärandemiljö fokuserade deltagarna på att arbeta fram en modell för vlm. I rapporten, Modell för virtuell lärandemiljö (REF), definieras fyra förutsättningar som syftar till att skapa en bästa lärandemiljö. De är en stabil teknisk infrastruktur, effektiv administration, fokuserade resurser (människorna, kontinuerlig utbildning, utveckling och utvärdering av personal och studenter) och förädlat lärande där IT stödjer lärande, delaktighet, öppenhet som möjliggör kollaborativt lärande och kunskapsproduktion. I september 2013 tog rektor beslut enligt vlm-projektets förslag att tillsätta ett projekt med uppdrag att lägga fram ett förslag till en organisation för en ny digital lärandemiljö och ett projekt som ska ta fram en kravspecifikation som kan ligga till grund för en upphandling av en ny virtuell lärandemiljö. I oktober tillsatte prorektor en styrgrupp för de båda projekten. 2

3 2 Syfte Projektet syftar till att föreslå och kvalitetssäkra en ny vlm-organisation och dess införande. Organisationen ska möta Malmö högskolas behov samt skapa en tydlig ansvarsfördelning för tjänsten vlm, dess förvaltning och utveckling. 3 Uppdrag och mål Projektets uppdrag är att arbeta fram ett förslag till en hållbar högskoleövergripande organisatorisk struktur vid och efter införande av en virtuell lärandemiljö med utgångspunkt i ett pedagogiskt perspektiv. Projektets förslag på en organisation för vlm ska: identifiera intressenter så som t ex tjänsteägare och tjänsteförvaltare, deras roller (t ex skillnaden mellan tjänste- och systemägare) och uppgifter Förslag till organisation som säkerställer det pedagogiska, tekniska och administrativa stödet till lärare och studenter Projektet har som uppdrag: att ta fram ett förslag på var i Malmö högskolas organisationsstruktur vlm-stödet ska ha sin hemvist att säkerställa att organisationsförslaget inte utgör några hinder för att bygga effektiva processer och rutiner internt inom vlm-organisationen att tydliggöra hur vlm-organisationen är integrerad med högskolans övriga processer och flöden för att möjliggöra och identifiera det arbete som måste göras för att högskolan ska kunna dra full nytta av en effektiv och bra organisation för vlm att uppskatta de ekonomiska effekterna av organisationsförslaget För projektet finns följande mål: att det organisationsförslag som tas fram är väl förankrat i Malmö högskolas organisation genom att synpunkter från de olika intressenterna tas tillvara att organisationsförslaget är i linje med högskolans Strategi 2020 och Strategiska satsningar för utbildning, forskning och samverkan att det finns en tydlig kommunikation kring projektet och vad som sker i det att information om projektet finns lättillgänglig för studenter och medarbetare Resultatet redovisas i ett välunderbyggt underlag som underlättar och förbereder för ett framtida implementeringsprojekt. 3

4 4 Projektorganisation Styrgrupp: Ordförande: Cecilia Christersson (prorektor) - Patricia Staaf, föreståndare för Centrum för akademiskt lärarskap, AKL - Gunilla Lilie Bauer, chef för bibliotek och IT, BIT - Andreas Svenning, IT-strateg - Björn Lundgren, systemförvaltare för It s learning - Projektgrupp: projektledare: Michael Svedemar, KS Anders Bengtsson, BIT Marie Leijon, LS Kristina von Hausswolff, TS Mikael Rundberg, KS Vakant, HS - Håller kontakt med Anette Gjörloff Wingren & Agneta Bjuväng och försöker arbeta på en lösning. Vakant, OD - Håller kontakt med Gunnel Hänsel Petersson försöker arbeta på en lösning. Resursgrupp med specialkompetenser som vi kommer att behöva rådfråga i valda delar av projektet. Paula Pragert (t.f. förvaltningschef), Jan Winkle (chef Sektionen för studieadministration), Staffan Krook (IT-koordinator) och Annika Andersson (systemägare Ladok) m. fl. Referensgrupp 1 lärarrepresentant, 1 administratör, studentrepresentanter från varje fakultet. Tillsätts efter diskussion i ledningsgruppen. (Gemensamma för båda projekten) Kritiska vänner är en grupp där vi önskar rekryterar personer utanför högskolan som ska följa och konstruktivt bidra till projektet och dess resultat. 5 Genomförande 5.1. Projektstart Projektgruppen formeras samt läser in sig på befintligt material enligt projektdirektiv. Projektplanen tas fram. 5.2 Nulägesbeskrivning och Intressentanalys (görs i samarbete med kravspecifikationsprojektet) Utifrån resultat av EATit och vlm samt med hjälp av projektets referensgrupp och resurspersoner skapas en nulägesbeskrivning och en fördjupad intressentanalys. Med hjälp av nulägesbeskrivningen och en intressentanalys skapas en bild av organisationen som beskriver organisationens struktur, styrkor och svagheter med avseende på vår vlm. Utifrån denna beskrivning beslutas var organisatorisk gräns går för Malmö högskolas vlm. 5.3 Omvärldsanalys Studera och diskutera med andra lärosäten för att kartlägga hur de idag organiserat sitt stöd kring vlm. Hur tänkte de utveckla i framtiden? 4

