Samverkansprojektet Svensk geoprocess

Transkript

1 Sida: 1 (9) Kommunikationsplan Reviderad upplaga för hösten 2015 våren 2016 Samverkansprojektet Svensk geoprocess

2 Sida: 2 (9) Innehåll 1 INFORMATIONSSPRIDNING 3 2 MÅLGRUPPER PROJEKTINTERN KOMMUNIKATION KOMMUNIKATION GENTEMOT INTRESSENTER KOMMUNIKATION GENTEMOT MOTTAGARE 6 3 KOMMUNIKATIONSKANALER 7 4 AKTIVITETSPLAN AKTIVITETSPLAN INTERNT AKTIVITETSPLAN EXTERNT CHECKLISTA VID KOMMUNIKATIONSINSATS 9

3 Sida: 3 (9) 1 Informationsspridning Kommunikation och informationsspridning kring samverkansprojektet Svensk geoprocess är en kritisk framgångsfaktor. Att ge ökad kännedom och god förståelse för Svensk geoprocess till samtliga berörda (kommuner, Lantmäteriet, andra berörda myndigheter, marknadsaktörer inklusive system- och dataleverantörer etc.) kommer att ge en större acceptans och förståelse för samverkansprojektet. Detta kommer även att kunna leda till att dataproduktspecifikationerna snabbare omvandlas till fungerande lösningar från systemleverantörer och att konsultmarknaden är redo att bidra till effektiviseringar, t.ex. hos kommunerna, baserade på dataproduktspecifikationerna då dessa finns beslutade och tillgängliga. Kommunikation är alltså inget självändamål utan en kritisk framgångsfaktor för samverkansprojektet. Det finns ett flertal tydliga målgrupper. Målgrupperna har olika behov, kunskapsnivå och önskemål. Det gäller därför att anpassa och rikta informationssatsningarna gentemot respektive målgrupp. Information om samverkansprojektets fortskridande, exempelvis fastställda/godkända leverabler/dokument och del-/slutrapporter, publiceras på hemsida, 2 Målgrupper Det finns några tydliga målgrupper. Följande målgrupper är tydliggjorda: 2.1 Projektintern kommunikation Styrgrupp Målgruppen är: strategisk, ekonomiskt ansvariga, lyssnade och beslutande. Utmaning: Informationen ska vara ur ett ekonomiskt, informativt perspektiv. Informationen ska vara kort, sammanfattande och informativ, men tillräcklig för att kunna ta beslut i samverkansprojektet Budskap Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektet inklusive mål, tidplan och framdrift. Samverkansprojektet kommer bland annat leda till: Tillgängliga, välbeskrivna geodata med rätt kvalitet som möjliggör effektivare och enklare planering, fastighetsbildning, bygglovshantering och annan myndighetsutövning. Kostnadseffektiviseringar hos slutanvändare och /informationsägare - kring insamling, lagring och tillhandahållande av geodata och tjänster Projektledning Målgruppen är: strategisk, initiativtagande, lyssnade och beslutande. Utmaning: Informationen ska vara ur ett ekonomiskt, informativt perspektiv. Informationen ska vara kort, sammanfattande och informativ, men tillräcklig för att kunna ta beslut i samverkansprojektet Budskap

4 Sida: 4 (9) Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektet inklusive mål, tidplan och framdrift. Samverkansprojektet kommer bland annat leda till: Tillgängliga, välbeskrivna geodata med rätt kvalitet som möjliggör effektivare och enklare planering, fastighetsbildning, bygglovshantering och annan myndighetsutövning. Kostnadseffektiviseringar hos slutanvändare och /informationsägare - kring insamling, lagring och tillhandahållande av geodata och tjänster Uppdragsledare för specifikationer och processer Målgruppen är: lyssnande och aktiva genom hela samverkansprojektet. Utmaning: Informationen ska medföra att mottagaren förstår samverkansprojektets vision, mål och aktuella status. Detta för stark delaktig i samverkansprojektets samtliga faser, men framförallt för att mottagaren av informationen i det dagliga uppdragsarbetet ska kunna fatta välgrundade och korrekta beslut som leder samverkansprojektet framåt i rätt riktning. För varje temauppdrag ingår i uppdraget att ta fram en temauppdragspecifik kommunikationsplan där temauppdragens uppdragsledare ansvarar för framtagandet. Innehållet i kommunikationsplanen ska tydliggöra de olika kommunikationsinsatserna aktuellt temauppdrag finner behov av att genomföra inom uppdragets tidsperiod. Mall för kommunikationsplanen finns framtagen i den malluppsättning av dokument varje temauppdrag får till sig när uppdraget påbörjas Budskap Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektets delar som du ansvarar för inklusive mål, tidplan och framdrift. Det är du som bidrar till samverkansprojektets framgång! Deltagare i respektive deluppdrag (specifikationer, processer) Målgruppen är: lyssnande och aktiva hela samverkansprojektet. Utmaning: Informationen ska medföra att mottagaren förstår samverkansprojektets vision, mål och aktuella status. Detta för stark delaktig i samverkansprojektets samtliga faser, men framförallt för att mottagaren av informationen i det dagliga uppdragsarbetet ska kunna fatta välgrundade och korrekta beslut som leder samverkansprojektet framåt i rätt riktning Budskap Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om samverkansprojektets delar som du jobbar inom, känner dig delaktig och eventuellt ansvarar för. Det är du som bidrar till samverkansprojektets framgång! Referenser

5 Sida: 5 (9) samverkansprojektet löper med tiden, när deras eventuella insats ska ske. Utmaning: Informationen ska vara ur ett perspektiv att känna sig delaktig i samverkansprojektet., Se nyttoeffekter och bidra till ett genomförande om leder till utvidgat samarbete Budskap Det är ett för Sverige/samhället viktigt samverkansprojekt. Du är viktig för samverkansprojektets framgång. Du ska alltid på ett initierat och positivt sätt kunna berätta om Svensk geoprocess i de delar du är engagerad och känner dig delaktig inom. 2.2 Kommunikation gentemot intressenter samverkansprojektet fortskrider. Utmaning: Informationen ska vara ur ett perspektiv att känna sig delaktig i samverkansprojektet, få dem att se de nyttoeffekter samverkansprojektet ska ge dem i slutändan och få dem att förbereda sig för att arbeta enligt de specifikationer som samverkansprojektet ger dem Budskap Ni är viktiga för samverkansprojektet. Ni bör ta hänsyn och beakta samverkansprojektets vision, mål och resultat inom er egen organisation. Genom att delta aktivt i Svensk geoprocess, speciellt inom specifikationsarbetet, så bidrar ni med att påverka samverkansprojektet i positiv riktning och samtidigt bevaka era intressen Leverantörer och konsulter (marknadsaktörer) samverkansprojektet fortskrider Utmaning: Informationen ska vara ur ett perspektiv att känna sig delaktig i samverkansprojektet, få dem att se de nyttoeffekter samverkansprojektet kan ge för respektive företag. Att få marknadsaktörerna att ta till sig specifikationer i ett tidigt skeende och möjliggöra att de implementerar stöd för specifikationerna i sina respektive produkter, lösningar och system Budskap Det är ett för Sverige/samhället viktigt samverkansprojekt. Ni är viktiga för samverkansprojektets framgång. När ni utvecklar era tjänster och produkter i enlighet med Svensk geoprocess, så framtidssäkrar ni er position på marknaden. Era kunder kommer att börja arbeta med de nya specifikationerna, därför är det viktigt att ni är med och utvecklar era produkter. Samverkansprojektet kommer att möjliggöra en effektivare insamling och lagring. Ett bättre samnyttjande av data och system mellan flera kommuner kommer att möjliggöras.