5 5.4 Revidera projektplanen Avstämningsworkshop inom projektet med syfte att säkra att projektet har rätt fokus och resurser för att nå projektets mål inom avsatt tid. 5.5 Skapa organisationsförslag Ta fram organisationsförslag enligt direktiv. 5.6 Genomförande av fakultetsövergripande workshops I workshopform kommer vi att presentera projektets första förslag till organisation av Malmö högskolas vlm. I respektive workshop kommer vi att ta fasta på vilka konsekvenser förslaget ger och utifrån detta göra förfiningar och förändringar. Varje Workshop bedrivs med både studenter och personal som deltagare Revidering av organisationsförslag och skriva slutrapport Projektgruppen genomför arbetet med revidering av organisationsförslag och skriver en slutrapport. 5.8 Förankring av organisationsförslag på fakulteterna Projektet förankras på fakulteterna genom dels möten med högskolans ledningsgrupp dels genom att projektet får möjlighet att presentera modellen för respektive fakultets utbildningsnämnd. 6 Tidplan 15 januari Projektstart 23 januari: Styrgruppsmöte med syfte att stämma av projektdirektiv och utkast till projektplan 24 januari: Projektgruppens första möte 29 januari: Styrgruppen godkänner projektdirektiv och utkast till projektplan 4 februari: Projektet presenteras för rektors ledningsgrupp med syfte att medlemmarna i ledningsgruppen ska ha möjlighet att bidra med synpunkter samt ge tillfälle till diskussion inför rektors beslut om projektstart 4 februari Rektor beslutar att projektet kan starta och arbeta utifrån föreslagen projektplan 5 18 februari: Nulägesbeskrivning och riskanalys x februari Central samverkan Intressentanalys som görs i samarbete med kravspecifikationsprojektet 1 Vi anser att det är värdefullt att finna eldsjälar vid våra respektive fakulteter. Vi önskar därför i första hand bjuda in lärarlag, administratörer och deras studenter som redan nu arbetar relativt systematiskt med IT som pedagogiskt stöd i undervisningen. 5

6 19 februari: Styrgruppsmöte beslut om slutlig version av projektplan 19 feb 3 april: Omvärldsanalys 7 mars: Styrgruppsmöte med syfte att gå igenom förslag på organisation och uppföljning kring eventuellt reviderad projektplan och tillhörande kostnadskalkyl. 3 mars 3 april: Skapa förslag till organisation för vlm 2 april? Förankring av föreslaget i styrgruppen 4-15 april: Genomförande av fakultetsövergripande workshops 16 april: Presentation för styrgruppen med syfte att presentera resultat av workshops april: Reviderat förslag till organisation för vlm. 5 maj: Presentation för styrgrupp med syfte att stämma av reviderat förslag 28 april 7 maj: Skriva slutlig projektrapport 5 maj: Styrgruppsmöte - presentation av slutlig rapport för sista kommentarer 13 maj: Ledningsgrupp slutresultat (rapport) presenteras 13 maj -5 juni: Rapport Organisation av vlm på remiss till berörda på Malmö högskola 13 maj 13 juni Förankring av modellen på fakulteterna. Presentation i utbildningsnämnderna och utbildningsberedningen görs i samarbete med kravspecifikationsprojektet (se också noten nedan under 13 juni). 4 juni: Styrgruppsmöte - syfte att stämma av att efter ledningsgruppsmötet 6-13 juni: Omarbetat förslag till rapport Organisation för vlm klar 13 juni: Projektet avslutas? (Kan slutdatum diskuteras, projektgruppen orolig att vi inte hinner klart i tid. Förslag att vi startar förankringsprocessen under tiden som upphandling sker.) Projektet träffar referensgruppen kontinuerligt under projektets gång. 7 Budget Total arbetskostnad: Projektworkshops inom projektgrupp: Fakultetsövergripande workshops: Studiebesök/studieresor: Internat - skriva ihop slutrapport: SUMMA:

7 8 Kommunikationsplan Tillsammans med projektet Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö och Malmö högskolas kommunikationsavdelning kommer en separat kommunikationsplan sättas samman. Den kommer att klargöra hur vi kommunicerar projektet med högskolans studenter och personal så att projektet blir väl förankrat, och håller hög genomskinlighet. Projektet tar här hjälp av Fredrik Svensson från Malmö högskolas kommunikationsavdelning som kommer att bistå projektet. Kommunikationsplanen kommer att vara en bilaga till projektplanen. Projektet behöver också på ett föredömligt sätt kontinuerligt samverka med personalorganisationerna vid högskolan. Kommunikation inom projektet Projektgruppens interna kommunikation sker genom möten en gång i veckan samt via forum på Yammer. Projektledare för projekt kravspecifikation och projekt organisation vlm träffas regelbundet. 9 Riskanalys Projektgruppen utreder vilka risker som finns och deras inflytande i projektet. Riskanalysen kommer att bli en bilaga till denna projektplan. De aspekter som vi kommer att ta upp följer följande struktur: Vilka är förutsättningarna för att lyckas? Vilka framgångsfaktorer finns? Vad har vi för resurser idag? Vad kan gå fel? Vad har gått fel i liknande projekt tidigare i organisationen? Vilka resurser saknar vi? Riskbedömning Sannolikheten att risken inträffar Konsekvensen om risken inträffar Riskbedömning=Sannolikheten x Konsekvensen 7