6 Sida: 6 (9) Behovet av kommunanpassning av data och system kommer i framtiden att minska. Samverkansprojektet möjliggör samverkan mellan kommuner och stora samordningsvinster för samhället Projekt och utredningar samverkansprojektet löper med tiden och vill gärna bidra till samverkansprojektets framgång eftersom detta gynnar deras egna respektive projekt och utredningar. Utmaning: Att känna sig delaktig i samverkansprojektet så att information, erfarenheter och andra gemensamma beröringspunkter kan utbytas mellan målgruppen och Svensk geoprocess, för ökad samhällsnytta. Att tydliga kravbilder från målgruppen framkommer är en annan viktig utmaning Budskap Samhällsnyttan blir större när vi samverkar. Samverkansprojektets framgång är beroende av ert deltagande och engagemang. Ni är starka budbärare som ger Svensk geoprocess möjlighet att tillämpas av slutanvändare. Era synpunkter beaktas av samverkansprojektet vid genomförandet av Svensk geoprocess. Graden av användning och nytta av det som åstadkoms i Svensk geoprocess är beroende av er Aktörer och direktiv samverkansprojektet löper med tiden. Utmaning: Att känna sig delaktig i samverkansprojektet så att information, erfarenheter och andra gemensamma beröringspunkter kan utbytas mellan målgruppen och Svensk geoprocess. Att tydliga kravbilder från målgruppen framkommer är en annan viktig utmaning Budskap Samverkansprojektets framgång och spridning är beroende av er. Tillsammans kan vi öka samhällsnyttan av våra respektive projekt. Ni är starka budbärare som ger Svensk geoprocess möjlighet att tillämpas av slutanvändarna. Era synpunkter beaktas av samverkansprojektet och är viktiga vid genomförandet av Svensk geoprocess. Ni kan bidra till att användningen av och nytta med Svensk geoprocess väsentligt ökar. 2.3 Kommunikation gentemot mottagare Förvaltningsansvariga Målgruppen är: Lyssnade och aktiva. De har ett intresse att ta till sig samverkansprojektets krav och behov på hur man formar en framtida förvaltning av Svensk geoprocess leverabler. Utmaning: Att kommunikationen, och diskussionerna mellan förvaltningsansvariga och samverkansprojektet leder till en löpande effektiv förvaltning av samverkansprojektets leverabler. Effekten av förvaltningen ska aktivt medverka till specifikationer och processer snabbt och utbrett börjar användas av alla intressenter.

7 Sida: 7 (9) Budskap Ni bör beakta och ta hänsyn till samverkansprojektets mål och effekter för att forma er framtida förvaltning kring samverkansprojektets leverabler. Ni är mycket viktiga för samverkansprojektet och kommer bli den kanal som möjliggör maximal nytta av samverkansprojektets leverabler i en framtida förvaltning och utveckling. 3 Kommunikationskanaler Samverkansprojektet kommer använda olika kommunikationskanaler internt. Bland annat epost, telefon, möten och en projektplats på samt en hemsida även för externa intressenter Externt är det viktigt att sprida information om samverkansprojektet till alla involverade parter så att alla berörda ligger i fas med varandra. Det görs bäst med riktade informationsträffar, föredrag och workshops. Workshopar där deltagarna diskuteras frågor som Vad kan ni bidra med? och Vad tycker ni är viktigt att tänka på i ett projekt som Svensk geoprocess, ur er synvinkel? Gentemot marknadsaktörer är riktade seminarier en viktig informationskanal. Se framtagen aktivitetsplanering för kommunikationsinsatser externt bilaga xx aktivitetsplan kommunikation 4 Aktivitetsplan 4.1 Aktivitetsplan internt Följande aktivitetsplan har tagits fram för kommunikationen internt inom samverkansprojektet och visas i fastslagen projektplan för samverkansprojektet. Aktiviteterna genomförs kontinuerligt under samverkansprojektets genomförande och dess styrning. Syftet med den höga och täta avstämningen inom samverkansprojektet är att förmedla status, lärdomar, förbättringar etc. inom samverkansprojektet. Ansvaret för att aktiviteterna fullföljs åligger den ansvarige. Information - vad? Målgrupper - vem? Hur? Ansvarig Frekvens - När? Ekonomiuppföljning Styrgruppen Möte Projektledning 1 gång/kvartal Aktivitetsuppföljning Uppdragsledare för framtagning av specifikationer Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning 1 gång/månad Aktivitetsuppföljning Uppdragsledare för framtagning av processer Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning 1 gång/månad Aktivitetsuppföljning Uppdragsdeltagare för respektive deluppdrag Epost, telefon, möte och projektplats Uppdragsledare 1 gång/vecka Aktivitetsuppföljning Intressenter Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning, styrgruppen 1 gång/månad Tidplan Referensgrupper Epost, telefon, möte och projektplats Projektledning, styrgruppen Vid behov Ca 1 gång/månad

8 Sida: 8 (9) 4.2 Aktivitetsplan externt Inom samverkansprojektet har en planering genomförts för hur kommunikationen ska ske emot de externa parterna, d.v.s. intressenter (Användare &, leverantörer av olika slag, projekt, aktörer, utredningar etc.) och mottagare (framtida förvaltning). Nedanstående tabell är en detaljering av aktuella insatser. Aktivitet, vad och hur? Målgrupp - vem? Information - Mål? Ansvarig Frekvens - När? Enskilda workshops och seminarier med leverantörerna Informationsmöten med projektdeltagare från kommunsidan Informationsmöten inom lantmäteriet Informations- och planeringsmöte med Lantmäteriets geodatasamordnare och ett tiotal personer från kommunerna Informations- och planeringsmöte med deltagarna i ERSuppdraget 2015 Informationsmöte marknadsaktörsträff, GEOINFO i Malmö Informationsmöte, presentation GEOINFO i Malmö Informationsmöte Infrastrukturbyggare Del 1 av 2 Informationsmöte Infrastrukturbyggare Del 2 av 2 Informationsmöte marknadsaktörsträff, Kartdagarna i Gävle Leverantör och utvalda kommunkunder Aktörer och direktiv Vidare informationskanaler Aktörer och direktiv Leverantörer och konsulter Alla Leverantörer och konsulter Att tydliggöra effekter och arbetsinsatser samt få igång initiativ till införande. Presentera och förankra projektet och tydliggöra aktuell progress av projektet Presentera och förankra projektet och tydliggöra aktuell progress av projektet Ta fram lämpliga upplägg för regionala träffar och fånga deltagarnas utbildningsbehov Informera om projekt och planera stödet till de kommuner som inte infört RH Presentation, återkoppling och summering kring de enskilda seminarierna Presentera Svensk geoprocess på en övergripande nivå inklusive en progress av projektet. Presentera Svensk geoprocess. Tydliggöra deras behov av specifikationer Presentera Svensk geoprocess. Tydliggöra deras behov av specifikationer Presentation, återkoppling och summering kring de enskilda seminarierna Allan Almkvist Marie Malmberg och kommungruppen Karin Bergström och Pär Heden Karin Bergström, Marie Malmberg och Allan Almkvist m.fl. Peter Andersson och Annelie Tähtikivi Allan Almkvist Pär Hedén och Lars Malmestål Karin Bergström Karin Bergström Allan Almkvist September 2015 Hösten 2015 Hösten aug aug 2015 Oktober 2015 Oktober 2015 Oktober 2015 November 2015 Våren 2016

9 Sida: 9 (9) 4.3 Checklista vid kommunikationsinsats Vid externa kommunikationsinsatser d.v.s., insatser som inte berör projektstyrningen, rekommenderas ansvarig person följa och använda följande checklista: Kontrollera vilka målgrupper som kommunikationsinsatsen avser. Välj lämplig form av insats, exempelvis möte, workshop, seminarium, etc. och planering för genomförandet av aktiviteten utifrån vald form. Se vilka budskap som ska beaktas. Tänk över vad kommunikationsinsatsen ska syfta till och vilket mål aktiviteten ska ha. Använd rätt informationsmaterial, ex presentation etc.